Sunteți pe pagina 1din 29

CURS MANAGER RESURSE UMANE

Organizat de EXTREME TRAINING


Perioada – 20– 23 IULIE 2017

TEMA:

EXIT INTERVIUL

Cursant: IAURUM EMILIA


Formator: NADIA CRETU
Numar de pagini: 29
Data examen : 23.07.2017

Brasov
2017

1
Cuprins

Introducere ................................................................................................................................4

Importanța exit-interviului .......................................................................................................5

Exit interviul.............................................................................................................................8

Demisia ...................................................................................................................................9

Fluctuația personalului...........................................................................................................11

Desfasurarea Exit interviului..................................................................................................13

Probleme și preocupări ........................................................................................................ 143

Consultarea părților interesate................................................................................................15

Motivele plecării dintr-o organizație ......................................................................................18

Tehnici de interviu .................................................................................................................20

Confruntarea cu feedback-ul interviului .................................................................................21

Exemplu de chestionar (studiu) de plecare .............................................................................24

Studiu de caz………………………………………………………………………………….25

Concluzii .................................................................................................................................276

Bibliografie ............................................................................................................................. 298

Webografie ............................................................................................................................. 298

2
3
Introducere

In ultimii ani au apărut în literatura de specialitate foarte multe articole ce au ca temă de


dezbatere interviul la angajare, mai precis, tot ceea ce trebuie să știi, să faci sau să nu faci
atunci când mergi la un interviu de angajare.

Este adevarăt, tot acest proces de recrutare, selecție, integrare într-o companie, este
extrem de important pentru succesul angajatului la locul de muncă.

La fel de important este însă și procesul de ieșire dintr-o companie, atunci când, din
diverse motive, angajatul trebuie să părăsească compania pentru care lucrează.

Interviul la plecarea din companie este una dintre cele mai bune metode de a primi un
feedback corect și onest din partea angajaților.

Exit interviul ne permite să contribuim la ameliorarea mediului de muncă în cadrul


companiei și să lăsăm o impresie bună în companie.

Atunci când angajatul ia parte la dialogul solicitat la plecare, de către companie,


aceasta își poate crea un plan de acțiune pe termen lung pe baza răspunsurilor primite.

Pentru aceasta trebuie să existe și participare din partea angajaților și trebuie înțelese
beneficiile pe termen lung pe care, un astfel de proces le poate avea în cadrul companiei.

Există însă și angajați care nu doresc să răspundă la întrebări, care nu sunt în totalitate
onești și alții care nu cred deloc în acest proces.

Oricare ar fi motivele pentru care un angajat pleacă dintr-o companie, el trebuie să se


asigure că va pleca în condiții bune.

Chiar dacă va părăsi compania din cauza unor conflicte, este important să fie constructiv
în timpul interviului de plecare și să facă doar critici constructive. Fiecare angajat al companiei
este un contact important.

4
Importanța exit-interviului

Exit-interviul este unul dintre cele mai importante instrumente pe care le poate folosi o
companie pentru creșterea ratei de retenție a angajaților.
Orice companie s-a confruntat cu situația în care, la un moment dat, un angajat în care a
investit și care detine un know-how este vizat de concurenta sau pur și simplu demisioneaza.
Orice înlocuire de personal are costuri dincolo de ceea ce putem surprinde dintr-o prima privire.

Pentru a evita asemenea costuri și pentru a retine “cele mai bune talente”, orice companie
care se respecta alcatuieste un plan de retenție, în care, printre altele, își propune să
imbunătățească anumite aspecte.
Pentru a propune schimbarea în sensul optim avem nevoie de informații referitoare la
modul în care mediul de lucru este perceput de către angajați.

Aflați în această situatie, putem apela la varianta - "Interviului la plecare" (Exit nterviul).
Această discutie cu un angajat care părăsește compania are rolul de a identifica anumite
disfunctii, probleme, care nu sunt întotdeauna constientizate de către angajator. Așadar, printr-
un proces destul de simplu și cu un efort minim putem avea o imagine despre modul în care
compania este percepută.

