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Contenidos GTC 185

ITEM CONCEPTO
El objetivo es mejorar la proyección de la imagen corporativa,
poniendo en orden y de una manera adecuada los
Objetivo procedimientos para la producción de documentos

Los siguientes documentos normativos referenciados son


indispensables para la aplicación de este documento
REFERENCIAS normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la
NORMATIVAS edición citada. Para referencias no fechadas se aplica la última
del documento normativo referenciado (incluida cualquier
corrección).
NTC 1001 - NTC 1075 - NTC 1486 - NTC 4436 - NTC 5613.
Abreviatura, acrónimo, acta, anexo, asunto, bibliografía,
capitulo, cargo, carta, certificado, circular, código,
conclusiones, constancia, contenido, convocatoria, copia,
cubierta, desarrollo, despedida, destinatario, encabezado,
encabezamiento, espacio, esquema, estilo, experiencia, figura,
TERMINOS Y follar, follo, fuente o tipo de letra, fuente bibliográfica, glosario,
ilustración, índice, informe, interlineas, interlineas libre,
DEFINICIONES introducción, líneas espaciales, logotipo, márgenes, material
complementario, membrete, memorando, mensaje electrónico,
modelo, nota de pie de página, nivel, objetivo, orden del día,
pagina, portada, radicación, razón social, recomendación,
redactor, referencia bibliografía, registro, remitente, renglón,
resumen ejecutivo rubrican, saludo, sigla, sobre, soporte,
subdivisión, tablas tabulador, tercio, texto, título, viñeta, zona.
ASPECTOS Zona1, zona2, zona3, márgenes, estilos, bloqueo extremo,
bloque, semibloque, fuente.
GENERALES PARA
LAS
COMUNICACIONES
ELEMENTOS Identificación de página subsiguientes, código, lugar de origen
y fecha de elaboración, datos del destinatario, denominación o
ESENCIALES DE título académico, nombre del destinatario, cargo, asunto,
LA cuerpo o texto, datos del remitente, líneas especiales, anexos,
DOCUMENTACIÓN copia, identificación del transcriptor, redactor y otros
ORGANIZACIONAL participantes en la elaboración de las comunicaciones, número
de copias, soportes, recomendaciones.
Características de redacción y presentación, utilización de la
carta, clases de cartas u oficios, partes de la carta, código
lugar de origen y fecha de elaboración, destinatario,
CARTAS denominación o título académico, nombre del destinatario,
cargo, organización, dirección, nombre del lugar de origen,
país, asunto, saludo, texto, despedida, remitente y firmas
responsables, líneas especiales, anexos, copias, identificación
del transcriptor, paginas.
Características de redacción y presentación, utilización del
memorando, partes, encabezado, denominación del
MEMORANDOS documento, código, fecha, encabezamiento, destinatario y
remitente, asunto, texto, despedida, remitente y firmas
responsables, líneas especiales.
Características de redacción presentación, clases de
circulares, partes, encabezado, código, lugar de origen y fecha
CIRCULARES de elaboración, encabezamiento y destinatarios, asunto,
saludo, texto, despedida, remitente y firmas responsable,
líneas especiales, identificación de páginas subsiguientes.
Características de redacción y presentación, utilización de las
actas, clases de actas.
PARTES: Titulo, denominación del documento y número,
ACTAS encabezamiento, lugar de origen y fecha de la reunión, hora,
lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo,
compromiso, convocatoria, firmas, nombres y cargos, líneas
especiales, paginas subsiguientes.
Características de la redacción y la presentación, utilización del
informe.
CLASES DE INFORMES: Resumen ejecutivo,
encabezamiento, razón social, dependencia, código, titulo,
lugar de origen y fecha de elaboración, autoría del resumen
INFORMES ejecutivo, objetivo, temas o numerales, paginas subsiguientes,
conclusiones, nombres cargos y firmas, rubrica, líneas
especiales y otros elementos esenciales para la
documentación organizacional, informe corto, encabezamiento,
razón social, dependencia, código, titulo, lugar de origen y
fecha de elaboración, autoría del informe, objetivo, capitulo.
Certificado, constancia, características de redacción y
presentación.
CERTIFICADOS Y PARTES: Lugar de origen y fecha de elaboración, cargo,
CONSTANCIAS identificación de documentos, texto, remitente y formas
responsables.
Características de redacción y presentación.
Partes de la hoja de vida corporativa: Nombre, datos básicos,
HOJA DE VIDA información laboral, información académica, experiencia
CORPORATIVA laboral, investigaciones, publicaciones y distinciones o
premios.

