SGC-P-001

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Versión: 01

Y REGISTROS Fecha: 04/07/2016
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma Firma

Fecha: Fecha: Fecha:

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1. OBJETIVO
Establecer pautas y requerimientos para el control de documentos y registros internos /
externos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad; garantizando su versión,
identificación, aprobación, distribución, actualización, almacenamiento, protección de los
documentos, back up, tiempo de retención y trazabilidad.

2. ALCANCE
Están considerados todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en J & R
SENERGYCOM S.A.C.

3. DEFINICIONES
 Aprobador: Persona que en función de su autoridad da la conformidad para la entrada en
vigencia de un documento, mediante su firma.
 Documento: información y su medio de soporte.
Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, plano, informe y norma.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo: especificaciones y
registros, se denominan “documentación”.
Nota 3: Algunos requisitos están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque
puede haber requisitos diferentes para las especificaciones y los registros.
 Documento Controlado: Documento que siendo o no generado por J & R
SENERGYCOM S.A.C. existe responsabilidad de comunicar sus cambios y
actualizaciones.
 Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una versión actualizada
o no se requiere más para el sistema.
 Documento Externo: Documento que no es generado por J & R SENERGYCOM S.A.C.,
pero que por su información específica, es adoptado como parte del sistema de gestión de
calidad y debe ser controlado. (Ejemplo: manuales de equipos, guías técnicas y/o otros.)
 Elaborador: Persona que en base a los requerimientos del presente procedimiento crea
un documento.
 Formato: Documento modelo sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o
información. Cuando el formato contiene datos y/o información se convierte en registro.
 Instructivo: Forma específica para el desarrollo de una actividad, más simple que un
procedimiento.
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 Política: Es un documento que establece reglas generales de negocio a ser usadas por la
organización, es un mandato aceptado y constituye ley dentro de la compañía.
 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
 Revisor: Persona que revisa un documento redactado por un elaborador en su forma y
contenido. Puede haber más de un revisor para un documento.
 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

4. RESPONSABILIDADES
El Representante de la Dirección asegura el cumplimiento de lo dispuesto en este
procedimiento.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Control de Documentos
5.1.1 Elaboración
 La necesidad de elaborar o modificar un documento, puede ser generada por
cualquier integrante de la Organización; para tal fin, el interesado solicitará vía
correo electrónico o verbalmente permiso al Jefe inmediato. Este antes de aprobar
la solicitud, evaluará la necesidad del documento o la propuesta de la
modificación. Si procede aprobará la solicitud o de lo contrario explicará al
interesado la no procedencia de la solicitud.
 El Jefe de Área, asigna a un responsable para la elaboración o modificación del
documento. Para el caso de un documento nuevo, éste coordina con el
Coordinador SSOMAC la asignación del código y/o cambio de versión. Una vez
concluido, revisado y aprobado (nuevo o modificado) de acuerdo a lo establecido
en la Matriz de Responsabilidades (Cuadro N°1), lo entregará al Coordinador
SSOMAC para que sea registrado como documento de SGC.

5.1.2 Revisión, Aprobación y Codificación

 La revisión y aprobación de los documentos y datos se realizará en diferentes
niveles de la organización de acuerdo al tipo, al alcance del documento y al nivel
de uso. Los niveles de revisión y aprobación establecidos, son los siguientes:
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CUADRO N°1 – MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

TIPO DE DOCUMENTO
Política y Objetivos de
S.G.C
Manual del Sistema de
Gestión de Calidad
Procedimiento Generales
Programas de Sistema de
Gestión de Calidad
Procedimientos
específicos, instrucciones,
cartillas, especificaciones
Formatos
ELABORA /
REVISA APRUEBA
MODIFICACIÓN
Representante de Gerente General /
Gerente General
la Dirección Apoderado Legal
Representante de Gerente General /
Gerente General
la Dirección Apoderado Legal
Coordinador Representante de Gerente General /
SSOMAC la Dirección Apoderado Legal
Representante de
la Dirección / Representante de Gerente General /
Responsables del la Dirección Apoderado Legal
proceso
Persona designada
Responsable del Representante de
por el responsable
proceso. la Dirección
del proceso.
Persona designada
Responsable del Representante de
por el responsable
proceso. la Dirección.
del proceso.

 El documento aprobado deberá incluir el código (utilizando la clave alfanumérica

de acuerdo al anexo N°1), número de versión (cuando es la primera vez que se
elabora el documento, el número de versión será 01), en el pie de página de la
caratula llevará el nombre y cargo de la persona que elabora, revisa y aprueba,
además de la fecha en la que se elaboró, revisó y aprobó. Y en el encabezado
vendrá el logo de la empresa, nombre del documento, el código, versión, fecha y
número de página. Una vez que el responsable termina la elaboración y/o
modificación del documento lo envía al Coordinador SSOMAC; Este verifica que la
revisión, aprobación y el código correspondiente estén correctos. En caso de no
cumplir con lo definido en el presente párrafo, el Coordinador SSOMAC devolverá
el documento a los autores del mismo para las correcciones y adecuaciones
pertinentes. Una vez que el documento haya terminado la secuencia de
aprobación, el Coordinador SSOMAC registrará el documento en el formato Lista
Maestra de Documentos Internos (SGC-F-001).
 Todos los documentos del SGC deberán ser revisados y actualizados cuando sea
necesario.

