MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN
 CONTENIDO

Pág.

1. CAPÍTULO .............................................................................................................................. 5
1.1 Introducción .................................................................................................................. 5
1.1 Identificación de la empresa ......................................................................................... 5
1.2 Estructura organizacional .............................................................................................. 7
1.2.1 Misión .................................................................................................................... 7
1.2.2 visión ..................................................................................................................... 7
1.2.3 Principios corporativos .......................................................................................... 8
1.2.4 Valores corporativos ............................................................................................. 8
1.2.5 Principales procesos y \o servicios desarrollados ................................................. 9
1.2.6 Generalidades del sistema de gestión .................................................................. 9
2. CAPÍTULO ............................................................................................................................ 10
2.1 Objetivos ..................................................................................................................... 10
2.1.1 Objetivo General ................................................................................................. 10
2.1.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 10
3. CAPÍTULO ............................................................................................................................ 11
3.1 Justificación ................................................................................................................. 11
4. CAPITULO: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN .................................................................... 12
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto ..................................................... 12
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas ............... 13
4.3 Alcance del sistema integrado de gestión................................................................... 14
4.4 El sistema de gestión de calidad y de seguridad y salud en trabajo. .......................... 14
5. CAPÍTULO: LIDERAZGO ........................................................................................................ 16
5.2 Política integral............................................................................................................ 16
5.3 Roles y responsabilidades ........................................................................................... 16
6. CAPÍTULO: PLANIFICACIÓN ................................................................................................. 17
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades ......................................................... 17
6.2 Objetivos ..................................................................................................................... 17
7. CAPÍTULO: APOYO ............................................................................................................... 18
7.1 Recursos ...................................................................................................................... 18
7.2 Competencia ............................................................................................................... 18
7.3 Toma de conciencia..................................................................................................... 18
7.4 Comunicación .............................................................................................................. 18
7.5 Información documentada.......................................................................................... 18
9. CAPÍTULO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ........................................................................ 19
9.2 Auditorías internas ...................................................................................................... 19
9.3 Revisión gerencial........................................................................................................ 19
10. CAPÍTULO: MEJORA ......................................................................................................... 20
 TABLA DE ANEXOS

ANEXO 1. Perfil de cargo D:\ELECTIVA III\5.3 ROLES Y

RESPONSABILIDADES\PERFIL DEL CARGO.docx ................................................ 16
ANEXO 2. Matriz de riesgo y peligro ..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS Y
OPORTUNIDADES\MATRIZ DE RIESGO Y PELIGRO.xlsx .................................................. 17
ANEXO 3. Matriz legal..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS Y OPORTUNIDADES\MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES.xlsx ............................................................................................... 17
ANEXO 4. Procedimientos para la identificación de riesgos..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS
Y OPORTUNIDADES\PROGRAMA DE GESTION DE LOS RIESGOS JESDA.docx ................ 17
ANEXO 5. CUADRO CONTROL DE INDICADORES ..\ELECTIVA III\6.2
OBJETIVOS\Cuadro Control Indicadores Jesda final.xlsx ................................................ 17
ANEXO 6. Comunicación interna y externa ..\ELECTIVA III\7.4
COMUNICACIÓN\COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA.docx ..................................... 18
ANEXO 7. Auditorías D:\ELECTIVA III\9.2 AUDITORIAS\PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIA.docx ......................................................................................................... 19
ANEXO 8. Revisión gerencial D:\ELECTIVA III\9.3 REVISION
GERENCIAL\PROCEDIMIENTO REVISION GERENCIAL PCM-convertido.docx 19
 1. CAPÍTULO

1.1 Introducción

Jesda Distribuciones Ltda., consciente de su responsabilidad legal y social,

implementará el Sistema de Gestión Integral; con la seguridad de que su aplicación le
permitirá disponer de una herramienta de trabajo ágil, que garantice un ambiente laboral
con factores de riesgo controlados, lo que trae consigo la disminución en las pérdidas
sociales, materiales y económicas generadas por los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales; enfocadas al mejoramiento continuo, llevando un control ,
realizando pruebas de calidad donde se evidencie el compromiso de nuestra empresa
logrando incrementar la productividad y el posicionamiento de la empresa.

