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Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).
Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.
Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.
M
Numeral 7.5
Información
Procesos de Documentad
Dirección Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y a
externos “Lista de Documentación del SGC”, actualmente no se
ha implementado la herramienta de control.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificación y
M
Numeral
formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de 7.5.2
la operación de los procesos (ejemplo: “inscripción de los proyectos Creación y
Procesos de dirección de investigación” algunos registro no contaban con títulos. actualización
M
Numeral
7.5.3 Control
de la
Información
Procesos de Contrario al procedimiento normativo “Control de Documentos y Documentad
Dirección Registros” no se tiene definido los criterios para la retención, conservación y a
disposición final de los registros (ejemplo: expedientes de personal)
CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora
Informe de Auditoría Interna
Proceso Descripción del Hallazgo Clasificación
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las
O
Numeral 4.3
Determinació
n del alcance
del sistema
juntas realizadas en los distintos procesos, así como el seguimiento a los de Gestión
Procesos de Dirección mismos de la Calidad
CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora
Informe de Auditoría Interna
Proceso Descripción del Hallazgo Clasificación
Se cuenta con la identificación de problemáticas o situaciones de mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solución.
Ejemplos:
En el área de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atención, afectando así el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del
M
Numeral 7.5.2
Creación y
Procesos de Dirección personal. actualización
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretaría
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 “Medición y Análisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se detecta una baja
en los trámites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:
Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.
CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora
CONCLUSIÓN
Se evidencia que la mayoría de los hallazgos encontrados en la auditoria tienen que ver con el
manejo de la documentación lo cual es un punto importante para que el Sistema siga siendo integral.
Todos los documentos requeridos por la norma para un Sistema de Gestión de la calidad deben
controlarsen, aprobarsen, revisarsen y actualizarsen y los cambios deben identificarsen como el
estado de revisión de los documentos. Además, se debe asegurar que las versiones vigentes de los
documentos se encuentran en los sitios donde se requieren, que estén legibles y fácilmente
identificables.
Dentro de la información documentada es importante tener en cuenta:
Control de Cambios es donde se deben registrar todos los cambios, ajustes o correcciones que se le
realicen a los documentos, esto generalmente se realiza al final del documento en donde se coloca la
nueva versión del documento, quien realizo el cambio y quién lo aprobó, para tener un mayor control
del cambio.
Actualización de las versiones puesto que todo cambio implica un cambio en la versión del documento
y esto nos demuestra que el documento se encuentra actualizado versus el anterior.
Fecha de emisión la cual es importante modificar el día, mes y año en que se incluyó la nueva
versión.
Divulgación de Mejoras lo cual es importante que todos los procesos conozcan las nuevas versiones
de los documentos lo cual se hace con el fin de evitar que usen versiones desactualizadas y
obsoletas.