MEJORANDO LA EFECTIVIDAD DE LAS PYMES A TRAVÉS

DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

Presentado por:
Yizet Gallardo
Katheryn Garcia
Joice Lemos
Yens Pabón
Valerie Tamayo

Tutor: Alberto Gómez Torres

2019

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR

GESTIÓN DE PROYECTOS

2019
 Mejorando la efectividad de las Pymes a través de
herramientas informáticas

INTRODUCCIÓN

El adecuado desempeño del sector de la construcción de edificaciones se

encuentra asociado a la promoción del desarrollo económico y social, por su
capacidad de generar empleo, demandar insumos de otros sectores económicos y
la construcción de viviendas que mejoren la calidad de vida de los hogares
colombianos.

En los dos últimos años las pymes de la Construcción en Colombia han tenido un
decrecimiento económico, afectando así la generación de empleo. A octubre de
2018 las ventas acumuladas doce meses en las 18 regionales del censo de
edificaciones de Coordenada Urbana se contrajeron un 6,9% llegando al nivel de
169.387 unidades; aunque se trata de una reducción en los volúmenes de ventas,
el descenso comienza a dar signos de desaceleración, dado que para el primer
trimestre de 2018 la contracción se ubicaba en niveles superiores al 10%. Esta
caída en las ventas también ha estado acompañada con descensos en los
lanzamientos, estos últimos cayeron recientemente 14,3%, lo que se traduce a
145.287 unidades lanzadas en los últimos doce meses, completando más de año
y medio de reducciones consecutivas.

Los factores que han afectado este decrecimiento son de diversa índoles, para
empezar esta la incertidumbre política, el temor de los compradores por la
polarización, la subida del dólar que se traduce en los altos costos de los
materiales, la falta de estrategias de mercadeo y el retiro de inversionistas.

Dada esta coyuntura vale la pena indagar acerca de cómo las compañías de
acuerdo con su tamaño (grande, mediano y pequeño) han absorbido el ajuste del
mercado y están implementado estrategias nuevas de comercialización que
permitan llegar a futuros compradores.
ANTECEDENTES

Recientes estudios realizados por la Confederación Colombiana de Cámaras de

Comercio demuestran que el 60% de las pequeñas y medianas empresas cierran
sus puertas antes de los 5 primeros años de su funcionamiento. Lo anterior se da
porque la inversión realizada en este tipo de empresas no es proporcional a las
ganancias que estas dejan, ya que se necesita de tiempo y un gran esfuerzo para
que empresa logre un posicionamiento en el mercado que día a día crece más.

Es por lo anterior que se ha vuelto necesario diseñar diferentes estrategias que

permitan consolidar la imagen de las Pymes en el sector económico en el que se
desempeñen, con el fin de que logren superar las estadísticas.

Una de estas estrategias es a través de recursos tecnológicos, como páginas web,

software, aplicaciones y demás que permitan una mayor eficiencia de los
diferentes procesos que realizan las Pymes.

Este trabajo en particular busca el incremento de las Pymes del sector de la

construcción en Cartagena a través de una aplicación que permitirá realizar el
proceso de las cotizaciones mucho más rápido y eficaz, ya que es un proceso que
actualmente toma mucho tiempo y se vuelve muy agotador tanto para la empresa
como para el cliente. En la actualidad las Pymes del sector de la construcción en
Cartagena no manejan un tipo de aplicación como la que se propone en el
presente proyecto, puesto que estas suelen tener costos muy elevados. Es por
esto que uno de los propósitos es generar una aplicación práctica y accesible para
estas pequeñas y medianas empresas que están en vía de desarrollo.
JUSTIFICACIÓN

Las pequeñas y medianas empresas, (Pymes), tienen particular importancia para

las economías nacionales, no solo por sus aportaciones a la producción y
distribución de bienes y servicios, sino también por la flexibilidad de adaptarse a
los cambios tecnológicos y gran potencial de generación de empleos.” (Quintero,
2018).

De acuerdo con datos proporcionados por el DANE 1, las Pymes aportan el 80% de
los empleos en Colombia y constituyen el 90% del sector productivo colombiano.