Atunci când oamenii sunt pe "picior de plecare", devin mai sinceri și mai deschiși în
ceea ce privește comunicarea în organizație, politicile companiei, relatia cu sefii, parerile
celorlalti angajați și alte aspecte care odată cunoscute și îmbunatătite, pot avea rol de retentie, nu
de declansator de fluctuație.

Poate fi identificat nu numai ceea ce trebuie îmbunătătit, dar și ceea ce trebuie păstrat.
Pentru obținerea acestor informații, trebuie intervievate persoanele care părăsesc
compania de bunavoie (prin acordul părților sau demisie); cei demiși nu vor putea să-și înfrângă
resentimentele și să participe cu obiectivitate la discuție.

5
Un exit interviu este important pentru că:

a) oferă angajatorului oportunitatea de a în telege mai bine motivele pentru care angajații își
dau demisia;
b) contează care este nemulţumirea angajatului pentru că s-ar putea să nu fie doar una;
c) angajatorii pot obține informații despre îmbunătățirea procesului de recrutare și
introducerea în companie a noilor angajați;
d) angajatorii pot obține informații utile din interviurile de plecare și le pot folosi pentru a
dezvolta programe de formare eficiente;
e) un interviu de plecare poate reprezenta pentru angajator o ultimă șansă de a convinge
angajații să revina asupra deciziei de demisie;
f) exit interviul permite companiilor și angajaților nemulțumiți o despărtire în conditii
bune sau chiar renuntarea la anumite decizii;
g) cu ajutorul interviului de plecare se verifica automat starea de sănătate a organizației;
h) exit interviul poate fi folosit ca feedback cu privire la modul în care organizația își poate
îmbunătăți procesele și procedurile sale.
i) exit interviul este deci, un instrument de evaluare a managementului de resurse umane.

j) departamentul de resurse umane va folosi toate informațile provenite de la demisionar în


vederea luarii unor masuri optime pentru reducerea anumitor factori stresanti care ar
putea duce la pierderea mai multor angajați.

k) exit interviul este o ultimă șansă de comunicare și renegociere din partea organizației.
Dacă cel care pleaca este o persoana importantă pentru companie, o persoana în care s-a
investit timp, energie și bani, o persoana cu mult know-how, organizația ar trebui să afle
ce anume il determina să plece și să-i facă o noua oferta.

l) corect facut, un exit interviu poate fi folositor atât pentru organizație cat și pentru
demisionar. Organizația afla care ii sunt punctele slabe (legate de satisfactii muncii
angajaților săi) și poate aduce modificari substantiale, iar demisionarului i se certifica și
aprecieaza astfel contributia să în cadrul companiei.

m) exit interviul reprezintă o sursă foarte bună de informaţii privind motivele plecării unui
angajat şi poate să ridice un semnal de alarmă atunci când argumentele sunt identice sau

6
din aceeaşi categorie pentru mai mulţi angajaţi. Poate să semnalizeze probleme la nivel
de departamente sau la nivel de organizaţie
n) Informaţiile adunate în urma exit-interviurilor devin pretioase atunci când sunt procesate.

o) Un exit interviu oferă companiei șansa de a descoperi probleme care altfel ar ramane
nedepistate și pot oferi informații utile pentru imbunătătirea unor domenii ca recrutarea,
managementul, analiza posturilor, salarizarea sau planificarea și dezvoltarea carierei.

Procesul EIS acoperă probleme precum:


- condițiile de muncă;
- oportunitățile pentru promovări în carieră;
- calitatea și cantitatea muncii;
- relațiile dintre muncitori și supervizori;

Astfel, pot duce la:


- măsuri de îmbunătăţire a mediului de lucru;
- la scăderea ratei de fluctuaţie a personalului;
- la creşterea satisfacţiei angajaţilor.

Este esențial ca exit interviul să fie unul bine planificat, realizat în mod corespunzător și din
care să obținem cât mai multe informații. Acest lucru ne va asigura că toate domeniile sunt
acoperite și că, probabilitatea apariției mai târziu a unui litigiu va fi diminuată.

Important!
Exit interviul devine pierdere de timp dacă nu fructificăm informațiile obținute!