El siguiente manual presenta los documentos y registros que hacen parte del sistema
de gestión integral de la empresa. El manual se elaboró cumpliendo con los
lineamientos establecidos en las normas NTC ISO 9001: 2008, NTC ISO 45001:2018
Este Manual del Sistema de Gestión integral, resume los procesos, procedimientos,
actividades y responsabilidades que lo integran, y de la misma manera presenta la
planeación estratégica integral donde se definió la visión, visión, política integral,
valores corporativos y objetivos para la empresa.

Logrando obtener como resultado la interacción de nuestros procesos, la prestación

de un servicio de calidad, obteniendo la satisfacción de nuestros clientes, trabajando
siempre de la mano con nuestras partes interesadas.

1.1 Identificación de la empresa

Tabla 1: Identificación de la empresa

Nombre o Razón Social Jesda distribuciones Ltda.

NIT 900.137.888-77

Domicilio Carrera 6 sur N° 20- 36

Municipio Neiva

Departamento Huila

Número Telefónico (8) 8602718 – 318 6619357

Gerente Luis Roberto pañuela Jaramillo

Presidentes Del Copasst Claudia ranquel silva

Tipo De Sociedad Limitada

Actividad Económica Servicio – comercio al por menor de productos

alimenticios

Ubicación geográfica Está ubicada en la parte sur de municipio de Neiva

en la zona industrial

Número De Trabajadores 25

Descripción Jesda Distribuciones Ltda. es una empresa

dedicada a la venta tienda a tienda, dentro de la
ciudad de Neiva y varios municipios del
departamento del Huila, de los productos de
Nestlé, con una trayectoria de 10 años en el
mercado.

Fuente: Elaboración propia

 1.2 Estructura organizacional

1.2.1 Misión
Llegar a tener una cobertura del 100% en el territorio asignado en todo tipo de
clientes ya sean tiendas o cualquier tipo de negocio alternativo, nuestra ventaja
competitiva con respecto a nuestros competidores es la excelente ejecución y exhibición
de nuestros vendedores en el punto de venta dando una muy buena imagen a la marca
Nestlé y Nestlé purina

1.2.2 visión
Jesda Distribuciones Ltda. será el mejor Macro aliado de Nestlé y Nestlé purina en
Colombia dando una excelente cobertura al territorio del Huila y teniendo clientes
satisfechos. Buscamos que nuestro grupo de colaboradores se encuentre 100%
comprometido y con alto sentido de pertenencia para hacer de nuestra organización un
excelente lugar para laborar.

Ilustración 1: Organigrama de la empresa

Fuente: Elaboración propia

 1.2.3 Principios corporativos

El principio de la empresa es tener empleados motivados y felices, pues nuestro

compromiso además de económico es social propendiendo porque nuestros empleados
cada vez puedan tener una mejor calidad de vida. Por ésta razón los empleados se
contratan a través de contratación directa y con todas las garantías legales.

Nuestra empresa lleva 11 años y medio en el mercado del canal tradicional de tienda.

1.2.4 Valores corporativos

 Calidad: Con el propósito de ser cada vez más competitiva en el mercado
regional.
 Solidaridad: Nos sentimos comprometidos con el acontecer de la empresa y
asumimos que nuestras acciones afectan a los demás.
 Participación: Somos una organización democrática, donde cada empleado tiene
incidencia en la toma de decisiones e igualdad de oportunidades.
 Equidad: Facilitamos el desarrollo integral del trabajador y su familia, mediante
la distribución justa e imparcial de los beneficios cooperativos.
 Honestidad: realizamos todas las operaciones con trasparencia y rectitud.
 Lealtad: Somos fieles a La Cooperativa y buscamos su desarrollo y permanencia
en el tiempo.
 Responsabilidad: Obramos con seriedad, en consecuencia, con nuestros deberes
y derechos como empleados, acorde con nuestro compromiso con La empresa.
 Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en las
relaciones interpersonales, laborales y comerciales.
 Mística: Realizamos nuestro trabajo bien desde el principio, con la convicción de
entregar lo mejor.
 Confianza: Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores productos y
servicios a un precio justo y razonable.
 Coherencia: pensamos y actuamos en consonancia con los objetivos personales
y laborales.
 1.2.5 Principales procesos y \o servicios desarrollados

 Proceso administrativo.
 Proceso logístico de almacenamiento.
 Proceso de ventas y mercadeo.
 Proceso de distribución del producto.