Para el primer trimestre del 2019, según Confecámaras 2, en Colombia de las

88.323 empresas que se crearon solo 4 son consideradas grandes empresas, es
decir, que el 99,5% de las empresas creadas entre enero y marzo del presente
año corresponden a Micro, pequeñas y medianas empresas.

Para 2018, en la ciudad de Cartagena existían 22.201 Pymes activas, lo cual

representa el 99% de las empresas constituidas legalmente en la ciudad, según
los datos proporcionados por la Cámara de Comercio de Cartagena, de las cuales
el 13% están vinculadas al sector de la construcción.

Dado la importancia que han adquirido con los años las Micro, Pequeñas y
Medianas empresas para la economía colombiana es indispensable contribuir con
ayudas que permitan mantener activas a estas empresas.

Es por todo lo anterior, que el presente proyecto se basa en la creación de una

herramienta informática que logre una mayor efectividad en las áreas de gestión
comercial y administrativa de las Pymes en el sector de la construcción en la
ciudad de Cartagena, a través de una aplicación que permita agilizar las
cotizaciones que realizan los clientes, para con esto lograr que dichas empresas

1
Departamento Administrativo Nacional de Estadística
2
Confederación Colombia de Cámaras de Comercio
incrementen el nivel de sus ventas, permitiendo así la contratación de nuevo
personal para con esto estimular la economía de la ciudad y por ende la del país.

OBJETIVOS

Objetivo General

Incrementar las ventas en las Pymes del sector de la construcción residencial en

la Ciudad de Cartagena.

Objetivo Especifico

Mejorar la efectividad en las áreas de gestión comercial y administrativa en las

Pymes de construcción residencial en la Ciudad de Cartagena, a través de una
herramienta informática.

ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS

El proyecto va dirigido a las pequeñas y medianas empresas del sector de la

construcción en el área urbana de la ciudad de Cartagena.

De acuerdo con la Cámara de Comercio de Cartagena, a 2018 se encontraban

registradas 2.934 pymes del sector de la construcción en la ciudad. A partir de esto
el proyecto busca llegar a implementar su herramienta informática en al menos el
50% de las empresas activas en dicho sector.

También se espera, al momento de la liberación del software apoyo por parte de la

alcaldía y empresas tecnológicas de la ciudad, con la finalidad de estudiar las
posibilidades de la implementación del software en Pymes que realicen cualquier
actividad económica.

ACTIVIDADES A REALIZAR

1. Identificar los requerimientos de las Pymes de la construcción

residencial.
1.1. Contactar a las Pymes de la construcción residencial.
1.2. Realizar el diagnóstico a las Pymes de la construcción residencial.
1.3 Desarrollar Informes analíticos de los problemas comunes en las
pymes.
1.4 Establecer los requerimientos que satisfagan las necesidades
identificadas.

2. Construir los bloques de trabajo.

2.1 Seleccionar al personal con las capacidades pertinentes para el
desarrollo del prototipo.
2.2 Organizar distintos grupos de trabajos por cada requerimiento.
2.3 Supervisión y control de los avances del desarrollo de cada
requerimiento asignado.
2.4 Realizar las pruebas de los fragmentos del código fuente de los
requerimientos.

3. Integrar los bloques de trabajo

3.1 Adaptar y consolidar los fragmentos del código fuente de cada uno de
los requerimientos completados.
3.2 Realizar las pruebas pertinentes para comprobar la eficiencia de los
fragmentos decódigo.
3.3 Realizar las correcciones pertinentes al código fuente del fragmento.

4. Validar el Prototipo.
4.1 Realizar las pruebas pertinentes al prototipo finalizado.
4.2 Verificar y analizar los resultados de las pruebas.
4.3 Liberar un software de prueba que recolecte la información necesaria
sobre posibles fallas.
 4.4 Realizar las correcciones de errores según los informes del software
liberado.

