Proyecto de Grado 2016 PDF

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DEL MANUAL
DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS, PARA LA EMPRESA

INDUPADDY S.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE VILLAVICENCIO, META.
MÓNICA QUEVEDO BELTRÁN

JEISON YAIR GARCÍA VILLARREAL
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
VILLAVICENCIO
2016
pág. 1
DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DEL MANUAL
DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS, PARA LA EMPRESA
INDUPADDY S.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE VILLAVICENCIO, META.
MÓNICA QUEVEDO BELTRÁN

JEISON YAIR GARCÍA VILLARREAL
Trabajo de grado para optar al título de Ingeniería Industrial
Directora:
LENITH CÁRDENAS
Docente Facultad de Ingeniería Industrial
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
VILLAVICENCIO
2016
2
NOTA DE ACEPTACIÓN
______________________
______________________
______________________
___________________________
LENITH CÁRDENAS
Director del proyecto
___________________________
Jurado Uno
___________________________
Jurado Dos
Villavicencio, Junio 2016
3
DEDICATORIA:
Dedico esta tesis a mi hija, Laura Karina Lesmes Quevedo.

Hija en este momento de mi vida espero, entiendas el sacrificio, y mi ausencia, en
los momentos que no pude compartir contigo por estar en esta etapa de mi vida,
hoy quiero dedicarte este gran logro; eres mi motivación más grande para cada
meta trazada, te doy las gracias por entenderme, por ser esa persona paciente y
brindarme el tiempo necesario para realizarme profesionalmente.
Mónica Quevedo Beltrán
Dedico esta tesis a mis padres, Augusto García y Janeth Villarreal, Por brindarme
su gran apoyo, confianza y su colaboración para culminar mi carrera, con su gran
amor han sabido iluminar todos mis triunfos y me han apoyado
incondicionalmente, ya que siempre han estado presente para culminar con éxito
esta etapa de mi vida.
A mi esposa e hija Juliana García León, quien ha sido mi mayor motivación para
nunca rendirme y poder concluir con éxito esta gran etapa de mi vida.
A mi hermano Jefferson García, por su respaldo y empuje para realizar este gran
logro. A mi sobrina Janny García para que este logro le sirva de ejemplo en su
vida.
A mi familia por darme su apoyo incondicional, por formar parte en esta gran etapa
de mi vida.
Jeison Yair García Villareal
4
AGRADECIMIENTOS
Le agradecemos a Dios por habernos acompañado y guiado a lo largo de nuestra

carrera por ser nuestra fortaleza en los momentos de debilidad por brindarnos una
vida llena de aprendizajes y experiencias en esta gran etapa de la universidad.
Queremos agradecer y dar reconocimiento a cada una de las personas, que

hicieron posible realizar este trabajo, que nos guiaron, y brindaron su incondicional
apoyo en cada una de las tareas y dificultades que se presentaron, la labor de
cada uno de ellos fue de vital importancia para el desarrollo y el éxito de este
trabajo.
A nuestros padres por ser un apoyo constante e incondicional por darnos las
fuerzas necesarias para lograr superar esta etapa de nuestra vida, gracias a ellos
se logró el objetivo de culminar este proyecto de vida.
A la asesora científica y metodológica, Ingeniera Lenith Cárdenas, por brindar sus

aportes, conocimientos e incondicional apoyo, y respaldo en cada una de las
diferentes etapas de este proyecto y quien siempre manifestó sus buenas
expectativas hacia el mismo.
A la Coordinadora, Ingeniera Nancy Saray, quien brindo su apoyo e ideas que

permitieron dar un horizonte claro a este proyecto por su buena disposición en los
momentos que se necesitó de sus aportes.
A La empresa INDUPADDY S.A, y al Gerente, Gilberto Céspedes donde se

elaboró este trabajo por facilitar el acceso a las instalaciones y las diferentes
fuentes de información con un gran animo de colaboración, de igual manera a
cada uno de los empleados que conforman la organización ya que de manera
cordial prestaron toda su atención, y apoyo para ser posible este trabajo.
Mónica Quevedo Beltrán

Jeison Yair García Villareal
5
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 11
RESUMEN .................................................................................................... 12
PALABRAS CLAVES ..................................................................................... 12
ABSTRACT ................................................................................................... 13
KEY WORDS................................................................................................. 13
1. TITULO.......................................................................................................... 14
2. PROBLEMA................................................................................................... 15
3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................... 17
4. OBJETIVOS .................................................................................................. 20
4.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 20
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 20
5. MARCO REFERENCIAL ............................................................................... 21
5.1 ANTECEDENTES.................................................................................... 21
5.1.1 Antecedentes Internacionales ........................................................... 21
5.1.2 Antecedentes Nacionales .................................................................. 25
5.1.3 Antecedentes Regionales.................................................................. 28
5.2 MARCO TEÓRICO .................................................................................. 29
5.2.1 Manual de funciones ......................................................................... 29
5.2.2 Manual de procedimientos ................................................................ 34
5.3 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................... 39
5.4 MARCO GEOGRÁFICO .......................................................................... 43
5.4.1 Departamento del Meta ..................................................................... 43
5.4.2 Municipio de Villavicencio.................................................................. 45
6
5.4.3 Empresa INDUPADDY S.A ............................................................... 46
5.5 MARCO LEGAL ....................................................................................... 49
6. DISEÑO METODOLOGICO .......................................................................... 53
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 53
6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ...................................................................... 54
6.3 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN................................................................................................. 55
6.3.1 Etapas Metodológicas ....................................................................... 55
6.4 DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.......................................... 58
7. RESULTADOS DEL PROYECTO.................................................................. 58
7.1 RESULTADOS DE LA ETAPA 1.............................................................. 58
7.1.1 Estructura organizativa de la Empresa .............................................. 58
7.2.1 Resultados de la entrevista al Gerente .............................................. 63
7.2.2 Encuesta de conocimiento organizacional y análisis de puestos. ...... 67
7.2.3 Cuestionario a empleados: Descripción de procedimientos y

condiciones de trabajo. .................................................................................. 74
7.2.4 Determinación de cargos y funciones ................................................ 76
7.2.5 Matriz de cargos, funciones y normas de competencia laboral. ......... 86
7.3.1 Formato de procedimiento recibo de materia prima .......................... 87
7.3.2 Formato de procedimiento de secamiento ......................................... 91
7.3.3 Formato procedimiento de almacenamiento ...................................... 94
7.3.4 Formato de procedimiento de trilla .................................................... 97
7.3.5 Formato de procedimiento de despacho ......................................... 104
7
7.4 RESULTADOS DE LA ETAPA 4............................................................ 106
7.4.1 Manual de Funciones por Competencias (Ver Manuales impresos) 106
7.4.2 Manual de Procedimientos del Área Operativa (Ver Manuales

impresos) ..................................................................................................... 106
8. CONCLUSIONES ........................................................................................ 107
9. RECOMENDACIONES ................................................................................ 108
10. BIBLIOGRAFÍA/CIBERGRAFÍA ................................................................ 109
8
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Caracterización general del departamento ........................................................... 44

Tabla 2. Normatividad .......................................................................................................... 49
Tabla 3. Elementos que componen los manuales de funciones y procedimientos. ........... 57
Tabla 4. Información general de la Empresa ...................................................................... 59
Tabla 5. Puestos de Trabajo por Área................................................................................. 60
Tabla 6. Empleados por área y puestos de trabajo ............................................................ 62
LISTA DE GRAFICAS
Gráfica 1. Empleados por Áreas de Trabajo ...................................................................... 60

Gráfica 2. Conocimiento sobre la misión organizacional ................................................... 67
Gráfica 3. Conocimiento de la visión organizacional ......................................................... 68
Gráfica 4. Empleados que han escrito las funciones que realiza en su cargo .................. 69
Gráfica 5. Nivel educativo requerido para desempeñar el cargo ....................................... 69
Gráfica 6. Tiempo de experiencia mínimo para desempeñar el cargo .............................. 70
Gráfica 7. Relaciones laborales de carácter de los empleados ......................................... 71
Gráfica 8. Tipo de proceso que realiza............................................................................... 72
Gráfica 9. Percepción de la importancia de contar con los manuales de funciones y
procedimientos ..................................................................................................................... 73
Gráfica 10. Percepción sobre la inducción recibida al ingresar a la Empresa .................. 75
Gráfica 11. Estado de las herramientas de trabajo ............................................................ 75
Gráfica 12. Condiciones de las instalaciones..................................................................... 76
9
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Ubicación geoespacial empresa INDUPADDY S.A ................................... 46

Ilustración 2. Planta Física del Área de Procesamiento. .................................................... 47
Ilustración 3. Organigrama de la empresa INDUPADDY S.A. ............................................ 61
Ilustración 4. Ciclo de procesos de la empresa INDUPADDY S.A. .................................... 62
Ilustración 5. Resumen de las funciones del cargo de Gerente ......................................... 77
Ilustración 6. Definición del cargo de contador/a ................................................................
10
5.4.3.2 Aspectos Organizacionales55
Misión: Proveer arroz para suplir con creatividad y costos bajos las necesidades
dictadas por el consumidor final, con el compromiso de mejoramiento continuo de
cada uno de nuestros procesos, garantizando la calidad de los productos.
Visión: Ser la empresa más productiva y rentable en el sector arrocero

colombiano.
Valores Organizacionales:
Transparencia en nuestro actuar: Valor en la organización que demuestra

o deja ver sus actos en forma clara a la vista de las personas que lo rodea y
de todos sus trabajadores.
Bienestar Laboral: Propendemos por mejorar las condiciones, ambiente y
salud laboral de todo el personal con el fin de tener un clima organizacional
favorable para el eficiente desempeño de las labores.
Compromiso y Responsabilidad con Nuestros Clientes y Proveedores:
Nos empeñamos por satisfacer las expectativas de nuestros clientes y por
cumplir los acuerdos con nuestros proveedores.
Respeto a la Individualidad: Valoramos la diversidad y fomentamos un
ambiente en el cual las personas se sientan incluidas y motivadas a brindar
su mejor contribución individual al desarrollo de la organización.
Responsabilidad Social Empresarial: Trabajamos en equipo para la
integración en la conservación del medio ambiente y el compromiso social
laboral de la toda la organización, así mismo involucramos a nuestros
clientes, contratistas y proveedores.
55
Información General de la Empresa INDUPADDY S.A. 2016
48
5.4.3.3 Aspectos legales de la Empresa
La Empresa, fue constituida como una Sociedad Anónima, cuyo capital está
dividido en acciones, las cuales representan la participación de cada socio en el
capital de esta empresa.
5.5 MARCO LEGAL
En el ámbito internacional y nacional existen leyes que protegen al trabajador; la