Características de la presentación, clases de sobre, utilización,


modelos, modelo1, modelo2, zonas, zona 1, zona2, zona3,
SOBRES partes, ejemplo, tratamiento o título, nombre, cargo,
COMERCIALES organización, dirección o apartamento, destino, local, nacional,
internacional.
Partes: encabezamiento, cuerpo del texto, recomendaciones.
MENSAJES
ELECTRÓNICOS
Características de la redacción y la presentación, tarjeta de
presentación, logotipo, razón social, nombres y apellidos,
cargo desempeña, dirección, teléfonos, correo, municipios,
TARJETAS país, ciudad. Tarjeta de invitación: logotipo, nombre de quien
PROTOCOLARIAS envía, titulo o texto, dirección, día, hora. Tarjetas de
agradecimientos y felicitación, logotipo, nombres, texto,
nombre de quien envía y recibe, ciudad o municipio y fecha.

Tratamiento, saludo, despedida. Uso de mayúsculas y


minúsculas, nombres propios de personas, organizaciones,
nombre de cargos, dependencia se escriben con mayúscula
TRATAMIENTO, inicial. Escritura de fecha, hora y números, fechas y hora,
SALUDO Y años. Fechas completas, fechas abreviadas, hora, cantidades,
DESPEDIDA cifras y otras expresiones numéricas, cantidades en letras,
cifras que representan dinero, cifras en documentos legales.
Otras expresiones numéricas, números telefónicos, grados,
porcentajes y proporciones, unidades de medida.
Documentos en un solo folio, para sobre con ventanilla,
documentos con más de dos folios
PLEGADOS DE
LOS DOCUMENTOS
Las organizaciones son las responsables de la presentación,
almacenamiento y conservación de documentos, ellas deben
SOPORTES, incluir en los programas las pautas para asegurar la
ALMACENAMIENTO información de documentos, las normas de permanencia y
Y durabilidad son: la NTC4436 para papel de documento, la
CONSERVACIONES NTC2670 para soportes digitales.
Las tintas en casi de que llegue a hacer contacto con la
humedad, no puede cambiar de color, ni traspasar al otro lado
TINTAS del papel, es recomendado que los documentos se firmen con
tinta seca negra.
Vía fax
MEDIOS DE
DIFUSIÓN

B. ¿cuáles son los elementos esenciales de la documentación organizacional?

 Identificación de la página subsiguiente


 Código
 Lugar y origen, fecha de elaboración
 Datos del destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
 Asunto
 Cuerpo o texto
 Datos del remitente
 Líneas especiales
 Anexos
 Copia
 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las
comunicaciones
 Número de copias
 Soportes
 Recomendaciones

C.
Defina: acta, carta, circular, certificado, memorando, hoja de vida corporativa, informe, mensajes
electrónicos.

Acta: Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica, son documentos que
adquieren valor administrativo legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe
cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar
ante la entidad competente, en este caso el acata se debe elaborar en papel con membrete.

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y persona
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y su empleados. En algunas
entidades se denominan oficio.

Circular: Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigido a un
grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la


legalidad de un hecho o acto solemne.

Memorandos: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,


orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales, e internacionales, y
las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

HOJA DE VIDA: Es la relación de los datos personales, la información laborar, académica y las
experiencias y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta
se encuentra vinculada laboralmente, Este documento se genera dentro de la organización y se
alimenta con las actividades, logros, evento y novedades que se acontecen durante el desempeño
laboral del colaborador en la organización.
INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos
administrativos.

