Redacción de Informes

Partes del Informe

Módulo V

Partes del Informe

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Partes del Informe

PARTES DEL INFORME

Objetivos:

Una vez leída y ejercitada esta sección, el participante estará en

capacidad de:

a) Conocer las características de un escrito técnico-científico

b) Conocer cada parte del informe en detalle y aplicar las

recomendaciones y sugerencias para redactar un informe óptimo.

c) Relacionar directamente la producción de ideas puesta en práctica en

la sección anterior con el desarrollo del informe.

d) Diferenciar índice temático de índice descriptivo

e) Utilizar una guía crítica para la revisión de un informe.

f) Conocer los tipos de informe más usados en la industria.

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En los módulos I, II y III de este manual hemos trabajado sobre la base

del párrafo. Vimos desde distintos ángulos la importancia que tiene redactar

un párrafo en torno de una idea: todos los períodos a su servicio. En esta

parte del curso extrapolemos ese nivel micro que acabamos de describir y

llevémoslo a un nivel macro: el informe en su totalidad. Esto es, todos los

contenidos que van a conformar el informe deben estar al servicio del objeto

central del trabajo que redactaste.

Como vimos en la producción de las ideas, es esencial en toda

exposición técnico-científica, mantener un orden interior, una lógica, que

permitan exponer con la mayor claridad posible todas las materias que han

de desarrollarse. Ello se logra, como hemos visto a lo largo del curso, con

a)la lógica, b) la coherencia discursiva, c)un conocimiento certero de cómo

construir un párrafo d)un ejercicio cuidadoso de producción de ideas y

e)mediante una cuidadosa organización de los contenidos, de tal modo que

éstos no aparezcan como puestos al azar, sino vinculados entre sí,

estructurados en diversas partes que posean una secuencia lógica

fácilmente comprensible.

Cada trabajo, por tanto, debe ser meditado en cuanto a su estructura

expositiva básica, esto significa realizar un esfuerzo para definir y disponer

convenientemente las diferentes partes o secciones que lo componen,

teniendo en cuenta las características de los diferentes contenidos que se

van a trasmitir. Para lograr este cometido existen, más allá de las

especificidades de cada caso, algunos modelos expositivos generales que es

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conveniente conocer para realizar con mayor facilidad la investigación que

amerita el informe. Estos modelos, como el ejemplo genérico que se detalla

en las transparencias y en este manual, sólo son moldes abstractos que cada

autor debe usar simplemente como una estructura de referencia, como una

especie de esqueleto o guía al que hay que dar vida con los contenidos que

se van a trasmitir.

22. TÍTULO

El título debe dar identidad al trabajo y ser breve, aunque

suficientemente claro como para indicar el problema que se investiga. Por

ejemplo, en la Universidad Simón Bolívar, los títulos de las Tesis de Grado no

deben exceder los cien caracteres. Recuérdese que el informe puede pasar a

formar parte de los títulos de alguna biblioteca, un archivo, una revista de

compendios, etc.; ello implica que la persona interesada se guía

generalmente por el título del trabajo. Un título incompleto o poco claro

desorienta al lector en cuanto al tema que desea investigar.

Tanto en la preparación del título, como en las conclusiones y en el

resumen, es necesario desarrollar un alto sentido de síntesis. Es

recomendable redactar dos o tres títulos para el mismo informe y después

elegir el que mejor se adapte al tema.

Fallas más comunes en la redacción de títulos

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TÍTULOS: REVELAN:
Extensos Escaso sentido de síntesis
Con expresiones vagas Falta de precisión
Demasiado cortos Poca imaginación
Exagerados en el contenido Mucha ambición

Es importante para redactar el título tener presente estos elementos:

 El porqué: estudiar, valorar, analizar, apreciar, recomendar, escribir,

etc. Es el elemento más importante que debe estar en el título y

merece estar en su primera línea.

 El quién: personas, nombres de compañías, instituciones o

asociaciones a que se destina el informe. Es también digna de figurar

en la primera línea.

 El qué: el asunto de que se trata, lo que está siendo investigado, el

valor que va a derivarse de la solución.

