ENSAYO “LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIÓNES”

ANGELA VIVIANA PACALAGUA RINCON

675367

(Estudiantes)

PHILIPPE ALVAREZ ALVAREZ

(Docente)

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

UBATÉ, 1 DE SEPTIEMBRE DE 2019

 INTRODUCCIÓN

En una compañía es de vital importancia el resguardar la información de sus empleados no solo por
la confidencialidad sino por la necesidad que tienen las compañías de almacenar algunos documentos
hasta por 20 años según lo prescito por la ley. Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar
durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa
en relación con otras personas y persiste la obligación, aunque cese la actividad empresarial,
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos
que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa.

Hoy en día los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, y recopilada por una
entidad, grupo o persona de todas las actividades que ésta realiza, dicha información puede estar
contenida en documentos sobre papel y/o en medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos,
cintas o computadoras, etc
Podría decirse, que desde hace unos años el gobierno colombiano y las empresas ha demostrado darle
una gran importancia al archivo y manejo de este mismo, en toda organización ya sea pública o
privada, se debe tener en orden el archivo, es por esto que legalmente se debe tener personal
especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste utilidad a la
organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes de seguridad, la primera tiene
relación con la integridad de los documentos, al tratarse del respaldo de las actividades de la empresa,
es necesario que se conserven en buen estado y que se evite la perdida de estos, ya sea físicamente o
digitalizados. A lo anterior se debe sumar la garantía de acceso restringido a la información, es decir,
que solo personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos o información.

Prácticamente toda transacción ya sea comercial, con terceros o interna requiere de un respaldo
documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores y
sobretodo los documentos de los sistemas de gestión son necesarios y requieren de un sistema de
almacenamiento y cuidado de la información.

Pero la información no solo puede ser proporcionada por la empresa y tampoco debe ser únicamente
comercial, a nivel interno de una compañía se manejan diferentes temas de vital importancia que
también deben ser documentos constatados de manera escrita y necesariamente deben ser
almacenados ya sea de forma física o digital y por un periodo de tiempo determinado, en este caso la
seguridad de los empleados, dar a conocer a los trabajadores su medio de trabajo y todas las
circunstancias que los rodean concretándoles en los posibles riesgos, su gravedad y las medidas de
protección y prevención, una vez hecho esto se debe diligenciar por escrito documentos que
garanticen no solamente que el trabajador fue entrenado para la labor que va a realizar sino que puede
ser una forma de exentar a la empresa de la responsabilidad por cualquier acto inseguro que pueda
cometer la persona.

La información debe ser bidireccional, es decir, que los empleados también tienen el deber de
informar de inmediato a su superior o trabajadores designados sobre los peligros a los que puedan
estar expuestos para que así de esta manera se puedan realizar actividades preventivas.

El conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar dichos documentos de la empresa u

organización, tiene como misión administrar el flujo de esta información y ningún documento oficial
puede ser desechadado ya que estos son necesarios para auditorias y/o análisis de procesos de la
empresa.

Estas tecnologías pueden ser:

Almacenamiento local: Son los discos duros de los equipos que usan los empleados para
elaborar, modificar, transmitir o recibir datos. (Computadores, celulares, tabletas, tarjetas de
memoria).

Servidores de almacenamiento en red,

 Función de carácter físico: permite el funcionamiento de las máquinas y los aparatos

necesarios para la actividad empresarial)

 Función de carácter informativo: registra, alberga y envía la información que los

distintos empleados crean o distribuyen.

Dispositivos externos: Son aquellos aparatos que, al conectarse a los equipos, permiten un
almacenamiento extra de la información, evitando que se ocupe este espacio en el equipo.
(Discos extraíbles, USB, DVD, sd, etc).

Sistema de copias de seguridad: Es el procedimiento que establece una empresa para

respaldar los datos que se generan, en soportes externos o en otra ubicación.

Servicios de almacenamiento en la nube: Un ejemplo de medidas de almacenamiento en

este sistema son: los back-up, alojamiento web o alojamiento en tiendas online.

Inevitablemente el riesgo al que se exponen las compañías al archivar su documentación digitalmente

puede verse materializado por los problemas de inseguridad cibernética o fallas en los sistemas, la
revolución del internet a finales de la década de los 90’s aumento de manera significativa el acceso
directo de los usuarios a las bases de datos.

Al ser la información uno de los activos más valiosos que pueda tener una organización y que su valor
real puede depender de su gestión, el tiempo que se emplea para procesarla y en qué medida su
utilización es eficiente comparada con otras compañías. El fácil acceso que existe hoy en día a la
información ha hecho que se tome consciencia sobre los riesgos que corre una empresa y por este
motivo cada día se crean más formas de proteger la información.
 Conclusiones

 La información para las empresas, actualmente forma ya parte de sus activos, sin
embargo, es importante reconocer cuando una información es realmente valiosa y útil
a la empresa o cuando no.

 La auditoría de la información es una manera de evaluar todos lo relacionado a la

información, sus fuentes, canales, sistemas, todo esto con el fin de poder tener la
información adecuada y entonces sí, tener una buena gestión de ésta.

 Sin embargo, la auditoría de la información, a diferencia de las demás auditorías no

se encuentra regulada por normas de tal manera no es una obligación o un requisito
de las empresas, por lo que se corre el riesgo siempre de contar con mala información
y por tanto tomar malas decisiones.

BIBLIOGRAFÍA
 Cantone, D. (23 de octubre de 2015). El efecto Pigmalión: el poder de las
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 Bestratén, M., y Marrón, M. A. (2000). NTP 559: Sistema de gestión preventiva:

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 Sánchez, T., y González, H. S. (Mayo-agosto, 2016). Saber pedagógico: Fundamento

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