SEGURIDAD EN EXCEL 2013

Excel nos permite aumentar la seguridad de la información que guardamos en nuestras

hojas de cálculo, utilizando diferentes herramientas. Así evitaremos que personas que no
están autorizadas puedan leer o modificar los datos de nuestros archivos. También
aprenderemos a compartir libros de una forma segura.
Tenemos diferentes opciones de seguridad, para aplicarlas tenemos que ir
a Archivo/Información. Click en Proteger libro y se nos abre un desplegable con
distintas opciones:

 Marcar como final: para configurar un libro como solo de lectura. Los usuarios
podrán acceder al libro, pero no lo podrán editar.
 Cifrar con contraseña: es necesaria una contraseña para poder abrir el libro.
 Proteger hoja actual: nos da la posibilidad de proteger únicamente una
determinada hoja.
 Proteger estructura del libro: para evitar cambios no deseados en la estructura
del libro, como por ejemplo añadir una hoja. Para ello nos permite seleccionar
una contraseña.
 Restringir el acceso: concede acceso a las personas, pero elimina permisos para
editar, copiar o imprimir.
 Agregar una firma digital: permite agregar una firma digital invisible en los
libros.

Al trabajar con información que no queremos que sea modificada por otros usuarios sin
que los hayamos autorizado, es importante que protejamos nuestra hoja de cálculo.
Ya hemos visto, que Excel cuenta con diferentes opciones para proteger nuestra
información de usuarios no autorizados, y que aunque puedan acceder a la información,
no puedan modificarla. Vamos a ver más detenidamente la opción de proteger una o
varias hojas de cálculo.
Cómo aplicar la protección
Para proteger una hoja con la que estemos trabajando, tenemos que ir a la
ficha Revisar, al grupo Cambios y pinchar en Proteger hoja.
Otra forma de hacerlo, es pinchar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña que
tiene el nombre de la hoja que queremos proteger y elegir la opción de Proteger
hoja. Se nos abrirá el cuadro de diálogo Proteger hoja, con diferentes opciones.
Primero tenemos que seleccionar la opción de Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas, y así protegeremos todo el contenido de la hoja. Después tenemos que
introducir la contraseña que vayamos a utilizar para eliminar la protección de la hoja, y
habilitar su edición. Así, una vez que la hoja esté protegida, no se podrá modificar su
contenido, pero sí se podrá cambiar la estructura del libro.

Otras opciones
Al activar la protección de la hoja e introducir la contraseña, podemos seleccionar
alguna de las opciones adicionales que nos van a permitir definir más detalladamente
la protección que tendrá la hoja.
Debajo de Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, tenemos el listado con todas
las opciones disponibles. Seleccionaremos las que queramos habilitar, y le damos a
Aceptar. Excel nos va a pedir que confirmemos la contraseña, y así la hoja va a quedar
protegida con todas las opciones que hayamos marcado.
Si observamos las fichas, veremos que muchas de las herramientas están inhabilitadas,
para que la hoja no pueda ser modificada.
Si queremos eliminar la protección, tenemos que ir a la ficha Revisar, al
grupo Cambios, donde estará el botón Desproteger hoja. Pinchamos en él, y nos va a
pedir la contraseña, la introducimos y le damos a Aceptar.
Ocultar la hoja protegida
Si queremos que la hoja de cálculo protegida, no sea vista por otros usuarios, podemos
ocultarla y así completar el proceso de protección. Debemos pinchar con el botón
derecho del ratón sobre la pestaña, y en el menú seleccionar Ocultar.

Como proteger un libro en Excel 2013

Además de poder proteger las hojas de cálculo por separado, también podemos
proteger un libro completo.

