Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.
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Lección 5: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 2

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Grupos de proceso para la

dirección del proyecto - parte 2
En esta lección encontrará información valiosa que le permitirá ampliar
conocimientos acerca de los siguientes grupos de proceso:

1. Grupo de procesos de planificación

Crear la estructura del trabajo (EDT)

Desarrollar el cronograma
Determinar el presupuesto

2. Grupo de procesos de ejecución

3. Grupo de procesos de monitoreo y control

4. Grupo de procesos de cierre

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Lección 5: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 2

1. Grupo de procesos de planificación

La actividad de planificar es tan necesaria como decir que debemos pensar antes de actuar. Si bien planear
un proyecto permite determinar si es factible o no ejecutar lo que se pretende en términos de alcance,
tiempo, costo, etc., esta debe ser una actividad iterativa y realizada en equipo para poder tener siempre
actualizado el plan para la dirección del proyecto.

Considerando que en la práctica de ejecución de proyectos es necesario detallar al máximo las actividades
a realizar y no quedarse solo en la teoría, a continuación se encuentra el listado de actividades a tener en
cuenta durante el inicio de los proyectos.

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Figura 1. Adaptación de Rita´s Process Chart (Mulcahy, 205, p. 39)

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El siguiente esquema muestra el recorrido posible en la planeación de un proyecto:

Figura 2. Adaptación de An Approach to Planning (ESI International, March 2010, unit 3 Pt. 3-5)

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Estructura detallada del trabajo

o Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT)
El término EDT o WBS (Work Breakdown Structure) representa el desglose del alcance del proyecto, desde el
entregable principal hasta llegar a los componentes mas pequeños, y se origina de la necesidad de planear,
controlar y suministrar todo y solo lo que el proyecto tiene aprobado.

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Como es necesario separar sistemáticamente el trabajo en partes mas pequeñas y fáciles de controlar,
la EDT es una jerarquización de enunciados que se puede representar en formato gráfico e indentado:

Formato gráfico:

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Formato indentado:

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Construcción de una EDT:

Revisar información preliminar (formulación del proyecto) y entender el

propósito del proyecto

Determinar los entregables que componen el alcance del proyecto

Descomponer los entregables en componentes de un nivel más detallado

Dividir cada componente en subcomponentes

Bajar de nivel hasta cuando cada paquete de trabajo pueda ser asignado y controlado

Programar una reunión con las principales partes interesadas (miembros del equipo,
cliente, patrocinador, etc.) para identificar si faltan o sobran ítems y cerrar el alcance del
proyecto

Preparar el diccionario de la EDT, es decir, la descripción de los elementos definidos pero

enriquecidos con mayor detalle técnico

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Ejemplo: proyecto reubicación de tienda de café

Una exclusiva tienda de café y pastelería necesita ser reubicada. Ya se ha formulado el proyecto y se
ha autorizado el inicio, por lo que ahora es necesario crear la Estructura de Desglose del Trabajo EDT.
Primero, se revisa el enunciado del proyecto, se aclaran los objetivos y se determinan los entregables:

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Ahora es necesario desplegar los

entregables en componentes y
subcomponentes, según sea necesario.
Primero, veamos la representación de la
EDT del proyecto de reubicación de la
tienda de café en formato indentado.

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Veamos ahora la representación

de la EDT del proyecto de
reubicación de la tienda de café
en formato gráfico.

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1. Sin perder de vista que todo proyecto es único, para

representar una EDT es posible usar plantillas de proyectos
similares para no comenzar cada vez de cero

2. Para que sea confiable, toda EDT debe discutirse en equipo

3. Una EDT detallada y cuidadosa permite construir un

excelente presupuesto

4. Una vez aprobada y publicada la EDT, debe respetarse y

mantenerse los códigos ya creados; si hay nuevos trabajos
se adicionan nuevos números. Bajo ninguna circunstancia se
cambia, borra o reutiliza la numeración

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Cambio en la EDT:

En el proyecto de reubicación de la
tienda de café hay dos novedades
que no estaban contempladas en
la EDT ya aprobada: 1. no se van a
adquirir nuevos muebles pues se van
a reutilizar los de la sede anterior; 2.
es necesario cambiar todo el sistema
de iluminación del local. Así se
representaría de manera gráfica:

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Cronograma
El cronograma muestra, de manera organizada, las
actividades del proyecto, sus hitos, el punto de
inicio y finalización, la duración de cada actividad y
la relación entre ellas.
El cronograma es el resultado
de la planeación y se afecta
por la planeación del alcance,
los recursos y los costos

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Representar el cronograma
Según las necesidades del proyecto, se emplean diferentes formas y herramientas para observar un
cronograma: un diagrama de red permite presentar las actividades en cajas o nodos que se unen de manera
lógica a las demás:

