GRANJA AVÍCOLA INTEGRAL SOFÍA LTD.

MANUAL DE FUNCIONES DE LA
GRANJA AVÍCOLA INTEGRAL

SOFÍA LTDA.

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CARGO: GERENTE GENERAL

Propósito del Cargo:

Asistir al presidente ejecutivo de la empresa. Prestar apoyo en las actividades

administrativas como elaboración de un oficio siguiendo las pautas y estimación de
tiempo requeridos por el presidente ejecutivo del empresa, a fin de lograr los objetivos y
garantizar la prestación efectiva del servicio.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Dar apoyo en la realización de ciertos parámetros y especificaciones.

2. Llevar el control de las citas programadas del presidente ejecutivo de la empresa.

3. Notificar al presidente ejecutivo con antelación sobre las reuniones y compromisos,

diarios, semanales y mensuales.

4. Recibir los mensajes y correspondencias, a fin de informar al presidente de

manera precisa y concisa.

5. Entregar un reporte al presidente ejecutivo referente a las correspondencias.

6. Llevar un registro de las actividades diarias del presidente ejecutivo de la empresa.

7. Prestar apoyo en el manejo de información personal y confidencial del presidente

ejecutivo de la empresa.

8. Contribuir en la distribución de información veraz, emitida por el presidente ejecutivo y

requerido por los departamentos adyacentes.

9. Velar por la buena comunicación entre los departamentos que conforman la empresa y el
presidente de la compañía.

10. Tener buena presencia, a fin de representar una buena imagen como empresa ante el
público.

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11. Atender con educación a todo aquel que se dirija a una previa reunión y/o que
solicite una reunión con el presidente ejecutivo de la empresa.

12. Cumplir con las normas y políticas tanto del Departamento como de la Empresa
Avícola

Sofía Ltda. en su conjunto.

13. Cumplir con las normas en materia de Salud y Seguridad Laboral de la Empresa.

14. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Requisitos Mínimos Requeridos

Formación Académica

Profesional universitario formado en administración, Gerencia de Empresarial

Relaciones Públicas o carrera afín.

Experiencia Mínima:

Al menos 2 años progresivos y comprobables de experiencia profesional en el

área.

Competencias Aptitudes:

Buena dicción y comunicación - Orientación al logro - Trabajo en equipo y cooperación

– Atención al cliente.

Supervisor Directo:

Presidente Ejecutivo.

Cargo que Supervisa:

 Gerente de división comercial Gerente de división pecuaria

 Gerente de división proyectos
 Gerente de división de operaciones
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 Gerente de división de servicios
 Gerente división comercial
 Gerente división innovación

Observaciones:

N/A

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CARGO: GERENTE DE DIVISON COMERCIAL

Propósito del Cargo:

Planificar, controlar y efectuar la venta y distribución de productos, dando seguimiento a

las rutas destinadas para cada vendedor, a fin de abastecer de manera eficiente los
diferentes clientes tales como, industria y cadenas de supermercados, hipermercados,
distribuidores, entre otros. Tener una buena comunicación con el cliente, ampliando de
alguna manera u otra la confianza y seguridad en el producto ofrecido.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Coordinar la logística con las áreas de despachos, a fin de mantener el orden y realizar
un trabajo eficiente.

2. Asesorar al cliente al momento de hacer el pedido.

3. Evaluar el desempeño de las ventas constantemente.

4. Analizar y establecer los datos (tipo, lista de precio y crédito) para la captación
de nuevos clientes.

5. Revisar y autorizar diariamente los pedidos de los clientes.

6. Revisar y autorizar semanalmente los pedidos de los clientes industriales.

7. Monitorear los despachos de los clientes, en especial los industriales.

8. Mantener constante comunicación con los principales clientes, industriales, cadenas

y consumo masivo.

9. Mantener constante comunicación con el Gerente de Crédito, Cobranza y Facturación, a

fin de adquirir información sobre la capacidad de pago y situación crediticia de los

diferentes clientes.

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10. Realizar la planificación para la elaboración de productos según los
requerimientos del cliente.

Analizar constantemente la producción en relación a las ventas.

