“Importancia de los Archivos”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente

actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado
de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una
entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una
palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona
física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos.
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque
serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas

civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de contabilizar las cosechas,
de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le correspondía regar a cada uno sus
parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan
importante como es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al principio era la
arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son
las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros
documentos escritos donde aparecen relaciones sociales.
Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En estas
civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia identidad. El
archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron instituciones establecidas por la
legislación de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la
aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran
importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho
como gran aportación del mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la
prueba en cualquier tipo de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del
documento escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento
escrito.

En en caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos siempre
estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente
en el Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus que era el lugar donde se conservaba
la documentación real, los códigos y los tratados reales.
El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de
documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una
entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra
polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física
o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos. El
archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque
serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y, en definitiva, de las relaciones sociales.
Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas
civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de contabilizar las cosechas,
de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le correspondía regar a cada uno sus
parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan
importante como es la escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al principio era la
arcilla. Eran una especie de tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son
las tablillas de escritura cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros
documentos escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En estas
civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia identidad. El
archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislación
de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición de los
archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble
utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del
mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo
de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues
por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento escrito.

En el caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos siempre estaban
expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente en el
Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus que era el lugar donde se conservaba la
documentación real, los códigos y los tratados reales.

El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario, por
cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir
apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en
una época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media comienzan a aparecer los
primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y
franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros
concejos y los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios
hechos importantes:
 Aparición en Occidente del papel.
Resurgir de las ciudades.
Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base fundamental
para una organización archivística mínima. Se recupera el valor del documento como prueba jurídica.

En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón,
creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que
emanaban del rey.
El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario, por
cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir
apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en
una época en la que el poder estaba atomizado. También en la Edad Media comienzan a aparecer los
primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y
franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros
concejos y los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen
varios hechos importantes:

 Aparición en Occidente del papel.

 Resurgir de las ciudades.
 Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base
fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el valor del documento
como prueba jurídica.

En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón,
creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que
emanaban del rey.

Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de Estado Moderno.
La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas
aparecen los Archivos del Estado. Con el Renacimiento apareció también un invento trascendental, la
imprenta, y con ella el uso de caracteres móviles para imprimir. Los documentos por ello van a
proliferar. La imprenta va a multiplicar las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese sentido va marcando
la idea de preservar los documentos para la historia.
La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de la
propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no
son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter de archivos públicos.

En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía
o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los
conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos
y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza
por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo decimonónico
y la modernidad.

Desde la antugüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar registros de datos que
considera importante según la actividad a la que se dedique. Y la forma de archivar también ha
evolucionado con el pasar de los siglos. Desde tablillas de arcilla y papiros hasta grandes servidores
con una gran cantidad de archivos digitales.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una
entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios
legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto
en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración,
la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada
componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez
que en conjunto son interdependientes.
Entre las cualidades de los archivos nos encontramos:

El documento de archivo tiene características particulares que lo hacen diferente de cualquier otro
tipo de documento:

El principio fundamental de los archivos es la unicidad del documento. La información que contiene
el documento de archivo es Única, es decir, no existen documentos de archivo iguales.

Pueden existir documentos con trámites similares, pero siempre diferenciados por la persona moral o
física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha de los mismos.

El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se produce uno a
uno y al paso del tiempo constituyen expedientes.

El documento de archivo es orgánico, es decir, se genera dentro del proceso natural de uno
actividad y surge como producto o reflejo de las tareas de su productor.

El documento de archivo es estético, lo que le da su carácter definitivo y por lo tanto, no puede ser
cambiado o corregido.

El documento de archivo tiene autoridad, ya que proporciona la evidencia “oficial” de la actividad

que registro por lo cual debe ser confiable. Su confiabilidad está vinculada a su creación, al
generador y a la autoridad que tiene éste paro producirlo. También, las firmas, encabezamientos y
sellos son indicadores de la naturaleza oficial del documento de archivo.

El documento de archivo es relacionado. Como principio general, las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que la razón del documento de archivo se da por
su pertenencia a un conjunto y por las relaciones que entre los documentos se establecen.
Categorización de los archivos

Clasificación de los archivos

Su aplicación en el medio actual:

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo
gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el
tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo
y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para
todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son texto de
primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y
estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces
divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la
administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y
otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y

deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el
transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades
y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de

documentos.

Por otra parte, los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual
favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los
archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de
Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas las
estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato político-
administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha concordancia con
los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas
y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.
En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos
y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto. Si no
se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se
presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales.

PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las

políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo
nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas
y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar

decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de información sobre: población,
funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar,
asistencia social y educación, entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces
deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.

Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su caracterización,
cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos
especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan
los recursos y esfuerzos públicos, privados y comunitarios.

La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten

aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los
diferentes sectores del país.

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está dado por su
capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos de
investigación.

PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD NACIONAL

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que
pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. De igual
manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al
desarrollo económico, político, cultura.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron definiéndose
como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su identidad, permiten conocer
las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento
de los derechos del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El
acervo histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros
solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo
que nos rodea.