Administración del efectivo

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno

adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso
personal.

La administración del efectivo ha cambiado significativamente a lo largo de los últimos años, esto
es debido a las nuevas tecnologías como son los electrónicos y computarizados para las
transacciones de dinero que han hecho posible el uso eficiente en la administración del efectivo. Es
muy importante conocer las capacidades, fortalezas y debilidades de la empresa para poder tener
una mejor liquidez.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con
el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no
desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es
decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

Los cuatro principios básicos orientados recobran gran importancia al lograr un equilibrio entre los
flujos positivos (entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la
empresa pueda, de manera parcial, influir sobre ellos para lograr una mejor rentabilidad.

Por lo tanto, el administrador financiero debe enfocarse en buscar la administración eficiente del
efectivo a través de las técnicas, principios, estrategias y aplicar los métodos necesarios para la
conversión del ciclo de efectivo, de rotación de efectivo, del saldo mínimo de efectivo y del costo de
mantener saldo mínimo de efectivo comparando el plan actual y el plan propuesto para determinar
el ahorro o pérdida anual de la empresa que se esté analizando.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

 Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

 Promover la contabilización adecuada de los datos.
 Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
 Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran
errores o fraudes. La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la
administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más liquido de la empresa, pueden
constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía.
Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo
circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
 Administración de CXC
Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Representan el crédito que concede
la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado.

Forma parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar
los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de
liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial
concedido a clientes y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas
por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos
que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

De qué manera nos ayudan las cuentas por cobrar en un negocio?

 Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para
vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de
crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.
 Está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe
competencia, generalmente la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de
trabajo no es significativa.
 Es utilizado como herramienta para promover las ventas y las utilidades, para proteger la
posición de una empresa dentro del mercado.

“La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración
exitosa de las cuentas por cobrar”

Para nuestro futuro profesional es importante saber el manejo efectivo de las cuentas por cobrar
para que nuestras ganancias ayuden a fortalecer al negocio, pues un mal manejo de este puede
llevar a una empresa a quebrar. Por ello, tener un control efectivo de los clientes que te deben y un
sistema de cobranza efectivo, ayudará a tu empresa a cumplir con sus objetivos financieros.

Otra ventaja es tener un control de clientes, de lo que te han pagado y de lo que te deben, teniendo
así una cobranza controlada y evitando el riesgo de no cobrar por desconocer la fecha de
vencimiento, que límite de crédito puede ofrecer, si puedes seguir ofreciendo crédito a ciertos
clientes, descuentos, entre otros.
 Rotación del efectivo
La rotación de activos es uno de los indicadores financieros que le dicen a la empresa que tan
eficiente está siendo con la administración y gestión de sus activos. Se trata de un indicador
financiero que mide el grado de eficiencia en la administración y gestión de los activos de una
empresa.

Para conocer la situación de tu negocio es importante entender la importancia del balance de

situación, el cual refleja el estado patrimonial de tu negocio. Aprende más en nuestra Guía para
pequeñas empresas. Conocer el nivel de rotación de activos es interesante ya que puede ayudar a
detectar la posibilidad de insolvencia o quiebra.

La ratio de rotación de activos, ayuda a las empresas a entender cuánto dinero les generan sus
activos.

 Indica que productos generan más dinero en una empresa con el dinero que ha invertido
en activos
 Nos indica si la empresa está utilizando de manera deficiente el dinero invertido en sus
activos
 Ayuda a comparar a la empresa con los competidores del mismo sector
 Como futuros administradores nos indica que aspectos la empresa pueden mejorar a la hora
de sacar rendimiento a los activos

La Rentabilidad Sobre Activos o ROA por sus siglas en inglés, es un indicador de cómo las empresas
manejan los activos existentes mientras generan ganancias. Si la Rentabilidad Sobre Activos es baja,
la gerencia quizás sea deficiente mientras que si es alta demuestra que la empresa está funcionando
eficientemente.

La figura de ROA puede motivar a la gerencia a hacer mejor uso de sus activos. El valor de ROA
también muestra las mejoras que podrían hacerse para el beneficio general mediante el manejo
apropiado de los activos existentes. Esto es siempre una mejor alternativa que invertir más dinero
en la tienda y esperar lo mejor.

En términos básicos, el ROA nos dice que ingresos se han generado a partir del capital invertido
(activos). El ROA de las empresas públicas puede variar sustancialmente y será altamente
dependiente de la industria. Por esta razón lo ideal es utilizar el ROA como una medida comparativa
con la misma empresa o contra otras empresas del sector.
 Administración del inventario, sistema ABC
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el
balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es
el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado.

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y
ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene,
colocándolo a disposición en el momento indicado. Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa
se hacen necesarios los inventarios dado a que la base de todas las organizaciones consiste en la
compra y venta de bienes y servicios, haciéndose necesaria la existencia de los inventarios, los cuales
le van a permitir tener control de la mercancía y a su vez generar reportes de la situación económica
de la empresa

Debemos tener precaución a la hora de poseer inventarios altamente exagerados, puesto que
podemos descuidar la existencia de algún artículo, lo cual puede provocar el paro de la producción
de nuestra empresa, en tal caso si esta es prestadora de servicios y/o fabricante, o por el otro lado,
al no tener en inventario lo que se necesita, podemos ocasionar el paro de la producción de la
empresa a la cual le proveemos dicho artículo.