7
Exit interviul

Exit interviul reprezintă o discuţie mai puţin formală, purtată cu angajaţii care,
din diverse motive, părăsesc compania.

Informaţiile care rezultă pot fi de mare folos atunci când sunt comunicate mai departe şi
transformate în lucruri acţionabile, așadar pot aduce îmbunătățiri semnificative în ceea ce
privește workflow-ul (flux de lucru) companiei.

Un exit interviu este vital atunci când fluctuația de personal este mare și chiar atunci când
un angajat își depune demisia. Practic, se oferă şansa de a învăţa din experienţa celui care pleacă
și de a vedea, ca şi reprezentant al companiei, dacă eşti rupt sau nu de realitatea cu care se
confruntă angajaţii.

Nu este deloc surprinzător faptul că majoritatea studiilor și cercetărilor academice în


domeniu se concentrează asupra stabilirii de strategii eficiente pentru ca angajații să nu
părăsească organizașia.
Retenția angajaților reprezintă combinația reușită dintre satisfacția la locul de muncă
(salariu, mediu de lucru, sarcini, șanse de promovare) și alternativele pe care un angajat le are în
raport cu locul de muncă (cei care primesc multe oferte de angajare au șanse mai mari de a părăsi
compania).

Eforturile de retenție a angajaților trebuie să fie întreprinse înainte ca angajatul să își


anunțe intenția de a părăsi locul de muncă. Astfel, pe viitor, companiile pot preveni plecarea
angajaților concentrându-se asupra motivelor pentru care aceștia decid să rămână într-o anumită
companie.

Aspecte precum relația cu ceilalți colegi, cu clienții, cu alte organizații, compatibilitatea


angajatului cu organizația pentru care lucrează și cultura acesteia, combinate cu sacrificiile pe
care un angajat trebuie să le facă pentru a părăsi locul de muncă ajută conducere în dezvoltarea
unui plan bine definit care să îi motiveze pe angajați să rămână în companie.

8
Demisia

Un job reprezintă, în esență, un cumul de relații care permit dezvoltarea carierei. De aceea,
a părăsi un job cu tact și fair-play poate reprezenta o alta probă în procesul relațiilor de muncă.
În general, toate eforturile sunt canalizate spre obținerea unui job și mai puțin spre cum să
îți faci o “ieșire” onorabilă. Deși, momentul plecării de la un job are la fel de multe implicații
pentru cariera ca și angajarea, sunt prea puțini cei care se gândesc la această etapă.

„Potrivit Codului actual al Muncii „prin demisie se înţelege actul unilateral de voinţă a
salariatului care, printr-o notificare scrisă, comunică angajatorului încetarea contractului
individual de muncă, după împlinirea unui termen de preaviz. (art. 79, alin. (1)”.
Sunt persoane care îşi dau demisia peste noapte, care pur şi simplu s-au trezit dimineaţa cu
un singur gând: „astăzi mă duc la serviciu şi îmi dau demisia”.

Unii dintre ei adaugă: „pentru că nu mai pot!” şi această neputinţă poate ascunde o
problemă a angajatului, sau probleme ale angajatorului sau şi una şi cealaltă. Alţii îşi dau demisia
ca formă de protest: „sunt cel mai bun din echipa de vânzări, dar iau prime egale cu colegii mei.
Să-i văd cum se vor descurca fără mine...”. O încercare de a se răzbuna pe şefii lor care nu au
timp de ei, nu le mulţumesc, nu le recompensează rezultatele, într-un cuvânt: nu îi văd. Şi atunci
încearcă ca măcar prin demisie să devină vizibili.

Atunci când este vorba despre problemele angajatorului, demisia este folosită şi ca un
„semnal de alarmă”: angajatul speră să fie întrebat care sunt motivele demisiei, de ce doreşte să
plece, dacă s-a certat cu şeful lui direct sau are probleme personale etc. Angajatul speră să-i pese
cuiva de el, mai mult decât până ieri.
Nimeni nu-şi dă demisia cu plăcere. Nici măcar în situaţia în care demisionarul are deja un
loc de muncă în altă parte, cu un salariu mai mare şi condiţii mai bune de muncă. Chiar atunci
când îl aşteaptă promisiunea lui „mai bine” în partea cealaltă el se gândeşte la organizaţia din
care pleacă, la colegii cărora le-a dat timp şi atenţie pentru construirea unor relaţii corecte de
muncă, la ceea ce ar fi putut face el mai bine.