OIT ha elaborado normas internacionales, Código Sustantivo del Trabajo, en los
campos del empleo, las condiciones de trabajo, la política salarial, y de
remuneración, la seguridad y salud en el trabajo y la protección social entre otros.
Tabla 2. Normatividad
NORMA EXPEDIDO POR DESCRIPCION GENERAL
NORMAS AMBIENTALES
Artículo 49. La atención de la salud y el
saneamiento ambiental son servicios públicos
Constitución
Asamblea nacional a cargo del Estado. Se garantiza a todas las
política de
Constituyente personas el acceso a los servicios de
1991
promoción, protección y recuperación de la
salud.56
NORMAS PARA LA FABRICACION DE ALIMENTOS
Establece que los alimentos que se
fabriquen, envasen o importen para su
Resolución comercialización en el territorio nacional
Decreto 019 de 2012
2674 de 2013 requieren de notificación sanitaria, permiso
sanitario o registro sanitario.57
NORMAS PARA LA PROTECCION DE LOS TRABAJADORES
56
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Constitución política de Colombia 1991. Bogotá 2016: Procuraduría. Disponible
en
<http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Constitucion_Politica
_de_Colombia.htm> [Citado en 20 febrero 2016].
57
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 3075 de 1997. Bogotá D.C. Disponible en
<http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3337>
49
La finalidad primordial de este Código es la
Modificaciones
Código de lograr la justicia en las relaciones que
ordenadas por el
sustantivo del surgen entre {empleadores} y trabajadores,
artículo 46 del Decreto
trabajo dentro de un espíritu de coordinación
Ley 3743 de 1950
económica y equilibrio social58
Indicaciones para evitar que se realicen los
Código
riesgos profesionales e instrucciones, para
sustantivo del Art 108, literal 11
prestar los primeros auxilios en caso de
trabajo
accidente.59
NORMAS PARA LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
guía para la identificación de los peligros y la
Guía Técnica
GTC 2012 valoración de los riesgos en seguridad y
Colombiana
salud ocupacional60
Plan de Capacitación: Debe contener enfoque,
contenido y alcance de la capacitación debe
Resolución Ministerio de Salud y ser acorde con la empresa, el proceso
2674/2013 protección social tecnológico y tipo de establecimiento que trate.
Ar.t 1-1361
Los equipos en donde se realizan las

Resolución Ministerio de Salud y operaciones críticas cuentan con instrumentos
2674/2013 protección social y accesorios para la medición y registro de
variables del proceso. Numeral 3 Articulo 1062.
REQUISITOS HIGIENICOS DE FABRICACION
Existen procedimientos y registros escritos
para control de calidad de materias primas e
Resolución Ministerio de Salud y
insumos , donde se señalen especificaciones
2674/2013 protección social
de calidad (condiciones de conservación)
Art.2163
Las materias primas e insumos son
inspeccionados y sometidos a los controles de
calidad establecidos (numeral 3 Art.1664
Resolución Ministerio de Salud y Las materias primas e insumos se almacenan
58
REPÚBLICA DE COLOMBIA Código Sustantivo del Trabajo. Disponible en
<http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_sustantivo_trabajo.html>
59
Ibíd., p 3.
60
Guía técnica Colombiana. GTC 2012. <http://tienda.icontec.org/brief/GTC45.pdf> [Citado en 20 febrero
2016].
61
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Código Sustantivo del Trabajo. Resolución
2674/2013. Recuperado de < http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=331> P 15-25.
62
Ibíd. P 15.
63
Ibíd. P 22.
64
Ibíd. P 18.
50
2674/2013 protección social en condiciones sanitarias adecuadas, en áreas
independientes y debidamente marcadas o
etiquetadas(numeral 6 y7 Art 16, numerales 3
y 4 del Art.28)65
OPERACIONES DE FABRICACION
El proceso de fabricación del alimento se
Resolución Ministerio de Salud y realiza en óptimas condiciones sanitarias que
2674/2013 protección social garantizan la protección conservación del
alimento. (Numeral 1 del Art.18 )66
Se realizan registran los controles requeridos
en las etapas criticas del proceso (tiempo,
Resolución Ministerio de Salud y temperatura, humedad, actividad acuosa (Aw,
2674/2013 protección social Ph, presión y velocidad de flujo) para asegurar
la .inocuidad del producto.(numerales 1 y 2 del
Art 18.)67
Se realizan registran los controles requeridos
en las etapas criticas del proceso (tiempo,
Resolución Ministerio de Salud y temperatura, humedad, actividad acuosa (Aw,
2674/2013 protección social Ph, presión y velocidad de flujo) para asegurar
la inocuidad del producto.(numerales 1 y 2 del
Art 18.)68
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINAD
Resolución Ministerio de Salud y Se lleva control de entrada, salida y rotación
2674/2013 protección social de los productos. (numeral 1 del Art. 2)
ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD
Existen manuales, catálogos, guías o
Resolución Ministerio de Salud y instrucciones escritas sobre equipos y
2674/2013 protección social procedimientos requeridos para elaborar los
productos. (numeral 2 del Art. 22)
Los procesos de producción y control de
calidad están bajo responsabilidad de
profesionales o técnicos idóneos, durante el
tiempo requerido para el proceso. ( Artículo
24)
Se deben tener programa y procedimientos
Resolución Ministerio de Salud y escritos de calibración de equipos e
2674/2013 protección social instrumentos de medición , se ejecuta
conforme a lo previsto y se llevan registros
65
Ibíd. P 24.
66
Ibíd. P 19.
67
Ibíd. P19-20.
68
Ibíd. P 19-20
51
(Art. 25 )
HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Higiene y seguridad en el trabajo, Todo
empleador está obligado a suministrar y
Decreto 13. Código Sustantivo del
acondicionar locales y equipos de trabajo que
Art. 10 Trabajo
garanticen la seguridad y salud de los
trabajadores.69
Obligaciones del empleador, Poner los
Código Sustantivo del
Capitulo XII instrumentos y herramientas adecuados para
Trabajo
la realización de sus labores.70
Por el cual se dictan disposiciones para la
Decreto 1443
Ministerio del Trabajo implementación del Sistema de Gestión de la
-2014
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) 71.
Resolución Por medio del cual se adopta el manual de
0142 del 23 políticas, procesos y procedimientos de la
Ministerio de Hacienda
de Enero de Gerencia Nacional de Recursos Humanos del
2006 Instituto de Seguros Sociales72.
publicó en el año 2001, las Directrices
relativas a los sistemas de gestión de la
'seguridad y la salud en el trabajo (ILO-OSH
Organización
Organización 2001) las cuales, debido a su enfoque
Internacional
Internacional del tripartito, se han convertido en un modelo
del Trabajo -
Trabajo ampliamente utilizado para elaborar normas
OIT
nacionales en este ámbito y que como tal, se
han tomado como guía para elaborar el
presente decreto73.
REQUISITOS MANUAL DE FUNCIONES
Actualizar manual específico de funciones y
Resolución
Ministerio del Trabajo competencias laborales para los empleos que
03111-2015
conforman la planta del ministerio del trabajo
69
Jorge Gamboa Jiménez, 2016. Código Laboral Sustantivo del Trabajo Bogotá D.C. Colombia, editorial
Leyer.Pag.113
70 70
Ibíd.Pag.113
71
MinTrabajo. Decreto 1443 del 31 de julio de 2014. Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Recuperado de <
http://www.mintrabajo.gov.co/normatividad-julio-decretos-2014/3700-decreto-1443-del-31-de-julio-de-
2014.html>
72
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Recuperado de
<http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/decreto_0142_2006.htm>
73
MinTrabajo. Decreto 1443 del 31 de julio de 2014. Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Recuperado de <
http://www.mintrabajo.gov.co/normatividad-julio-decretos-2014/3700-decreto-1443-del-31-de-julio-de-
2014.html>
52
cuyas funciones deberán ser cumplidas por los
servidores bajo criterios de eficiencia y
eficacia74.
Numeral 20 Importancia de integrar a todo el personal de

(1923) Organización la empresa a la búsqueda y promoción de las
Ginebra 5 Internacional del trabajomedidas de seguridad y perfeccionamiento de
Reunión CIT los mecanismos de trabajo75.
Se encuentran los elementos necesarios para
Ley 50 de Código Sustantivo del
que haya contrato de trabajo, requerimientos
1990 trabajo
básicos para el empleador76.
6. DISEÑO METODOLOGICO
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Se realiza el estudio desde el tipo de investigación descriptiva; porque a través de

esta metodología se identifican las competencias, habilidades, actitudes y
actividades más adecuadas en función de su cargo; permitiendo levantar
información base para plantear las acciones y métodos que permitan analizar,
describir, diseñar un manual de funciones y procedimientos que junto a unas
estrategias efectivas logren generar eficientes procesos de competitividad
empresarial.
Este estudio se desarrolla a partir de la necesidad de mejorar los procedimientos

del área operativa así como la selección del personal, necesidades de
74
Guía Para Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales Recuperado de
<http://portal.dafp.gov.co/pls/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=2339>
75
Organización Internacional del Trabajo = OIT. R020 - Recomendación sobre la inspección del trabajo, 1923
(núm. 20). Recuperado de
<http://www.ilo.org/dyn/normlex/es/f?p=NORMLEXPUB:12100:0::NO::P12100_INSTRUMENT_ID,P12100_L
ANG_CODE:312358,en
76
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Código Sustantivo del Trabajo. Recuperado de <
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=281>
53
entrenamiento y capacitación, clarificación de funciones, responsabilidades y
generación de ambientes adecuados de trabajo de la empresa INDUPADDY S.A,
así como la productividad de la misma en un mercado evolutivamente competitivo.
Los diferentes puestos de trabajo y sus empleados serán la unidad de análisis
además de los procedimientos en el área operativa. Esto permitirá a los
empleados conocer de forma clara la serie o secuencia de pasos requeridos para
la realización de las tareas, responsabilidades, deberes y obligaciones, equilibrar
las cargas laborales y conocer mejor su trabajo, sus necesidades específicas de
capacitación y/o formación.
El estudio se aborda bajo el método de tipo cualitativo y cuantitativo debido a que,

en esta temática se relacionan aspectos como: nivel de formación académica,
experiencia laboral, conocimientos básicos o esenciales, actitudes, aptitudes y
competencias, para lograr identificar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad
en cada una de las áreas o procesos dentro de la planta. Estos elementos
constituyen la base fundamental para la plena identificación adecuada en los
procedimientos operativos y puestos de trabajo.
6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La investigación se realizó en la empresa INDUPADDY S.A., tomando como

objeto de estudio el total de los empleados (22) que laboran en las dos áreas
[Administrativa y Operativa] determinadas por el esquema organizacional de la
compañía.
54
6.3 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN
6.3.1 Etapas Metodológicas
6.3.1.1 Etapa 1. Identificación de las áreas que conforman la estructura

organizativa de la Empresa, puestos de trabajo, empleados y ciclo
general de los procedimientos del área operativa.
Consolidación de información secundaria. A través de una solicitud formal a la