1.2.6 Generalidades del sistema de gestión

El presente manual se ha desarrollado con el fin de demostrar la estructura de los

roles y responsabilidades que intervienen en el SGI el cual está soportado por las
normas ISO 9001 versión 2015 y ISO 45001 versión 2018. Su enfoque estará dirigido al
proceso de distribución para asegurar la eficacia de este.
 2. CAPÍTULO

2.1 Objetivos

2.1.1 Objetivo General

Implementar el sistema de gestión de calidad y de sistema de gestión de seguridad y

salud en trabajo en la empresa Jesda Distribuciones Ltda., mediante el cumplimiento
conjunto de sus requisitos, con el fin de lograr los objetivos y estrategias definidas en el
Plan Estratégico Institucional.

2.1.2 Objetivos específicos

• Analizar el contexto, teniendo en cuenta el entorno y las variables.

• Analizar y facilitar solución a posibles riesgos que se puedan presentar en la empresa.

• Determinar seguimiento y control para el mejoramiento continuo.

 3. CAPÍTULO

3.1 Justificación

El proyecto del diseño de Manual del Sistema Integrado de Gestión, a partir de la

normas ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 , es importante para la empresa Jesda
Distribuciones Ltda., ya que permitirá en su interior mejorar la eficiencia y efectividad
de la organización para la adaptación a las necesidades del mercado, la reducción de los
índices de errores evitando así los reprocesos, el incremento de los beneficios
económicos y la reducción de los costos de no calidad , la mejora en la moral, la
motivación, la participación y las competencias del personal, la adquisición de
productos de calidad y el desarrollo de los procesos de manera eficiente y eficaz.

Al implementar el Sistema Integrado de Gestión en la empresa, se pretende mejorar

el ambiente de trabajo, permitiendo así la optimización en la calidad del proceso de
distribución. Todo esto previsto a su debido tiempo y mediante el cumplimiento de los
requisitos establecido por las normas, evitará situaciones de riesgo, accidentes, gastos y
otros eventos que seguramente implicarán pérdidas económicas. por las consideraciones
anteriores, se hace necesario iniciar un diseño de sistema integrado de gestión a partir
de las normas ISO 9001:2015 7 ISO 45001:2018; ya que su cumplimiento le garantiza
su crecimiento y permanencia en el sector comercial, fortaleciendo la imagen de la
empresa, garantizando el mayor bienestar y seguridad al personal que trabaja para ella,
mejorando el posicionamiento e incursionado más en el mercado, situación que no ha
podido sobrepasar por no contar con aspectos de vital importancia que podrían adquirir
con la integración del Sistema de Gestión.

El proyecto permitirá conjugar los conocimientos teóricos con las herramientas

brindadas para diseñar e integrar Sistema de Gestión, así como visualizar y aplicar las
mejoras correspondientes a la empresa Jesda Distribuciones Ltda. a partir de un
diagnóstico integrado que le permitirá a la alta dirección tomar decisiones estratégicas
de gran impacto con la rentabilidad, calidad de producto , mejora de procesos internos y
aspectos humanos de la empresa, lo que facilitará el logro de los objetivos
organizacionales.
 4. CAPITULO: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

Jesda Distribuciones Ltda., lleva una trayectoria de 10 años en el mercado, cuenta

con una variedad de productos en su catálogo de la marca Nestlé, Los cuales distribuye
en la ciudad de Neiva y en los municipios cercanos; realizando visitas constantes a los
lugares de comercialización como lo son las tiendas de barrio, mini mercados, y los
diferentes establecimientos, donde se toman los pedidos, para después de unos días ser
entregados previamente como se establezca con el vendedor, ofreciendo un servicio
confiable y seguro con el fin de satisfacer al cliente.