9
Pentru a evita o despărțire neonorabilă de angajatorii actualului job, soluția cea mai eficientă
este prevenirea. Modalitățile de prevenire pot fi următoarele:

1. Discuții în prealabil avute încă din timpul jobului: putem spune ce anume ne
nemulțumeste, care sunt așteptările avute, pe ce se bazează ele. Vom evita astfel să
facem o surpriză șefului în momentul în care ne vom prezenta demisia.

2. Nu este o tactică bună să fim foarte impulsivi la plecare, întrucât există posibilitatea ca
la noul job să înteracționăm cu firma la care am lucrat. Putem depinde de fostul angajator
pentru un contract sau pentru o scrisoare de recomandare la noul job.

3. Există și o situație delicată când respectivul job este punctul de lansare în carieră și ne-
am înțeles foarte bine cu managerul și colegii. În acest caz trebuie explicat într-un mod
elegant ca avem oportunitatea de a crește profesional, că apreciem tot sprijinul acordat,
însă avem nevoie de un nou job pentru următoarea etapă în carieră.

Astfel, se obțin date importante pentru organizație la plecarea unui angajat, date cu ajutorul
cărora compania se poate dezvolta.
A închide un raport de muncă în mod civilizat înseamnă a ne respecta pe noi și pe viitorii
angajatori și a întelege că modul în care plecăm de la un job este la fel de important ca și modul
în care intrăm într-o organizație.
Interviurile luate angajaților care demisioneaza sunt o sursă importantă de informații utile
pentru companie, iar timpul consumat ar trebui considerat o investiție.
Principala responsbilitate a unui manager este să construiască o echipă de calitate și foarte
motivată, iar atunci când unul dintre subordonații lui decide să plece din companie, șeful lui este
pus într-o poziție dificilă, care nu este de invidiat.
Foștii angajați se pot dovedi a fi un activ de valoare pentru companie, chiar și după ce au
ieșit de pe statele de plată.
Un manager poate învața multe atunci când angajații respectati își dau demisia. În primul
rând, nu acceptați demisia ca pe ceva inevitabil.

10
Fluctuația personalului

Fluctuația ridicată de personal, una dintre cele mai mari probleme ale companiilor, poate fi
redusă prin aplicarea unui interviu de plecare, instrument folosit de angajatori ca să înteleaga
motivele reale care ii determina pe salariati să renunte la joburile lor.

În cazul în care fluctuația de personal este mare și exista indisponibilitatea personalului


pentru a putea organiza astfel de interviuri, se poate redacta un formular online sau pe suport
fizic, pe care angajații să-l completeze voluntar la plecarea din cadrul companiei.

O fluctuație de personal "acceptată" trebuie să varieze între 20 și 30%. Cu toate acestea,


unele companii de pe plan local, mai ales cele din retail, ajung să aiba fluctuatii de personal de
pana la 80% pe an. Pe de alta parte, o fluctuație de personal la nivelul "0" înseamna "lipsă de
sange proaspat" și se traduce printr-o stagnare a companiei. Monitorizarea fluctuației de
personal ar trebui să fie o preocupare permanenta a departamentului de resurse umane.

