PROCEDIMIENTO DEFENSA JUDICIAL

Establecer las actividades a seguir para la atención de los procesos judiciales en los que
interviene la SuperVigilancia, con observancia de la normativa y jurisprudencia vigente,
PROCESO GESTIÓN JURIDICA OBJETIVO PROCEDIMIENTO buscando una adecuada defensa jurídica de la Entidad y por la adopción de políticas
efectivas de prevención del daño antijuridico.

PROCEDIMIENTO DEFENSA JUDICIAL RESPONSABLE Jefe Oficina Asesora Jurídica

ALCANCE

Inicia desde la notificación o radicación de la demanda en contra de la entidad, pasando por la proyección de la contestación de la misma, continúa con el seguimiento al proceso y finaliza con la expedición del fallo en firme. El proceso inicia con la notificación de la
solicitud de conciliación extrajudicial al Representante Legal o al jefe de la oficina asesora jurídica; y termina con el fallo ejecutoriado.

FLUJO GRAMA
Ver flujograma

ID
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE EVIDENCIA
ACTIVIDAD

Recibir documentación soporte Ingresa a la SUPERVIGILANCIA el traslado de la solicitud de conciliación prejudicial y/o el Notificaciones y/o secretaria
1 de la Defensa Judicial documento por el cual se realiza el pago efectivo de sentencia judicial.
5 MINUTOS
de asesoria jurídica
Traslado Ekogui, paquete traslado físico, E-Signa

Delegar al profesional Hacer el reparto de la documentación al Abogado de Defensa Judicial para que asuma el Secretaria técnica del
2 competente caso.
5 MINUTOS
Comité
Ekogui, E-Signa, entrega fisica

3 Analizar el caso El profesional debera estudiar el caso. 2 DIAS Abogado defensa judicial Ekogui validación información.

Elaborar Ficha técnica de la

4 Conciliación Prejudicial
Proyectar ficha técnica en el sistema Ekogui, de acuerdo con el estudio del caso 2 HORAS Abogado defensa judicial Ekogui ficha técnica

Enviar ficha técnica a la secretaria del Comité, programación fecha y hora para presentarla Abogado defensa judicial y
5 Presentar al Comité ante el Comité de Conciliación de la entidad. 30 MINUTOS
secretaria técnica del comité
Ekogui envio ficha técnica y acta de seción

Certificación suscrita por la secretaria; auto y/o constancia

6 Conciliar Demanda Aprobación de propuesta en ficha técnica o si se aprueba o se imprueba 15 DIAS HABILES Abogado defensa judicial
expedida por la Procuraduria General de la Nación.

Si se propuso conciliar las pretensiones de la conciliación se dejara plasmado en el acta de

Presentar conciliación ante el Juez Administrativo
7 Juzgado
conciliación y se le dará tramite al Juez administrativo para que éste apruebe o impruebe la 30 DIAS
competente
Auto interlocutorio al cual le procede recurso.
propuesta conciliatoria.

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Versión: 16

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Aprobación: 30/11/2018
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 PROCEDIMIENTO DEFENSA JUDICIAL

Iniciar y desarrollar
8 procedimiento Contencioso
Si no es aprobada la conciliación una vez este en firme se debera dar inicio a la demanda
contenciosa; igualmente si no se conciliada, dentro del término para que no opere la
caducidad, reparto, ingresa al despacho para estudio de admisión, inadmisión y/o rechazo
de la demanda; corre traslado de la demanda para ser contestada, se proponen El que quiera dar inicio al
excepciones, descorrer traslado de medidas cautelares, se corre traslado de las litigio, Abogado de defensa Los diferentes Esccritos y autos que profiera la autoridad
excepciones, ingresa al despacho para fijar fecha y hora para audiencia del 180 del cpaca,
6 MESES
judicial, jueces competente.
audiencia de pruebas, audiencia de alegatos y audiencia de fallo, presentar recurso de administrativos
apelación, audiencia de conciliación, traslado a segunda instancia para admision de la
apelación, auto si admite, inadmite o rechaza recurso, alegatos de segunda instancia y fallo
de segunda instancia.