 El dónde: ubicación geográfica relacionada con el estudio.

 El cuándo: intervalo de tiempo que se investiga.

 El cómo: procedimiento fundamental para recoger los datos.

Experimental, encuesta, observación, estudio de datos, etc. o

cualquier otro que se emplee.

Ejemplos:

porqué cuándo qué

Estudio realizado en 1997 sobre los beneficios que podría obtener
quién
Intevep si incrementa la producción de Orimulsión sobre la base
cómo dónde
de un estudio realizado en los países del Mar del Norte.

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porqué qué quién dónde

Valoración de las prácticas comerciales de Propilven en los países
cómo cuándo
del Pacto Andino por medio de datos estadísticos durante el año 1996

No es absolutamente necesario que todas estas partes conformen el

título, pero recomendamos no olvidar en él el porqué, el qué y el dónde.

¿Qué observas en los siguientes títulos?

 Consideraciones sobre la osteoporosis en mujeres negras de más de

sesenta años.

 Estudio de mercado para la venta de barredoras de nieve en el estado

Falcón

 Manufactura del algodón en Venezuela: Salidas para una crisis en puertas.

 Los intereses moratorios en la Legislación Hacendista Venezolana. Leyes

de Hacienda Pública Nacional. Especial referencia al Código Orgánico

Tributario a través de su sucesivas reformas.

 Consideraciones para la instalación de una red de computadoras que una

a las distintas gerencias para así ampliar el margen de toma de decisiones

en Diseños Corporativos S.R.L.

 Carta de crédito

 Producción del pozo SDZ-183

 Mantenimiento de las bombas Gaso 1753

Una vez criticados estos títulos ¿cómo quedaría el que redactaste?

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______________________________________________________

23. INTRODUCCIÓN

Debe dar a conocer la naturaleza y el propósito del informe para lograr

que el lector se entere de los alcances y de las limitaciones del trabajo. Abre

el trabajo propiamente dicho y supone la comprensión del mismo: cuál es su

alcance, sus implicaciones y sus límites. El lector, cuando se propone la

lectura de un texto, quiere antes que todo, saber de qué se trata. Satisfecha

esta exigencia, desea que se le guíe para la comprensión del tema tratado.

De estas dos necesidades, se deducen los requisitos imprescindibles de una

buena introducción:

La definición del tema,

La indicación del camino que va a seguir.

El método para la elaboración de la introducción busca mostrar cómo,

en la práctica, se han de cumplir estas exigencias fundamentales.

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Esquema general de la introducción

Requisitos Pasos

1. Idea general
2. Delimitar
3. Situar
a) Anunciar el tema 4. Mostrar la importancia
5. Justificar
6. Definir los términos
7. Documentación
8. Metodología

b) Cómo será 9. Ideas directrices de desarrollo

desarrollado 10. Plan de desarrollo

La forma en que se expresa la idea general o el objeto del informe

adopta diversas modalidades. A veces conviene decir a quién le interesa el

estudio, por qué viene a cubrir una laguna, qué influencia podría ejercer en

el ámbito hacia donde va dirigido, para explicar a continuación los planes

especiales que tiene el redactor del informe sobre cómo ejercer dicha

influencia. Otras veces es preferible empezar con las finalidades y objetos

del trabajo y continuar con la justificación del tema.

En los informes de negocios se suelen dar estas dos modalidades:

 Justificación del tema delante del objetivo.

 Justificación del trabajo después de exponer su objeto.

En la primera están los antecedentes y luego la finalidad u objeto del

informe. En la segunda primero se expone el objeto de la investigación y

luego se justifica.

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Pasos que se deben seguir para definir el objeto:

 Definir el objeto del informe consiste en anunciar la idea general

y precisa que se va a tratar a lo largo de todo el trabajo.

 Una vez que se anuncia el objeto, se hace necesario delimitarlo, es

decir, indicar el punto de vista desde el cual será tratado

(delimitación del objeto). En este caso, si el informe es extenso, se

proponen una o más hipótesis para ser demostradas posteriormente.

 Al objeto es preciso situarlo en el tiempo y en el espacio

(inclusive desde el título como ya vimos). Situarlo también significa

indicar los presupuestos o los postulados indispensables para la

comprensión del mismo.