Empresa, se logrará la información necesaria para identificar las áreas de trabajo,
los cargos que componen la estructura organizacional y el esquema de
procedimientos para el logro de los objetivos de la organización.
6.3.1.2 Etapa 2. Determinación de las funciones, responsabilidades,

condiciones de trabajo y requerimientos de cada uno de los cargos
de la empresa.
Entrevista al Gerente. Se realizará una entrevista al Gerente de la empresa,

quien entregará plena información sobre los aspectos organizacionales, como son:
la percepción sobre el conocimiento de las funciones por parte de los empleados,
la asignación de funciones, el manejo de insumos para el desarrollo de sus
actividades, las políticas que rigen el área operativa, los canales de comunicación
utilizados entre los diferentes departamentos de trabajo, y finalmente se cuestionó
sobre la importancia de contar con un manual de funciones y procedimientos. (Ver
anexo A)
Encuesta de conocimiento organizacional y análisis de puestos de trabajo. A

través de este instrumento se tomará información personal de cada uno de los
55
empleados; identificando su nivel de estudios, años de experiencia, conocimiento
organizacional de la empresa y las relaciones de carácter interno que este tiene
dentro de la organización. (Ver anexo B)
Cuestionario individual a los empleados. A través de este método se

identificará plenamente el objetivo de cada uno de los puestos de trabajo, su
percepción sobre la inducción recibida, el estado de las herramientas y las
instalaciones; Adicionalmente también se cuestionó sobre el conocimiento
específico requerido para el cargo, las habilidades y las actividades que realiza.
(Ver anexo C)
Matriz de correlación de cargos, funciones y normas de competencias

laborales. Este instrumento es la base para la construcción del manual de
funciones por competencias, ya que a partir de este se logrará organizar la
información, según la Clasificación Nacional de Ocupaciones (CNO) y las normas
de competencias laborales, como requisitos para la estructuración de cada cargo,
dependiendo su tipo de proceso (estratégico, misional y de apoyo). (Ver anexo D)
6.3.1.3 Etapa 3. Descripción de las actividades que deben seguirse el área

operativa.
Formato descripción de procedimiento. Por medio de este formato se

identificará el nombre del proceso, el responsable del procedimiento, objetivo,
equipos y herramientas; dependencia, cargos involucrados, actividad, descripción
de la actividad y área donde se realiza el procedimiento. (Ver anexo E)
56
6.3.1.4 Etapa 4. Consolidación de la información recolectada mediante la
elaboración de los manuales, como documentos orientadores para el
empleado, bajo parámetros de eficacia y eficiencia.
A partir de la información obtenida, se logrará llevar acabo el objetivo general de la

investigación. Diseñar los manuales de funciones por competencias,
correspondientes a las dos áreas definidas por la Empresa (Administrativa y
Operativa); y los manuales de procedimientos, únicamente del área Operativa de
la organización. (Ver cartillas de los manuales)
A continuación se enuncian cada uno de los elementos que componen tanto el

manual de funciones y procedimientos.
Tabla 3. Elementos que componen los manuales de funciones y

procedimientos.
El manual de funciones por competencias contempla los siguientes elementos:
1. Identificación de cargos (denominación, proceso asociado al cargo, nombre del

proceso, dependencia y cargo de jefe inmediato); 2. Propósito principal del cargo; 3.
Funciones claves (observatorio laboral); 4. Contribuciones individuales (NTC); 5. Otras
funciones relacionadas; 6. Conocimientos esenciales (formación académica –
laboral)77.
El manual de procedimientos contempla los siguientes aspectos:
1. Identificación del procedimiento; 2. Nombre del procedimiento; 3. Propósito del

procedimiento; 4. Alcance; 5. Referencia; 6. Definiciones; 7. Políticas; 8. Observación; 9.
Formatos de cada procedimiento; 10. Descripción y secuencia del procedimiento; 11.
77
SENA, Servicio Nacional de Aprendizaje. Observatorio Laboral. Disponible en
<http://www.sena.edu.co/oportunidades/trabajo/Paginas/Observatorio-Laboral.aspx>
57
Objetivos; 12. Equipos y herramientas; 13. Dependencia; 14. Cargos involucrados; 15.
Responsable; 16. Diagramas de flujo de cada procedimiento78.
6.4 DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Obtenida la información a partir de la aplicación de herramientas y mediante el

apoyo de la estadística; además de los lineamientos para construcción del manual
de funciones y procedimientos para el área operativa, se procederá al
procesamiento y análisis de la información; utilizando para ello tablas y gráficos,
dando como resultado el diseño del manual de procedimientos para el área
operativa y el manual de funciones para el área operativa y administrativa de la
empresa INDUPADDY S.A.
7. RESULTADOS DEL PROYECTO
A continuación se presentan los resultados obtenidos de la investigación

debidamente ordenados por etapas.
7.1 Resultados de la Etapa 1.
7.1.1 Estructura organizativa de la Empresa
INDUPADDY S.A., es una empresa que lleva más de 20 años operando en la

ciudad de Villavicencio. Su mercado actual lo constituyen algunas empresas
ubicadas en la Costa Caribe, el departamento de Antioquia y Atlántico; entre sus
principales clientes se encuentran algunos almacenes de cadena, empresas de
78
SER. Secretaria de Relaciones Exteriores. Oficialía Mayor Dirección General de Programación,
Organización y Presupuesto Dirección de Organización. Guía técnica para la elaboración de
Manuales de Procedimientos. Junio de 2004.
58
concentrados y cervecerías nacionales, con quienes ha logrado consolidar un
nicho de mercado con acuerdos comerciales justos.
El modelo de negocio de INDUPADDY no se centra en tener una marca sino en

servir de proveedor para otras empresas que maquila con marcas ya reconocidas,
sus principales productos son el arroz blanco, el arroz partido, harina de arroz y
otros derivados que se destinan a la producción de cervecerías y la fabricación de
concentrados.
Tabla 4. Información general de la Empresa

Nombre Industria Molinera Paddy S.A. INDUPADDY S.A.
Nit 830067878-9
Dirección Carrera 48 150 Frente al Parque Fundadores
Teléfono 038-6687113
Tipo de Sociedad Sociedad Anónima
Nombre del Gerente Gilberto Céspedes Rojas
Correo electrónico indupaddy@gmail.com
Actividad principal Elaboración de productos de molinería
Producto principal: Arroz blanco en bultos de 50 kg
Productos
Subproductos: Arroz cristal y Harina de Arroz.
Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por INDUPADDY S.A.
7.1.1.1 Áreas de trabajo
Las áreas de trabajo en la Empresa se encuentran divididas en dos. La primera

corresponde a los puestos de trabajo orientados a las actividades administrativas,
las cuales juegan un papel importante ya que desde de allí se direccionan todas
las actividades tendientes a planificar, organizar, controlar y dirigir todas las
operaciones dentro de la Empresa. La segunda concierne al área operativa, en
donde se desarrollan todas las tareas para la elaboración de los productos finales.
59
Gráfica 1. Empleados por Áreas de Trabajo
36%
64%
Área operativa Área administrativa
Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida en campo
Como se evidencia en la gráfica 1, del total de los empleados de la Empresa (22),

el 36%, laboran en el área administrativa y el 64% en el área operativa.
7.1.1.2 Puestos de trabajo
A continuación se identifica cada uno de los puestos de trabajo existente en la

Empresa, ordenados de manera descendente según su nivel jerárquico dentro del
organigrama.
Tabla 5. Puestos de Trabajo por Área

Área Administrativa Área Operativa
Gerente Coordinador Operativo
Subgerente Supervisor de Control de Calidad
Contadora Jefe de Secamiento
Auxiliar Contable Operarios de Secamiento
Coordinador de HSEQ Jefe de Trilla
Asistente HSEQ Operarios de Trilla
Jefe de Compras
Servicios Generales
Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida en campo.
60
La tabla 5, evidencia que dentro de la organización, existente (14) puestos de
trabajo, de los cuales el 57% corresponden a los ejercidos en el área
administrativa y el restante 43% en el área operativa.
Es menester de todas las empresas identificar y definir un esquema organizacional

de las diferentes áreas y puestos de trabajo; así como el ciclo general de los
procesos realizados en la organización. A continuación se expone el organigrama
y el ciclo de procesos definido por la empresa INDUPADDY. (Ver ilustraciones 3 y
4).
Ilustración 3. Organigrama de la empresa INDUPADDY S.A.
Fuente: INDUPADDY S.A.
61
Ilustración 4. Ciclo de procesos de la empresa INDUPADDY S.A.
Fuente: INDUPADDY S.A.
7.1.1.3 Personal de la Empresa
Tabla 6. Empleados por área y puestos de trabajo
Área Administrativa Área Operativa

Puesto de Trabajo N. Empleados Puesto de Trabajo N. Empleados
Gerente 1 Coordinador Operativo 1
Subgerente 1 Supervisor de Calidad 1
Contadora 1 Jefe de Secamiento 1
Auxiliar Contable 1 Operarios de Secamiento 4
Coordinador de Calidad 1 Jefe de Trilla 1
Asistente HSEQ 1 Operarios de Trilla 6
Jefe de Compras 1
Servicios Generales 1
Total 8 Total 14
62
Con relación a la tabla 6, se observa que aunque los puestos de trabajo presentes
en el área administrativa son más con relación a los del área operativa, el número
de empleados es mayor en esta última. Con lo cual se puede concluir, que del
total de empleados (22), el 59% del personal de la Empresa labora en el área
operativa y el restante 41% en el área administrativa.
7.2 Resultados de la Etapa 2.
La etapa 2 del proyecto está orientada a determinación de las funciones,

responsabilidades, condiciones de trabajo y requerimientos de cada uno de los
cargos de la empresa. En este sentido se realizó una entrevista al gerente y a
cada uno de los empleados definidos por áreas y puestos de trabajo. A
continuación se presenta de forma ordenada cada una de los instrumentos de
toma de información utilizados.
7.2.1 Resultados de la entrevista al Gerente
La entrevista al Gerente se realizó con varios fines, el primero, indagar sobre la

percepción que él tiene sobre el conocimiento de las funciones por parte de los
empleados, la asignación de funciones, canales de comunicación dentro de la
empresa, participación en la toma de decisiones de los empleados en sus áreas
de trabajo, cargas laborales, disposición de insumo y por último saber sobre su
percepción frente a la importancia de contar con un manual de funciones y
procedimientos. (Ver anexo A)
63
7.2.1.1 Preguntas Realizadas al Gerente
¿Qué porcentaje de su planta de personal cree usted que conoce sus

funciones?
Él indica que todos los colaboradores conocen sus funciones, sin embargo se
evidencia un alto nivel de evasión de responsabilidades, lo cual se debe a que las
funciones se conocen de manera informal y no se cuenta con un documento de
referencia para hacer control y seguimiento del cumplimento de actividades y
responsabilidades de cada empleado. El señor Céspedes indica que el contar con
un manual de funciones y procedimientos es muy importante para el desarrollo y
crecimiento de la Empresa.
¿Cómo realiza la asignación de funciones?
Respecto a la asignación de funciones el gerente expone que estas son impartidas

en la inducción que se hace una vez es contratado el empleado, si estas funciones
presentan algún cambio por requerimientos administrativos se le hace informe
verbal por medio del coordinador operativo.
¿Qué canales de comunicación utiliza la empresa y que nivel de efectividad