Jefe Oficina Asesora

Reunirse con la Oficina de
9 Recusoso Financieros
Realizar conciliación contable una vez al mes entre la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina Acta firmada por el jefe de la Oficina Asesotra Jurídica y la
de Recursos financieros.
MENSUAL Jurídica y contador de la
contadora de la Entidad
Entidad

10 Presentar Recurso Se presenta recursos de acuerdo al auto que se profiera. 5 DIAS Los Abogados de la litis Esccrito y/o audio.

Cuando opera la caducidad, debe ser propuesta por la pasiva y esta la resuelve el Juez de Abogado de la pasiva y Escrito de excepciones previas y auto que las resuelve en
11 Operar la caducidad
conocimiento.
1 DIIA
Juez de conocimiento audiencia inicial.

Se profiere fallo de primera instancia el cual puede acceder a las pretensiones, o puede
Esperar Respuesta Fallo de Juez de concocimiento y
12 Fondo.
declarar las excepciones y/o declararlas de oficio.; este fallo puede ser recurrido el cual da 1 AÑO
Abogados de la litis
Acta de audiencia, audio y sentencias
origen al fallo de fondo, el cual puede confirmar o revocar

El término que el juez

13 Dejar en firme la sentencia. Trasncurre el término que fija la Ley para ejecutar la setencia
requiera para ejecutar
Juez de primera instancia Constancia de ejecutoría

Dar cumplimiento a lo
14 establecido
La parte vencida debera acatar lo ordenado en la (s) sentencia(s) Indeterminado La parte vencida Actos administrtativos de cumplimiento.

Si la entidad sale vencida y genero el pago, se debe estudiar por parte del comité de
Comité de conciliación de
15 Iniciar acción de repetición defensa jurídica, si se encuentran los requisitos de de la acción de repetición Artículo 142 1 DIA
Defensa Judicial
Acta comité y Esccrito de demanda
cpaca

Si no es aprobada la conciliación una vez este en firme se debera dar inicio a la demanda
contenciosa; igualmente si no se conciliada, dentro del término para que no opere la
caducidad, reparto, ingresa al despacho para estudio de admisión, inadmisión y/o rechazo
de la demanda; corre traslado de la demanda para ser contestada, se proponen
Ejecutar procedimiento
excepciones, descorrer traslado de medidas cautelares, se corre traslado de las Los diferentes Esccritos y autos que profiera la autoridad
16 establecido en art 162 y
excepciones, ingresa al despacho para fijar fecha y hora para audiencia del 180 del cpaca,
Los términos del CPACA Abogado defensa judicial
competente.
subsiguientes
audiencia de pruebas, audiencia de alegatos y audiencia de fallo, presentar recurso de
apelación, audiencia de conciliación, traslado a segunda instancia para admision de la
apelación, auto si admite, inadmite o rechaza recurso, alegatos de segunda instancia y fallo
de segunda instancia.

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Si el juez inadmite la demanda se debe subsanar los requerimientos elevados por el juez en
17 Hacer Esccrito de subsanación
el auto.
2 DIAS Abogado defensa judicial Esccrito de subsanación y auto del juez

Indeterminado son tiempos

18 Resolver por el Juez El juez resuelve si admite o rechaza demanda y/o contestación
del juez
juez competente Auto interlocutorio al cual le procede recurso.

Conceder término para

19 presentar recurso
Se presenta recursos si se esta en desacuerdo con la decisión 3 Dias Abogado defensa judicial Escrito con recurso de reposición y/o apelación

El que requiera para

20 Resolver de fondo El juez de cierre resuelve la litus de fondo proferir fallo de segunda Juez de segunda instancia Sentencia
instancia

21 Enviar expediente al archivo La carpeta guía debe dársele aplicación Ley de archivo una vez culmine el proceso Abogado de defensa judicial Formato de transferencia al archivo.

• Constitución Política
• CPACA, Ley 678 de 2001 – Código de Procedimiento Administrativo y contencioso Administrativo.
NORMATIVIDAD
• CGP, Ley 594 de 2000 – Código General del Proceso
• Decretos reglamentarios, resoluciones, directivas entre otras.