 Demostrar la importancia que tiene el objeto del informe y más: el

punto de vista desde el cual se va a tratar. Aquí es donde se capta el

interés del lector.

 Si la importancia del objeto queda demostrada, así como el conjunto

de los aspectos que serán tratados para desarrollarlo, entonces la

justificación de la escogencia y la delimitación del mismo surgirán

fácilmente.

 En informes cortos la introducción debe contener la indicación de la

documentación y de los datos empleados. En cambio, en informes

largos, como memorias y tesis para la obtención de un grado

universitario, la presentación de los mismos constituye un capítulo

aparte.

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 Conocido el objeto de estudio, el lector quiere conocer el camino que

ha de seguir. Este el momento de anunciarle las ideas directrices

de desarrollo: puntos principales (mapa de las ideas), deducciones o

inducciones más importantes, resultados más significativos.

Ejercicio:

Redacta la introducción (máximo una página) del informe sobre el

tema que escogiste. Si consideras que pasará de una página, realiza el

bosquejo y coméntalo con el instructor. Toma en cuenta el mapa de las

ideas y el esquema general de introducción dado anteriormente.

Recuerda que ya tienes redactada la parte principal de la introducción:

el objeto.

24. DESARROLLO

Comprende la parte más extensa del informe, es su parte analítica por

excelencia. Se encamina a comunicar los resultados de la investigación.

Siempre se divide en partes, en función de las dificultades encontradas o en

función de las partes que contiene cada dificultad.

A medida que se progresa en la redacción del informe, se recogen

muchas ideas que deben seleccionarse de lo general a lo particular -lógica-,

ello nos permitirá ver la trayectoria del pensamiento: deducción o inducción,

si nuestro trabajo pretende arribar a conclusiones.

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Cuando realizamos el ejercicio de la producción de las ideas nos dimos

cuenta de que es mucho más fácil comprender un tema cuando se lo ha

dividido -análisis-, pues sin esta operación no se puede identificar

claramente el objeto del trabajo, ni distinguir lo que se le atribuye al todo o a

cada una de las partes. Lo vimos en la coherencia discursiva: cada parte

debe estar unida temática y semánticamente con el objeto central del

trabajo.

El desarrollo es, pues, la reunión sistemática de las diversas

partes que componen la materia de estudio, sin olvidar que la

elaboración del plan –mapa de las ideas- no equivale a proponer una

organización arbitraria y sin nexo entre las partes y el todo. Se trata, por el

contrario, de someter los conceptos a un orden dentro de la jerarquía real o

lógica de las preguntas.

Descripción de los hechos, apreciación y conclusión de la apreciación,

explicación y conclusión de la explicación, mostrar la tesis y su antítesis

ambas con sus ventajas e inconvenientes, son diversas formas que nos

permiten descubrir la estructura lógica o real de nuestro objeto de trabajo.

La construcción del mapa de las ideas supone la capacidad de distinguir

lo fundamental de lo accesorio, la idea principal de la secundaria, lo pudimos

apreciar claramente cuando colocamos cerca del óvalo las ideas principales y

hacia los extremos las accesorias. Esta elaboración es un ejercicio de la

inteligencia: refleja en el redactor del informe si es desproporcionado y

trabaja con desorden sin respetar jerarquías ideatorias o, por el contrario,

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exhibe equilibrio y proporción, además de saber resaltar lo fundamental y lo

esencial.

En el desarrollo debe evitarse confundir hechos e informaciones

con opiniones o reflexiones. Es una tendencia cognoscitiva contemporánea

darle mayor peso a la información que al conocimiento o a la reflexión. Con

frecuencia las informaciones sustituyen de forma aberrada a las reflexiones.

Muchos informes son una inmensa galería de información sin ningún tipo de

reflexión y mucho menos de conocimiento. Manejar con soltura datos,

gráficos, tablas, estadísticas, entrevistas, fotografías, etc. no significa ser un

experto en determinado tema, además todas estas herramientas de

información caen fácilmente en el olvido del lector si no son aglutinadas bajo

un pensamiento unificador. Por ejemplo, las carpetas que abrimos en nuestra

computadora para guardar información. Premisa básica: no confundir

memoria con inteligencia ni precisión con reflexión.