tienen estos?
Los canales de comunicación en la empresa son de carácter informal

concentrándose principalmente en una interacción verbal, el Gerente indica que
dicha dinámica no genera un canal de comunicación efectivo. A raíz de la
informalidad en la comunicación es complejo hacer control sobre la comunicación
entre las áreas, lo que a su vez dificulta encontrar en que parte del proceso la
comunicación se desfigura y genera distorsiones entre las acciones ejecutadas y
las directrices dadas.
64
¿Cómo se delimitan los aspectos en que los trabajadores participan en la
toma de decisiones en su área de trabajo?
La delimitación de la autonomía de un colaborador respecto a su área de trabajo

está directamente relacionada a dos variables una es el nivel de conocimiento del
empleado y la otra es el cargo que se desempeñe. Dicha delimitación se realiza
de forma verbal. El Gerente resalta la importancia de promover la autonomía de
los puestos de trabajo dado que al contar con personal que sabe lo que tiene que
hacer, se logra ganar más tiempo en la línea de producción.
¿Considera usted que las asignaciones laborales se encuentran equilibradas

de acuerdo a las necesidades de la empresa?
A raíz de la ausencia de un manual de funciones, se presenta una falencia en la

asignación de las mismas; reflejo de ello son las continuas quejas por parte del
personal operativo quienes manifiestan la existencia de duplicación de tareas. El
Gerente resalta parte de esta premisa para volver a resaltar la importancia de
contar con un manual de funciones y procedimientos del área operativa
principalmente.
¿Cómo se controla que los empleados cuenten con insumos necesarios para
el desarrollo de sus actividades?
Aún no se tiene un control completo del stock requerido para las actividades;
aunque esto no implica un desabastecimiento como tal, dado que se cuenta con
un stock de insumos en la bodega y a medida que se van desarrollando las
actividades de producción los jefes de área tienen la potestad de solicitar más
insumos para su actividad. Sin embargo lo ideal es tener un mayor control de los
materiales, a raíz que al no haber un control claro puede generarse
65
desabastecimiento de algunos productos lo que retarda el proceso de producción
mientras estos se consiguen. No obstante, si estos si el tipo de insumos es de
carácter más específicos como piezas, accesorios o equipos estos se solicitan a la
administración la cual se encarga de la gestión necesaria para adquirirlos.
¿Cuáles son las políticas que actualmente rigen el área operativa de la

empresa?
Actualmente la políticas que rigen el área operativa de la empresa son: Política de

calidad, Política de HSEQ, Priorización de entrega en los pedidos de acuerdo a la
relación; (pagos en efectivo-oportunos). Sin embargo las políticas de calidad y
HSEQ aún están en proceso de implementación.
¿Considera que es importante contar con un manual de funciones y

procedimientos?
El Gerente a lo largo de la entrevista expuso su interés en contar con un manual

de funciones y procedimientos; el resalta que a pesar de que todos su
colaboradores conocen sus funciones y responsabilidades, el tener un documento
que permita hacer seguimiento a los procedimiento y cumplimiento de
responsabilidades, permitirá una mayor productividad de la empresa.
7.2.1.2 Análisis de la entrevista
Con base en lo anterior, se puede concluir que la empresa INDUPADDY está en

un proceso de crecimiento empresarial. Como resultado de la integración con la
academia (universidades) se espera fortalecer su modelo de negocio, para este
caso, a partir de la elaboración y puesta en práctica de los manuales de funciones
y procedimientos, los cuales son herramientas necesarias para maximizar la
66
eficiencia y eficacia en cada uno de los procedimientos de los diferentes puestos
de trabajo.
7.2.2 Encuesta de conocimiento organizacional y análisis de puestos.
En el presente apartado se hace una breve revisión de los conocimientos de los

trabajadores de INDUPADDY respecto a los aspectos organizacionales de la
empresa. Para contar con dicha información se aplicó una encuesta a todos los
empleados de la empresa.
Para el desarrollo de la presente sección se inicia con un análisis del conocimiento

de la misión de la Empresa por parte del equipo de trabajo, al igual que de su
conocimiento frente a la visión de la Organización. Luego de ello se consulta a
cada trabajador si conoce el objeto de su puesto de trabajo, posteriormente se
hace un análisis de las relaciones existentes entre las diferentes áreas tanto de
carácter interno como externo; y por último se determina qué tipo de proceso
desarrolla cada trabajador
Gráfica 2. Conocimiento sobre la misión organizacional
10%
90%
No Si
67
Del total de empleados de INDUPADDY, el 90% expone que si conocer la misión
de la empresa, mientras que un 10% no sabe cuál es. Todos los colaboradores
que manifestaron conocer la misión coincidieron en su respuesta, la cual indica
que la misión es producir con calidad. Lo anterior es un indicador positivo, ya que
esto permite a los empleados tener claridad en las funciones que se realizan.
Gráfica 3. Conocimiento de la visión organizacional
5%
95%
No Si
A diferencia del conocimiento de la misión de la empresa, el 95% de los

empleados afirman saber cuál es la visión de esta, y sólo un 5% no la conoce. Al
igual que en el conocimiento de la misión, todos los empleados que manifestaren
saber cuál es la visón de INDUPADDY coincidieron en su respuesta, que la visión
de la empresa es ser las más productiva del sector. Al evidenciar que casi la
totalidad de los empleados conoce la misión y visión de la empresa es un buen
indicador organizacional, esto es un reflejo de un gran sentido de pertenencia por
parte de los colaboradores.
68
Gráfica 4. Empleados que han escrito las funciones que realiza en su cargo
10%
90%
No Si
El 90% de los empleados de la empresa indican que nunca se les ha delegado la

tarea de escribir las funciones que realiza, esto a razón de que la empresa hasta
el momento no hace un seguimiento y control del desempeño laboral de cada uno
de sus empleados. Por su parte, el 10% afirmó haber realizado dicha actividad,
esto debido a que, esta proporción de empleados lleva un tiempo considerable en
la organización y han sido participes de distintas capacitaciones para el
mejoramiento de su desempeño en los diferentes puestos de trabajo.
Gráfica 5. Nivel educativo requerido para desempeñar el cargo
38%
52%
10%
Básica Profesional Técnico
Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida en campo.
69
A raíz del proceso industrial que requiere la empresa en la producción de arroz, el
52% de los empleados debe tener un perfil de formación académica de nivel
técnico, un 38% solo requiere bachillerato, pero un 10% del personal si requiere
un nivel profesional, esta proporción hace referencia a cargos como el contador y
el gerente.
Gráfica 6. Tiempo de experiencia mínimo para desempeñar el cargo
5%
24%
5%
66%
uno dos tres cinco
El 66% de los cargos requieren un mínimo de un año de experiencia, 5% requiere

de dos años, un 24% de tres, y un 5% de cinco. Los cargos que requieren un año
están más relacionados a los cargos de operación; mientras que los que requieren
más de dos años están relacionados a actividades de supervisión o de carácter
estratégico.
70
Gráfica 7. Relaciones laborales de carácter de los empleados
38%
62%
No Si
El 38% de los empleados de INDUPADDY sostienen relaciones laborales

externas; dichas relaciones se centran en tres grupos principalmente, entes
reguladores, proveedores y clientes. El 62% de los colaboradores no tienen
interacciones externas dado que su rol es más de carácter operativo; los
departamentos que no tienen relaciones de tipo externo son el departamento de
secamiento y el departamento de trilla.
La interacción con proveedores se da con la gerencia, el departamento de

contabilidad para realizar los pagos, y el departamento de compra quien recibe la
materia prima. La interacción con entes de control es principalmente con el
departamento de HSEQ quien debe presentar informe de los sistemas de gestión.
La relación con clientes se da principalmente con el departamento de compras, la
gerencia y el departamento de contabilidad.
71
Gráfica 8. Tipo de proceso que realiza
5%
19%
76%
Apoyo Estratégico Misional
El 76% de los empleados de INDUPADDY cumplen funciones relacionadas a

procesos de carácter misional, el 19% realiza procesos de carácter estratégico y el
5% realiza actividades de apoyo. Vale la pena resaltar, la importancia que tiene el
hecho de que la mayoría de procesos sean de tipo misional.
Para concluir esta sección, se destaca la ventaja que tiene INDUPADDY respecto
a su equipo de trabajo, que a pesar de no tener un manual de funciones
formalizado, conoce la misión y visión de la empresa, al igual que el objeto de su
puesto de trabajo y las relaciones tanto internas como externas que este requiere.
No obstante se hace necesario formalizar el manual de funciones de la Empresa
para potencializar el sentido de pertenencia y coordinación ya existentes en la
Organización.
72
Gráfica 9. Percepción de la importancia de contar con los manuales de
funciones y procedimientos
5%
95%
No Si
La grafica 9, evidencia la importancia de contar con un manual de funciones y

procedimientos; es así como el 95% de los empleados establecen que el tener
clara sus funciones y definidos los procesos que deben realizar, los haría más
eficientes en su trabajo. Percepción diferente tienen el 5% de colaboradores,
quienes consideran poco relevante tener dichas herramientas, ya que precisan
que su rendimiento laboral seria el mismo.
¿Conoce el objetivo del puesto de trabajo?
Al hacer dicha consulta a los colaboradores, se evidencia que el 100% de los

trabajadores sabe cuál es el objetivo de su puesto de trabajo. Aspecto que es muy
positivo, dado que sin contar con un manual de funciones formal ni uno de
procedimientos, cada trabajador tiene claro su rol dentro de la empresa, ya sea
que sus actividades sean misionales, estratégicas o de apoyo.
73
¿Tiene relaciones laborales de carácter interno?
Dentro de la empresa ninguna área opera como una isla; todas las áreas están
relacionadas y cada una tiene presente como se da la interacción con las demás
áreas de trabajo. El departamento de HSEQ interactúa con el área operativa y el
área administrativa, en la operativa se centra en el seguimiento y aplicación del
sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo; en cuanto al área
administrativa esta presenta informes de gestión a la gerencia y realiza solicitud de
compras para suplir requerimientos del sistema.
El departamento de contabilidad interactúa con todas las dependencias para el

pago de nómina. El departamento de compras su relación con la gerencia es la
presentación de novedades y con el departamento de contabilidad para la
generación de facturación; frente al área operativa el departamento de compras de
las ordenes de cargue y descargue de productos.
El coordinador de operaciones, es el enlace entre el área operativa y el área

administrativa; este coordina la producción y es quien presenta reportes a la
gerencia sobre la operación de la planta. En cuanto al área operativa esta se
divide en el departamento de secamiento y el departamento de trilla, ambos tienen
como supervisor directo al Coordinador de operaciones; y ambas están
relacionadas dado que hacen parte de la cadena productiva de la empresa.
7.2.3 Cuestionario a empleados: Descripción de procedimientos y