Fluctuația de personal este un fenomen care trebuie monitorizat constant într-o companie, cu
atât mai mult cu cat această implica anumite costuri asupra carora organizația trebuie să aiba
control.
Costurile includ toate cheltuielile pe care o companie le face pentru aducerea unui nou
angajat în echipă, pornind de la recrutare, documente de angajare, continuând cu pregatirea
aferentă și până la încetarea contractului de muncă. Pe de altă parte, Fluctuația poate fi
influențată de deciziile companiei, însă într-o masura limitată.
În felul cum evolueaza acest fenomen își spun cuvantul și conditiile existente pe piată
muncii, gradul de dezvoltare al sectorului de activitate, mentalitatea și disponibilitatea oamenilor
de a lucra în sectorul respectiv, existente la un moment dat.
Cu toate acestea, este indicat ca un anumit grad de fluctuație să existe întotdeauna într-o
companie. Acest lucru ii permite organizației să pastreze un mix echilibrat de angajaținoi și
angajați cu vechime, de care are nevoie pentru buna funcționare a echipei.
Companiile mari, mai ales multinaţionalele, au transferat încărcătura acestui act
procedurilor seci, care spun cum trebuie procedat şi ce este de făcut: sunt informaţi cei implicaţi,
sunt stabiliţi paşii de transfer ai documentelor/ activităţilor, se demarează acţiunea pentru

11
recrutarea unui nou angajat şi se realizează celebrul „exit interview” – în sfârşit o ocazie pentru
cel care pleacă din organizaţie să spună ceea ce are pe suflet.
Companiile mici sunt afectate mai mult. Mai ales dacă e vorba despre un angajat din zona
de management. Plutesc în aer, în zilele următoare anunţului, întrebări, discutii, taine.
Mai dificil este însă să gestionezi situaţii în care demisia apare ca urmare a unui conflict, a
unei probleme de sistem. Angajatul nu vrea de fapt să plece, speră să rămână, iar demisia lui să
fie doar un prilej de reclarificare a poziţiilor sau, de multe ori, de renegociere a salariului. Cea în
care motivul este majorarea de salarii poate fi simplu rezolvată: îi prezinţi perspectivele cât mai
clar – dacă ele sunt deja formulate de organizaţie (ex. „o creştere de 10%, peste 6 luni, asociată
sau nu unui anumit rezultat).
Însă, cele mai neplăcute situaţii sunt cele ale demisiilor cu „scandal”, cu spectacol: când
afli peste noapte că directorul de vânzări pleacă, la o firmă posibil concurentă, când foloseşte
timpul de preaviz ca să „facă valuri” povestind cât de bine e „acolo” şi cât de „rău” e aici, când
poate afecta iremediabil procesul de business vorbind cu clienţii despre ceea ce se întâmplă rău
în firma din care pleacă. Un teren deja pregătit pentru viitoare demisii.
Sigur că există pârghii juridice de protecţie. Dar ele nu au cum să te ferească niciodată de
spectacolul respectiv şi de acele efecte greu de cuantificat în bani ale actului de demisie.
Astfel, prin exit interviu se pot identifica o serie de disfunctii și/sau probleme care nu sunt
întodeauna constientizate de către angajator. Prin exit interviu se poate afla care este modul în
care este percepută compania de către angajatul demisionar.

Un studiu arata ca angajatii se impart in patru feluri:

12
Desfășurarea Exit interviului

Ultima etapa în procesul de plecare este Exit interviul.


Există două motive principale pentru care exit interviul trebuie susținut, si anume:
a) pentru a preveni potentiale probleme în legatura cu un angajat aflat pe punctual de
plecare înainte ca situația să iasă de sub control;
b) pentru a obține informații care pot fi folosite în scopul îmbunătățirii procedurilor din
interiorul organizației.

Exit interviul poate lua forma:


a) unui dialog intre angajat și managerul corespunzator departamentului în care acesta a
lucrat;
b) unui formular (chestionar);
c) o combinatie a celor doua.

Exit interviul și sondajele sunt procese folosite pentru a aduna informații despre anagajtii
care pleaca din organizație. Reprezintă o șansă să:
- Aduni orice document pe care l-ai dat angajatului pentru a-l citi și semna;
- Ii înmanezi anagajatului alte documente necesare;
- Obti orice ultima informație de la anagajat.

Interviul poate lua numeroase forme. Pentru unii poate lua o forma oficiala pe când pentru
altii poate lua forma unei simple discutii. Agenda, tonul, participantii și procesele pot varia în
fucntie de tipul de schimbare suferita de anagajat.

