Empresa “La colmena”

“La colmena”, es una empresa que se encuentra operando desde 1999, y

se dedica a ofrecer productos para el cuidado de la belleza. Su función
es la tener a disposición las mejores marcas de cosmeticos en una relación
calidad-precio. Actualmente, su sede principal se encuentra ubicada en
la ciudad de Bogotá Colombia y cuenta con varias sedes en: Cali, medellín,
Barranquilla, Pasto, Ibagué, Popayán y Pereira.

Los productos que ofrece la empresa son: Capilares, Maquillaje,

Corporales, Accesorios, Electricos, Manicure y Pedicure.

El representante legal y dueño, el Señor Josue Barona, cuenta con un

numero de empleados que trabajan en las diferentes sedes, distribuidos
de la siguiente forma:

Sede Principal en Bogotá:

 Gerente comercial – Operan a nivel nacional
 Gerente administrativo – opera a nivel nacional
 Vendedores

En las demás sedes cuenta con: Vendedores

Tiene como contrato outsourcing empleados de: Servicios generales,

Entregadores (2 por cada ciudad, excepto en Bogotá que cuenta con 10
entregadores) y un Tecnico en sistema (el servicio del técnico se solicita
en Bogotá de acuerdo a la demanda generada en la empresa, pero debe
opera a nivel nacional).
Las áreas de la empresa se encuentran distribuidas así:

Gerente General

Area Administrativa y Recursos Area comercial y mercadeo

Humanos

Servicios Generales
La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las
necesidades operativas básicas del negocio llamado “ByCosmetic”, pero
actualmente el software tiene algunas limitaciones de tipo funcional, es
decir, que hay procesos que no se encuentran completos y otros procesos
que no se encuentran implementados (es decir, se deben realizar
manualmente), tal como la administración de los empleados que son
contratatos por outsourcing. Otras limitaciones que se han generando
son las inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de
los insumos de la empresa y en la contración de servicios externos.
Adicionalmente, se cuenta con un software que se llama “Siigo Software”
donde se realiza los procesos contables, tales como: Balances, Estados
financieros y liquidación de los impuestos.

Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha

logrado identificar:

 En algunas ocasiones, no se actualiza correctamente los saldos en los

inventarios cuando se genera una venta.
 De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el
inventario en un archivo de excel y se estan generando copias de las
facturas de los clientes para validar posteriormente con los inventarios.
 En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los
errores, ya que muestra el error en ingles y no deja continuar con los
procesos. Esto hace que se pierda mas tiempo en la atención del
cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar
nuevamente el proceso.

De acuerdo con lo anterior la empresa requiere de nuestros servicios para

dar una solución a las falencias presentadas hasta el momento. Se
requiere que la nueva solución incluya:

1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los

datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes,
ocasionales, empresariales). Adicionalmente, se requiere que los
clientes puedan consultar en línea los productos de la empresa.
2. Administración rutas y entregadores de los productos a nuestros
clientes institucionales.
3. Administración de los inventarios de los productos y servicios.
4. Administración de las Ventas.
5. Administracion de proveedores.
De acuerdo a lo citado en la problemática de la Empresa “La Colmena”,
es importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de
forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En la empresa vamos
a trabajar toda la fase de analisis, por esta razón es importante tengamos
en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de
problemas:

Definición del Búsqueda de

problema Ideas

Recogida de Búsqueda de
Datos Soluciones

Redefinición Implementación
del problema

Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de

Hicks, 1991)
Edad: ______ Sexo: ______

Antigüedad en el puesto: __________ Antigüedad en la empresa:

________

Instrucciones: A continuación, se presenta varias preguntas relativas a

las necesidades de capacitación de su puesto. Conteste escribiendo en los
aspectos correspondientes sus respuestas; recuerde que de la exactitud
y veracidad de las mismas, dependen las acciones de capacitación que se
programen para su puesto. Su futuro desarrollo, tanto personal como
profesional, está vinculado con esta investigación inicial.

¿Cuáles son las tareas de su puesto que desempeña sin ninguna

dificultad?

_________________________________________________________
_________

¿Por qué?

_________________________________________________________
_________

¿En qué tiene dificultades, por qué le faltan conocimientos, habilidades y

actitudes relacionadas con el puesto?