* DEFENSA JUDICIAL: Son las distintas actividades que se presentan para defender y representar, los intereses de la entidad por las acciones u omisiones que se controvierten en su contra o
que esta inicia contra los particulares, servidores públicos u otras entidades en los despachos judiciales.
* DEMANDA: Es el acto de iniciación procesal por antonomasia. Se diferencia de la pretensión procesal en que aquella se configura con motivo de la petición formulada ante un órgano judicial para
que disponga la iniciación y el trámite del proceso
• EXPEDIENTE: El expediente es la organzación crónologica de lo que se aporta al proceso judicial generalmente por todas las partes, incluyendo el despacho judicial.
• EKOGUI: Es el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Colombiano. Es una herramienta informática diseñada para gestionar la información de la actividad litigiosa a cargo de
las entidades y organismos estatales del orden nacional cualquiera que sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administran recursos públicos.
GLOSARIO Esta herramienta tiene como objetivo gestionar los casos y procesos judiciales en curso de una forma eficaz, eficiente y oportuna; brindar mecanismos focalizados a la generación de conocimiento;
y producir información que permita formular políticas de prevención del daño antijurídico, generar estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la optimización de los recursos requeridos
para la gestión del Ciclo de Defensa Jurídica. Pero sobre todo, en el Sistema se registra la información que permite hacer una adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a los litigios contra la
Nación.
• APODERADO: Para la defensa judicial de la SVSP, es un profesional de Derecho que tiene la capacidad jurídica para actuar en nombre y representación de la Entidad.
• CONTINGENCIA JUDICIAL: Es la estimación de un eventual pasivo respecto a cada proceso judicial, y es efectuada por el apoderado con base en el análisis de riesgos y los criterios definidos
en el aplicativo Ekogui.
• TÉRMINO: Plazo perentorio e improrrogable y/o oportunidad dentro del cual debe realizarse una actividad judicial o extrajudicial.

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• Registro actualizado en el EKOGUI

• Poder de representación legal
• Constancia de ejecutoria del juzgado
• Poder otorgado
• Contestación demanda
• Informe de seguimiento del proceso
DOCUMENTOS RELACIONADOS • Alegatos
• Demanda de casación o de súplica
• Oficio
• Base de Información Consulta de Procesos – Rama Judicial
• Base de información en formato Excel.
• Actas de comité de conciliación.
• Registro EKOGUI

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSION
4/1/2008 Creación 0
5/28/2010 Se unificaron los puntos de control con el documento generado y se eliminaron unas actividades que no aportan valor agregado al procedimiento 1
7/23/2010 Actualización puntos de control 2
11/23/2012 Actualización logos y actividades 3
4/30/2013 Actualización procedimiento, se aplicó el nuevo Formato para procedimientos, se incluyeron los nuevos logos, se uso la nueva codificación de documentos 4
6/11/2013 Inclusion de punto de control en tarea 4.8: Verificar con la oficina firnanciera información de cuantias de demandas cuando hay requerimiento sobre este tema. 5
10/9/2014 Ampliación de actividades, puntos de control, inclusion de la etapa de conciliación. 6
2/9/2015 Ampliación de la actividad 5.8, se incluyó las actividades 7,1 y 8.1 - Actualización de logos institucionales 7
6/9/2015 Se modificó el código, la versión, fecha y logos. 8
Se modificó el numeral 7, agregándole el 7.1, en el cual se especifica que se debe notificar al área financiera mensualmente, en todas las instancias del proceso especialmente
6/17/2015 9
si hay novedad de pretensión. Se modificó el número de versión.

Se agregaron tiempos en los que se debe realizar la tarea establecida en el procedimiento. Así mismo, se especificó en el numera 2.1 que la notificación llega por correo
electrónico y se modificó el numeral 4.5 separándolo en 4.5 y 4.6 para que fuera más específico y los tiempo pudieran ser establecidos de forma adecuada. De la misma
12/22/2015 10
manera, se agregaron puntos de control en tareas específicas de tal forma que se pueda hacer un seguimiento a las actuaciones durante el proceso y con el fin de cumplir los
tiempos establecidos en la normatividad vigente y cumpliendo las acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento de la Oficina Jurídica.