El desarrollo equivale a un proceso deliberado y sistemático de reflexión.

Es absolutamente personal, y será más personal mientras mayor sea el

esfuerzo interior de reflexión.

24.1 NORMAS PRÁCTICAS

Existen dos métodos principales para consignar las materias que

integran el plan de desarrollo del informe: el temático y el descriptivo. El

título temático indica el contenido y la relación de las partes por medio de

palabras claves (tal como hicimos en el mapa de las ideas). El título

descriptivo comprende el contenido, su significación y su relación con la

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decisión a que se ha llegado en el estudio, y los datos y cifras principales que

la apoyan. Este último ofrece la ventaja de presentar al lector del informe lo

sustancial de la investigación, aunque no se moleste en hojear las demás

partes. En la presentación temática de los títulos el autor se limita a

identificar las áreas de su estudio, en el descriptivo identifica concretamente

las características más destacadas del informe. Veamos en el siguiente

ejemplo los títulos de primer nivel previstos para al plan de desarrollo del

siguiente informe:

Estudio de factibilidad para la instalación de una fábrica de

plásticos de Pequiven en el municipio Lamas, Estado Aragua.

INDICE TEMÁTICO INDICE DESCRIPTIVO

1. Introducción 1. Posibilidad de una fábrica: Fuente de
empleos y recursos para Lamas
2. Antecedentes 2. Historia económica del municipio Lamas
después de la descentralización
3. Plan de investigación 3. Viabilidad económica, ecológica y social
4.Fuentes básicas de 4. Valoración de las publicaciones de la Alcaldía
información sobre el mercado de trabajo en el municipio
5. Limitaciones 5. Limitaciones específicas: El entorno político
6. Plan orgánico 6. Demanda, competencia y beneficios
potenciales del sector en el centro del país
7. Conclusiones 7. El proyecto es viable
¿Qué diferencias podrías establecer entre ambos índices?

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______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

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Cada uno de estos subtemas que se indican en el nivel uno –los clusters

o macroconceptos más cercanos al óvalo en el mapa de las ideas- deben ser

demostrados con información pertinente y examinados mediante un ejercicio

claro de reflexión.

Demostración y examen -unas de las formas de operar del análisis- se

constituyen así en insumos necesarios para arribar a una conclusión parcial.

Cada una de las conclusiones parciales servirán, a su vez, para la conclusión

total del informe.

Veamos ahora los títulos de segundo nivel –las primeras ramificaciones

que parten de los clusters de trabajo-:

El criterio de la demanda

INDICE TEMÁTICO INDICE DESCRIPTIVO

Importancia del plástico en la industria Cubriría el 60% de la demanda en la

de la región región

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DETERMINANTES DE LA COMPETENCIA

INDICE TEMÁTICO INDICE DESCRIPTIVO

Influencia de la Tres fábricas similares sólo cubren el 40% del

competencia mercado de la región

COSTOS

INDICE TEMÁTICO INDICE DESCRIPTIVO

Instalación, producción y Inexistencia de barreras a la entrada en costos de

mercadeo instalación

DECISIÓN

INDICE INDICE DESCRIPTIVO

TEMÁTICO
Conclusiones Perspectivas favorables: Sector de gran demanda y poca

oferta

Los índices temáticos son recomendables para informes cortos, inclusive

para los que no requieren llegar a conclusiones y recomendaciones, como

por ejemplo un informe realizado por un contador para una empresa, en este

caso quienes toman las decisiones son los que manejan el negocio. En

cambio, los índices descriptivos son muy útiles para informes largos, tesis de

grado, monografías extensas, etc. Sin embargo, a criterio del redactor,

ambos pueden usarse en informes de cualquier extensión.

Una ventaja del índice descriptivo es que permite al lector, con tan solo

leer los títulos, darse una idea bastante aproximada de la trayectoria que

siguió el redactor para arribar ya sea a la decisión, a la conclusión o a las

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recomendaciones; aprecia mejor el movimiento de la idea. El índice temático

no refleja dicha trayectoria.

