Cap. 5 Estudio Administrativo V06oct2017 - v02

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN
DE PROYECTOS I
Docente: M.Sc. Ing. Marcelino Aliaga L.
CAP. 1 INTRODUCCION A LOS MODELOS ECONOMETRICOS

CELD@ 1
MAESTRIA EN GESTION DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS
Capitulo 5
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
Objetivo.- Presentar los aspectos administrativos y
organizacionales que permitan una
correcta ejecución y operación del
proyecto.
PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ 2

5.1 Introducción
El estudio administrativo permite determinar la viabilidad del
proyecto en cuanto a los sistemas organizacionales y
administrativos que deben ocurrir durante las fases de
inversión y operación de los siguientes aspectos:
• Marco Legal
• Tipo de Empresa
• Estructura Organizacional
• Organigrama Descripción de Cargos
• Costos del personal y demás asociados con la forma de
organización que se adopte
PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 3
5.2 Estudio Legal
PROYECTOS
Relaciones
entre sus Derechos y
SOCIEDAD Deberes
Miembros
Normas
Marco legal
Reglas
Ordenamiento Jurídico
5.2 Estudio Legal

• En toda nación existe una constitución que rige los actos
tanto del gobierno como de las instituciones y los
individuos.
• Existen normas y códigos de toda índole como el fiscal, el
sanitario, el civil y el penal.
• Así también reglamentaciones de carácter local o regional.
• Todos estos repercuten de alguna manera sobre un
proyecto, por lo tanto se deben tomar en cuenta.
5.2 Estudio Legal

Otros factores que se deben considerar:
• Contrato: 2 o más personas, naturales o jurídicas.
• Aporte: Dinero, trabajo, otros.
• Repartición: Utilidades o pérdidas.
• Tipos de Empresas.

5.2 Estudio Legal

Tipos de Empresa.- En la etapa de formulación del proyecto
se debe definir la forma de organización legal que permita un
adecuado desarrollo del proyecto, mediante la identificación del
tipo de sociedad en función al Código de Comercio:
• Sociedad Colectiva.
• Sociedad en Comandita Simple.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada.
• Sociedad Anónima.
• Sociedad en Comandita por Acciones.
• Asociación Accidental o de Cuentas en Participación.
5.3 Organización
Dentro de la parte organizativa se pueden presentar dos
situaciones:
• Que el proyecto constituye una ampliación o
mejoramiento de una empresa instalada.
• Que el proyecto constituya una empresa nueva: cuando el

proyecto constituye una empresa nueva, será necesario
establecer una estructura organizativa acorde a las
necesidades propias del proyecto.

5.3 Organización
Estructura que agrupará y organizará las diferentes actividades
a desarrollar para garantizar el logro de los objetivos y metas
propuestos para el proyecto.
• Orientar esfuerzos y administrar recursos.
• Programación, coordinación y control de la totalidad de las

actividades que implica la ejecución del proyecto.

5.3 Organización
Proceso para su conformación:
• Identificación de cada actividad o tarea
• Agrupación de actividades orientadas a cumplir una función
específica.
• Determinación de requerimiento de personal para llevar a cabo
cada función.
• Convertir funciones en unidades administrativas, establecer
dependencias, responsabilidades, y comunicación entre ellas.
• Diseñar: Manual de funciones, Métodos y procedimientos.
• Perfil del cargo que cumpla: Misión y objetivos
Funcionalidad
Flexibilidad
5.3 Organización
Funciones de una Empresa Moderna.-
Producción:
• Planificación: Antecede a la producción.
• Materiales y servicios: Adquisición y manejo.
• Control de calidad
• Seguridad industrial
• Mantenimiento: Prevención de fallas en los equipos.

5.3 Organización
Producción:
• Planificación: Antecede a la producción.
• Materiales y servicios: Adquisición y manejo.
• Control de calidad
• Seguridad industrial
• Mantenimiento: Prevención de fallas en los equipos.

5.3 Organización
Mercadeo
• Investigación de mercados.
• Demanda
• Competencia
• Publicidad.
• Conocimiento del producto
• Relación con el público (comunidad)
• Ventas
• Distribuir el producto
• Cerrar el ciclo comercial
5.3 Organización
Investigación y Desarrollo
• Nuevos productos.
• Mejoras y modificaciones a productos en producción.

5.3 Organización
Gerencia.- Dirección general de la organización
• Conocer el proyecto
• Conocer área administrativa
• Coordinar y dirigir actividades de subalternos
• Toma de decisiones
• Control y seguimiento permanente
• Compromiso con el proyecto: planes y presupuesto.
• Capacidad de liderazgo
• Capacidad de delegar: Funciones y responsabilidades
• Discernimiento: Importante, urgente, secundario
• Cualidades humanas
• Experiencia
5.3 Organización
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION
Principio de la especialización.-
• A mayor división del trabajo, mayor eficiencia.
• Departamentalización de la empresa.- Criterios:

Funcional
Producto
Geográfico
Clientes

5.3 Organización
Principio de la unidad de mando.- Para cada función debe
existir sólo un jefe.
Principio de la autoridad-responsabilidad.- Para cada nivel se

establece la responsabilidad inherente simultáneamente con la
autoridad.
Principio del equilibrio dirección-control.- A cada grado de

delegación debe darse capacidad de control

5.3 Organización
Principio del tramo de control.- Cada superior tiene un límite de
subordinados directos a su cargo.
Principio escalar o jerárquico.- La línea de autoridad debe ser

muy clara y definida.
Principio de excepción.- Las decisiones rutinarias se delegan en

los subordinados.

