TÍTULO DEL PROYECTO

MANUAL DE FUNCIONES PARA PRACTCANTES EN LA EMPRESA GRIFFITH

FOODS EN EL AREA DE CONTABILIDAD

NOMBRE ESTUDIANTE
Informe de Practica empresarial para optar por el título de
Técnico en asistente contable y financiero

Asesor Metodológico
NOMBRE

INSTITUCION DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO

HUMANO ASYS S. A.
ESCUELA DE
PROGRAMA DE
RIONEGRO
2016

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 Nota de aceptación

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma Jurado

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Firma Jurado

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AGRADECIMIENTOS

Agradezco primero a Dios quien me dio la oportunidad de poder crecer como

persona, estudiando y brindándome la oportunidad de ingresar a una empresa a
fortalecer mis conocimientos, agradezco a toda mi familia que han sido un motor
fundamental en mi vida, a la Universidad y a sus Docentes por la oportunidad para
ser profesionales, agradezco a la empresa Griffith Foods SAS por permitirme
hacer parte de ellos y crecer a nivel profesional para un mejor desempeño en un
futuro.

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 TABLA DE CONTENIDO

LISTADE IMÁGENES

INTRODUCCIÓN

1. DATOS DE LA EMPRESA.

1.1 Ubicación

1.1.1 Logotipo:

1.1.2 Reseña Histórica De La Organización

1.2 Direccionamiento Estratégico De La Empresa

1.2.1 Misión

1.2.2 Visión:

1.2.3 Valores Corporativos

2 DATOS DE LA PRÁCTICA

2.1 AREA: Contabilidad ……………….

2.1.2 Funciones:

3 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

3.1 ARBOL DEL PROBLEMA

4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVOS GENERAL:

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

5 JUSTIFICACIÓN

6 DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4
 6.1 MANUAL DE PROCESOS

6.1.1 Manual por procesos.

6.2 REVISION DE FACTURAS REALES PARA LA DECLARACION DE

IMPUESTOS EN LA EMPRESA

6.2.1 Paso a paso.

6.2.2 Paso 1.

6.2.3 Paso 2.

6.2.4 Paso 3.

6.2.5 Paso 4.

6.2.6 Pasó 5.

6.2.7 Pasó 6.

6.3 Debe contener el régimen al que pertenece

6.3.1 Régimen Común. .

6.3.2 Régimen Simplificado.

6.3.3 Operaciones Y Servicios Gravados.

7 CRONOGRAMA

7.1 TIEMPO:

7.2 RECURSOS

7.3 LUGAR DE EJECUCION

8 RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA

9 CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

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 1 LISTA DE IMÁGENES

Pág.

Imagen 1 Empresa Griffith Foods SAS 8

Imagen 2 Ubicación de la empresa Griffith Foods SAS 9
Imagen 3 Logotipo de la empresa Griffith Foods SAS 9
Imagen 4 Ingresar a sistema contable Sofsin de PSL 21
Imagen 5 Proceso para expedir certificados de retenciones 24
Imagen 6 Proceso para contabilizar facturas de compras 26
Imagen 7 Proceso de almacenamiento y búsqueda de facturas en sevent 27
Imagen 8 Proceso de contabilizar facturas de tiquetes aéreos 28
Imagen 9 Archivar documentos 29

GLOSARIO

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IMPUESTO: El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente
pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por derecho público. Se
caracteriza por no requerir una contraprestación directa o determinada por parte
de la administración hacendaria (acreedor tributario).
CONTABILIDAD: Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás
operaciones económicas que realiza una empresa o entidad
SANCION: La sanción es un término legal, que tiene varias acepciones. En primer
lugar, se denomina sanción a la consecuencia o efecto de una conducta que
constituye a la infracción de una norma jurídica. Dependiendo del tipo de norma
incumplida o violada, puede haber sanciones penales o penas; sanciones civiles y
muy muy sanciones administrativas
CERTIFICADO DE RETENCIONES: El certificado de retenciones es un
documento que la empresa nos entrega con el fin de poder realizar nuestra
declaración de la renta, donde se recogen todas las retribuciones que el trabajador
ha percibido por parte de la empresa durante todo el año anterior.
COMPR: En el sistema contable Sofsin significa compras nacionales
COMBS: En el sistema contable Sofsin significa compra de bienes y servicios
IMPORTAR DOCUMENTOS: Subir por medio de un plano información al sistema
contable Sofsin sea por cuentas x pagar o cuentas por cobrar
C001: Concepto para denominar materia prima nacional gravada
C003: Concepto para denominar material de empaque nacional gravada
C005: Concepto para denominar materia prima nacional no gravada

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 INTRODUCCIÓN

En la empresa Griffith Foods SAS no se tiene aún un manual donde se encuentre

las funciones a realizar por las practicantes, es por esto que se presenta la
necesidad de una herramienta para facilitar el aprendizaje, donde se daría en
menos tiempo, permitiendo así logren aprender más.
El presente manual contiene los procedimientos para la contabilización de facturas
de materia prima y empaque, contabilización de facturas de aviatur (tiquetes
aéreos) y manejo de archivo de facturas u otros documentos.
Este trabajo lograra buenos resultados en las aprendices, con quienes se busca
compartir el conocimiento, además servirá como guía también para el instructor
quien se podrá basar de el para este proceso de formación.

