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DECEA PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE REGISTROS PRQ-SGQ-4.2.4

CINDACTA III

SUMÁRIO

1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES.............................................................................................3/7

2 RESPONSABILIDADE...............................................................................................................3/7

3 REFERÊNCIAS ...........................................................................................................................4/7

4 GLOSSÁRIO ................................................................................................................................4/7

5 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES.............................................................................................4/7

6 DISPOSIÇÕES FINAIS ..............................................................................................................7/7

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CINDACTA III

CONTROLE DAS REVISÕES

Data de Nº do Boletim
Nº da
Tópicos Alterados Fase Responsável Efetivação da (Quando
Revisão
Revisão Aplicável)
Elaboração Cap Felix
Reestruturação total do 01.11.2010
02 Verificação SO Mattos
Documento
Aprovação Cap Felix
Elaboração Cap Felix Pub. Bol. Int.
Feitas alterações nos itens:
03 Verificação Cap Mamede 01.10.2011 209/2011
5.1; 6.1.2; 6.1.3; 6.1.3.f; 6.2
Aprovação Cap Felix 04.11.2011
Elaboração Ten Marcelo Pub. Bol. Int.
Reestruturação total do
04 Verificação SO R1 Mattos 07.03.2014 Nº 49
Documento
Aprovação Cel Magella 13.03.2014
Feitas alterações nos itens: Elaboração Cap Marcelo
Pub. Bol. Int.
2.3 e Anexo I. Verificação SO R1 Mattos
05 31.03.2015 Nº 63
Aprovação Cel Magella 02.04.2015
Incluído: 2.4
Feitas alterações nos itens:
2.1; 2.4; 5.1; 5.1.1 ; 5.1.2; Elaboração Cap Marcelo Pub. Bol. Int.
5.1.3;
NuGAP-RF
06 15.08.2016 Nº
Excluído os itens: Verificação SO R1 Mattos
Anexo I

Aprovação Cel Miguel

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1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

1.1 FINALIDADE

Este documento foi desenvolvido para atender os requisitos previstos no item 4.2.4
da Norma NBR ISO 9001:2008, para o estabelecimento de procedimentos a serem observados no
controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade do Terceiro Centro Integrado de Defesa
Aérea e Controle de Tráfego Aéreo (CINDACTA III) e dos Destacamentos do escopo.

1.2 ÂMBITO

Este procedimento se aplica a todos os setores e Destacamentos dentro do escopo do

SGQ do CINDACTA III, conforme definido no Manual da Qualidade.

2 RESPONSABILIDADE

2.1 É de responsabilidade dos Chefes dos Setores:

a) estabelecer os registros que são inerentes aos processos, os quais devem ser
controlados por meio de Lista Mestra de Controle de Registros (LMR), conforme
modelo e rotinas definidos no Sistema de Monitoramento de Processos
(MANCHE);

b) providenciar para que a referida Lista e os registros nela elencados sejam mantidos
sempre atualizados;

c) tomar as providências necessárias para que os locais destinados ao armazenamento

dos registros possuam segurança adequada e condições meio-ambientais adaptadas
para evitar possíveis danos e prejuízos.

2.2 É de responsabilidade dos Adjuntos ou, em sua ausência, do mais antigo do setor depois da
Chefia, assessorado pelos membros do Comitê da Qualidade (CQ) no Setor:

a) garantir a atualização da LMR e a organização dos registros aplicáveis aos seus

setores, para que estejam disponíveis nos locais de uso em revisões atuais,
aprovados, legíveis, e prontamente identificáveis;

b) zelar pelos registros, bem como pela organização dos arquivos; e

c) garantir o controle necessário de registros.

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2.3 É de responsabilidade do Representante do Macroprocesso (RPQ) providenciar junto aos setores

para que os registros permaneçam atualizados, organizados e facilmente rastreáveis. Entende-se
como “providenciar” a ação de fiscalização/assessoramento e não de execução da atualização das
listas mestras e registros, cabendo esta responsabilidade aos setores, conforme descrito neste PRQ.

2.4 É de responsabilidade do efetivo zelar pelos registros de seu setor, de modo a garantir o
cumprimento de todos os requisitos referentes aos controles estabelecidos neste procedimento.

3 REFERÊNCIAS

MNQ-SGQ-001 Manual do Sistema de Gestão da Qualidade do CINDACTA III

NBR ISO 9000:2005 Fundamentos e Vocabulário da Qualidade
NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos
PRQ-SGQ-4.2.3 Procedimento para Controle de Documentos

4 GLOSSÁRIO

4.1 SIGLAS

CINDACTA III Terceiro Centro Integrado de Defesa Aérea e Controle de Tráfego Aéreo
COMAER Comando da Aeronáutica
CQ Comitê da Qualidade
DECEA Departamento de Controle do Espaço Aéreo
LMR Lista Mestra de Controle de Registros
PRQ Procedimento do Sistema de Gestão da Qualidade
SGQ Sistema de Gestão da Qualidade

4.2 DEFINIÇÕES

Registro: Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades

realizadas.

5 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

5.1 CONTROLE DE REGISTROS

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Este procedimento garante que os registros e dados relacionados ao Sistema de

Gestão da Qualidade do CINDACTA III são identificados, armazenados, protegidos, recuperados,
retidos, dispostos, mantidos legíveis e prontamente identificáveis.