5. Realizar la liberación del software validado al mercado.

5.1 Diseñar e implementar campañas publicitarias en los diferentes medios
de comunicación.
5.2 Liberar la versión “estable” del software al mercado de las Pymes de la
construcción residencial en la zona de Cartagena.
5.3 Implementar el plan de mantenimiento y actualización del software.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El tiempo de ejecución del proyecto es el periodo de 2020 a 2021.

A continuación, se presenta el cronograma de actividades

Actividad Duración
Fecha inicio Fecha final Días
1.1 Contactar a las Pymes de la construcción
01/02/2020 02/03/2020 30
residencial.
1.2. Realizar el diagnóstico a las Pymes de la
03/03/2020 01/05/2020 60
construcción residencial
1.3 Desarrollar Informes analíticos de los
02/05/2020 31/05/2020 30
problemas comunes en las pymes
1.4 Establecer los requerimientos que satisfagan
01/06/2020 15/06/2020 15
las necesidades identificadas.

2.1 Seleccionar al personal con las capacidades

16/06/2020 30/06/2020 15
pertinentes para el desarrollo del prototipo
2.2 Organizar distintos grupos de trabajos por
01/07/2020 15/07/2020 15
cada requerimiento.
2.3 Supervisión y control de los avances del
16/07/2020 30/07/2020 15
desarrollo de cada requerimiento asignado.
2.4 Realizar las pruebas de los fragmentos del
31/07/2020 29/07/2020 30
código fuente de los requerimientos

3.1 Adaptar y consolidar los fragmentos del

código fuente de cada uno de los requerimientos 30/08/2020 28/11/2020 90
completados.
3.2 Realizar las pruebas pertinentes para
comprobar la eficiencia de los fragmentos de 29/11/2020 28/01/2021 60
código.
3.3 Realizar las correcciones pertinentes al
código fuente del fragmento. 29/01/2021 27/02/2021 30
4.1 Realizar las pruebas pertinentes al prototipo
28/02/2021 31/03/2021 30
finalizado.
4.2 Verificar y analizar los resultados de las
01/04/2021 30/06/2021 60
pruebas.

4.3 Liberar un software de prueba que recolecte

01/07/2021 30/07/2021 30
la información necesaria sobre posibles fallas.

4.4 Realizar las correcciones de errores según

31/07/2021 28/09/2021 60
los informes del software liberado.

5.1 Diseñar e implementar campañas

publicitarias en los diferentes medios de 29/09/2021 29/10/2021 30
comunicación
5.2 Liberar la versión “estable” del software al
mercado de las Pymes de la construcción 30/10/2021 29/11/2021 30
residencial en la zona de Cartagena.
5.3 Implementar el plan de mantenimiento y
30/11/2021 30/12/2021 30
actualización del software

EVALUACIÓN

A continuación, se describen los indicadores que se tendrán en cuenta al momento

de evaluar la consecución de los objetivos establecidos en el proyecto.

1. Mejorar la efectividad en las áreas de gestión comercial y administrativa en

las Pymes de construcción residencial en la Ciudad de Cartagena, a través
de una herramienta informática.
Al menos el 50% de las 2.934 PYMEs del sector de la construcción en
Cartagena implementan la herramienta informática que permite una mayor
efectividad en las áreas de gestión comercial y administrativa, a través de la
mejora en el proceso de las cotizaciones, presentando un incremento del
10% en sus ventas anuales para 2020.
RECURSOS

Actividad Recurso
Tipo de recurso Descripción
1.1 Contactar a las Pymes de la Humano Grupo encargado del proyecto
construcción residencial. Tecnológico Computador
1.2. Realizar el diagnóstico a las Humano Grupo encargado del proyecto
Pymes de la construcción Computador
Tecnológico
residencial Base de datos
1.3 Desarrollar Informes analíticos Humano Grupo encargado del proyecto
de los problemas comunes en las Computador
Tecnológico
pymes Base de datos
1.4 Establecer los requerimientos
que satisfagan las necesidades Humano Grupo encargado del proyecto
identificadas.