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 1 DATOS DE LA EMPRESA
Imagen 1. Empresa Griffith Foods SAS

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1.1 UBICACIÓN

Imagen 2 .Ubicación de la empresa Griffith Foods SAS

La empresa se encuentra ubicada en el km 39 autopista Medellín – Bogotá

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1.1.1 Logotipo:
Imagen 3. Logotipo de la empresa Griffith Foods SAS

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1.1.2 Reseña Histórica De La Organización
En 1976 el grupo Noel y representantes de laboratorios Griffith sellan un acuerdo
que marco el principio de las actividades de la compañía en Colombia, la empresa
empezó a funcionar en una oficina prestada en la planta zenu, la construcción de
la planta de producción en Marinilla comenzó en 1977, iniciando ventas y
producción real en 1978.
En 1978 la fábrica Griffith Colombia empezó a operar con el Sr. Carlos Arensburg
como gerente general y vendedor, un subgerente (Jhon jairo pelaez) un contador,
una auxiliar contable, (Teresa Lugo) una ingeniera de alimentos (María Victoria

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Herrera) una secretaria (María Lilia Arias) tres operarios (Evelio Gaviria, Jorge
González y Juan Ángel Jaramillo) y un conductor. Con este personal se dio inicio a
la producción de las fórmulas requeridas por zenu, continental y suizo, importando
los insumos de Griffith desde Chicago.

Los primeros productos elaborados por la empresa Griffith en Marinilla fueron el

polvo Praga, el Accord (un ingrediente funcional para embutidos) y lo condimentos
para darle un delicioso sabor a las carnes procesadas.
Poco a poco, Griffith Colombia empezó a desarrollar sus propias formulaciones y
a conquistar nuevos clientes como comestibles Dan, Ría Rondo y Cárnicos Extra.
Además de otros distintos al sector cárnico, como por ejemplo Dunkin Donut.
En la época de 1980, la empresa incursiono con éxito en la producción de salsas y
aderezos líquidos. Para esa misma época se crearon los departamentos de
Investigación y desarrollo y el de mantenimiento, se completó el segundo edificio
de la planta y se abrieron oficinas de ventas en Bogotá y Cali.
En enero de 1991, en medio del escenario de inseguridad que se vivía en el país y
que sintió con particular crudeza en Medellín, la tragedia toco a Griffith Colombia:
asesinato al ingeniero Carlos Arensburg. Este duro golpe no solo afecto de forma
personal y anímica a la empresa, sino también su desempeño. A partir de
entonces durante los siguientes ocho años tuvo varias administraciones y
momentos muy difíciles
En 1999 asumen la presidencia Oscar Lizarazu fortaleciendo la empresa Griffith
Colombia
Entre 2004 y 2005 se creó el departamento de mercadeo, el cual desarrollo
estrategias adecuadas para generar dinámicas de ventas exitosas y fortaleció las
relaciones de los clientes.
En 2007 Oscar es llamado a ocupar la gerencia general de Griffith Costa Rica y la
presidencia Regional, en ese momento es llamado a ocupar la presidencia Oscar
Patiño Cárdenas ingeniero químico bogotano, impulso a las cuentas estratégicas,
las relaciones humanas y productos
En 2010 de da un hito importante: la marca de condimentos y salsas Le Griff se
transforma en ZAFRAN para consolidarse como marca regional al mercado
institucional. Desde entonces ha crecido año tras años hoy cuenta con 300
empleados y es reconocida como una de las unidades más importantes y exitosas
de Griffith Foods.

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1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA

1.2.1 Misión

1.2.2 Visión:

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1.2.3 Valores Corporativos
● Alcanzamos resultados
● Trabajamos juntos a nivel mundial
● Consolidamos el éxito de los clientes
● Nos comportamos como propietarios
● Actuamos como una familia
● Logramos un futuro mejor
● Nos comprometemos con el medio ambiente

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 2 DATOS DE LA PRÁCTICA

2.1 AREA: CONTABILIDAD

2.1.2 Funciones:
● Expedir certificados de retención de IVA y retención de fuente
● Registro de facturas de materia prima y empaque
● Registro de facturas de tiquetes aéreos
● Gestión documental
● Recepción de facturas
● Orientación e información a proveedores
● Envió de comprobantes de pago a proveedores
● Conciliar estados de cuenta
● Crear proveedores

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3 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

La empresa Griffith Foods SAS no cuenta con un manual de funciones e

instrucciones para aprendices, dicho proceso inexistente no permite tener
confiabilidad al momento de ingresar a la empresa, con temor de cometer fallas
por falta de una buena guía.

