MAESTRÍA EN PROJECT

MANAGEMENT
CURSO:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

TRABAJO 1:

ANÁLISIS CAPITULO 12 – GESTIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

PRESENTADO POR:

• Delgado Collantes Shiomara

FECHA:

04 de junio del 2018

 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Las adquisiciones del proyecto permiten a este proveerse de productos, servicios,
resultados para desarrollarse y cumplir sus objetivos.

Las empresas grandes o pequeñas que desarrollen proyectos de mayor o menor escala
cuentan con procedimientos que les permitan obtener recursos, en muchos casos estos
son implícitos y están bien o no controlados en función de las características del negocio
y del perfil de la empresa, usualmente en las empresas es denominada área logística.

VIVIENDAS DEL PERÚ, la empresa para la cual me desempeño, luego de haber

iniciado operaciones en el 2006 como una filial de la compañía colombiana COLPATRIA
ha venido desarrollando proyectos inmobiliarios a lo largo de estos doce años.

Si bien es cierto, la empresa se ha acogido a los procedimientos de la casa matriz

COLPATRIA en la gestión de sus adquisiciones, es a lo largo de estos 12 años que
VIVIENDAS DEL PERÚ ha estado adaptando y desarrollando sus procedimientos
propios para la compra de recursos, servicios, y contratos alineados a las normas
locales y cultura; el know how obtenido hasta ahora le han permitido definir sus
lineamientos para la gestión de las adquisiciones.

En el sector construcción que es en el que se desarrolla VIVIENDAS DEL PERÚ, el ciclo

de vida de los contratos suele comenzar y finalizar en cualquier etapa del proyecto por
la variedad de operaciones y actividades que ejecuta para desarrollar un producto final.
Por el volumen de las adquisiciones, las definiciones de los contratos son un punto
delicado y controlado en VIVIENDAS DEL PERÚ, el área logística cuenta con el soporte
adicional del área legal y de administración - contable para efectuar dichos
procedimientos y garantizar la cadena de suministro

1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

La planificación de las adquisiciones, busca de manera anticipada resolver las

necesidades de recursos del proyecto de modo que se pueda identificar que se necesita
y como se podrá satisfacer esta necesidad ya que permite también hacer un sondeo de
los proveedores potenciales y de las modalidades de compra y contratos que se
requieran hacer.

En esta etapa, la interacción entre áreas de conocimiento se da esencialmente con:

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ALCANCE Ya que en esta parte se delimita el trabajo sus

características y requisitos

CALIDAD Ya que se cuentan con estándares y métricas que

se deben cumplir y aporta en los criterios de
selección.
Puede ayudarnos a decidir si lo hacemos nosotros
mismos o sub contratamos en función de si está o
no dentro de nuestras capacidades

TIEMPO Para saber cuándo necesitamos los productos,

servicios y cuando deberíamos cerrar su
contratación.
En el sector construcción es importante prever los
hitos en que se deben contar con los principales
suministros.
Adicionalmente es importante señalar que según
el tipo de obra existen productos/elementos cuyo
tiempo de importación, contratación, habilitación
es prolongado.

COSTOS Las restricciones de costo pueden afectar las

decisiones de hacer, comprar o alquilar.
Por otra parte es importante conocer el
requerimiento de los insumos y contratas para
prever el flujo de caja futuro y considerar
adelantos, garantías y otros.

RIESGOS Dado que hay riesgos que se pueden transferir,

también será una herramienta para ejercer control
sobre los proveedores, además nos da una pauta
de los riesgos a los que nos llevaría el
incumplimiento de los proveedores y los planes de
contingencia ante esos eventos.

INTERESADOS Los vendedores, proveedores, sub contratistas

también son interesados, y también tienen
intereses.
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COMUNICACIONES Forma de comunicación entre el área de

adquisiciones, logística y los proveedores,
subcontratos

REQUERIMIENTOS Muchas de las necesidades del proyecto están

restringidas por requerimientos legales, de
calidad,

Los factores ambientales que condicionan el plan de gestión de adquisiciones tiene que
ver mucho con las condiciones de mercado del sector; en el caso de la construcción
inmobiliaria en el Perú existe la disposición de materiales y servicios que cubren estas
necesidades y las facilidades para su importación de ser necesario.