5.1.3 Distribución y Difusión

 La documentación que haya sido aprobada será distribuida de manera digital.
Todo documento impreso será considerado como una COPIA NO CONTROLADA,
excepto si cuenta con las firmas originales en la carátula.
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 El Coordinador SSOMAC distribuirá las copias impresas de la documentación

cuando sea necesario, utilizando el Formato de Distribución (SGC-F-003).
 La documentación externa de carácter legal estarán a disposición de todo el
personal en la ruta identificada como “Documentos Externos”.

5.1.4 Actualización, Retiro de Documentos Obsoletos y Backup

 Los cambios que se realicen en un documento se gestionarán de la siguiente
manera:
- Ante un cambio que se presente en el documento, se describirá dicho
cambio en el ítem “Historial de Documento”. Asimismo se modificará la
versión del documento.
- Para el cambio de versión de un documento, el Coordinador SSOMAC se
asegurará de retirar todos los documentos obsoletos y debe guardar una
copia del documento obsoleto. Si se optara por mantener la versión obsoleta
como material de consulta o referencia se le colocará en la carátula la
palabra documento obsoleto.
 El Coordinador SSOMAC coordinará el back up de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad con el área de Administración.

5.1.5 Documentos de Procedencia Externa

 Cuando se determine como necesaria la utilización de documentos de procedencia
externa para la planificación y operación de Sistema de Gestión Calidad, el
Coordinador SSOMAC elaborará su Lista Maestra de Documentos Externos
(SGC-F-002) y los dispondrá en un archivo claramente identificado (ya sea en
físico o en virtual). El Coordinador SSOMAC deberá mantener actualizados dichos
documentos.

5.2 Control de Registros

5.2.1 Identificación de Registros
Para la identificación de los registros estos deben llevar título, versión, código y
fecha de vigencia, de manera que sean trazables. Estos registros deben ser
incluidos en la Lista Maestra de Documentos Internos (SGC-F-001).

Los registros son archivados y protegidos por el responsable de cada proceso,

deben ser conservados en copia física y/o archivo electrónico (el que se considere
más conveniente). La protección de los registros electrónicos se realiza a través
del back up.
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5.2.2 Tiempo de Conservación de los Registros

Cada responsable de la documentación de cada área, elabora y debe mantener
actualizado el formato de Lista Maestra de Documentos Internos (SGC-F-001),
donde se detallan: código del registro, nombre del registro, responsable del
archivo, ubicación, versión, fecha de aprobación, tiempo de conservación,
disposición final. El tiempo de conservación de los registros depende de la
necesidad de su uso y debe ser definido por el usuario o el responsable del área
de acuerdo a las necesidades y regulaciones / normas existentes.

5.2.3 Disposición final de los Registros

La disposición final de los registros se realiza luego que se haya cumplido el
tiempo de conservación establecido en el Formato de Lista Maestra de
Documentos Internos (SGC-F-001). Una vez cumplido este tiempo, el
responsable de su conservación procederá a eliminarlos o pasarlos a un archivo
histórico, según se indique en el mencionado formato.

6. REGISTROS
 Lista Maestra de Documentos Internos (SGC-F-001).
 Lista Maestra de Documentos Externos (SGC-F-002).
 Formato de distribución (SGC-F-003).

7. ANEXOS
 Anexo N°1: Codificación de Documentos
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ANEXO N°1: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

FORMULA: AAA-T-000

Dónde:
AAA: Representan al área donde se genera y/o aplica el documento, siendo éstas:
Abreviatura para los Documentos AREAS
SGC Sistema de Gestión de Calidad
GG Gerencia General
OPE Operaciones
COM Comercial
RH Recursos Humanos
SST Seguridad y Salud en el Trabajo
MA Medio Ambiente

T: Representa al tipo de documento, pudiendo ser:

Documento Inicial
Cartilla C
Manual M
Procedimiento P
Instructivo I
Formato F
Reglamento R
Función U

001: Número correlativo generado de acuerdo al tipo de documento, inicia en 001 y es

correlativo en lo posible de acuerdo al orden de aprobación de los documentos.

Ejemplo:
SGC – M – 003: Según el ejemplo, indica que el documento en mención es un manual, que
pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y es el tercer manual que tiene el área.

8. HISTORIAL DE DOCUMENTO
Fecha de
Versión Detalle de la Modificación
Modificación
01 04/12/2016 ----