Tabla 2: Análisis DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES
● Clientes-tienda bienestar ● Baja mejoras tecnológicas e
● Bajo índice de rotación del innovación.
personal. ● No cuenta con un modelo de
● Cumplimiento de la cobertura y el gestión adecuado.
manejo de los clientes. ● Personal no capacitado
● Sostenimiento en el mercado de
Nestlé.
● Motivación constante para sus
empleados.
● Recogen los productos como valor
agregado que tienen ante el cliente.
● Buen manejo de medios
publicitarios.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
● Concentrarse en los nuevos ● Distribuidores que manejan
productos en el mercado para multimarcas.
incrementar las ventas. ● Limitantes con los mayoristas.
● Marca de productos reconocidos. ● Competencia de precios de otras
● Reconocimiento entre los macro- empresas.
aliados de Nestlé. ● Inseguridad de los empleados.
● Conseguir mejoras tecnológicas
para el modo de pago.
Fuente: Elaboración propia
DO: Baja mejoras tecnológicas e innovación – Conseguir mejoras tecnológicas para el modo de
pago.

Estrategia: Implementar mejoras tecnológicas para optimizar el modo de pago, mediante una
aplicación o una página web en donde los clientes puedan hacer su propio pedido y respectivo
pago.

Objetivo: Ajustar nuevos métodos de pago

Meta: Implementar un método de pago

Indicador: Un nuevo método de pago implementado

DO: Personal no capacitado - Concentrarse en los nuevos productos en el mercado para

incrementar las ventas.

Estrategia: Fortalecer el recurso humano para hacerlo más competente a la hora de

promocionar lo nuevos productos.

Objetivo: Posicionar los nuevos productos e incrementar las ventas.

Meta: Capacitar los trabajadores / Posicionar 2 productos nuevos en el mercado.

Indicador: Trabajadores / productos nuevos en el mercado

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Ilustración 1: Compromiso de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Fuente: Elaboración propia

 4.3 Alcance del sistema integrado de gestión

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Jesda Distribuciones

Ltda., está orientado a la prestación de servicio de la distribución de productos Nestlé en
la ciudad de Neiva- Huila y algunos municipios cercanos como Rivera, Campoalegre,
Baraya, entre otros. De los requisitos de la norma ISO 9001:2015 son aplicables a
nuestro sistema de gestión ya que nos vamos a enfocar en el proceso de distribución; es
decir en la entrega de los productos a los diferentes clientes. Jesda Distribuciones Ltda.
debe asegurarse que los productos lleguen en perfecto estado.

Con respecto a la norma ISO 45001:2018 es aplicable a nuestro sistema de gestión,

porque en el proceso de distribución se debe velar por la seguridad de la mercancía y de
la persona encargada de distribuirla a los diferentes puntos.

4.4 El sistema de gestión de calidad y de seguridad y salud en trabajo.

Jesda Distribuciones Ltda., tiene un programa de sistema de gestión de SST y de

gestión de la calidad, con el objetivo de la definición anual de responsabilidades y metas,
el cumplimiento de la legislación correspondiente y el compromiso de la Dirección de
mejora continua. Para poder desarrollar su política SST y de calidad, la dirección de la
organización pone a disposición del personal todos los medios necesarios y la
información periódica de los objetivos establecidos y logros conseguidos.
Ilustración 2: Mapa de procesos

Fuente: Elaboración propia

 5. CAPÍTULO: LIDERAZGO

5.2 Política integral

En Jesda Distribuciones Ltda. comercializamos productos de alta calidad para el

hogar buscando la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes,
mediante el mejoramiento continuo de nuestros procesos de comercialización tienda a
tienda; desarrollamos nuestra gestión con excelencia en servicio, contando con la activa
participación y apoyo de nuestras partes interesadas.

Consciente de la importancia del bienestar del talento humano, como eje para el
desarrollo de su misión, velará por garantizar un buen clima y ambiente laboral donde
prime la seguridad, salud y protección de todos sus trabajadores, contratistas,
subcontratistas y visitantes, apoyando el Sistema de Integrado de Gestión.