Siguiendo las recomendaciones de la Oficina de Control interno, se agregó en el numeral 4.2 que el Abogado debe consultar el "Instructivo de Obligaciones contingentes", en
12/30/2015 caso de fallo a favor o en contra de la Entidad. Así mismo, se modificó que en el numeral 5.8 y se estableció que la conciliación con el área financiera debe hacerce 11
mensualmente.

2/18/2016 Se modificaron los periodos de conciliación en el numeral 5,8 del procedimiento a tiempos mas cortos de forma bimensual citándose las fechas limites en la actividad. 12

3/28/2016 Se actualizaron logos, fecha, versión, y los conceptos asociados a orfeo por plataforma de gestión documental. 13
Ajustes realizados a cada una de la actividades, se eliminó la opción de enviar via fax los documentos, asi como de enviar y notificar personalmente los documentos, y los
9/20/2016 14
términos en la trazabilidad de las actividades. Correcciones varias.

11/23/2016 Se incluyó la necesidad de reportar periódicamente información al sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado "Ekogui". 15

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Se hace una actualización total al procedimiento, de conformidad con la actual caracterización del Proceso Gestión Jurídica y los nuevos lineamientos de la Oficina Asesora de
7/16/2018 16
Planeación.

Se hace una actualización refeerente a la periodicidad de la conciliación contable entre la Oficna Asesora Jurídica y la Oficina de Recursos Financieros (actividad 9) 17
11/30/2018

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Alan Barragan / Matha Vargas/ Jorge Riency Contratista OAJ/ Profesiona de Defensa 11/30/2018

VALIDÓ Luz Elena Morales / Juan Gabriel Pérez Jefe Oficina Asesora Jurídica / Coordinador de Grupo MECI y Calidad 11/30/2018

APROBÓ Daniel Enrique Pedroza Vanegas Jefe Oficina Asesora de Planeación 11/30/2018

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DEFENSA JUDICIAL

FLUJO GRAMA
Gestión
Documental INICIO
Correo Electronico Diferentes
áreas

Memorando con
Expediente 1. Recibir documentación soporte de Documentos anexos de la
la Defensa Judicial . demanda

2. Delegar al profesional
competente

3. Analizar el caso
CPACA

NO
¿La Entidad es 14. Iniciar acción de
Demandada? repetición
ANDJE

SI 15. Ejecutar procedimiento

establecido en art 162 y
subsiguientes
Ficha Tecnica 4. Elaborar Ficha Tecnica de la
Conciliación Prejudicial

NO NO ¿Juez
¿Es admitida? rechaza
demanda?
5. Presentar al Comite
SI SI
16. Hacer escrito de
subsanación
NO 18. Conceder termino para
¿Se acepta
Conciliación? presentar recurso

NO
¿Se subsana?
SI
19. Resolver de fondo

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Aprobación: 22/02/2018
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 PROCEDIMIENTO
DEFENSA JUDICIAL
¿Se subsana?
SI
19. Resolver de fondo
6.Conciliar Demanda
SI

17. Resolver por el Juez NO

7. Presentar conciliación ante el ¿Confirma
Juzgado rechazo?
NO
¿Se
profiere
Auto? SI
SI
NO
¿El Juzgado NO
¿Se
aprueba la presenta la
conciliación? demanda?

SI
SI

¿La demanda NO
esta dentro
del termino?

CPACA
SI

8. Iniciar y desarrollar
procedimiento Contencioso
art. 162 y ss

SI
¿Es de
primera 9. Presentar Recurso
Instancia?

NO

10. Operar la caducidad

¿Juez SI
declara
caducidad?

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Aprobación: 22/02/2018
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Aprobación: 16/07/2018
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 PROCEDIMIENTO
DEFENSA JUDICIAL
¿Juez
declara
caducidad?

NO

11. Esperar Respuesta

Fallo de Fondo.

12. Dejar en firme la

sentencia.

13. Dar cumplimiento a

lo establecido.

20. Enviar expediente al

archivo

FIN

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Aprobación: 22/02/2018
Versión: 16
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