condiciones de trabajo.
Conforme a la resolución 1072 del año 2015, INDUPADDY así como todas las
empresas colombianas, están obligadas a realizar la debida inducción de ingreso
a sus empleados. En este sentido, se precisa la necesidad de preguntar a sus
empleados cuál es su percepción ante este procedimiento.
74
Gráfica 10. Percepción sobre la inducción recibida al ingresar a la Empresa
14%
10%
76%
Buena Mala Regular
Sólo un 14% de los empleados de INDUPADDY califica como buena la inducción

recibida al ingresar a la Empresa, un 76% la califica como regular y un 10% la
califica como mala. La considerable proporción de personal insatisfecho con su
proceso de inducción, se debe a la ausencia de un manual de funciones y
procedimientos, dado que no se cuenta con un documento guía para la inducción
o consulta.
Gráfica 11. Estado de las herramientas de trabajo
29%
71%
Bueno Regular
75
El 29% del personal califica como regular las herramientas utilizadas en su labor
diaria, mientras que un 71% las califica como buenas. La proporción de
empleados que califican como regular sus herramientas, hacen parte del área
operativa; aspecto que es preocupante dado que el objeto misional de la empresa
recae en producir con calidad, y el contar con herramientas que no son óptimas
puede afectar el proceso de producción.
Gráfica 12. Condiciones de las instalaciones
19%
81%
Bueno Regular
A diferencia de la calificación dada al estado de las herramientas, la proporción de

personal que califica como regular las instalaciones es menor. Un 19% de los
empleados califica como regulares las instalaciones, mientras que un 81% indica
que están en buen estado. De igual manera que con las herramientas, la
proporción que califica como regular las instalaciones pertenece al área operativa.
7.2.4 Determinación de cargos y funciones
Por medio de las entrevistas individuales a los colaboradores y la consulta al

gerentes se tuvo los insumos requeridos para la construcción del manual de
funciones; no obstante, en este apartado sólo se va hacer una identificación inicial
76
de cada cargo con sus respectivas funciones y relaciones internas y externas, el
manual de funciones se expondrá en capítulos posteriores al presente.
Para el desarrollo de esta sección se tendrán en cuenta aspectos como:

identificación de funciones, objetivos, requerimientos y relaciones internas y
externas de cada uno de los cargos. Cabe aclarar que lo presentado a
continuación es una síntesis de cada cargo, ya que esta información se ampliará
en el punto correspondiente específico al manual de funciones. (Véase Ilustración
5 hasta la 15)
Ilustración 5. Resumen de las funciones del cargo de Gerente
Objeto • Realizar la gestión técnica, financiera, administrativa y asegurar la

cumplimiento de objetivos y metas de la empresa
• Diseño de metas para las diferentes áreas (planeación estratégica)

Funciones • Gestión de recursos para el desarrollo de inversiones
• Liderar las actividades de comercialización.
• Externas: Proveedores, clientes, entes de regulación

Relaciones • Internas: Área operativa y administrativa
Actualmente la gerencia de la empresa es desarrollada por su mismo dueño. Para

este cargo se requiere de un perfil profesional, y su objetivo principal es desarrollar
y ejecutar la planeación estratégica de la empresa, al igual que liderar la
comercialización de los productos. Cuando se habla de planeación estratégica se
tiene en cuenta cuatro componentes principales, la productividad de la planta, las
estrategias de comercialización, el cumplimiento de las normas requeridas y la
gestión adecuada de recursos.
Entre las funciones principales el gerente debe diseñar las metas para cada una
de las áreas de la empresa y hacer su respectivo seguimiento, realizar la gestión
77
de recursos necesaria para el cumplimiento de metas, y liderar la comercialización
de los productos. El cargo tiene relaciones internas con todas las áreas dado que
este determina los objetivos de trabajo y hace seguimiento de los mismos; y sus
relaciones externas se enfocan con proveedores, clientes, y entes de regulación.
Ilustración 6. Definición del cargo de contador/a
• Brindar información financiera de manera oportuna con su

Objeto prespectivo análisis, para la toma de decisiones.
• Verificar, procesar, análizar y generar reportes de la

información contable
• Elaboración de informes para auditorias internas y externas,
Funciones declaración de impuestos y toma de decisiones
• Apoyar a la gerencia con sugerencias que permitan mejorar
la situación financiera de la empresa.
• Externas: Revisor Fiscal

Relaciones • Internas:Gerencia
Al igual que el gerente, este cargo debe tener un perfil profesional. Su objetivo es
brindar la información financiera de manera oportuna con su respectivo análisis
para la toma de decisiones. Entre sus funciones principales está el manejo de la
información contable, el cual consiste en verificar la veracidad de la información y
analizarla para posteriormente presentar los informes respectivos. Sus relaciones
externas son con el revisor fiscal y sus relaciones internas con la gerencia
78
Ilustración 7. Definición del cargo del o la auxiliar contable
• Ser apoyo a la parte contable y soporte transversal de la

Objeto estructura administrativa
• Manejo de caja menor

• Gestión de cartera
• Proceder con el pago de nómina.
Funciones • Realizar el proceso de afiliación de seguridad social de los
empleados vinculados
• Pago de facturas a proveedores
• Externas: Proveedores y clientes

Relaciones • Internas:área operativa y administrativa
Para el cargo de auxiliar contable se requiere de tener un nivel educativo de

carácter técnico, enfocado a conocimientos contables y pago de impuestos. El
objetivo del mencionado cargo es ser el apoyo de la parta contable en las tareas
operativas y ser soporte transversal de la estructura administrativa de la empresa.
Sus funciones principales son: la organización de la información financiera, el
pago de facturas, gestión de cartera y liquidación de nómina. Sus relaciones
externas son con los proveedores para el pago de facturas y con los clientes para
la gestión de cartera; a raíz que este cargo tiene la función del pago de nómina
tiene interacción con todas las áreas de la empresa.
Ilustración 8. Definición del cargo de la coordinación de HSEQ
Objeto • Responsable del SG-SST y la gestión de BPM
• Velar por las buenas prácticas de manufactura

Funciones • Planificar, organizar , dirigir, desarrollar y aplicar el SG SST
• Contratación laboral del personal
• Externas: Entes de control

79
A diferencia de los cargos de contador y gerencia, el presente requiere de una
formación técnica; pero se necesita contar con un conocimiento amplio en
sistemas integrados de gestión. El objetivo del cargo es ser responsable del SG-
SST y la gestión de BPM; para ello se debe cumplir con las siguientes funciones:
velar por las BPM por medio de la realización de planes y seguimiento de los
mismos; aspecto semejante se debe implementar con el SG-SST. Junto a ambas
funciones este cargo tiene como responsabilidad hacer el proceso de selección de
personal.
El mencionado cargo tiene relaciones de carácter con los entes de regulación, que
son el INVIMA, CORMACARENA, y clientes de gran tamaño como Bavaria que
realizan auditoria a sus proveedores para verificar la calidad del proceso de la
empresa.
Ilustración 9. Definición del cargo de jefe de compras
• Comprar la materia prima y velar por los estandares de calidad de

Objeto venta de la empresa.
• Analizar el arroz que se recibe para verificar la calidad del mismo

para su posterior compra
Funciones • Verificar el estado del producto terminado para constatar la calidad
del mismo
• Realizar las ordenes de compra y de despacho de la producción
• Externas: Entes de control

Para este cargo se requiere de una formación técnica respecto a las variedades
de grano, estándares de calidad y manejo de herramientas de medición. El rol de
este cargo es crucial para el resto de la cadena de producción de la empresa; el
objetivo del jefe de compras es comprar la materia prima y velar por la calidad del
producto. De este cargo depende que la materia prima utilizada por el molino
cumpla con la calidad requerida.
80
Entre sus funciones está el recibo de la materia prima que consiste en evaluar la
calidad del producto para posteriormente dar la orden de compra y descargue del
producto. En esta actividad se tiene componente técnico y otro administrativo; el
técnico se centra en la evaluación de los estándares de calidad del producto
recibido, y el administrativo se centra en la generación de la facturación y
diligenciamiento de la base de datos de proveedores.
Junto a la función de recibo, el jefe de compras hace revisión de la producción

para verificar la calidad de este; sin embargo esta actividad se hace cuando el
Gerente lo solicita. Sumado a las actividades ya mencionadas, se encuentra el
despacho de productos terminados; este consiste en verificar el estado de los
camiones en los que se va a transportar la mercancía, termonubolizarlos, y
generar las ordenes de despacho con su respectiva dirección de entrega.
Ilustración 10. Definición del cargo del coordinador operativo
Objeto Coordinación y control del área de producción
Inventario de prodcutos e insumos almacenados en

Coordinar la producción del molino
Funciones Verificar el estado de las instalaciones operativas
Controlar el proceso de empaque del producto
Presentar informes de producción a la gerencia
• Externas: Provedores de insumos, contratistas y clientes

Para la coordinación de la planta, se requiere de un perfil técnico; este debe saber

del proceso de transformación del arroz, calidad del producto y manejo de
inventarios. Su objeto es la coordinación y control del área de producción entre
sus funciones está: Llevar el inventario de los productos, coordinar la producción y
81
verificar que los procesos e instalaciones estén en un estado óptimo y presentar
informes a la gerencia. Este cargo interactúa con los jefes de trilla y secamiento
dado que es el quien los supervisa. Al tener un rol articulador entre las directrices
de gerencia y el área operativa, es quien presenta los informes del área operativa
al Gerente.
El coordinador operativo mantiene relaciones con proveedores de insumos cuando

son pedidos de baja cuantía, de igual manera interactúa con contratistas a la hora
de realizar mantenimiento a la Planta. Ocasionalmente interactúa con clientes
cuando se necesario.
Ilustración 11. Definición del cargo asistente de sistemas integrados
• Apoyo al seguimiento del SGSST, BPM, Res 2674-2013,

Objeto programación de actividades y capacitaciones al personal.
• Apoyar la coordinación y aplicación del SG-SST

Funciones • Realizar capacitaciones relacionadas a BPM
• Externas: entes de regulación

Relaciones • Internas:área operativa
Para el cargo de asistente de sistemas integrados, se requiere de un perfil técnico

que tenga conocimientos en sistemas de gestión y de BPM; el objetivo de este
cargo es ser el apoyo de la coordinación de HSEQ, para la coordinación del SG-
SST y la aplicación de BPM. Entre sus funciones esta apoyar la implementación
del SG-SST y desarrollar capacitaciones en BPM. Sus relaciones internas se
centran en el área operativa para le realización de las capacitaciones requeridas.
Respecto a las relaciones externas, al igual que la coordinación HSEQ, interactúa
con los entes de control correspondientes.
82
Ilustración 12. Definición del cargo supervisor general de calidad
• Garantizar la realización de los procesos necesarios para