De forma interna en el caso de VIVIENDAS DEL PERÚ, si bien es cierto sus

procedimientos no siguen los lineamientos del PMBOK, cuenta con un sistema integrado
de gestión que le permite mantener procedimientos y procesos para los criterios de
selección de proveedores adaptados a las políticas de compra de la compañía en el
Perú y en su casa matriz; las formas legales de consolidación de contratos, pagos,
garantías y otros están establecidos y su flujo está formalizado en la empresa, cuentan
con dichos activos organizacionales así como las listas de proveedores y subcontratistas
regulares, se conoce su desempeño y performance.

En cuanto a las herramientas y técnicas, es válido considerar que la experiencia es un

factor importante a ser considerado para el proceso del planeamiento de la gestión de
las adquisiciones más aun considerando que adicional a los criterios de compra y
contratación, a las decisiones de hacerlo o sub contratar, a los niveles de calidad y los
estándares de los productos o servicio a usarse existirán contratos cuyo aspecto legal
debe ser planeado y cuidado meticulosamente.

Tipos de contratos

En cuanto a los tipos de contrato y órdenes de compra, estos están en función del tipo
de trabajo a realizar, los riesgos, especialización y rentabilidad que su producción y
ejecución puedan implicar.

En VIVIENDAS DEL PERÚ suelen hacerse contratos y órdenes de compra por precio
fijo y usualmente no se aplican incentivos o reajustes de precio salvo que la variación
de precios por diversas circunstancias sea demasiado drástica.
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Los tipos de negociaciones que en VIVIENDAS DEL PERÚ se maneja para estos
efectos son:

Insumos y
Equipos
Menores
Contratistas
(OG)
(O6)

Ordenes de
Servicios
(OS)

Proceso general de Compras

en obra

2. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

En VIVIENDAS DEL PERU las adquisiciones se realizan según el tipo de la siguiente

forma:

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA DE INSUMOS

OBS 1

OBS 3

OBS 2

Ilustración 1 PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA – Fuente: Viviendas del Perú

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OBSERVACIONES EN EL PROCEDIMIENTO

OBS 1 : Las negociaciones se hacen en oficina central, el personal de logística no

necesariamente conoce muy bien acerca de los insumos que se utilizan en obra, y
muchas veces las negociaciones realizadas no cubren las necesidades reales de lo que
en las obras se necesita, lo que genera devoluciones, reproceso, sobrecostos y
demoras.

OBS 2 : El procedimiento contable para que los costos de compras se suban al sistema
JDE EDWARDS (ERP que utiliza la compañía) demora, lo que impide tener un corte
real de costos al día.

2.1.2 PROCEDIMIENTO DE ORDENES DE SERVICIOS Y SUBCONTRATAS

OBS 1

OBS 2
OBS 3

Ilustración 2 PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA – Fuente: Viviendas del Perú

OBSERVACIONES EN EL PROCEDIMIENTO

OBS 1 : Se invita a los mismos contratistas y por tanto los seleccionados suelen ser los
mismos, implícitamente se maneja la política de “mejor malo conocido que bueno por
conocer”.

OBS 2: Los términos de referencia no son alcanzados a los contratistas proponentes en

la misma forma y bajo un mismo criterio ya que no existe un formato estándar que
permita dar esta información de forma clara y precisa, lo que trae como consecuencia
que las propuestas sean imprecisas con respecto a lo que realmente se está solicitando,
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generando demoras y reproceso en el proceso de contratación, tampoco se realiza una

conferencia de oferentes.

OBS 3: El modelo de contratación es genérico y se aplica a todos los contratistas, lo

que como consecuencia trae que ante futuras eventualidades los parámetros de
contratación y clausulas queden demasiado abiertos y no se consideren muchos
aspectos como acarreo de materiales, limpiezas, resanes, retrabajos, criterios de
aprobación de adicionales, deductivos y cambios.