12. Realizar la proyección anual de producción a fin de estimar las ventas.

13. Revisar el inventario de congelados.

14. Revisar las estadísticas de venta en cuanto a los clientes, producción y el despacho.

15. Analizar y gestionar conjuntamente con el Departamento de Compras los pedidos

de bolsas y empaques, desarrollo de nuevos artes e innovaciones de información en
los empaques.

16. Supervisar los permisos sanitarios, renovaciones, CPE, Información nutricional y

otros de los productos.

17. Supervisar las operaciones con la compañía de seguro que ampara la flota de vehículos
de la empresa.

18. Revisar y gestionar la autorización del pago de las comisiones de los vendedores tanto
congelados como embutidos.

19. Controlar y autorizar los gastos de los vendedores (Gasolina, Estacionamiento,

tarjeta telefónica, servicio de los vehículos entre otros).

20. Supervisar y autorizar la solicitud y suministro de los uniformes de la fuerza de

ventas (Vendedores y Mercaderistas).

21. Planificar y supervisar la logística de depósito de mercancía en los almacenes externos.

22. Planificar y supervisar la contratación de camiones alquilados para despacho.

23. Ejecutar los planes aprobados por la directiva e informar de los resultados.

24. Mantener y motivar la moral del equipo.

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25. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas tanto del Departamento como de
la Empresa Avícola Ltda. en su conjunto.

26. Cumplir y hacer cumplir las normas en materia de Salud y Seguridad Laboral de
la Empresa.

27. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Requisitos Mínimos Requeridos

Formación Académica:

Profesional universitario formado en:

Lic. en Administración de Ventas.

Lic. en Ingeniería Comercial

O carrera afín.

Experiencia Mínima:

Al menos 3 años progresivos y comprobables de experiencia profesional en el área.

Competencias Aptitudes:

Liderazgo – Orientación al logro – Trabajo

Dominio del Idioma Inglés

en equipo y cooperación – Capacidad de análisis – Buena dicción y comunicación –

Manejo de MS-Office

Atención al cliente.

Supervisor Directo:

Gerente General

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Cargo que Supervisa:

Gerencia Marketing

Gerencia de ventas on

Gerencia de ventas off

Observaciones: Preferiblemente con conocimiento del sistema Epicor Scala (no limitativo)

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CARGO: GERENTE DE DIVISIÓN DE OPERACIONES

Propósito del Cargo:

Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que

requiere la empresa para su funcionamiento, velando porque dichas adquisiciones se

realicen en el momento oportuno, con las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y

al precio más conveniente. Supervisar al personal a su cargo.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

2. Realizar el proceso de compras bajo las normas y procedimientos previamente

establecidos.

3. Cumplir cabalmente con los requerimientos de la empresa.

4. Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras.

5. Estudiar la situación en el mercado tales como, precios, flujo y calidad de los productos
a adquirir.

6. Velar porque se paguen los precios justo de los productos, sin que ello desmejore
la calidad de los mismos.

7. Mantener actualizados los registros de proveedores y las condiciones de compras

de cada uno.

8. Apoyar en inventarios de empaques (cajas, bolsas y flejes).

9. Supervisar continuamente al personal a su cargo, velando porque se cumplan las

normas y procedimientos establecidos por el área.

10. Mantener a la Dirección de Finanzas informada acerca de las variaciones de precios de

los insumos y productos.
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11. Desarrollar cualquier otra actividad requerida por la Dirección de Administración.

12. Emitir las órdenes de compras.

13. Cargar en el sistema administrativo todas las órdenes de compra.

14. Estar al tanto de los requerimientos de la empresa, en cuanto a productos y/o

materiales.

15. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas tanto del Departamento como de
la Empresa Avícola Sofía Ltda. en su conjunto.

16. Cumplir y hacer cumplir las normas en materia de Salud y Seguridad Laboral de
la Empresa.

17. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Requisitos Mínimos Requeridos

Formación Académica:

Profesional Universitario formado en:

Lic. en Administración de empresas.

Lic. Administración Aduanera

O carrera afín.

Experiencia Mínima:

Al menos 3 años progresivos y Coordinador(a) comprobables de experiencia

profesional en el área.

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Competencias Aptitudes:

Liderazgo – Orientación al logro – Trabajo en

Dominio de Idioma (Inglés)

Trabajo en equipo y cooperación – Capacidad de análisis.