Folosind EIS (Exit Interviews and surveys), datele pot fi adunate și folosite sub forma unor
pareri ce pot fi utilizate pentru a se imbunătătii organizația pentru cei care înca lucreaza acolo
cat și pentru cei care vor lucra.
Un EIS trebuie:
- Să aibă metodologie;
- Să fie responsabil față de obiectivul principal al organizație;
- Să fie proiectat pentru a focusa probleme specifice dar și noi oportunitati;

13
Probleme și preocupări

Multe dintre problemele asociate cu interviurile de plecare și chestionarul EIS apar


datorită lipsei de claritate a procesului de EIS în sine. Mecanismele EIS nu au un scop clar sau au
așteptări vagi. Deci, cum se evita confuzia?
Trebuie să ne asigura ca întrebările din chestionarul EIS reflectă misiunea și politica
companiei. În cazul în care organizația se promovează ca fiind o companie în care oamenii au un
loc de muncă "de familie", atunci e bine să testați cat de bine această politică se aplică în practică
prin întrebările dumneavoastră.
În cazul în care organizația. se promovează ca fiind "inovatoare", atunci utilizați EIS
pentru a sonda cat de bine sunt încurajate ideile inovatoare în randul angajaților. Studiile arată
ca interviul de plecare este subiectul unui anumit grad de distorsiune a informațiilor, în special
în cazul în care este sustinut de membrii ai conducerii.

Acest lucru se datorează următoarelor:


- angajatul care pleaca distorsioneaza adevarul deoarece simte teama în față intervievatorului
care ar putea reflecta negativ cariera să viitoare, sau se teme că o informație negativă de la
acest manager poate ajunge la noul sau loc de muncă;
- angajatului i se poate parea interviul prea personal sau crede ca managerul care efectuează
interviul de ieșire nu-i pasă de el sau de interviu;
- angajatul crede ca informațiile oferite intervievatorului ar putea cauza probleme pentru alti
colegi din cadrul locului de muncă;
- angajatul nu doreste să raspunda la întrebari incomode;
- emoțiile - în cazul în care angajatul este concediat în mod sumar.
Angajații care au avut un exit interviu au avut, de asemenea, pareri critice despre acest
proces, spunand ca interviul:
- Nu a reflectat aspectele în mod corect;
- A fost mai degraba o încercare de a vorbi despre conditiile plecarii, decât să încerce să afle
cauzele plecarii.

14
Consultarea părților interesate

Înainte de ziua interviului trebuie să te consulți cu alte persoane care au un interes în aflarea
rezultatului. Acestea pot include reprezentanți ai angajaților, managerul de departament,
personalul de resurse umane etc.

Intervievatorul trebuie să consulte supervisorul înaintea interviului de ieșire. Impreună pot


gasi cele mai importante întrebări care trebuie puse.

Informațiile pe care vrei să le afli de la supervisor trebuie să includă:


1. La ce informații confidentiale are acces angajatul?
2. Exista anumite documente,echipamente,calculatoare pe care angajatul nu le-a returnat?
3. La ce fel de proiecte a participat angajatul? În momentul de față, exista proiecte în care
angajatul este implicat?
4. Demisia angajatului va provoca vreo dificultate companiei?
5. Care a fost atitudinea angajatului?
6. A lucrat angajatul acasă mai mult decat deobicei?
7. A cerut angajatul să ia acasă vreun document?
8. A folosit angajatul copii xerox ale documentelor mai mult decat de obicei?
9. A lucrat angajatul seara sau în weekenduri când alti angajaținu erau prezenti?
10. Care este personalitatea și/sau obiceiurile angajatului? Această informație te poate ajuta să
controlezi interviul.

Cine ar trebui să participe?


Atunci când concediezi un angajat este de preferat să mai exista o alta persoana prezenta la
interviu pentru a elimina posibilitatea unei neînțelegeri. A treia persoană este de obicei martor.
În general,persoanele participante la un exit interviu sunt:
-intervievatorul
-angajatul
-martorul intervievatorului (de preferat un manager sau o secretara care să ia notite)
-martorul angajatului .

15
Angajatul trebuie întrebat dacă își doreste să aibă un martor. Acest lucru ar putea fi un
reprezentant al sindicatului dacă este o forță de muncă sindicalizată. (Dar, acest lucru trebuie
facut cu multa diplomatie, pentru a nu intimida angajatul).