Vamos a ver cómo proteger la estructura de un libro, impedir que cualquier usuario
pueda realizar tareas en él, como agregar, eliminar, mover o renombrar hojas. Es una
tarea fácil, pero tenemos que tener en cuenta que se realiza de una sola vez para el
archivo completo. Con lo cual no es posible proteger la estructura únicamente de sus
hojas.
La protección de un libro se divide en dos etapas, esto es que podemos seleccionar el
bloqueo de la estructura y de las ventanas. Se puede seleccionar una de ellas o ambas,
y así únicamente bloquearemos lo que necesitemos:

 Estructura: para proteger la composición de un libro. Va a impedir que se creen

o eliminen hojas y que se oculten las existentes. No se podrá renombrarlas,
copiarlas, moverlas ni cambiar el color de sus etiquetas. Si alguna hoja se
encuentra oculta, la opción de mostrarla estará desactivada. Esta opción nos
asegurará que la estructura de las hojas del libro, se mantengan inalterables
hasta que introduzcamos la contraseña para poder hacer modificaciones.
 Ventanas: para impedir que se modifique la forma de ver las hojas de cálculo
en la pantalla. Así algunas funciones del grupo Ventana, de la ficha Vista,
quedarán deshabilitadas, tales como Nueva ventana, Inmovilizar, Dividir y
Mostrar. Con esta opción no se puede cambiar la vista de las ventanas, que es
importante si necesitamos trabajar con varias hojas.
Para proteger un libro, tenemos que ir a la ficha Revisar, y pinchar en Proteger libro.
Se nos abrirá el cuadro de Proteger estructura y ventanas, con las
opciones Estructuray Ventanas. Seleccionamos la que queramos proteger. Luego
tenemos la opción de incluir una contraseña. Cuando hayamos terminado le damos a
Aceptar.

Otras opciones de protección

Se pueden realizar distintas acciones para proteger el contenido de una hoja de Excel.
Se pueden especificar los elementos que se pueden modificar y cuáles no.
En Excel, por defecto todas las celdas están bloqueadas, así, al seleccionar Proteger
hoja, no se podrá modificar ninguna parte de la hoja. Aunque si queremos dejar
algunas celdas sin protección, para que los usuarios puedan modificar datos, debemos
seleccionar esas celdas, luego ir a la ficha Inicio, al grupo Celdas, y pinchar
en Formato. Se nos desplegará un menú con diferentes opciones, y pincharemos
en Bloquear celda, para que quede desmarcada esta opción. Así, aunque la hoja esté
protegida, estas celdas que hemos seleccionado, podemos modificarlas.

Después de seleccionar las celdas que se pueden modificar, tenemos que proteger la
hoja de cálculo. Iremos a Formato y Proteger hoja. Se nos abrirá el cuadro diálogo de
Proteger hoja, donde tenemos que configurar las opciones de la hoja. Tenemos que
marcar la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, y escribir una
contraseña. Le damos a Aceptar y volvemos a introducir la contraseña y Aceptar.

Cómo compartir un libro en Excel 2013

Es útil si queremos trabajar en colaboración con otras personas, o si queremos trabajar

en red. Si estamos en un equipo de trabajo en el cual los miembros están en diferentes
lugares físicos, el poder compartir un mismo libro puede resultar muy útil. Pero antes de
compartir un libro, tenemos que comprobar, que éste no posea características que sean
incompatibles con otras versiones de la aplicación. Para ello, hay diferentes
herramientas.
Tenemos que ir a la pestaña Archivo, a Información, a Inspeccionar libro y pinchamos
en Comprobar si hay problemas. Se nos desplegará un menú con tres opciones:

 Inspeccionar documento
 Comprobar accesibilidad
 Comprobar compatibilidad

Inspeccionar documento

Nos abre un cuadro de diálogo, en el que tenemos que elegir las características que
queremos que se inspeccionen. Se recomienda marcar todas las opciones, para tener
una inspección completa. Esto es, Comentarios y anotaciones, Propiedades del
documento e información personal, Datos XML personalizados, Encabezados y pies
de página, Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas y Contenido invisible .
Luego pinchamos en Inspeccionar y obtendremos el resultado en la misma ventana. En
cada uno de los apartados, tenemos el botón Quitar todo, que eliminará el contenido
que puede dar problemas.
Comprobar accesibilidad

Nos abre un panel a la derecha de la hoja con advertencias, en relación a los errores
que pudiera tener la hoja en la accesibilidad del documento. Los errores se van a
mostrar en un listado, y al pinchar en ellos y en las advertencias, se resaltarán las celdas
correspondientes. Más abajo, en Información adicional, tenemos consejos para solucionar
cada error.
Comprobar compatibilidad