Supervisor Directo:

Gerente general

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CARGO: GERENTE DE DIVISIÓN DE PROYECTOS

Propósito del Cargo:

Liderar al equipo de planificación con el fin de ofrecer perspectiva operativa del mediano y

largo plazo, de acuerdo a los resultados actuales y los posibles escenarios que se prevén,

así como controlar los resultados actuales para alcanzar los planes trazados.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Revisar y analizar los informes semanales, quincenales, mensuales y anuales

referente a la producción de carne y estadísticas de ventas, destacando los
siguientes:

1.1. Controlar los lotes de aves cerrados y entregados en granjas comerciales:

propias y contratadas, una vez se entrega cada lote de aves de levante y engorde el
proceso y preservar la trazabilidad del lote.

1.2. Revisar los incentivos de productividad y eficiencia implementados en la

organización y velar por su pago oportuno, actualizar las bases para el otorgamiento de
incentivos en conjunto con la presidencia.

1.3. Controlar los costos de materia prima para la elaboración de alimentos: Se establece
con Purina los ingredientes como materia prima que debe adquirir Avícola Sofía Ltda. para
la maquila de Alimentos Balanceados para Pavos que, según convenio.

1.4. Controlar compras de alimentos balanceados para pavos, costo ponderado del
alimento según consumo y verificación del consumo de materia prima de acuerdo a la
recepción de alimento balanceado.

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1.5. Controlar el uso de los ingredientes aportados por Avícola Sofía Ltda. a Purina,
de

acuerdo al consumo real de cada tipo de alimento balanceado y su correspondiente

formulación:

- Controlar, conjuntamente con el Departamento de Importaciones, los niveles de

inventarios de materias primas en Purina a fin de prever compras futuras que afecten

la estructura de costos.

- Ofrecer a Purina la perspectiva en costos de las materias primas adquiridas por

Avícola Sofìa Ltda., previa revisión con Presidencia.

- Revisar los costos reales provistos por el Departamento de Importaciones y su

comparación con los estimados ofrecidos a Purina. Como su efecto en la estructura de
costos. o beneficios derivados de los cambios en listas de precios de alimentos balanceados,
costos de materias primas y costos de fletes.

- Proveer a Presidencia el análisis de cambios en los costos de alimentos y su impacto por

kilogramo de carne producida para aprobaciones, toma de decisiones y análisis de
escenarios. cualquier distorsión que se presente, de acuerdo a los estándares de la empresa y
sus objetivos estratégicos.

4. Liderar la presentación de las Reuniones Operativas Mensuales, ofreciendo la

perspectiva provista por cada gerencia operativa en cuanto a sus resultados en el

período. cubrir los objetivos y canalizar cualquier necesidad adicional de recursos
que se aviste por potenciales caídas en los resultados de cualquiera de las áreas
operativas.

6. Controlar los resultados de producción de terceros que complementan la operación de

Avícola Sofía Ltda., para el pago oportuno derivado de sus servicios.

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que requieren las distintas entidades financieras para su análisis, con las que
Avícola Sofía Ltda. mantiene relación.

8. Presentar y actualizar la estructura de costos de la empresa ante el requerimiento de

cualquier institución gubernamental, previa revisión y aprobación de Presidencia.

9. Realizar análisis comparativos o proyectados (estadística de costo de aves,

alimento, insumo, materia prima, etc.), como requerimiento por la Junta Directiva
para la toma de decisiones.

11. Coordinar actividades con el personal administrativo en Planta y oficina de

producción así como también, la sala de cortes, personal administrativo de , en relación al
proceso de recolección, tabulación, codificación y decodificación de información
referente a la transformación de la materia prima en productos terminados.

12. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas tanto del Departamento como de
la Empresa Avícola Sofía Ltda. en su conjunto.

13. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Formación Académica:

Profesional universitario, formado en, Lic. En Planificación. Dpto. de Planificación, Ing.

de Producción,

Ing. Industrial O carrera afín.

Experiencia Mínima:

Al menos 5 años progresivos y comprobables de experiencia profesional en el

área de costos y operativa.

Competencia y Aptitudes

Liderazgo –Orientación al logro-trabajo en equipo y cooperación- Capacidad de análisis.