Es común en el ejercicio de la contabilidad encontrarnos con diferentes facturas, y

un gran reto aprender a identificarlas a que pertenecen si material de empaque,
materia prima o de gasto.

Es por esto que se debe tener clara la información para no cometer errores al
momento de contabilizarlas, verificar a quien le compramos si es régimen común,
simplificado, autorretenedor, gran contribuyente esto con el fin de no tener errores
en las retenciones, además nos encontramos con casos especiales empresas las
cuales no les podemos retener porque son beneficiarios de la ley 1429 de 2010 o
inscritos en la bolsa nacional entre otros.

17
3.1 ARBOL DEL PROBLEMA

18
 4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Crear un manual de funciones para los próximos practicantes de la empresa
Griffith Foods SAS en el área de contabilidad con el fin de implementar un mayor
conocimiento de lo que le corresponde al practicante.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la causación de

facturas en la empresa Griffith Foods SAS mediante un manual de
funciones
● Revisar las facturas con la valoración real, para la posterior contabilización
en el sistema
● Conocer la estructura organizativa del área de contabilidad de la empresa
Griffith Foods SAS

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 5 JUSTIFICACIÓN

Un manual de funciones en el área de contabilidad, se hace permitiendo entregar

datos de forma ágil, clara y eficaz, a los aprendices

Tal estandarización se hace importante, debido que el personal nuevo al momento

del ingreso a la empresa o de un reemplazo, ya tiene la seguridad que la
capacitación brindada, permitirá un mejor desenvolvimiento en el área y responder
por el puesto cuando se requiera.

Se hace interesante para los practicantes iniciar la incursión en el campo laboral

en una empresa que tiene los mejores estándares de calidad, y más en el campo
de la contabilidad, donde se genera la estabilidad económica de la empresa. Así
mismo, los aprendices van adquiriendo orden y responsabilidad en las labores que
desempeñan.

Es importante para la empresa Griffith Foods SAS, contar con un manual de

funciones en el área contable definida para brindar información clara a los
próximos aprendices

20
21
6 DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS

6.1 MANUAL DE PROCESOS

6.1.1 Manual por procesos.

En el siguiente manual de funciones se tendrán en cuenta las principales

funciones a realizar de los aprendices.

El presente manual acercará al ocupante del puesto de trabajo a desenvolver la

labor asignada con facilidad y a mejorar el ritmo del trabajo actual, cumpliendo con
las funciones generales y especificas del cargo.

7 CRONOGRAMA

Tabla 1. Cronograma de las actividades del proyecto

ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

Elaboración y propuesta del proyecto de práctica x

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académica.

Análisis de la historia e información institucional. x

Análisis de los faltantes del cargo x

x
Elaboración del primer informe de avance de la practica
Planeación de la propuesta de mejoramiento X x

x x
Diseño de la propuesta

x x
Elaboración de la propuesta del plan de mejoramiento

Presentación de la propuesta para la aprobación x x

Elaboración y presentación del informe final de práctica x x

Presentación y evaluación de los resultados de practica x

7.1 TIEMPO

Se inició a partir del mes de octubre de 2016. Se tiene como meta entregar el
trabajo para el mes de enero de 2017

7.2 RECURSOS
● Equipo de computo
● Internet
● Sistema contable
● Excel

7.3 LUGAR DE EJECUCION

Oficina de contabilidad.

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8 RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA
● Es importante que en el cargo del practicante se tome en cuenta el manual
de funciones para que la realización de las tareas diarias sea más fácil
● Se recomienda exponer este manual a la persona que ocupe el cargo, para
garantizar la organización en la contabilización de facturas de los
proveedores de la empresa.
● El correcto funcionamiento de los procesos se logra cuando se trabaja en
equipo. Es importante socializar el proceso con todo el equipo contable de
la empresa para tener claridad en los procesos propuestos

9 CONCLUSIONES

● La labor investigativa realizada en este trabajo aclara dudas sobre el tema

de las funciones de los aprendices de la empresa Griffith Foods SAS
● La sostenibilidad de una empresa depende, en gran medida, del buen
manejo contable. Por ésta razón, el orden y la estandarización de los
procesos cumplen una importante labor interna en la empresa Griffith Foods
SAS
● Se puede compartir la idea para que en las otras áreas donde ingresen
aprendices creen un manual para facilitar el aprendizaje

BIBLIOGRAFIA
PYMEMPRESARIO. 5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos [en línea].
<http://www.pymempresario.com/2013/07/5-pasos-para-hacer-un-manual-de-
procedimientos/> [citado en 13 de octubre de 2016]

https://www.google.es/maps
Libro 40 años Griffith Foods SAS
Empresa Griffith Foods SAS

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