Objeto verificar que el producto cumpla con los estandares
requeridos
• Revisar y verificar que el proceso de secamiento y trilla se

estén desarrollando de forma adecuada
Funciones • Revisar calidad del producto
• Pedir la separación de productos cuando sea requerido
Para el mencionado cargo se requiere de un perfil técnico con experiencia mínima

de dos años El objeto del cargo es garantizar la verificación de la calidad del
proceso y del producto. Entre las funciones del cago están la revisión del proceso
de secamiento y trilla para verificar su correcta actividad, revisar la calidad del
producto y pedir la separación de un producto cuando este no cumpla con los
estándares. Las relaciones se dan de carácter interno en cuanto a la supervisión
del área operativa y la presentación de informes al área administrativa.
Ilustración 13. Definición del cargo jefe de secamiento
• Supervisar, coordinar y controlar las

Objeto actividades de secamiento
• Manejo de maquinaria relacionadas al proceso de

secamiento (elevadores, bandas trasportadores,
Funciones torres de secamiento), horno de carbon)
• Realizar pruebas de humedad del producto
• Supervisar a los operarios de su área
El jefe de secamiento requiere un perfil técnico y tener conocimiento del proceso

de secamiento; en el caso de INDUPADDY su jefe de secamiento solo cuenta con
83
educación secundaria; sin embargo cuenta con vasta experiencia en el sector lo
que le ha brindado los conocimientos empíricos suficientes para el desarrollo de la
actividad.
El objetivo del cargo es supervisar, coordinar y controlar las actividades de

secamiento. El secamiento es la fase inicial del proceso de molinería; antes de
entrar a la fase de trilla, la humedad del arroz debe ser reducida a un 13%; para
ello el arroz entra a un estado de pre limpieza en donde se sacan impurezas como
tallos o arroz que no está listo; luego se transporta por bandas y elevadores a la
torre de secamiento 1 la cual tiene incorporado un horno de carbón mineral,
posterior a la torre 1 el arroz se transporta a unos silos inclinados; en este punto la
humedad del arroz ha bajado a un 15 0 14%. Después de los silos inclinados se
pasa a la torre de secamiento dos donde el arroz queda con una humedad del
13%.
Las funciones del jefe de secamiento se concentran en supervisar la labor de los

operarios que son quienes descargan el arroz y hacen el proceso de pre limpieza,
en manejar la maquinaria del proceso de secamiento, y medir los niveles de
humedad del arroz.
Ilustración 14. Definición del cargo jefe de trilla

• Trillar el arroz en cascarilla para convertirlo
Objeto en arroz blanco, cristal y harina
• Operar maquinaria del proceso de trilla

• Reparaciones menores y mantenimiento
preventivo de maquinaria
Funciones • Pruebas de calidad del producto terminado
• Supervisar el proceso de limpieza y
almacenamiento
84
Al igual que el jefe de secamiento, este requiere de un perfil técnico; sin embargo
e, actual jefe de trilla no cuenta con una formación técnica, pero conoce a la
perfección el proceso de manera empírica. Su rol en la Empresa es llevar a cabo
el proceso de trilla para transformarlo en arroz blanco, cristal o harina.
Posterior a la fase de secamiento se inicia con el proceso de trilla; el arroz llega a

unas zarandas para limpiar impurezas del proceso de secado, pasan a la tolva de
descascaradores y allí se le es removida la cascarilla al arroz; luego el producto
entra a un Carter donde se les saca piedrillas y frijolillo; seguido de esto se pule el
arroz, se regresa a la zaranda para clasificarlo y se distribuye la producción, el
arroz blanco pasa por una electrónica que selecciona el arroz blanco, el arroz
partido sale posterior a la clasificación y la otra proporción pasa por un molino para
producir harina. Al terminar las mencionadas fases, los productos son empacados
y almacenados.
Las funciones del jefe de trilla en el proceso relacionado en el párrafo anterior son
el manejo, mantenimiento preventivo y reparaciones menores de la maquinaria
utilizada en el proceso, supervisar la tarea de limpieza y almacenamiento que es
realizada por los operarios y hacer las pruebas de calidad del producto.
Ilustración 15. Definición del cargo operario
Objeto • Apoyar el proceso de secamiento, y trilla
• Limpieza de instalaciones
• Almcenamiento de productos terminados y
Funciones materias primas
• Dar reportes de operación y novedades en la
actividad
85
Para el mencionado cargo no se requiere de un perfil técnico. Su rol se concentra
en ser un apoyo al proceso de producción en donde sus funciones se enfocan a
actividades de limpieza general de instalaciones pero también de limpieza de
cárcamos y desinfección del mismo. Sumado a ello también tienen funciones de
almacenamiento del producto final al igual que el descargue de las materias
primas y cargue de productos terminados. Sus relaciones laborales se dan con su
supervisor de área.
7.2.5 Matriz de cargos, funciones y normas de competencia laboral.
Sin lugar a duda, este instrumento es la base para la construcción del manual de
funciones por competencia. Ya que por medio de ella, se logró organizar la
información según la Clasificación Nacional de Ocupaciones (CNO) y las normas
de competencias laborales, como requisitos para la estructuración de cada cargo,
dependiendo de su tipo de proceso (estratégico, misional y apoyo). (Ver anexo D)
7.3 Resultados de la etapa 3
En este apartado se presentan los formatos que permitieron obtener la información

necesaria para identificar y posteriormente definir los procedimientos que se
deben realizar a cabalidad en cada uno de los procesos de trabajo del área
operativa. Los formatos para la descripción de los procedimientos contienen la
siguiente información: nombre del proceso, responsable del procedimiento,
objetivo, equipos y herramientas; dependencia, cargos involucrados, actividad,
descripción de la actividad y área donde se realiza el procedimiento. A
continuación se presenta de manera ordena según su etapa de operación dentro
del área.
86
7.3.1 Formato de procedimiento recibo de materia prima
DESCRIPCION Y SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Recibo del arroz Paddy.
Responsable del
Jefe de laboratorio.
Procedimiento:
El objetivo de este proceso es identificar la calidad de la
OBJETIVO:
materia prima.
Descripción Equipo: Motomco, Seedburo, yamamoto, gramera, bascula, cribas,

pala, winches.
Herramienta: Sondas, computador, impresoras, recipientes muestras,
teléfono, papelería.
Dependencia:
Área operativa
Números de personas o cargos involucrados:
Gerencia, Jefe de compras, Jefe de laboratorio,
Fecha de
Supervisor de calidad, Operario.
elaboración: 08
Mayo de 2015
Herramientas
No Actividades Descripción Área Responsable
o equipos
El vehículo llega a la
portería de las
Formato
instalaciones donde el
1 ingreso del control de
vigilante diligencia un
vehículo Portería ingreso de Vigilante
formato de control de
vehículo
ingreso.
Sonda de
El supervisor de control muestreo
de calidad toma muestras Bascula
de 50 gramos del arroz digital,
que ingresa en los seedburo,
Parqueadero Supervisor de
Muestreo de vehículos y lo dirige al motomco,
2 de recepción calidad
recepción. laboratorio para las extractor de
respectivas pruebas. impureza,
yamamoto
87
El supervisor entrega la
muestra al laboratorista,
quien realiza el pesaje de
Pesaje de la misma para verificar Jefe de
3 Laboratorio Gramera
muestra que el peso sea de 50 compras
gramos.
Se realiza la prueba de
humedad para verificar
que esta no supere el
25%, si lo supera este
arroz tendrá un menor
Prueba de valor de compra o no se Jefe de
4 humedad aceptara, si tiene la Laboratorio Motomco compras
humedad adecuada se
procede a realizar la
siguiente prueba.
Se realiza la prueba de
pureza donde se
determina la cantidad de
arroz procesable en la
muestra, en esta prueba
se separa el arroz vano y
el material grosero que no
Prueba de debe ser mayor al 5% en Laboratorio Jefe de
5 Yamamoto
pureza la muestra, además el compras
arroz procesable es
expedido como arroz
descascarado.
En esta prueba se separa
el arroz partido del arroz
entero y así se determina
el porcentaje de
composición de cada uno
Prueba de Jefe de
6 en la muestra, la cantidad Laboratorio Criba
integridad Compras
de arroz partido no debe
superar el 20%.
Al conocer los
porcentajes arrojados en
cada una de las pruebas
se procede a hablar con
el proveedor y se decide
si se acepta o no el arroz
Negociar el Papelería, Gerencia
7 paddy, y si se acepta se Dirección
producto computador
negocia con base en los
porcentajes de calidad
arrojados.
88
Ingresa el vehículo a la
báscula, donde este es
pesado, conteniendo la
materia prima de esta
forma se evaluara el peso
bruto y se realiza el
Pesar en la respectivo registro con la Jefe de
8 Laboratorio Bascula
bascula información suministrada compras
por el agricultor al
sistema.
Al realizar el peso, el
vehículo se dirigirá a
Envió al descargar la materia
Conductor
9 área de prima en las respectivas Operativa Vehículo
externo
descargue tolvas de recepción.
Antes de descargar se
toma una muestra más
detallada del cargamento
del vehículo, se toma una
muestra de 200 gramos
por cada bulto y estas
muestras son enviadas al
Muestreo laboratorio para realizarle Sonda de
10 Operativa Operario
final las pruebas de calidad, muestreo
con las que se determina
el costo final del arroz
Paddy.
Se procede a descargar
la totalidad del arroz Pala,
11 Descargue Operativa Operario
Paddy en las tolvas de winches.
recibo.
Una vez descargado el
vehículo este es pesado
nuevamente, y de esta
Jefe de
12 Tara manera se determina la Operativa Bascula
compra
cantidad de arroz Paddy
a comprar en ese
cargamento.
89
Ilustración 16. Flujo del proceso de recibido de la materia prima
90
7.3.2 Formato de procedimiento de secamiento
Nombre del Proceso:

Secamiento
Responsable del Procedimiento:

Jefe de secamiento
OBJETIVO: Deshidratar el arroz Paddy hasta obtener un 12.5% o 13.5% de humedad.
Descripción Equipo:
Pre-limpiadora, bandas transportadoras, elevadores, torre de secamiento, silos inclinados,
motores eléctricos.
Herramienta: Sondas de muestreo, pala.
Dependencia:
Área operativa Números de personas o cargos
involucrados:
Jefe de secamiento, operarios (4).
Fecha de elaboración: 08 Mayo de
2015
No Actividad Herramienta o
Descripción Área Responsable
Equipos
Desde las tolvas de recibo,
el arroz Paddy pasa a las
cintas transportadoras que
lo llevan a un elevador que
lo deposita en una segunda Elevadores,
1 Transporte cinta transportadora que lo Operativa cintas Operario.
deposita en la torre de transportadoras.
secamiento número 1.
91
El arroz Paddy es
depositado en esta torre
hasta que se encuentra
totalmente llena, cuando es
así un operario incinera
Torre de Jefe de
Secamiento carbón mineral en el horno
2 Operativa secamiento, planta,
en torre de la torre, el cual produce
pala. operario
aire caliente que reduce en
3% la humedad.
La torre deposita el arroz
Paddy en una cinta
transportadora que lo lleva
hasta un elevador que lo Torre de
deposita en una segunda secamiento,
Transporte Operativa Operario
3 cinta transportadora y esta banda
los descarga en los silos transportadora
inclinados.
El arroz Paddy que es
depositado en los silos
inclinados es nivelado
perfectamente, una vez
está lleno y nivelado, se
Secamiento encienden los hornos que Jefe de
4 en silos calientan el aire e inician a operativa Silos inclinados Secamiento,
inclinados retirar humedad del Paddy Operarios.
hasta llegar a una humedad
del 14%.
En los silos inclinados se
abren las compuertas que
depositan el Paddy en una
banda transportadora que
lo lleva a un elevador y este Bandas
5 Transporte a una segunda banda Operativa transportadoras, Operario
transportadora que lo Elevado.
deposita en la torre de
secamiento número 2.
El arroz Paddy es
depositado en esta torre
hasta que se encuentra
totalmente llena, cuando es
así un operario incinera
carbón mineral en el horno
Torre de Jefe de
Secamiento de la torre, el cual produce
6 Operativa secamiento, Secamiento,
en torre aire caliente que reduce en
pala. operario.
1% la humedad, para
obtener una humedad final
de 13%.
92
Ilustración 17. Flujo del proceso de secamiento de la materia prima
93
7.3.3 Formato procedimiento de almacenamiento
Nombre del Proceso:

Almacenamiento

Jefe de almacenamiento
OBJETIVO.
El almacenamiento se realiza con el objetivo de mantener materia prima disponible para
satisfacer el mercado y reducir las pérdidas en el proceso de trillado.
Tarros de almacenamiento, cacorro, inmunizado, motores eléctricos, bandas
transportadoras, elevadores.
Herramienta: Llaves mixtas.
Dependencia:
Área operativa Números de personas o cargos involucrados:
Supervisor de calidad, Jefe de almacenamiento,
Operarios
2015
Herramientas o
No Actividad Descripción Área Responsable
Equipos
Desde la torre de
secamiento número
dos el arroz Paddy Motores
1 Transporte pasa a las cintas Operativa eléctricos, Operario
transportadoras que lo bandas
lleva hasta un elevador transportadoras,
que lo deposita en una elevadores.
segunda cinta
transportadora y esta
los descarga en las
torres de
almacenamiento.
El arroz Paddy será
almacenado en silos Operativa Silos de Operario
2 Almacenamiento con capacidad de 500 almacenamiento
toneladas cada uno.
94
Se fumiga para llevar
3 Fumigación el respectivo control de Operativa Cacorros, Operario
plagas. inmunizado
Se moviliza la materia
prima con el fin de
4 Rotación homogenizarla y evitar Operativa Motores Jefe de
la concentración de eléctricos secamiento
humedad en sectores
del área de
almacenamiento.
Desde los silos de
almacenamiento se
abren las compuertas Motores
5 Transporte de vaciado que Operativa eléctricos, Operario
depositan el arroz en bandas
bandas transportadoras,
transportadoras que lo elevadores.
llevan a un elevador
que lo deposita en una
segunda banda
transportadora y lo
dispone para el
siguiente proceso.
95
Ilustración 18. Flujo del proceso de almacenamiento de la materia prima.
96
7.3.4 Formato de procedimiento de trilla
Nombre del Proceso:

Trillado

Jefe de planta.
OBJETIVO.
Separar el arroz de la cascarilla y dar el color blanco al arroz, característica solicitada por
el mercado.
Pre-limpiadora, bandas transportadoras, elevadores, torre de secamiento, silos inclinados,
motores eléctricos. Carter day, M VTA, M VBF, cosedora.
Herramienta: llaves mixtas.
Dependencia: Números de personas o cargos

Área operativa involucrados:
Jefe de planta, supervisor de calidad,
Fecha de elaboración: 08 Mayo de operarios.
2015
Actividad Herramientas o
No Descripción Área Responsable
Equipos
La materia prima se
somete nuevamente a
un pre limpiadora donde
se le retiran ya impureza
tanto liviana como
pesada sobre todo arroz
Pre limpiadora, Jefe de
1 Pre limpieza vano, palos o cualquier Operativa
motor eléctrico planta
impureza o material
grosero proveniente del
campo.
97
La pre limpiadora
deposita el arroz Paddy
en una cinta
transportadora que lo
lleva hasta un elevador
que lo deposita en una Bandas
2 Transporte segunda cinta Operativa Elevadores Operario
transportadora y esta los
descarga en el proceso
descascarado.
La materia prima es
depositada en las
descascaradoras donde
circula entre rodillos, que
separan el arroz de la
cascarilla, al salir de este Supervisor de
proceso el arroz se Descascarado planta,
3 Operativo
Descascarado encuentra sin cascarilla motor eléctrico Operario
pero aun esta
combinado con esta. El
arroz aun sin pulir es
llamado arroz integral.
Las descascaradoras
depositan el arroz
integral en una cinta
transportadora que la
lleva hasta un elevador cinta
que lo deposita en una transportadora
5 Transporte Operativa Operario
segunda cinta elevador
transportadora y esta lo
deposita en las
maquinas aventadoras.
Las aventadoras
aprovechan que la
semilla de arroz es más
pesada que la cascarilla
y aplicando una corriente Jefe de
Aventadoras
6 Limpieza de aire a una cascada de Operativa planta
Motor eléctrico
arroz separan la
cascarilla de las semillas
procesables.
98
La aventadora deposita
el arroz en una cinta
lleva hasta un elevador
cinta
que lo deposita en una
transportadora,
7 Transporte segunda cinta Operativa Operario
elevadores
descarga en las mesas
densimetrías.
Las mesas densimetrías
separan el arroz
correctamente
descascarado del arroz
que aunque aún tiene su
cascarilla aprovechando
la diferencia de
densidades, los que
quedan totalmente Mesa Supervisor de
descascarado siguen en densimetrica, planta,
8 Separación Operativa
el proceso y los que aún motor eléctrico, Operario
tienen cascarilla se tornillo sin fin.
devuelven a las
descascaradoras por
medio de un tornillo sin
fin, lo que denominamos
un retorno.
Las mesas densimetrías
deposita el arroz Paddy
en una cinta
lleva hasta un elevador cinta
que lo deposita en una transportadora, Operario
9 Transporte operativa
segunda cinta elevador
descarga en el Carter
Day.
Las maquinas Carter
Day, separan el arroz de
materiales groseros que
no son separables en
anteriores procesos
como semillas diferentes
que se encuentran en los Operario
10 Seleccionar Operativa Carter Day
cultivos, pequeñas rocas
y maleza, esto lo hace
aprovechando la forma
oval del arroz.
99
Las maquinas Carter
Day depositan el arroz
Paddy en una cinta
lleva hasta un elevador bandas
que lo deposita en una transportadoras
11 Transporte Operativa Operario
segunda cinta y elevadores
descarga en el proceso
de pulido.
El primer paso del
proceso de pulido inician
en la maquina VTA, esta
máquina se vale de
piedras pulidoras que
presiona el arroz contra
Jefe de
una pantalla de fricción y
planta
12 Pulido le concede el 40% de Operativa VTA
Operario
blancura a los granos.
Esta máquina deposita el
arroz en las maquinas
VBF.
La máquina VBF,
transportan el arroz por
medio de un tornillo sin
fin hasta una pantalla de
fricción, en esta máquina
se separa la harina del Jefe de
arroz, y el grano obtiene planta
13 Pulido Operativa VBF
un 70% de blancura. El Operario
arroz es depositado en
una segunda maquina
VBF.
El último paso de pulido
se realiza en una
segunda maquina VBF,
que también retira harina
Jefe de
de arroz y le da al grano
planta
14 Pulido el 100% de blancura. La Operativa VBF
operario
máquina deposita el
arroz en una cinta
transportadora.
100
Una banda
transportadora lleva el
arroz hasta un elevador bandas
que a su vez lo deposita Operativa transportadoras Operario
15 Transporte
en una segunda banda y elevadores
transportadora y esta lo
lleva a las zarandas.
En este proceso de
clasificación se separan
los granos partidos de
los enteros por medio de
un sistema de zarandas
que retiene el grano
16 Zarandas Operario
Zarandeo entero y dejan circular el Operativa
partido y la harina, el
arroz partido y la harina
son depositados en una
segunda zaranda.
En esta etapa el grano
partido se separa de la
harina, las zarandas
17 Zarandeo retienen el grano partido Operativa Zarandas Operario
y permiten circular la
harina.
Las zarandas depositan
el arroz, el grano partido
y la harina en diferentes
cintas transportadoras, la
harina va a depósitos y
18 Transporte el arroz, junto con el Operativa Zarandas Operario
grano partido son
depositados en la
maquina Trier, por
diferentes entradas.
La máquina Trier gradúa
el porcentaje de arroz
partido que ira mezclado
Supervisor de
Graduación con el arroz entero
planta,
19 de grano según los criterios del Operativa M. TRIER
Operario
partido. mercado o pedido del
cliente.
101
La máquina Trier
deposita la mezcla
adecuada entre arroz
entero y partido en una
banda transportadora Supervisor de
Bandas
que lo lleva a la planta,
transportadoras
20 Transporte clasificadora electrónica, Operativa Operario
y elevadores
y los excedentes de
arroz partido los
mantiene en circulación
para las próximas
mezclas.
La clasificadora
electrónica separa el
arroz totalmente blanco
de aquellos granos que
no cumplen con los
parámetros de blancura,
Supervisor de
Clasificación dejando como desechos Clasificadora
21 planta,
electrónica. granos ambarinos, Operativa electrónica
Operario
granos con hongo e
incluso granos que no se
descascararon.
La clasificadora
electrónica deposita el
Bandas
22 Transporte arroz en una cinta
transportadoras
transportadora que lleva Operativa Operario
y elevadores
el arroz a una
dosificadora.
La dosificadora llena
lonas de polipropileno
23
Empacado con 50 kilogramos de Operativa Dosificadora Operario
arroz.
Al ser llenados el bulto
de arroz es dirigido a la
24 Sellado
cocedora para ser Operativa Cocedora Operario
sellado.
Una banda
transportadora lleva los
Bandas
25 Transporte bultos de arroz al área Operativa Operario
transportadoras
de almacenamiento.
El arroz es llevado a la
sección de
Almacenamiento Operario
26 Almacenar almacenamiento o Operativa
acopio manualmente.
102
Ilustración 19. Flujo del proceso de trilla de la materia prima
103
7.3.5 Formato de procedimiento de despacho
Nombre del Proceso:

Despacho
Responsable del
Procedimiento:
Jefe de laboratorio
OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados en la
organización.
Descripción Equipo: Bascula, Equipo de cómputo.
Herramienta: Teléfono, papelería.
Dependencia:
Área Laboratorio Números de personas o cargos involucrados:
Supervisor de calidad, Jefe de laboratorio,
Gerencia, Operarios.
2015
Herramientas
No Actividad Descripción Área Responsable
o equipos
El vehículo llega a la portería de