Supervisor Directo:

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Gerencia de proyecto

Cargo que Supervisa:

Nadie

Observaciones: Preferiblemente con conocimiento del sistema Epicor Scala( no limitado)

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CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

Propósito del Cargo:

Tomar decisiones ,Liderar el equipo de proyecto del sistema Epicor Scala en todos sus
módulos y prestar apoyo a los distintos departamentos en gestión administrativa.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Implementar procesos administrativos en cada uno de los módulos del sistema

Scala.

Epicor (Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, Contabilidad, Activo Fijo Pedidos,

Compras, inventarios y Fiscal) cuando la Gerencia y/o Coordinador(a) del Modulo así lo
requiera.

Crear de códigos de inventarios.

• Emitir reportes de estadísticas de ventas asociando parámetros disponibles en el

sistema.

• Crear Manuales de usuarios en Epicor, disponibles en la carpeta:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SCALA EPICOR.

• Asignar perfiles a los usuarios de Epicor locales , y solicitar al Dpto. de Informática su

acceso (usuario y contraseña) de acuerdo al perfil asignado.

• Atender requerimientos de los usuarios en cuanto a procesos o transacciones de

Epicor que ameritan ser restablecidas por base de datos con la Intervención del

Dpto. de Informática y de los consultores de la empresa proveedora del Servicio

SCS.

• Autorizar requerimientos de los usuarios en cuanto a desarrollo de reportes

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especiales e interfaces con Epicor, a fines de evaluar su factibilidad y solicitud de

parametrización al consultor.

2. Autorizar las facturas de Scala Epicor y evaluar costo de tarifas y seguimientos

de proyectos de acuerdo a la emisión de órdenes de compras.

3. Verificar la Gestión cierre mensual del Inventario de Congelados desde el

módulo de SAINT, reporte de operaciones, reporte de existencias, transferencias locales,
mediante la revisión de sus transacciones (entradas-salidas) internas y con
empresas.

• Integrar este reporte con Scala- Epicor (reporte de ventas), a fines de emitir el Libro de
Inventario Fiscal.

• Verificar controles implementados en el área mediante formato de control de

recepción y entregas de productos.

4. Verificar la Gestión del Inventario en las localidades asistiendo a los usuarios

en sus procesos de cierre de las categorías de inventarios que se mencionan a
continuación, validando que las transacciones correspondan con las facturas y guías
emitidas, que ejecuten las unidades de stock de acuerdo al factor de conversión de
la unidad de compras y que se lleve a cabo un proceso de validación reporte de gestión de
Excel vs Epicor (comparación de existencias y movimientos):

• Repuestos Importados y Nacionales de Equipos y maquinas instalados en Planta.

5. Gestionar la toma física de aves de cría y de postura en Hacienda Agua Fría

(conteo físico y de cánulas para el segundo grupo).

• Verificar la diferencia entre toma física de aves de postura mediante formato

establecido y su conteo mediante cánula en proceso de inseminación. así como los
traslados entre galpones (de cría a postura), y traslados a beneficio.

• Proponer ajustes como consecuencia de la toma física e informar a la Directiva

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.

6. Asistir al Dpto. de Planificación en los registros de control de ingredientes tanto

en reportes de Excel como en Epicor (materia prima Agribrand), validando las recepciones

en el Kardex de Agribrand vs despachos según la Coord. de Importaciones Avícola y el

control de préstamos por cobrar y préstamos por pagar tanto a Agribrand como a otros
proveedores.

7. Ejecutar el cierre mensual de Inventario, generando el Diario de Stock desde el módulo

de inventario y validando las transacciones registradas por los usuarios y

corrigiéndola

antes de efectuar la transferencia en el caso que se requiera, para que la cuenta

Transitoria de compra 11100001, quede totalmente conciliada (cuenta de enlace entre el

módulo de compras: recepción de inventario y registro de obligaciones por este

concepto).

8. Atender cualquier requerimiento de control de Inventario que surja de la Directiva y que

por exposición al riesgo de pérdida ameriten ser controlados.

9. Cumplir con las normas y políticas tanto del Departamento como de la Empresa Avícola
Sofía Ltda. en su conjunto.

10. Cumplir con las normas en materia de Salud y Seguridad Laboral de la Empresa.

11. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Requisitos Mínimos Requeridos

Formación Académica:

Profesional universitario formado en, Lic. en Administración o carrera afín.

Experiencia Mínima:

Al menos 5 años progresivos y comprobables de experiencia profesional en el área.