MENSAJE ELECTRONICO: Comunicación escrita, a través de la internet.

D. CLASES DE CARTAS U OFICIOS:

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases entre las cuales se
destacan:

- Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;


- Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
- Personales; se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje
informal.

E. CARACTERISTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACION:


La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinario, para
ello se recomienda tener en cuenta:

- Tratar un solo tema por comunicación;


- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Usar tratamiento respetuoso y cortés;
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
- Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
- Distribuir el texto de acuerdo con extensión.

F. La síntesis del contenido de la comunicación se denomina:


a. Líneas especiales
b. Saludo
c. Despedida
d. Asunto.

G.
Un informe es extenso cuando tiene:
a. Portada, contenido, conclusiones
b. De 11 páginas en adelante.
c. Tabla de contenido, bibliografía
d. Portada, contraportada, cuerpo del informe
H. En un mapa mental, plantee las recomendaciones para el adecuado
Uso del correo electrónico.

Tener el menor número


Identificar claramente a la
de mensajes en la
persona, por el parecido de
bandeja de entrada
los nombres

No participar en cadenas No usar el correo para


de mensajes resolver temas complejos

Usar mayúsculas en casos


necesarios Uso adecuado del Tener en cuenta lo que se
Correo electrónico va a contestar

Ser breves, mensajes


cortos y concisos No enviar copias de correo a
personas que no necesitan
un mensaje determinado

Usar el campo con copia


oculta, para el envío de
No usar formatos no
varias direcciones de correo
compatibles con internet
electronico

No adjuntar archivos con


virus, ni con tamaño que no
Dar resolución 75% del
se puede recibir
zoom para su impresión
I) 001

Bucaramanga 29 de mayo de 2019

Señor
ALEXIS BOLÍVAR BUITRAGO
Gerencia de Atención Al cliente
Colombia Telecomunicaciones S.A

Transversal 60 (Av. Suba) No 114A- 55


Bogotá D.C

Asunto: Queja por indisponibilidad del servicio

Cordial saludo, señor Bolívar:

Presento mi queja por el mal servicio del internet, ya que desde el día 2 de mayo viene en mal
funcionamiento, el servicio prestado se cae durante días consecutivos.

Así pues me encuentro insatisfecha con el servicio prestado, y espero mejoren, la rapidez, a la hora de
buscar y pues mis facturas se siguen generando, aunque en ocasiones, me encuentre con el mal
funcionamiento del servicio, un técnico debe ver el caso para ver si es una falla técnica en el sector.

Agradezco su atención

JULIETH SAMARA BLANCO ANDRADE


J. ¿Para qué sirve la puntuación?
Entre otras funciones la puntuación sirve para expresar de una manera correcta, la fluidez del discurso,
marcando las pautas de entonación, así como las pautas de sentido que se establecen a nivel sintético
(es decir, oracional).

La Real Academia Española establece que la puntuación es para indicar la correcta expresión y
comprensión de los mejores escritos (RAE, 2010).

Organiza el discurso y los diferentes elementos del texto.

Evita la ambigüedad e interpretaciones diferentes del texto.

K. En mapa conceptual presente la síntesis del uso de los signos de puntuación (incluyendo signos auxiliares).

Signos de puntuación

Son

Signos gráficos que marcan las pausas y la entonación, para darle sentido y significado adecuado al texto

Diferentes Signos auxiliares usados:

Signos de Signos de Comillas Coma Punto y


Puntos Punto
Exclamac interrogaci coma
suspensivos
ión ón

para
Se Cuando Se utilizan
Expresion separar
utilizan supone lo para citas Es una
es Se utiliza dos o
para que sigue, textuales, pausa en la
Interrogati para más
enfatizar cuando destacar oración sin
vas separar palabras
una idea, equivale a expresiones suponer su
oraciones o ideas,
dar una O dudas etc... , señalar fin. para
o ideas para
orden o términos enumerar
¿? distintas limitar
mostrar incorrectos, elementos
una
sorpresa. . encerrar extensos .
aclaraci
¡! significados
ón ;
“ ‘’
,
L. Defina “Párrafo” e indique los tipos de párrafos. ¿Cuál es el tipo de párrafo que usted propone para aplicar
al momento de redactar una comunicación organizacional?