Se observa que:
•Las actividades 1.1.1 y 1.2.1 deben iniciar de manera simultánea
•Para realizar la actividad 1.2.2 es necesario haber terminado las tareas 1.1.1, 1.1.2 y 1.2.1
•La tarea 1.3.1 se puede realizar cuando finalice la 1.2.1

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Las actividades de un proyecto se pueden ver programadas en un calendario como el siguiente:

Mes 2 el proyecto

Es posible detallar que:

• La actividad 1.2.2 dura cuatro días
• La actividad 1.2.4 inicia cuando la 1.2.2 ya está avanzada y dura siete días
• La actividad 1.3.3 dura tres días

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Cronograma de hitos
Un hito es:

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Definir hitos dentro de la planeación

de un proyecto:

Permite a los directores,

patrocinadores o junta directiva de
la organización verificar el estado del
proyecto de manera rápida y sencilla

Ayuda a mantener enfocado al equipo

de trabajo

Facilita que no se pierda de vista

plazos importantes, reuniones
especiales, fechas de entregas,
aceptación de condiciones o
situaciones importantes

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Consideraciones para definir hitos

Un hito puede estar enlazado con más de una actividad o entregable. Ejemplo: el hito “Nuevo
local disponible para adecuación” se cumplirá cuando todas las actividades anteriores se
hayan completado:

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Un solo entregable o actividad puede generar más de un hito. Ejemplo: dentro del contrato
de obra civil, el director del proyecto considera importante tener control de planeación en
dos momentos: con el contrato firmado, para organizar el ingreso a la obra; cuando inicie la
fase de obra blanca para anclar el mobiliario principal, pues si se hace al final podría dañar
los acabados

Un hito se debe definir pensando en que no es una tarea y que, como tal, no consume
tiempo. Ejemplo:

Gestionar la firma del contrato Este enunciado implica tiempo y recursos

Contrato firmado Es un punto de control en el tiempo

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Así, el calendario de hitos es la representación de la planeación del proyecto de manera

simple y general:

El director del proyecto define los

hitos con el objetivo de mantener
el control sobre este, tener siempre
disponible un panorama ejecutivo
de su avance, tomar decisiones o
para presentar a sus superiores.

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Diagrama de Gantt
Junto con el calendario y el cronograma de hitos, es quizás la herramienta más reconocida
y usada en la planificación de proyectos pues permite ver las actividades o tareas sobre
una línea de tiempo con su duración, inicio y fin.

El diagrama de Gantt se puede construir según los recursos disponibles y el tipo de

proyecto, pero también es posible conseguir plantillas y aplicaciones que hacen más fácil
el ejercicio de planear.

Diagrama de Gantt paso a paso:

1. Definir la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

2. Tener claridad con respecto a la relación de las actividades para desarrollar los
paquetes de trabajo desglosados en la EDT. Por ejemplo, que para poder iniciar una
actividad se requiera la finalización de otra o ejecutarla simultáneamente

3. Definir la herramienta sobre la que se va a construir el diagrama de Gantt, dependiendo

de la complejidad del proyecto y de la disponibilidad de licencias

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4. Definir la demás información requerida, ej. recursos, fechas, etc.

5. Ingresar toda la información en la aplicación seleccionada junto con los hitos que
se consideran necesarios para controlar el proyecto

6. Presentar el cronograma al patrocinador y a las partes interesadas para someterlo

a discusión, mejoras y aprobación

7. Mantener el cronograma actualizado durante todo proyecto

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Características del diagrama de Gantt

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En el diagrama para el proyecto de reubicación de la tienda de café observamos:

Las actividades van en una columna, listadas de manera vertical a la izquierda

Se debe ubicar la línea de tiempo de forma horizontal
Se usan símbolos o convenciones
La línea vertical de color verde indica que hay un corte en el avance del proyecto y que:

- Finalizaron las actividades del entregable 1, el primer hito está cumplido

- No hay avance en la actividad 1.2.2 y el proyecto tiene una semana de atraso
- El segundo hito está próximo a vencerse y es necesario generar un plan de acción sobre la actividad 1.2.2

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Presupuesto del proyecto

Un presupuesto es la presentación, en términos monetarios, de todos los costos y de los ingresos
negociados de manera anticipada relacionados con la ejecución de todo el alcance del proyecto
dentro del periodo de duración definido.

A igual que el tiempo se estima para definir el cronograma, los costos se estiman para elaborar
el presupuesto y en ambos casos la calidad del ejercicio depende del detalle y precisión que se
tenga con la EDT.

Características del presupuesto

Desde la fase de formulación del proyecto, el director es el responsable de que los
recursos monetarios estimados cubran todos los costos necesarios para su ejecución (ej.
recursos humanos, de equipos y materiales, servicios subcontratados, etc.).

Cuando se gestiona la iniciativa, es probable que los costos se hayan calculado con base
en objetivos de alto nivel y tengan un rango de variación entre un -50% y un +50%,
según el tipo de organización y de proyecto.