Por medio de esta política Jesda Distribuciones Ltda. se compromete al

cumplimiento de los requisitos legales, bajo la normatividad de la. ISO 9001 del 2015 y
ISO 45001 del 2018, además deberá comunicarse, entenderse y estar disponible para
todas las partes interesadas como información documentada para el establecimiento y
cumplimiento de los objetivos de la organización.

5.3 Roles y responsabilidades

Véase en el Anexo 1. Perfil de cargo D:\ELECTIVA III\5.3 ROLES Y
RESPONSABILIDADES\PERFIL DEL CARGO.docx
 6. CAPÍTULO: PLANIFICACIÓN

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Mediante los siguientes anexos podemos identificar los riesgos y oportunidades, bajo
los requisitos de la norma ISO 45001 del 2018.

ANEXO 2. Matriz de riesgo y peligro ..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS Y OPORTUNIDADES\MATRIZ DE

RIESGO Y PELIGRO.xlsx

ANEXO 3. Matriz legal..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS Y OPORTUNIDADES\MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES.xlsx

ANEXO 4. Procedimientos para la identificación de riesgos..\ELECTIVA III\6.1 RIESGOS Y
OPORTUNIDADES\PROGRAMA DE GESTION DE LOS RIESGOS JESDA.docx

6.2 Objetivos

 Aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas mediante la

elaboración de planes estratégicos.
 Fortalecer el compromiso con la seguridad y salud en el trabajo, por medio de
instrumentos de planeación, evaluación y seguimiento de las actividades que se
llevan a cabo dentro de las instalaciones de la organización.
 Eliminar la accidentalidad mediante la gestión adecuada de los peligros.
 Garantizar el conocimiento de las políticas por parte de las personas que hacen
parte de la organización.

Mediante el siguiente anexo se presentará el cuadro control de indicadores.

ANEXO 5. CUADRO CONTROL DE INDICADORES ..\ELECTIVA III\6.2 OBJETIVOS\Cuadro

Control Indicadores Jesda final.xlsx
 7. CAPÍTULO: APOYO

7.1 Recursos
Las personas que se necesitan para este proceso de distribución son:
 Jefe de bodega
 Auxiliar de bodega
 Transportador de bodega

7.2 Competencia
Este anexo ya se encuentra en el apartado de roles y responsabilidades. Véase (5.3)

7.3 Toma de conciencia

Este anexo ya se encuentra en el apartado de objetivos. Véase (6.2)

7.4 Comunicación
Aquí se identifican las comunicaciones internas y externas de la empresa Jesda
Distribuciones Ltda.
ANEXO 6. Comunicación interna y externa ..\ELECTIVA III\7.4 COMUNICACIÓN\COMUNICACION
INTERNA Y EXTERNA.docx

7.5 Información documentada

Para el Sistema de Integrado de Gestión, aplica la estructura del sistema documental

de Jesda Distribuciones Ltda.
La empresa establece su procedimiento de gestión documental, con los lineamientos
para elaborar, revisar, actualizar, aprobar, identificar, controlar y conservar estos
documentos, así como prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos.
La documentación relacionada con el Sistema de Gestión, debe estar redactada de
manera tal, que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o
consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse
y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete.
 9. CAPÍTULO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.2 Auditorías internas

Véase en el Anexo 7. Auditorías D:\ELECTIVA III\9.2

AUDITORIAS\PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA.docx

9.3 Revisión gerencial

Véase en el Anexo 8. Revisión gerencial D:\ELECTIVA III\9.3 REVISION

GERENCIAL\PROCEDIMIENTO REVISION GERENCIAL PCM-convertido.docx
 10. CAPÍTULO: MEJORA

Jesda Distribuciones Ltda., busca mejorar la eficacia del Sistema Integrado de

Gestión, mediante la identificación de oportunidades de mejora en cada uno de los
procesos del sistema. Las oportunidades de mejora son analizadas para identificar
causas de problemas mediante la metodología de los cinco porqués. Una vez
identificada las causas del problema se proponen acciones correctivas a través de planes
de acción que incluyen el seguimiento necesario para verificar la eficacia de dichas
acciones.