Al pinchar en esta opción, sabremos si en el documento existen características que sean

incompatibles con versiones anteriores de Excel. Se nos abre una ventana, donde
tenemos que desplegar el menú Seleccionar versiones para mostrar, y seleccionamos
las versiones con las que compartiremos el libro. En esta ventana, nos muestra un
resumen de las incompatibilidades que se hayan encontrado, y el grado de pérdida de
fidelidad de la información de la hoja. También nos mostrará los cambios que se van a
realizar, para que la compatibilidad sea efectiva.

Cómo compartir un libro

Tenemos que ir a la ficha Revisar, al grupo Cambios y pinchamos en Compartir libro.
Se nos abre una cuadro de diálogo, y seleccionaremos la casilla Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez. Después vamos a la pestaña Uso
avanzado, donde seleccionaremos las opciones relacionadas con Control de
cambios y Actualizar cambios. Es recomendable, que seleccionemos Guardar el
historial de cambios y Al guardar el archivo. También nos da la opción de seleccionar
que hacer en caso de cambios conflictivos entre usuarios. Una vez que lo tengamos le
damos a Aceptar.
Opciones avanzadas
Como hemos visto antes, para compartir un libro tenemos que ir a la ficha Revisar, y en
el grupo Cambios, pinchar en Compartir libro. Nos sale un cuadro de diálogo, y cuando
vayamos a la pestaña de Opciones avanzadas, tendremos las siguientes opciones:

 Control de cambios: aquí seleccionaremos si queremos guardar el historial de

cambios y los días que queremos que se guarde.
 Actualizar cambios: nos indica cuando se actualizarán los cambios realizados en
el libro. Podemos elegir o guardarlos al cerrar el archivo o en forma automática,
indicando el tiempo.
 En caso de cambios conflictivos entre usuarios: podemos seleccionar que hacer
cuando se detecten modificaciones hechas por los usuarios que son incompatibles,
o preguntar cuales prevalecen o tomar los cambios que se están guardando.
 Incluir en vista personal: desde aquí se puede incluir la configuración de la
impresora y de filtro en la vista personal. Se recomienda marcar las dos
opciones.

Compartir y proteger
Podemos compartir el libro con otros usuarios, pero protegiéndolo antes, para que no
puedan hacer cambios en él. Tenemos que ir a la ficha Revisar, y pinchar
en Proteger yCompartir libro. Se nos abre una ventana, donde tenemos que
seleccionar Compartir con control de cambios. Escribimos una contraseña y le damos a
Aceptar. Para configurar los cambios que se puedan realizar en el libro, tenemos que ir
a Control de Cambios y Resaltar cambios. Aquí seleccionaremos las opciones
dependiendo de los cambios que queramos que se resalten.
Como ocultar y proteger fórmulas en Excel 2013

El programa, también nos da la posibilidad de ocultar y proteger las fórmulas que

hemos aplicado en las celdas, de forma que, los usuarios no puedan verlas en la Barra
de fórmulas, ni puedan modificarlas.

Para ello, tenemos que seleccionar toda la hoja de cálculo, mostrar el menú contextual,
ir al cuadro de Formato de celdas y mostrar la ficha Proteger. Desactivaremos la casilla
Bloqueada y le damos a Aceptar.
Ahora tenemos que seleccionar las celdas que queremos proteger, mostrar el menú
contextual e ir otra vez al cuadro Formato de celdas. En la ficha Proteger, tenemos que
activar las casillas Bloqueada y Oculta, y le damos a Aceptar.

Después tenemos que ir a la ficha Revisar, y marcar la casilla Proteger hoja y

contenido de celdas bloqueadas, para proteger la hoja.

Ahora, si nos colocamos sobre esas celdas, ya no veremos en la barra de fórmulas, las
fórmulas aplicadas.

Bibliografía

http://www.academiainformatica.org/curso/excel-2013/seguridad-en-excel-2013
https://www.youtube.com/watch?v=GmjJB8rOGsc