Indique para cada una de esas tareas los conocimientos y destrezas que
considere le hace falta.

¿En qué mejorará su desempeño al recibir la capacitación que le hace

falta?

_________________________________________________________
________

¿Qué problemas tiene para realizar un trabajo satisfactorio?

_________________________________________________________
_________

¿A qué crees que se debe cada uno de ellos?

_________________________________________________________
_________
¿Qué sugiere para mejorar el desempeño general de su área y de la
empresa?

_________________________________________________________
_________

Ejemplo #2 de cuestionario:

A continuación se presentan varias preguntas relacionadas con el

conocimiento que usted posee sobre el contenido de su trabajo y sus
necesidades de capacitación para ejercerlo con eficiencia. Marque con una
X la que usted considere y exprese su criterio al respecto, teniendo en
cuenta que de la exactitud y veracidad de las mismas dependerán las
acciones de capacitación que se desarrollen para elevar sus
conocimientos, tanto personales como profesionales que le permitan ser
eficientes en su desempeño laboral.

Puesto de trabajo. ___________________________ Antigüedad en el

puesto de trabajo._______ Nivel Escolar________ Edad _______

¿Considera que la capacitación desarrollada en su empresa es valiosa para

todo el personal? Sí _____ No_______ No sé _______

¿Por qué?

¿Usted está personalmente dispuesto a participar en la capacitación, ya

sea como cursista o como Instructor? Sí _____ No_______ No sé
_______

2.1. ¿Por qué?

¿Cree que en la actualidad su desempeño es adecuado como lo desea

usted mismo y su jefe? Sí _____ No_______ No sé _______

3.1. ¿Por qué?

¿Cómo considera generalmente su desempeño? Excelente______ Muy

Bueno_____ Bueno _______ Susceptible ________

4.1. ¿Por qué?

¿Está usted preparado para enfrentar responsabilidades mayores que las

que tiene actualmente? Sí _____ No_______ No sé _______
En caso de respuesta negativa, mencione los aspectos en que se debe
superar.

_________________________________________________________
_________________________________________________________
__________________

¿Con cuáles tareas de su puesto de trabajo están relacionadas las

actividades de superación mencionadas por usted en la pregunta anterior?

_________________________________________________________
_________________________________________________________
__________________

¿Cree usted que es necesario tomar otras medidas a través de la

capacitación, para que mejore la eficiencia de su área? Sí _____
No_______ No sé _______
7.1. en caso afirmativo, relacione las mismas.

¿Está dispuesto a participar próximamente en las actividades de

capacitación programadas para su radio de acción? Sí _____ No_______
No sé _______

¿Cree usted que el cuestionario responda a todas las necesidades para

que su área sea eficiente en su desempeño laboral? Sí ____ No____

9.1. En caso de respuesta negativa, mencione los aspectos que usted

considere necesario medir.
Seleccionar una técnica de levantamiento de información y
realizar el diseño de la misma, por ejemplo, si se escoge la técnica
de las encuentas o cuestionarios, se deben indicar los objetivos
de la misma y las preguntas a realizar

Desarrollo de la técnica de levantamiento

“encuestas o cuestionarios”

Objetivos:
 Identificar realmente las necesidades de “la colmena” en cuanto el
problema específico seleccionado.
 Plantear soluciones acordes a la necesidad real del cliente.
 Conocer las necesidades directas de los usuarios responsables de
la administración de clientes (Gerente Comercial y Vendedores)

Preguntas a plantear:

1. ¿Diga su nombre, edad, tiempo en la empresa?

2. Ha sentido la necesidad de ingresar y/o consultar un cliente por
medio de un sistema?
3. ¿Cuáles son las actividades que más realiza con clientes a diario?
4. ¿Qué es lo que más se le dificulta hacer cuando atiende a un
cliente?
5. ¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área(s)
comercial; o sea, ¿cuántos tienen relación directa con la
información de los clientes?
6. ¿Quién es la persona clave en el área comercial? ¿Por qué es clave?
Realizar la aplicación de la tecnica seleccionada, para esta
información pueden realizar en una negocio donde vendan el
tipo de productos que se vende en “La Colmena” cerca de su
trabajo o de su casa y tabular la información.
Se procede a usar la técnica seleccionada en una sede de las
droguerías “alemanas” que está ubicada en mi sector