5.4 Estructura Administrativa

ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que muestra la
forma como se dividen o distribuyen las funciones y la
autoridad de una organización.
Se debe complementar con la descripción de cargos.
El tipo de estructura debe responder a las :

• Actividades
• Decisiones
• Relaciones
• de la empresa (organización)

ORGANIGRAMA.-
Lineal
Gerente
Ger. Cial Ger Fin. Ger. Adt.
J. Dis J. Pub. J. Con. Tes. R. H. S.Gen.
Autoridad Responsabilidad


ORGANIGRAMA.-
Funcional Gerencia
R. H. Producc. Finan.
Sel. P. C.C. Ppto
Cap. Prod. Cart.
Nom. Mant. Tesor.
Bien. Inv. Cont.
Aud.


ORGANIGRAMA.-
Divisional
Gerencia
Div. 1 Div. 2 Div. 3
Asesor Asesor Asesor

Dep. 1 Dep. 1 Dep. 1


ORGANIGRAMA.-
Matricial
Gerencia Ger. Area
Ger. Proyecto

5.5 Cronograma de Ejecución

A través de la utilización de técnicas de programación PERT o
CPM, se deberá establecer el cronograma de ejecución del
proyecto, tratando de identificar todas las actividades mas
importantes inherentes al proyecto, la duración de las mismas
en términos reales, previendo algunos contra tiempos que
pudieran presentarse.


CPM.- El método CPM (Critical PathMetod/ Método del Camino
Crítico) fue desarrollado en 1957 por J.E. Kelly y M.R. Walker
para proyectos de mantenimiento en una planta química de la
multinacional DuPont.
El CPM se aplica sobre un proyecto en cuatro etapas:

1) Identificación y descripción de Actividades.
2) Añadir recursos y tiempos.
3) Ordenar las tareas.
4) Cálculo del camino crítico.


Diagrama de Red.- El diagrama de red representa las
interdependencias y relaciones de precedencia entre las
actividades del proyecto.
• Se utiliza comúnmente una flecha para representar una
actividad.
• La punta indica el sentido de avance del proyecto.
• La relación de precedencia entre las actividades se especifica
utilizando eventos.
• Un evento representa un punto en el tiempo y significa la
terminación de algunas actividades y el comienzo de nuevas.


• Las actividades que originan un cierto evento no pueden
comenzar hasta que las actividades que concluyen en el
mismo evento hayan terminado.
• En la terminología de la teoría de redes cada actividad está
representada por un arco dirigido y cada evento está
simbolizado por un nodo.
• La longitud del arco no tiene que ser proporcional a la
duración de la actividad ni tiene que dibujarse
necesariamente como línea


La estructura del Diagrama de Red es la siguiente:
Donde:
( i , j ): Actividad con nodo de inicio i y de terminación j.
Di,j : Duración de la actividad ( i , j ).
TIPi : Tiempo de iniciación mas próxima en el Nodo i.
TIPj : Tiempo de iniciación mas próxima en el Nodo j.
TTTi : Tiempo de Terminación mas tardía en el Nodo i.
TTTj : Tiempo de Terminación mas tardía en el Nodo j.


Las reglas para construir el diagrama de red se resumen a lo
siguiente:
1. Cada actividad está representada por una y un solo una
flecha en la red. Ninguna actividad puede representarse dos
veces en la red.
2. Dos actividades diferentes no pueden identificarse por el

mismo evento inicio y de termino. A efectos de eliminar
esto se usa actividades Ficticias o Artificiales que tendrían
duración 0 y se traza con líneas punteadas.


3. A fin de asegurar la relación de precedencia correcta en el
diagrama de red, las siguientes preguntas deben
responderse cuando se agrega cada actividad a la red:
• ¿Qué actividad debe terminarse inmediatamente antes de
que esta actividad pueda comenzar?
• ¿Qué actividades deben seguir a esta actividad?
• ¿Qué actividades deben efectuarse simultáneamente?


Cálculo de la Ruta Crítica.- La aplicación CPM deberá
proporcionar un programa, especificando las fechas de inicio y
terminación de cada actividad. Debido a la interacción de las
diferentes actividades, la determinación de los tiempos de
inicio y terminación, requiere de cálculos especiales.
Estos cálculos se realizan directamente en el diagrama de

flechas usando aritmética simple.
El resultado final es clasificar las actividades de los proyectos

como críticas y no críticas.