24.2 DIVISIÓN POR OPOSICIÓN O PROGRESIÓN

Aquí se trata de definir los criterios que podrán facilitar la redacción

basada en el mapa de las ideas.

Es aconsejable la división por oposición. Oponer las partes es una buena

manera de dividir el desarrollo. Quien encuentra dos partes que se oponen

halla una forma efectiva de exponer su objeto: el pensamiento que atravesó

la contradicción es un pensamiento profundo.

Cuando no es posible la división por oposición, se recurre a la división

por progresión. En ambos casos nos encontramos con la presencia de un

plan lógico, fruto de un espíritu sistemático.

Debe evitarse:

 El plan fácil, abstracto, que no resulta de un esfuerzo de reflexión

personal ni de una organización coherente de las ideas.

 Dividir en ventajas y desventajas. Aun si el enunciado sugiere colocar en

la primera parte las ventajas y en la segunda las desventajas es

conveniente evitarlo, refleja un plan fácil pues no implica ninguna

contribución personal.

 La comparación. El tema puede tomar forma de comparación entre dos

países, dos realidades, dos instituciones, dos gerencias. Colocar un

término de comparación en la primera parte y el otro en la segunda,

dejando las diferencias para las conclusiones sería un plan cómodo,

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alejado del esfuerzo de reflexión. La idea de comparación, debe abarcar,

en este caso, todo el plan. Se deben buscar las ideas generales que

gobiernan la comparación y construir sobre ellas el plan.

 El plan cronológico. En historia se condena el plan cronológico. El plan

debe centrarse sobre las ideas predominantes y los hechos significativos,

en un esfuerzo de encadenamiento del tiempo y de la lógica (causalidad)

intrínsecos de la evolución del pasado.

 El plan que a primera vista parezca convenir al tema. Este será siempre

una creación personal, fruto de una mente que razona. Es conveniente

hacer y rehacer el plan varias veces.

Ejercicio:

Con el mapa de las ideas y la lectura de esta última sección

transforma el índice temático que ya tienes en índice descriptivo.

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25. CONCLUSIÓN

El desarrollo permitió al redactor del informe realizar el análisis, ahora

llega el momento de la construcción global -síntesis-. Si el autor del trabajo

demostró y examinó con suficiente juicio cada uno de los subtemas

abordados en los niveles uno, y extrajo conclusiones -construcciones-

parciales de cada uno de ellos, la conclusión total de su trabajo debería

emerger sin ningún tipo de dificultad; inclusive, el orden de ésta ya le viene

dado por el orden de aparición de los subtemas en que dividió su trabajo.

Esta es la parte de la investigación donde se arma la narración en un todo

continuo.

Pero ¡cuidado!, que no sea una simple repetición de lo expuesto en el

estudio -para eso al lector le bastará leer el índice-; el ejercicio de la síntesis

no es tan mecánico como parece -como aquel resumen que nos mandaban a

hacer de lo leído en libros de primaria o bachillerato- . La importancia de una

síntesis está en la pericia que se tenga para valorar el propio trabajo al

abordar perspectivas diversas del tema tratado.

Un objeto puede ser estudiado en distintos informes, pero el sello

personal de cada uno de ellos estará en las conclusiones y recomendaciones

a las que llegue quien redactó el estudio. Por eso -insistimos- la síntesis

global no es simplemente reconstruir lo que el análisis dejó disperso en el

desarrollo.

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El gerente apurado no leerá el informe completo, buscará el sello

personal: las conclusiones. Y si no lo hace buscará las recomendaciones, aún

más: de no leerse estas últimas, lo hará con el resumen.

La conclusión proviene de una lógica y natural consecuencia de la

investigación que la precede, constituye el punto de llegada o la puerta de

salida del estudio. No es una idea nueva, un pormenor o un apéndice

que se le pega al trabajo.

Seguramente a partir de las conclusiones alguien ajeno al redactor del

informe va a tomar unas decisiones, por ello el autor del trabajo debe pensar

en las consecuencias que puedan tener sus juicios emitidos al sintetizar el

desarrollo.