De El párrafo o parágrafo es una unidad, tanto lingüística como formal, de vital importancia para
producir e interpretar un texto. Ésta unidad organiza el discurso de lo que se dice y, según cómo se lo
presente, ayudará a facilitar su comprensión.
Formado por frases u oraciones, el párrafo de un texto aborda una sola temática. Tipográficamente, es el
componente del texto que comienza en mayúscula y termina en un punto y aparte.
En esta entrada hago referencia a los distintos tipos de párrafos desde el punto de la composición; es
decir, desde la perspectiva formal del párrafo. No importa qué dicen los párrafos sino cómo lucen, cómo
se muestran. Seguro que habrás visto algún texto que comience con “Lorem ipsum

Dolor sit amet. Este texto falso es el que emplean diseñadores y maquetadores para probar si una fuente
“funciona”, si un determinado interlineado es correcto, etc.
Se coloca este texto porque, desde el punto de vista formal, no importa qué diga el texto sino cómo se lo
presenta, cómo se viste para el lector.
Para conocer los tipos de párrafos según su estructura lógica (argumentativo, conceptual, descriptivo,
expositivo, etc.)

TIPOS DE PÁRRAFOS:

Párrafo normal u ordinario

Párrafo en bloque

Párrafo alemán o moderno

Párrafo español

Párrafo francés

Párrafo asimétrico

Párrafo en pie de lámpara

Párrafo quebrado

Párrafos de líneas caídas

Existen distintos tipos de párrafos, algunos de ellos son:

Argumentativo: contiene una idea con la que se busca convencer al receptor sobre algo que se niega o
afirma.

Conceptual: en estos párrafos se especifica el pensamiento de algún autor o la definición de un término,


que será utilizado a lo largo de todo el texto, por lo que resulta imprescindible su comprensión. Estos
párrafos, están presentes en textos científicos y técnicos.
Cronológico: en esta clase de párrafo se expresa, en el orden en que sucedieron, una serie de
acontecimientos.

De enumeración: este párrafo está compuesto por una serie de características que aluden a un mismo
hecho, objeto o sujeto y una frase organizadora que permite comprender qué es lo que se está
ordenando.

Descriptivo: en este párrafo se describe, siguiendo un criterio lógico, un objeto, persona o


acontecimiento.

Explicativo: estos párrafos son útiles para ampliar o especificar la temática que está siendo tratada.

Expositivo: en estos párrafos se presenta de manera ordenada una determinada información.

Narrativo: en estos se presentan hechos o acciones ocurridas de manera ordenada.

Comparativo: en este párrafo se presentan similitudes y diferencias entre dos o más objetos, sucesos, o
cualquier fenómeno.

Causa-efecto: como su nombre indica, se presentan un hecho y aquello que lo ha causado o bien las
consecuencias que de este pueden devenir.

Deductivo: en este la idea principal se coloca al principio que, para construirla se parte de una
generalización para luego presentar casos específicos.

Inductivo: en oposición al anterior, en estos párrafos la idea principal se coloca al final. En estos se parte
de casos específicos para llegar a una generalización que concluye lo que se afirmó.

De conclusión: estos párrafos expresan el cierre de un apartado o un determinado tema.

De cierre: en estos párrafos se redondea la idea general del texto y un resumen de este. Estos pueden
incluir motivaciones para que el receptor se una a las ideas planteadas, conclusiones del texto o
sugerencias.

RTA: El párrafo que propongo para la comunicación organizacional es el Expositivo porque en estos
párrafos se presenta de manera ordenada una determinada información.
M. Tips para una correcta redacción

1. Saber sobre que se va a escribir Antes de empezar a redactar lo primero que debes definir es qué es
lo que quieres decir. Así que antes de echar a volar tu creatividad, hazte las siguientes cinco preguntas y
contéstalas: ¿Qué quiero decir? ¿Cuál es el argumento central de mi texto? ¿Para quién es mi texto?
¿Por qué lo quiero escribir? y ¿Cómo lo quiero comunicar?