Actividad Crítica.- Se dice que una actividad es crítica si una
demora en su comienzo causará una demora en la fecha de
terminación del proyecto completo.
Actividad No Crítica.- Una actividad no crítica es tal que

entre su tiempo de comienzo de inicio más próximo y de
terminación más tardío (como lo permita el proyecto) es más
grande que su duración real. En este caso, se dice que la
actividad no crítica tiene un tiempo de holgura.


Determinación de la Ruta Critica: Los cálculos de la ruta
crítica incluyen dos fases:
• La primera fase se llama "cálculos hacía adelante", donde los

cálculos comienzan desde el nodo de inicio y se mueven al
nodo de terminación. En cada nodo se calcula un número
que representa el tiempo de ocurrencia más próximo del
evento correspondiente.
Calculo Hacia delante:

TIPJ = MAX{TIPI + DIJ}

• En la Segunda fase llamada "cálculos hacia atrás", comienzan
los cálculos desde el nodo de terminación y se mueven hacia
el nodo de inicio. El número calculado en cada nodo
representa el tiempo de ocurrencia más tardío del evento
correspondiente.
Calculo hacia atrás:

TTTI = MIN{TIPJ - DIJ}


Determinación de Holguras.-
Se toman en cuenta los siguientes tiempos:
IT: Tiempo de inicio mas próximo.

TT: Tiempo de terminación mas próximo.
Sea la actividad (i, j):

ITIJ = TTTJ - DIJ
TTIJ = TIPI + DIJ


HOLGURA TOTAL (HT).- Es la diferencia entre el máximo tiempo
disponible para realizar la actividad (TTTJ – TIPI) y su Duración (DIJ):
HTIJ = TTTJ – TIPI – DIJ = TTTJ – TTIJ = ITIJ - TIPI
HOLGURA LIBRE (HL).- Es el exceso de tiempo disponible (TIPJ –
TIPI) sobre su Duración ( DIJ ) si es que todas las actividades comienzan
tan pronto como sea posible:
HLIJ = TIPJ – TIPI - DIJ = TIPJ – TTIJ
HOLGURA INDEPENDIENTE (HI).- Margen de tiempo sobrante
suponiendo que de ambos nodos se parte lo mas tarde posible:
HIIJ = TTTJ – TTTI – DIJ = ITIJ - TTTI


Ejemplo: El proyecto de construcción de una casa consta de
las siguientes tareas.
Duración Recursos
Actividad Descripción Precedentes
(semanas) (Personas)
A Preparación - 2 5
B Cimientos A 4 8
C Albañilería B 4 4
D Desagües B 1 2
E Tejado C 5 3
F Piso D 1 5
G Instalación Eléctrica E 3 2
H Instalación E 4 3
Hidráulica
I Carpintería E, F 6 4
J Pintura Interior G, H, I 8 3
K Pintura Exterior I 2 3
L Limpieza J, K 1 2


Solución: El proyecto de construcción de una casa consta de
las siguientes tareas.

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5.2 Estudio Legal

5.2 Estudio Legal

5.2 Estudio Legal

• Contrato: 2 o más personas, naturales o jurídicas.

• Aporte: Dinero, trabajo, otros.

• Repartición: Utilidades o pérdidas.

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5.2 Estudio Legal

• Que el proyecto constituya una empresa nueva: cuando el

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• Orientar esfuerzos y administrar recursos.

• Programación, coordinación y control de la totalidad de las

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• Mejoras y modificaciones a productos en producción.

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• A mayor división del trabajo, mayor eficiencia.

• Departamentalización de la empresa.- Criterios:

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Principio de la autoridad-responsabilidad.- Para cada nivel se

Principio del equilibrio dirección-control.- A cada grado de

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Principio escalar o jerárquico.- La línea de autoridad debe ser

Principio de excepción.- Las decisiones rutinarias se delegan en

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5.4 Estructura Administrativa

Se debe complementar con la descripción de cargos.

El tipo de estructura debe responder a las :

5.4 Estructura Administrativa

Ger. Cial Ger Fin. Ger. Adt.

J. Dis J. Pub. J. Con. Tes. R. H. S.Gen.

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5.4 Estructura Administrativa

Sel. P. C.C. Ppto

Cap. Prod. Cart.

Nom. Mant. Tesor.

Bien. Inv. Cont.

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 21

5.4 Estructura Administrativa

Div. 1 Div. 2 Div. 3

Asesor Asesor Asesor

Dep. 2 Dep. 2 Dep. 2

Dep. 3 Dep. 3 Dep. 3

Dep. 4 Dep. 4 Dep. 4

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5.4 Estructura Administrativa

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 23

5.5 Cronograma de Ejecución

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 24

5.5 Cronograma de Ejecución

El CPM se aplica sobre un proyecto en cuatro etapas:

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 25

5.5 Cronograma de Ejecución

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 26

5.5 Cronograma de Ejecución

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 27

5.5 Cronograma de Ejecución

5.5 Cronograma de Ejecución

PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS I CELD@ CAP. 5 ESTUDIO ADMINISTRATIVO 29