Un ejercicio juicioso de la EDT y de los recursos del cronograma puede disminuir este
rango de variación a un nivel de precisión más alto, que puede ser entre un -5% a +10%.

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Existen varias técnicas para hacer un presupuesto, la más común y precisa es la

ascendente donde la estimación inicia con un número fijo de actividades cuyo costo se
va sumando hasta llegar al presupuesto total.

Una vez finalizada la estimación del presupuesto, es necesario someterlo a aprobación y

a posibles negociaciones para encontrar el punto de equilibrio y precisión perfecto.

Cuando el presupuesto quede como línea base, cualquier cambio que surja debe ser
justificado y presentado nuevamente a aprobación.

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.
“El grupo de procesos de planificación está
compuesto por aquellos procesos que establecen
el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los
objetivos y desarrollan la línea de acción requerida
para alcanzar dichos objetivos. Los procesos del
grupo de procesos de planificación desarrollan
los componentes del plan para la dirección del
proyecto y los documentos del proyecto utilizados
para llevarlo a cabo” (Project Management Institute,
2017, p. 565).
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Ha llegado el momento de poner manos a la
obra, de hacer realidad la iniciativa aprobada y
de empezar a trabajar en todo lo que con tanta
dedicación se ha planeado. De la calidad de la
planeación realizada va a depender el éxito del
proyecto. Sin embargo, como el tiempo no se
puede devolver para perfeccionar la planeación,
quedarán al descubierto las habilidades de
negociación, de toma de decisiones, de buen
juicio, de liderazgo, etc., la capacidad del gestor del
proyecto para solucionar todos los inconvenientes
que se pudieron presentar.
 Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Lección 5: Grupos de proceso para la dirección del proyecto - parte 2

Grupo de procesos de ejecución

De este grupo hacen parte los procesos requeridos
para cumplir con el alcance del proyecto según
las especificaciones previamente definidas. Es
normal que durante el tiempo de ejecución se
hagan actualizaciones a la planeación, revisiones
a las líneas base, al plan para la dirección del
proyecto o a cualquier otro documento. En cuanto
al presupuesto, es una herramienta que apoya la
mayor parte de procesos que comprenden
este grupo.
Considerando que en la práctica de ejecución
de proyectos es necesario detallar al máximo las
actividades a realizar y no quedarse solo en la
teoría, a continuación se encuentra el listado de
actividades a tener en cuenta durante el inicio de
los proyectos.

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Figura 3. Adaptación de Rita’s Process Chart (Mulcahy, 2005, p. 39)

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3. Grupo de procesos de
monitoreo y control
El control del proyecto se preocupa por:

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Figura 4. Adaptación de Rita’s Process Chart (Mulcahy, 2005, p. 39)

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Monitoreo y control de un proyecto

Debe hacerse monitoreo diario al proyecto, su equipo, recursos, actividades, cronograma,
costos, etc. pues es vital para mantener la trazabilidad de todo lo que sucede e impulsar el
progreso del proyecto:

Figura 5. Adaptación de Project Monitoring Processes

(ESI International, March 2010, Unit 8 Pt. 8-9)

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El grupo de procesos de monitoreo y control está compuesto por aquellos procesos

requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.

Grupo de procesos de cierre

“Este grupo de procesos se aplican al concluir una fase o al finalizar la totalidad del
proyecto, dependiendo de su magnitud y complejidad, y son esenciales para completarlo
de manera exitosa. Para ello, es fundamental que las actividades que se contemplan y los
recursos asociados para llevarlas a cabo estén identificados desde la fase de planeación”
(Project Management Institute, 2017, p. 613).

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El cierre es un proceso, no simplemente un evento

Todos los proyectos, sin importar su complejidad, deben tener

procesos de cierre

Una buena práctica es incluir el cierre del proyecto en la EDT

Es recomendable cerrar el proyecto y celebrar el esfuerzo,

incluyendo los respectivos reconocimientos, con el equipo, las
partes interesadas y el patrocinador

Para el crecimiento y el éxito de futuros proyectos, debe

entregarse a la organización la recopilación de la experiencia
adquirida y las lecciones aprendidas

El cierre técnico, administrativo, legal y financiero de todos los

contratos es igualmente necesario

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Figura 6. Adaptación de Rita’s Process Chart (Mulcahy, 2005, p. 39)

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Felicitaciones
Ha terminado el curso Lineamientos generales de la gestión de
proyectos, que es el primer escalón del Programa “Camino a la excelencia
en la gestión de proyectos”. Ahora reconoce los principales conceptos a
aplicar desde la institucionalidad de la Federación Nacional de Cafeteros y
dentro de la visión de gestión de proyectos.

¡Muchas Gracias!
Estamos seguros de que el tiempo dedicado a esta lección es una inversión
muy importante para alcanzar la excelencia en nuestros proyectos.