Si las conclusiones son varias titúlese en plural: Conclusiones.

Características de una buena conclusión:

Esencialidad. Es la síntesis interpretativa de los elementos dispersos

en el trabajo, punto de llegada de las inducciones o deducciones lógicas

basadas en el desarrollo. Debe convencer a quienes dudan.

Brevedad. El resumen conclusorio debe ser enérgico, breve, exacto,

firme y convincente.

Completa el punto de vista del autor, hasta ahora sólo conocido

parcialmente en las conclusiones parciales.

Nunca aportes algo nuevo en una conclusión.

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26. RECOMENDACIONES

Basándose en las conclusiones, el redactor del informe puede plantear

líneas de acción en el campo que atañe al objeto del informe. Las

recomendaciones nacen de la subjetividad del autor, esto es, de sus metas y

valores, ambos relacionados directa o indirectamente con el punto de vista

desde el cual ensambló su trabajo.

Las recomendaciones parten de una interrogante simple: ¿cuáles son las

implicaciones de estas conclusiones? Parte del trabajo donde es oportuno

explicar la idoneidad de los resultados de la investigación -posibles

desarrollos futuros- o sus limitaciones.

En monografías académicas dirigidas a campos de acción específicos del

entorno social se suele usar la expresión “recomendaciones de política”.

27. RESUMEN

En los ambientes gerenciales y de negocios parece ser la parte más

leída del informe, de ahí su importancia. Recibe otros nombres: sumario,

recapitulación, sinopsis. De acuerdo con el esquema que venimos

planteando, el resumen vendría a ser una suerte de síntesis de las

conclusiones y recomendaciones.

Se recomienda que el resumen ocupe una décima parte de la totalidad

del informe. Por ejemplo, si el informe es de diez páginas, la sinopsis deberá

ser de una.

Al autor del informe puede haberle tomado seis meses redactar su

informe, pero en muchos casos lo que va servir del trabajo va a ser el

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resumen. Por ello es buena oportunidad para que el redactor haga gala de su

talento y de su capacidad de síntesis.

Utilizando lo que vimos en la sección de lógica, existen dos estilos para

redactar un resumen:

De forma inductiva. Aquí se presenta el orden de desarrollo del

informe, comenzando con las partes preliminares, luego los hallazgos y las

conclusiones.

De forma deductiva. Se presentan primero las conclusiones y

recomendaciones. Luego se va someramente a las conclusiones parciales,

para luego volver a las conclusiones con que se empezó.

Según Dawe y Jackson (1973), por la rapidez en la toma de decisiones

que caracteriza a los ambientes de negocios, se recomienda la forma

deductiva. Siguiendo a estos autores, veamos algunas normas para redactar

un resumen deductivo:

 Muestre primeramente la conclusión esencial junto a la recomendación

principal.

 Explique antecedentes, plan de trabajo, fuentes de los datos, limitaciones

y conclusiones parciales en un espacio muy reducido.

 Repita la conclusión principal de una forma distinta, pero esta vez con

argumentos a su favor.

 Abrevie las recomendaciones principales.

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En el resumen preferiblemente no deben incluirse tecnicismos porque

en muchos casos quienes lo leen son personas ajenas a la disciplina del

redactor.

Las principales fallas que se observan en la redacción de los resúmenes

son las siguientes:

 Son muy generales o demasiado largos

 Repiten innecesariamente, en forma extensa, asuntos tratados en otras

secciones del informe

 Incluyen citas y detalles

 El autor autocomenta su trabajo

 Uso del estilo telegráfico

 Presentación de opiniones no incluidas anteriormente

 No evitan la lectura total del informe

 No facilitan la búsqueda rápida de información sobre el tema

 Se pierde el sentido y la orientación del informe

 Repetición literal de los títulos del trabajo

 No está redactado en función del perfil del lector hacia el cual se dirige.

Si el autor del informe no prefiere los estilos indicados arriba, puede

estructurar su resumen de la forma clásica o genérica:

Inicio: se expresan las razones que motivaron el informe

Parte central: puntualización de los elementos más importantes

Final: se destacan las conclusiones y recomendaciones más relevantes.

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