5.1.1 Os registros são mantidos legíveis, armazenados e protegidos por meio do arquivamento em
local adequado, para permitir a identificação e a recuperação. Ainda podem estar impressos, micro-
filmados, em memória eletrônica, em memória magnética ou qualquer outra mídia considerada
adequada. São mantidos em instalações que ofereçam ambiente adequado, de forma a prevenir
danos, deterioração ou perda e são mantidos em segurança e confidencialidade (quando aplicável).

5.1.2 O controle dos registros é feito de forma setorial, por meio da Lista Mestra de Controle de
Registros no sistema MANCHE.

5.1.3 A Lista de Controle dos registros contém os seguintes campos:

a) Identificação: código/nome do registro;

b) Armazenamento: local destinado ao arquivamento dos registros a fim de preservar

de danos, perdas ou deterioração;

c) Proteção: meio pelo qual se pode ter acesso aos registros para o seu manejo – tipo
de arquivamento (meio eletrônico/físico...);

d) Recuperação: formas de se indexar ou ordenar um registro, para possibilitar a fácil

recuperação de determinada informação;

e) Retenção: estabelecimento de prazos de retenção dos registros em arquivos

correntes; e

f) Disposição: destino a ser dado aos registros, ao serem dispensados pelo setor
responsável (custódia, disposição final, descarte etc.). Quando solicitado por
autoridade competente, a retenção de registros além do tempo estabelecido é
controlada com a utilização da identificação “OBSOLETO” ou “DOCUMENTO
OBSOLETO” no próprio registro, em etiqueta ou qualquer outro meio ou inscrição
que permita a identificação da situação do Registro.

5.1.4 Quando controlados, documentos administrativos tais como Partes, Ofícios, Fac-Símiles,
Memorandos, GMM, Processos, Cartas, Avisos etc. deverão ser considerados Registros. Em
situações excepcionais, conforme análise crítica do Chefe do setor, quando forem documentos

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normativos que estabeleçam procedimentos, podem ser controlados em Lista Mestra de Controle de
Documentos pelos setores a que se aplica, durante a vigência.

5.2 PREENCHIMENTO DA LISTA MESTRA DE CONTROLE DE REGISTROS

Os campos da LMR deverão ser preenchidos conforme as seguintes orientações:

a) Identificação (campo 1): são relacionados neste campo dados que permitam a
identificação do registro a ser controlado (nome, código, referências, etc.). Ex.:
Relatório de de inspeção;

b) Armazenamento (campo 2): armário nº X, pasta suspensa nº Y , caixa de arquivo

nº XX, endereço eletrônico, ou outro, conforme necessário, de maneira a
possibilitar a correta localização por qualquer usuário. Ex.: Armário CGQ 1;
Prateleira B; Pasta 17;

c) Proteção (campo 3): neste campo, é indicado o meio em que o registro é

preservado, especificando os detalhes de proteção, tais como: armário, pasta, caixa
de arquivo, endereço eletrônico, CD/DVD, senha, cofre etc. Também são citados,
caso necessário, os aspectos de preservação, como: não dobrar, não misturar com
outros documentos ou datas, não enviar para arquivo geral, separar as datas com
marcadores, backup no local tal, etc. Esta informação pode ser generalizada, ou
seja, “todos os arquivos estão em pasta suspensa no arquivo central do setor,
conforme lista de rastreabilidade específica”. Ex.: Pasta;

d) Recuperação (campo 4): forma de indexação ou como está ordenado o documento,

podendo ser escolhida pelo setor a forma que melhor convier (por nome, código,
número, data, localidade, grupos, etc.). Ex.: Por data;

e) Retenção (campo 5): neste campo deve ser indicado o tempo que os registros
ficam arquivados no setor. Na determinação do tempo de retenção, os setores
devem levar em consideração a necessidade de consulta aos documentos, em
função de um histórico de utilização anterior, do tempo de vida do equipamento ou
garantia, das orientações do cliente ou mesmo da definição do Comando ou
regulamentação aplicável (exigências legais). Não devem ser estabelecidos
períodos longos demais, o que torna o registro obsoleto (sem informações
consistentes com a realidade), nem curto demais, o que gera a perda de
informações importantes, que poderiam ser utilizadas em uma análise de

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problemas ou para formação de um banco de dados. Os tempos de retenção dos

registros que não estejam definidos em legislações específicas são estabelecidos
pelo Chefe de setor, considerando-se a adequação do seu propósito para o Sistema
e os processos afetos. Ex.: Ano anterior e ano em curso; e

f) Disposição (campo 6): destino que é dado ao registro após o tempo de retenção.
Pode, dentre outras disposições, ser:
• Arquivo Geral: para aqueles registros que, após o tempo de retenção em arquivo
no setor, necessitam ser ainda mantidos por um determinado período
especificado, com o objetivo de servir de fonte de consulta para determinados
fins;
• Destruir: Para aqueles registros que após o tempo de retenção não necessitem
mais serem mantidos; e
• Outras disposições, a critério de cada Setor ou em atendimento a procedimentos
normativos específicos.

6 DISPOSIÇÕES FINAIS

6.1 Este procedimento entrará em vigor na data de sua aprovação.

6.2 Os setores do CINDACTA III e Destacamentos do escopo deverão, no prazo de 180 (cento e
oitenta) dias, adequar sua documentação com o requerido por este procedimento.

6.3 Os casos omissos serão submetidos à apreciação do Representante da Direção.

MARCELO BREDERODES CAMPOS Cap QOECOM

Representante da Direção
Aprovo:

EDUARDO MIGUEL SOARES Cel Av

Alta Direção

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