2.1 Seleccionar al personal con las

capacidades pertinentes para el
desarrollo del prototipo
2.2 Organizar distintos grupos de
trabajos por cada requerimiento.
2.3 Supervisión y control de los
avances del desarrollo de cada
requerimiento asignado.
2.4 Realizar las pruebas de los
fragmentos del código fuente de los
requerimientos
Grupo encargado del proyecto
Humano
Ingeniero de sistemas
Humano Grupo encargado del proyecto
Humano Grupo encargado del proyecto
Grupo encargado del proyecto
Humano
Ingeniero de sistemas
Computador
Tecnológico
Primer avance del prototipo

3.1 Adaptar y consolidar los Grupo encargado del proyecto

Humano
fragmentos del código fuente de Ingeniero de sistemas
cada uno de los requerimientos Computador
Tecnológico
completados. Avance del prototipo
Grupo encargado del proyecto
3.2 Realizar las pruebas pertinentes Humano
Ingeniero de sistemas
para comprobar la eficiencia de los
Computador
fragmentos de código. Tecnológico
Avance del prototipo
Grupo encargado del proyecto
3.3 Realizar las correcciones Humano
Ingeniero de sistemas
pertinentes al código fuente del
Computador
fragmento. Tecnológico
Avance del prototipo

Grupo encargado del proyecto

Humano
4.1 Realizar las pruebas pertinentes Ingeniero de sistemas
al prototipo finalizado. Computador
Tecnológico
Avance del prototipo
 Grupo encargado del proyecto
Humano
4.2 Verificar y analizar los resultados Ingeniero de sistemas
de las pruebas. Computador
Tecnológico
Avance del prototipo
Grupo encargado del proyecto
4.3 Liberar un software de prueba Humano Ingeniero de sistemas
que recolecte la información Pymes
necesaria sobre posibles fallas. Computador
Tecnológico
Avance del prototipo
Grupo encargado del proyecto
4.4 Realizar las correcciones de Humano Ingeniero de sistemas
errores según los informes del Pymes
software liberado. Computador
Tecnológico
Avance del prototipo

Grupo encargado del proyecto

Humano
5.1 Diseñar e implementar Experto en marketing digital
campañas publicitarias en los Material Folletos y flayers
diferentes medios de comunicación Redes sociales
Tecnológico
Videos publicitarios
Grupo encargado del proyecto
5.2 Liberar la versión “estable” del
Humano Ingeniero de sistemas
software al mercado de las Pymes
Pymes
de la construcción residencial en la
Computador
zona de Cartagena. Tecnológico
Software
Grupo encargado del proyecto
5.3 Implementar el plan de Humano
Ingeniero de sistemas
mantenimiento y actualización del
Computador
software Tecnológico
Software

PRESUPUESTO

De acuerdo con los recursos necesarios para llegar a cabo las diferentes
actividades propuestas en el proyecto, el recurso financiero que se requiere para
su implementación es el siguiente:

 Computador con capacidad para el desarrollo de un software: $2.000.000

 Honorarios ingeniero de sistemas: $5.000.000
 Experto en marketing digital: $826.116
 Publicidad: $400.000

Presupuesto global aprox.: $8.226.116

 ANEXOS

ARBOL DE PROBLEMAS
ARBOL DE SOLUCIONES
MATRIZ DE MARCO LOGICO

Resumen narrativo de Medios de

Indicadores Supuestos
objetivos verificación

Fin De los 59 mil Estadísticas - Interés de las

habitantes de arrojadas por el Pymes del sector
Cartagena que se Departamento de la construcción
encuentran Administrativo en el uso de
Contribuir al incremento
desempleados, al Nacional herramientas
del trabajo decente y
menos el 10% obtuvo Estadístico en informáticas que
crecimiento de la
un empleo digno en el cuanto al mejoren su
economía de la ciudad
año 2020, a partir del desempleo y el efectividad.
de Cartagena, Bolívar de
incremento del 10% incremento del
la República de
de las ventas en las PIB en la ciudad
Colombia.
Pymes por el uso de de Cartagena. - Vinculación de
herramientas nuevos
informáticas que trabajadores a
mejoran la efectividad empresas en
en las áreas de crecimiento.
gestión comercial y
administrativa.