Registro de lecciones aprendidas

Es importante mantener un registro de lecciones aprendidas que permita conocer las

experiencias y aprendizajes durante la gestión de adquisiciones ya sea en la compra de
insumos o subcontratos, conocer a los proveedores, su performance y desempeño
durante el tiempo en que ofrecen sus servicios permite prever y tomar decisiones
proactivas.

En VIVIENDAS DEL PERÚ se maneja un sistema de lecciones aprendidas cuyo foco

principalmente para la gestión de adquisiciones se centra en la LISTA NEGRA, esta lista
permite conocer a las obras a todo proveedor, subcontratista o personal que está
totalmente descalificado para brindar servicios a la empresa, las razones para
pertenecer a esta lista suelen ser: presentar documentación falsa como el SCTR,
intento de robos dentro de obra, vinculación con lavado de activos.

Habilidades interpersonales

La habilidad de negociación es elemental para llegar a acuerdos beneficiosos para

ambas partes, en VIVIENDAS DEL PERÚ, se tiene la política de ganar- ganar por lo que
se buscan realizar acuerdos justos que permitan el logro de objetivos de la empresa y
de sus acreedores.

La responsabilidad de estas negociaciones recae en las personas del equipo de

proyecto conforme la dimensión de la contratación o compra:
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(*) Rangos de Aprobación

El manejo y administración de reclamaciones, de igual forma debe ser manejada con

la habilidad de negociación y la responsabilidad hacerlo de igual forma distribuida bajo
los mismos criterios de negociaciones.

3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

El control de las adquisiciones, permite monitorear las compras y contratos de modo

que no se interrumpa su flujo ni su cadena de suministro, asegurando el cumplimiento
de las obligaciones contractuales acordadas.

Este monitoreo es permanente y se da durante todo el transcurso del proyecto,

mantener los procesos ordenados, claros y controlados permiten dar cuenta del
aseguramiento de calidad del proceso de gestión así como de los productos, insumos y
servicios contratados ya que la gestión de adquisiciones es un proceso delicado
expuesto a temas de corrupción y ética.
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El componente financiero que tiene el control de adquisiciones, es importante para evitar

interrupciones en la cadena de suministro y cortes en el flujo de servicio, ahí está la
razón de conocer la temporalidad de las adquisiciones, ya que a partir de ello se puede
prever la disponibilidad económica para cubrir esas necesidades del proyecto.

Es importante considerar que se salvó otros acuerdos, se debe pagar por la cantidad de
trabajo o insumo entregado; las actividades de inspección y auditorias cumplen un rol
muy importante en esta etapa.

Una vez completados los contratos estos deben ser notificados y aprobados por
quienes corresponda para proceder con la liquidación en los términos en los que se ha
quedado en el contrato una vez se cuente con la conformidad de estos.

CONCLUSIONES

 La gestión de las adquisiciones es un área de conocimiento muy delicada por el

aspecto contractual que incluye. Es muy importante contar con el soporte del
área legal de la empresa para desarrollar contratos claros, precisos y sin
ambigüedades que perjudiquen a cualquiera de las partes.
 La planificación de las adquisiciones es importante para todas las áreas de
conocimiento especialmente para los que forman parte de la triple restricción;
para costos permite prever los recursos financieros, en tiempo permite controlar
la disposición de los insumos en el tiempo adecuado, y en calidad parametraliza
los estándares de los entregables.
 La experiencia es importante durante el proceso de gestión de las adquisiciones,
más aun teniendo en cuenta si adicional a la experiencia se cuenta con
habilidades directivas y de negociación que faciliten y permitan llegar a acuerdos
beneficiosos para todas las partes.
 Documentar las lecciones aprendidas para la gestión de adquisiciones aporta
muchos beneficios al proyecto, ya que permite conocer el desempeño de los
productos, insumos, subcontratas y proveedores tanto en la calidad propia del
servicio o producto ofrecido como en todo el proceso de contratación.