Formato
Ingreso las instalaciones donde el
1 control de
del vigilante diligencia un formato de
Portería ingreso de Vigilante
vehículo control de ingreso.
vehículo
El vehículo ingresa a la báscula
para ser pesado y así
Jefe de
desestimar el peso del vehículo
Bascula Bascula compras
2 Tara al calcular el costo del producto
final.
Una vez realizada la tara se
obtiene un recibo con orden de
cargue, con la cual se dirige con
Planta
el jefe de planta de trillado para Banda
3 Cargue de Operario
que realicen la carga transportadora
trillado
correspondiente.
Ya cargado el vehículo el
vehículo regresa a la báscula
donde se verifica y se vigila el
Peso en peso que sea exacto al de la Bascula Jefe de
4 Bascula
bascula orden de cargue, se diligencia la compras
factura en el sistema y se
autoriza la salida del vehículo.
104
Ilustración 20. Flujo del proceso de despacho de la materia prima
105
7.4 Resultados de la etapa 4.
Finalmente, para el cumplimento de la etapa 4 se estructuraron los manuales de

funciones por competencias, correspondientes a las dos áreas definidas por la
empresa (Administrativa y operativa); y los manuales de procedimientos
establecidos únicamente para el área Operativa. Como material entregable se
hace entrega de dos cartillas en medio físico y magnético.
7.4.1 Manual de Funciones por Competencias (Ver Manuales impresos)
7.4.2 Manual de Procedimientos del Área Operativa (Ver Manuales impresos)
106
8. CONCLUSIONES
La empresa INDUPADDY S.A., antes del presente estudio no contaba con manual
de funciones y procedimientos; ahora ya tiene a disposición un material que va
poder emplear para consolidar la estandarización de los procesos.
Sin embargo; a pesar de que cada trabajador conoce sus funciones, el 95% de
estos indica que el contar con un manual de funciones y procedimientos lo haría
más productivo. Percepción que comparte el gerente, quien resalta la importancia
de los manuales no porque sus colaboradores desconozcan sus
responsabilidades sino porque esto permita un mayor control del desarrollo de las
operaciones. Se elaboraron 12 manuales de funciones para los diferentes cargos
que hay en la empresa, con lo que se busca mejorar la productividad de la
empresa.
A través del desarrollo de la investigación, especialmente en la aplicación del

instrumento (análisis de puestos de trabajo, numeral 7.2.2) se logró identificar
duplicidad en algunas tareas realizadas en el área de trabajo de la organización.
Se espera que a partir del diseño e implementación de los manuales de funciones
y procedimientos, se dé solución a esta falencia.
Finalmente, se identificó que un gran porcentaje de los colaboradores,

especialmente del área operativa de la empresa no tienen claras sus funciones,
puesto que señalaron no conocer la secuencia que se debe llevar en los diferentes
procesos de producción. Bajo este orden de ideas se establece que este situación
afecta la productividad de la organización.
107
9. RECOMENDACIONES
Iniciar un proceso de socialización y sensibilización con todos los empleados de la

empresa, sobre la importancia de implementar los manuales de funciones y
procedimientos.
Es menester de la Empresa infundir en los empleados la importancia de llevar un

registro de las actividades que realizan y de mantener actualizada esta
información, ya que esto permite la eficiente articulación entre los diferentes
procesos y sirve como elemento de soporte del buen desempeño de cada uno de
los empleados.
Es necesario que los jefes de procesos inculquen en sus colaboradores la

importancia de cumplir a cabalidad con las ordenanzas documentadas en los
manuales de procedimientos que se proponen a través de este estudio, ya que
esto permite la uniformidad en el trabajo y mejora la calidad de los productos.
Actualmente, la organización no cuenta con área de talento humano, situación que

obliga a delegar estas actividades al coordinador HSEQ. No obstante, este
ejercicio se permite dada la cantidad de personal con el que cuenta la empresa;
sin embargo es pertinente que en el corto plazo se cree esta área, ya que al
presentarse un aumento de la planta de personal el departamento de HSEQ no va
a ser a suficiente, por lo cual se corre el riesgo de reducir la calidad de las
condiciones laborales.
Es necesario que la organización ponga en práctica las herramientas de las que

dispone ahora, a fin de que en el corto plazo pueda ver resultados positivos,
reflejados en mayor productividad y eficiencia en la distribución de las cargas de
trabajo. Así mismo, se recomienda que los instrumentos, sean actualizados y
retroalimentados de manera constante.
108
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115
ANEXO A
ENTREVISTA AL GERENTE
1. ¿La empresa cuenta con un manual de funciones? Si no es así ¿por qué se da
esta situación?
2. ¿Qué porcentaje de su planta de personal cree usted que conoce sus

funciones?
3. ¿Cómo realiza la asignación de funciones?
4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la empresa y que nivel de efectividad

tienen estos?
5. ¿Cómo se delimitan los aspectos en que los trabajadores participan en la toma

de decisiones en su área de trabajo?
6. ¿Considera usted que las asignaciones laborales se encuentran equilibradas de

acuerdo a las necesidades de la empresa?
7. ¿Cómo se controla que los empleados cuenten con insumos necesarios para el
desarrollo de sus actividades?
8. ¿Cuáles son las políticas que actualmente rigen el área operativa de la

empresa?
116
ANEXO B
ENCUESTA DE CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL
1. Nombres y apellidos:
2. Género (Sexo): Hombre 0 Mujer 1 3. Edad:
3. Tipo de documento: C.c. 1 T.i. 2 Pasaporte 3
4. N. de documento: de:
5. Cargo:
6. Nivel de estudios: Básica 1 Técnico 2 Profesional 3
7. Jede Inmediato Cargo
8. ¿Conoce la misión de la empresa?
Si 1 No 2 ¿En qué consiste?
9. ¿Conoce la visión de la empresa?
Si 1 No 2 ¿En qué consiste?
¿Alguna vez le han encomendado la tarea de describir las funciones de lo que

10.
usted realiza?
Si 1 No 2
¿Qué nivel educativo requiere su cargo?

11.
Básica ___ Técnico ___ Tecnólogo ___ Profesional ____
¿Cuánto es el mínimo de años de experiencia requeridos para su cargo?

12.
1 año ____ 2 años ____ 3 años _____ 5 años o más ____
117
¿Tiene relaciones laborales de carácter interno?
13.
Sí _____ No ____
¿Qué tipo de proceso realiza?

14.
Apoyo ____ Misional _____ Estratégico ______
¿Usted cree que sería más productivo si contara con un documento que le
15. permita conocer más de sus funciones y responsabilidades?
Si 1 No 2
Fuente: SENA, 2016
118
ANEXO C
DESCRIPCIÓN Y CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO
1.. A continuación describa el objetivo de su puesto de trabajo
Cómo califica la inducción recibida al ingresar a la Empresa

2.
Buena ____ Regular ____ Mala _____
3. ¿Cuál es el estado de las herramientas utilizadas en su actividad?
Malo 1 Regular 2 Bueno 3
4. ¿Cuál es el estado de las instalaciones utilizadas en su actividad?
Malo 1 Regular 2 Bueno 3
5. ¿Qué conocimientos específicos se requieren para el cargo?
6. Describa las habilidades que se requieren para el cargo
7. Relacione las principales actividades de su cargo
Actividad Descripción
Fuente: SENA, 2016
119
ANEXO E
DESCRIPCIÓN Y SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del proceso
Responsable del
procedimiento
Objetivo
Equipo
Herramienta
Dependencia
Números de personas o
cargos involucrados
Fecha de elaboración
No Actividad Área Herramientas- Responsable
Equipos
120

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DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DEL MANUAL

DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS, PARA LA EMPRESA

MÓNICA QUEVEDO BELTRÁN

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

MÓNICA QUEVEDO BELTRÁN

Trabajo de grado para optar al título de Ingeniería Industrial

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

Villavicencio, Junio 2016

Dedico esta tesis a mi hija, Laura Karina Lesmes Quevedo.

Mónica Quevedo Beltrán

Jeison Yair García Villareal

Le agradecemos a Dios por habernos acompañado y guiado a lo largo de nuestra

Queremos agradecer y dar reconocimiento a cada una de las personas, que

A la asesora científica y metodológica, Ingeniera Lenith Cárdenas, por brindar sus

A la Coordinadora, Ingeniera Nancy Saray, quien brindo su apoyo e ideas que

A La empresa INDUPADDY S.A, y al Gerente, Gilberto Céspedes donde se

Mónica Quevedo Beltrán

PALABRAS CLAVES ..................................................................................... 12

4.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 20

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 20

5. MARCO REFERENCIAL ............................................................................... 21

5.1.1 Antecedentes Internacionales ........................................................... 21

5.1.2 Antecedentes Nacionales .................................................................. 25

5.1.3 Antecedentes Regionales.................................................................. 28

5.2 MARCO TEÓRICO .................................................................................. 29

5.2.1 Manual de funciones ......................................................................... 29

5.2.2 Manual de procedimientos ................................................................ 34

5.3 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................... 39

5.4 MARCO GEOGRÁFICO .......................................................................... 43

5.4.1 Departamento del Meta ..................................................................... 43

5.4.2 Municipio de Villavicencio.................................................................. 45

5.5 MARCO LEGAL ....................................................................................... 49

6. DISEÑO METODOLOGICO .......................................................................... 53

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 53

6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ...................................................................... 54

6.3 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE

6.3.1 Etapas Metodológicas ....................................................................... 55

6.4 DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.......................................... 58

7. RESULTADOS DEL PROYECTO.................................................................. 58

7.1 RESULTADOS DE LA ETAPA 1.............................................................. 58

7.1.1 Estructura organizativa de la Empresa .............................................. 58

7.2 RESULTADOS DE LA ETAPA 2.............................................................. 63

7.2.1 Resultados de la entrevista al Gerente .............................................. 63

7.2.2 Encuesta de conocimiento organizacional y análisis de puestos. ...... 67

7.2.3 Cuestionario a empleados: Descripción de procedimientos y

7.2.4 Determinación de cargos y funciones ................................................ 76

7.2.5 Matriz de cargos, funciones y normas de competencia laboral. ......... 86

7.3 RESULTADOS DE LA ETAPA 3.............................................................. 86

7.3.1 Formato de procedimiento recibo de materia prima .......................... 87

7.3.2 Formato de procedimiento de secamiento ......................................... 91

7.3.3 Formato procedimiento de almacenamiento ...................................... 94

7.3.4 Formato de procedimiento de trilla .................................................... 97

7.3.5 Formato de procedimiento de despacho ......................................... 104

7.4.1 Manual de Funciones por Competencias (Ver Manuales impresos) 106

7.4.2 Manual de Procedimientos del Área Operativa (Ver Manuales

8. CONCLUSIONES ........................................................................................ 107

9. RECOMENDACIONES ................................................................................ 108

10. BIBLIOGRAFÍA/CIBERGRAFÍA ................................................................ 109

Tabla 1. Caracterización general del departamento ........................................................... 44

Gráfica 1. Empleados por Áreas de Trabajo ...................................................................... 60

Ilustración 1. Ubicación geoespacial empresa INDUPADDY S.A ................................... 46

Visión: Ser la empresa más productiva y rentable en el sector arrocero

Transparencia en nuestro actuar: Valor en la organización que demuestra