SOFIA LTDA.
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Competencia y Aptitudes

Liderazgo –Orientación al logro-trabajo en equipo y cooperación- Capacidad de análisis.

Supervisor Directo:

Director de Administración y Finanzas

Cargo que Supervisa:

Cordinador(a) Administrativo.

Recepcionista.

Mantenimiento.

Observaciones: Preferiblemente con conocimiento del sistema Epicor Scala( no limitado)

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CARGO: GERENTE DE CONTABILIDAD

Propósito del Cargo:

Planificar y efectuar las actividades referentes a los movimientos contables de la empresa,

llevando registros de entrada y salida de recursos por la actividad productiva, a fin

de reportar los estados financieros para la toma de decisiones. Supervisar y
asignar responsabilidades al personal a su cargo.

Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Llevar el control de Sub Sistema (Efectivo y Banco).

1.1. Realizar la revisión de Caja Chica, mediante los soportes de gastos, arqueos y
estados de Cuenta Bancario, emitidos por todas las localidades.

Colocar las observaciones al soporte de caja chica para la toma de decisiones del
Departamento de Tesorería.

1.2. Realizar las conciliaciones Bancarias Nacionales

Estado de Cuenta Bancario y con el Mayor Analítico de la Cuenta.

- Notificar a la Gerencia de Crédito, Cobranza y Facturación sobre depósitos con

antigüedad superior a un mes.

1.3. Realizar Conciliación Bancaria en Moneda Extranjera, solicitando mediante

correo electrónico el Estado de Cuenta Bancario.

Propósito del Cargo:

Planificar y efectuar las actividades referentes a los movimientos contables de la empresa,

llevando registros de entrada y salida de recursos por la actividad productiva, a fin

de reportar los estados financieros para la toma de decisiones. Supervisar y
asignar responsabilidades al personal a su cargo.

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Funciones y Responsabilidades Principales del Cargo:

1. Llevar el control de Sub Sistema (Efectivo y Banco).

1.1. Realizar la revisión de Caja Chica, mediante los soportes de gastos, arqueos y
estados de Cuenta Bancario, emitidos por todas las localidades.

- Revisar los gastos y verificar los soportes correspondientes.

- Realizar la codificación de las cuentas contables.

1.2. Realizar las conciliaciones Bancarias Nacionales

- Cotejar que los montos de los saldos y libros correspondan con lo reflejado en el

-Estado de Cuenta Bancario y con el Mayor Analítico de la Cuenta.

- Verificar la antigüedad de las partidas en tránsito.

- Notificar al Departamento de Tesorería la antigüedad de las partidas en tránsito y

gestionar en conjunto la regularización de la misma.

1.3. Realizar Conciliación Bancaria en Moneda Extranjera, solicitando mediante

correo electrónico el Estado de Cuenta Bancario a la Vice-Presidencia de Finanza.

- Registrar todas las operaciones generadas en el mes: pago de alquiler maquina

- Coordinar los servicios generales de la organización con el Departamento de

Compras.

- Autorizar, de acuerdo a lo establecido por la Presidencia, las requisiciones y

cotizaciones de bienes y/o servicios solicitados por las diferentes localidades, con el
objetivo de apoyar el desempeño de funciones.

- Realizar visitas semanales a las distintas localidades con el objetivo de supervisar y

apoyar al equipo de administración de cada localidad.

2. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas tanto del Departamento como de
la

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Empresa Avícola Sofía Ltda. en su conjunto.

3. Cumplir y hacer cumplir las normas en materia de Salud y Seguridad Laboral de

la Empresa.

4. Prestar apoyo en cualquier otra actividad, afín con las responsabilidades del cargo.

Formación Académica:

Profesional universitario, formado en, Lic. En Lic. En contaduría Pública.

Experiencia Mínima:

Al menos 4 años progresivos y comprobables de experiencia profesional en el

área de costos y operativa.

Competencia y Aptitudes

Liderazgo –Orientación al logro-trabajo en equipo y cooperación- Capacidad de análisis.

Supervisor Directo:

Gerente de división de servicios

Cargo que Supervisa:

Gerente de recursos humanos

Observaciones: Preferiblemente con conocimiento del sistema Epicor Scala( no limitado)

SOFIA LTDA.