Propósito El 50% de las -Reportes - Implementación

2.934PYMEs del anuales de la del software,
sector de la Cámara de propuesto por el
construcción en Comercio de proyecto, en las
Incrementar las ventas
en las Pymes del sector Cartagena, obtuvieron Cartagena. PYMEs del sector
construcción un incremento del de la
de la
residencial en la Ciudad 10% en sus ventas, construcción.
según sus estados
de Cartagena. -Entrevistas
financieros, en el año directas a varias
2020. empresas del - Incremento de
sector. las ventas a partir
del uso de la
herramienta
informática del
proyecto.

Componente Al menos el 50% de -Visitas a las - PYMEs del

las PYMEs del sector empresas del sector de la
 de la construcción en sector. construcción que
Cartagena implementen el
Producir un prototipo implementan la prototipo
informático, que mejore herramienta
laefectividad en las áreas -Encuestas de informatico.
informática que
de gestión comercial y satisfacción a las
permite una mayor empresas que
efectividad en las
administrativa en las adoptaron la
áreas de gestión
Pymes de herramienta.
comercial y
construcciónresidencial
administrativa,
en la Ciudad de
presentando un
Cartagena (Zona
incremento del 10%
Urbana). en sus ventas anuales
para 2020.

Actividades Recurso humano -Prototipodel Planeación,

software. desarrollo e
- Equipo de ingeniera implementación
con conocimientos en del software que
1. Identificar los el desarrollo de permite una
requerimientos de las softwares y -Entrega final del mayor efectividad
Pymes de la funcionamiento de proyecto. en las áreas de
construcción residencial. PYMEs. gestión comercial
y administrativa
-PYMEs en las de las PYMEs del
2. Construir los bloques Recurso financiero que se sector de la
de trabajo. implementó el construcción.
-Presupuesto para el software.
desarrollo e
implementación del
3. Integrar los bloques de
software.
trabajo

4. Validar el Prototipo.

5. Realizar la liberación
del software validado al
mercado.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1.1. Contactar a las Pymes de la construcción

residencial.
1. Identificar los
1.2. Realizar el diagnóstico a las Pymes de la
requerimientos de las Pymes
construcción residencial.
de la construcción
residencial. 1.3 Desarrollar Informes analíticos de los problemas
comunes en las pymes.

1.4 Establecer los requerimientos que satisfagan las

necesidades identificadas.

2.1 Seleccionar al personal con las capacidades

pertinentes para el desarrollo del prototipo.

2.2 Organizar distintos grupos de trabajos porcada

2. Construir los bloques de requerimiento.
trabajo. 2.3 Supervisión y control de los avances del desarrollo
de cada requerimiento asignado.

2.4 Realizar las pruebas de los fragmentos del código

fuente de los requerimientos.

3.1 Adaptar y consolidar los fragmentos del código

fuente de cada uno de los requerimientoscompletados.

3. Integrar los bloques de 3.2 Realizar las pruebas pertinentes para comprobar la
trabajo. eficiencia de los fragmentos decódigo.

3.3 Realizar las correcciones pertinentes al código

fuente del fragmento.

4.1 Realizar las pruebas pertinentes al prototipo

finalizado.

4.2 Verificar y analizar los resultados de las pruebas.

4. Validar el prototipo 4.3 Liberar un software de prueba que recolecte la
información necesaria sobre posibles fallas.

4.4 Realizar las correcciones de errores según los

informes del software liberado.

5. Realizar la liberación del 5.1 Diseñar e implementar campañas publicitarias en

 los diferentes medios de comunicación.

5.2 Liberar la versión “estable” del software al mercado

software validado al de las Pymes de la construcción residencial en la zona
mercado. de Cartagena.

5.3 Implementar el plan de mantenimiento y

actualización del software.

APLICACIÓN

1. Menú de inicio y/o navegación

2. Pantalla de Inicio
3. De la barra de navegación a los datos

4. De la barra de navegación a la opción de introducir nuevos datos

5. Del menú de navegación a la opción de predicciones según material o
según empresa/proveedor.

5.1. Predicción según materiales

 5.2. Predicción según proveedor

6. Del menú de navegación a contáctenos.