Algunas ventajas de usar los inventarios adecuadamente son:

 Facilidad a la hora de informar a nuestra producción o cliente lo que se tiene, de esta forma
permite más rápidamente despachar las órdenes urgente, de esta forma garantizamos a
nuestros clientes un buen servicio y credibilidad a la hora de las negociaciones.
 Facilidad al cumplir con los plazos de entrega del servicio que se presta, insumos o artículos
a suministrar
 Tener claridad de la materia prima disponible

La administración del inventario es el manejo adecuado del inventario con respecto a su clasificación
y tipo, así se determina resultados para establecer la situación financiera actual de la organización.
Esto implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que
deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. La administración de
inventarios es un importante factor que atrae el interés de los administradores de cualquier tipo de
empresa. La importancia de la administración de los inventarios es saber cuántas unidades de los
elementos se debe ordenarse o producirse, en qué momento se debe ordenar o producir y que
elementos tienen mayor importancia.
EL SISTEMA DE CONTROL ABC

El método ABC (Activity Based Costing, Actividad de Costo Base) fue propuesto por Cooper & Robert
(1988). Agrupa los elementos del inventario según la función de sus costes con el fin de determinar
el valor de los elementos para priorizarlos, optimizando así la gestión de los recursos del inventario
y logrando una mejor toma de decisiones.

Los beneficios que nos brinda el método ABC son:

 Facilita el costeo por línea de producción, especialmente donde son significativos los costes
generales no relacionados con el volumen
 Indica inequívocamente los costes variables a largo plazo del producto
 Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costes y para la
evaluación del rendimiento operacional
 Ayuda a la identificación y comportamiento de costos, esto ayuda a la estimación de costos.

La principal finalidad del método ABC es producir información relevante para establecer el costo por
producto, utiliza la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones.
Clasificación La clasificación ABC se realiza con base en el producto, el cual se expresa por unidad
de tiempo (anual) de las ventas de cada ítem, donde la demanda anual del ítem por el coste unitario
de éste nos dará su valor total.

El sistema de control A B C nos muestra cómo manejar el inventario de acuerdo con la clasificación
de prioridades, ésta puede realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo al costo de unitario, de
acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el
costo. Cada una de ellas será ampliada más adelante, observando que en cualquiera de las tres se
subdivide en los grupos A, B, y C.

Pueden observarse diferentes técnicas que mejoren los métodos de trabajo especialmente en el
área de producción una de ellas es el análisis ABC, también llamado respuesta de esfuerzo, análisis
de respuesta o análisis de estructura de dos fenómenos.

"Esta técnica se utiliza especialmente en: Gestión de stock, análisis de productos, análisis de ventas,
análisis de clientes, entre otros"

Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan. Además puede
proporcionar una rotación de inventario más frecuente incremento en las ventas y reducción de
sistemas de trabajo que disminuirán costos. La filosofía del sistema dice: Muchas veces cuesta más
el control que lo que vale lo controlado.

Para realizar la clasificación se debe determinar la valorización de los artículos, para así calcular el
porcentaje de participación de los artículos, según la valorización. Esto se efectúa dividiendo la
valorización de cada ítem entre la suma total de la valorización de todos los ítems. Luego se organiza
los artículos de mayor a menor según sus porcentajes. Estos porcentajes se acumulan. Finalmente,
se agrupan teniendo en cuenta el criterio porcentual determinado en la primera parte del método.
De esta manera quedan establecidas las unidades que pertenecen a cada zona.

Por esta razón sugiere clasificar según la importancia y consumo, así:

A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisición y por el costo de tenerlo
en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo
fundamental. Generalmente un pequeño número de elementos pertenece a este grupo y los
pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.

B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el control que se
ejerce sobre ellos. Para la realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.

C: Artículos que requieren poca inversión por ser de poca importancia en la elaboración del
producto final, requiriendo revisión sencilla sobre las existencias, pero que serán suficientes para lo
requerido finalmente. Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no
sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.

Para la clasificación de los artículos dentro del análisis ABC pueden observarse varios aspectos:

 Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo

 Costo unitario
 Escasez del material utilizado para la fabricación de ese artículo
 Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el artículo
 Tiempo necesario de obtención
 Requerimientos de almacenamiento para un artículo
 Costo de escasez del artículo
 Volatilidad del diseño de ingeniería"

El análisis ABC puede observarse con un solo criterio o con múltiples. En el primer caso se separan
los artículos en tres grupos de acuerdo a su consumo anual: A Elevado, B intermedio y C bajo. Siendo
“A” el 20%, que representa el 65% del consumo anual, “B” el 30% que representa el 30% de los
artículos y el 25% del consumo anual y “C” el 50% que representa el 10% del consumo anual. Sin
olvidar que estos porcentajes no son constantes en todas las empresas.

El método ABC es muy eficaz y eficiente para producir información y establecer costos por producto
o actividades. Además ayuda a la identificación y comportamiento de costes y de esta forma tiene
el potencial para mejorar la estimación de costes y permite una mejor gestión y administración de
los recursos de los inventarios.

El ABC mejora el manejo de los elementos del inventario pertenecientes a la empresa, por lo que
facilita el trabajo de sus trabajadores. La optimización de los procesos permitirá llevar un control
adecuado de todas las operaciones que se realizan, logrando agilizar las actividades y generar
consultas al momento que la soliciten. Un sistema de Inventario utilizando el método ABC es un
proceso muy importante para las empresas, así estas tendrán un estricto control y seguimiento de
las operaciones de los artículos de sus inventarios. Estas operaciones pueden ser de entrada, salida,
traslado y asignación de los recursos del inventario. El sistema, en otras palabras, nos brindará un
buen control interno del inventario, tomando buenas decisiones gerenciales, manteniendo los
elementos individuales del stock y conociendo las necesidades del cliente a través de la clasificación
del inventario.