2. Estructurar el texto No olvides que todo ensayo debe iniciar con una introducción y debe finalizar con
una conclusión. Procura seguir la siguiente estructura formal:

Introducción: Se introduce el tema central, la tesis o el problema a tratar. Asimismo, se debe mencionar
sobre qué va a tratar el texto mediante una o dos oraciones que resuman el tema.
Desarrollo o Cuerpo: etapa donde se exponen y se amplían los argumentos y contra-argumentos sobre
el argumento central. La longitud del cuerpo depende de cada escrito pero no olvides que cada párrafo
deberá desarrollar una idea.
Conclusión: se hace una síntesis de lo expuesto y se ofrece una propuesta, un resultado o una opinión.

3. Título El título es fundamental para atraer a cualquier lector. Ahora, no siempre es fácil dar con el
título adecuado por lo que lo más conveniente es que sea sencillo, tenga que ver con tu narrativa y, más
importante aún, que cree interés. Antes de decidirte por un título pregúntale a tus amigos qué opinan.

4. los signos de puntuación, Los signos de puntuación son esenciales para darle fluidez y claridad a tus
ideas, por ello, la importancia de usarlos adecuadamente:

¡Vamos a comer niños!

¡Vamos a comer, niños!

El punto se utiliza para separar oraciones o ideas distintas, así como al término de una abreviación.

La coma indica una leve pausa en la enunciación del pensamiento completo. Siempre se deben utilizar
en los siguientes casos: para separar dos o más palabras o ideas, para limitar una aclaración y después de
las siguientes locuciones como son: en efecto, es decir, de acuerdo, en fin, por consiguiente, no
obstante, sin embargo, entre otras.

El punto y coma es una pausa en la oración sin suponer su fin. También se utiliza para enumerar
elementos extensos que deben separarse o que contienen en si ́ mismos una coma.

Dos puntos se emplean al final de una oración cuando se quiere empezar una enumeración, cuando se
desea escribir una cita textual, antes de expresar una enunciación y al dirigir una carta.

Puntos suspensivos se utilizan a manera de una pausa inesperada en una frase y cuando hay lo
siguiente: duda, ironía, temor, expectación o al comienzo de una cita no textual.

Signos de exclamación se utilizan para enfatizar una idea, dar una orden o mostrar sorpresa.

Signos de interrogación enmarcan una duda o una pregunta.


Las comillas se utilizan para citas textuales, destacar expresiones, señalar términos incorrectos, encerrar
significados o traducciones y citar títulos de obras literarias.

Los paréntesis se utilizan para aclaraciones, referencias bibliográficas, traducciones de expresiones


extranjeras y para introducir siglas o acrónimos.

5. ¡Presume un vocabulario rico! Procura no aburrir al lector y evita repetir las mismas palabras en el
mismo párrafo al hacer uso de sinónimos. Hay muchos diccionarios electrónicos que puedes consultar:

6. ¡Sé consistente en la numeración! Recuerda que:

Los números del uno al veintinueve se deben escribir con letra y del 30 en adelante con número.

También es preferente que se escriban con letra las decenas y las centenas.

Se debe procurar utilizar cifras en los números que poseen decimales.

Los numerales ordinales que se escriban con cifras deberán estar seguidas de letras voladas como:
1º, 2ª o 3er .

Para indicar los siglos, las dinastías en ciertas culturas, la numeración de volúmenes o tomos, la
denominación de congresos, festivales o concursos y las series de papas, emperadores y reyes es
necesario utilizar la numeración romana.

7. ¡Sé preciso! Intenta evitar el uso de palabras vagas o genéricas como cosa, algo, asuntos,
bueno, rico para referirte a objetos o situaciones. La gran mayoría de estas palabras podrían
precisarse para comunicarle mejor al lector una idea y hacer más atractivo cualquier texto