Cine ar trebui să conducă interviul?

Candidații principali care ar trebui să conducă interviul sunt persoane specializate din
departamentul de resurse umane dar, dacă nu exista un departament HR atunci persoana care l-
a angajat să conduca și exit interviul. Indiferent cine este persoana delegată să conduca
interviul, trebuie să fie o persoana cu experienta în domeniu.
Supervisorul sau managerul nu sunt întotdeauna cea mai buna idee. Dacă un angajat vechi
pleacă ,intervievatorul trebuie să fie o persoana care stă în companie și vede experiența
angajatului.

Când trebuie să aiba loc interviul?


În cele mai multe cazuri, interviul trebuie să aiba loc între dată în care angajatul și-a depus
cererea de demisie și dată practica de plecare, de preferat nu în ultima zi.
S-ar putea lua în considerare desfasurarea interviului la jumatatea zilei pentru a se evita:
- "o cursă rușinoasă la sfarșitul zilei"
- angajatul petrece prea mult timp în restul zilei discutand interviul cu alte persoane de la locul
de muncă;
În cazul unui numar mare de personal, sau persoane în mai multe locatii, obiectivul tau este
să ii intervievezi pe toti cat mai repede posibil, în aceiași zi.

Unde trebuie să aiba loc interviul?


Locul ideal este o camera destinată interviurilor și întalnirilor. Este de preferat să se evite ca
această discutie să aiba loc la locul de lucru sau în biroul directorului de departament.

Dacă nu exista un loc destinat interviurilor atunci este de preferat să aiba loc într-un birou
neutru special "imprumutat " pentru această ocazie. În camera nu trebuie să existe telefoane
mobile și semnul cu "nu deranjati" pe usă.

16
Cum ar trebui notificați participanții?
Această este o întâlnire, deci este nevoie de câte o agendă pentru fiecare participant pentru a
se pregati pentru interviu. Agenda specifica de obicei cine o să vina la întalnirea, locul și ora
unde o să aiba loc, rolul întâlnirii și subiectele care vor fi discutate.
Trebuie să trimiti detalii despre dată plecarii angajatului și celorlalte persoane participante la
interviu. Incluzand detalii precum:
- sectiunea de salarizare , astfel încat acestia să poată avea OP ul pregatit
- departamentul de IT, astfel încat acestia să stie când să stearga accesul la documentele firmei
- securitatea, astfel încat acestia să stie când să colecteze cheile
Acest lucru este important mai ales în cazul unor concedieri. De asemenea, ar putea fi o idee
buna să existe o lista de verificare cu lucrurile companiei.

Cum decurge interviului


Este obligatoriu ca un exit interviu să fie bine planificat, efectuat corect şi să se obtina cat
mai multe informații. Informaţiile culese în exit interviu pot fi de asemenea folosite ca feedback
pentru organizaţie, astfel ca această își poate îmbunătăţi procesele şi procedurile de lucru..

Valoarea informațiilor colectate în urma exit interviurilor va varia. Ceea ce este spus de
către angajat va depinde de motivul pentru care demisioneaza și ce asteptari are de la organizație.
De exemplu,dacă pleaca de bunavoie este posibil să nu va spuna adevaratul motiv.

Acest lucru s-ar putea aplica în cazul în care sunt necesare referinte ,sau în cazul în care
angajatul ar dori să se întoarca în conditii modificate. Exista mai multe situatii diferite și setari
pentru un interviu de ieșire,dar sunt doua puncte distincte de start pentru fiecare interviu.

Unele abordari vor fi rezultatul unei plecari voluntare , în timp ce altele vor fi rezultatul
unei remanieri de afaceri sau încetari involuntare sau automate – se refera la contractele încheiate
pe perioada determinată - oamenii pleaca deoarece și organizația își doreste acest lucru. În unele
cazuri , deosebirile nu pot fi observate la fel de clar.

17
Motivele plecării dintr-o organizație

La fel ca şi în alte ţări, şi în România migraţia personalului dintr-o firmă în alta este un
fenomen real, iar motivele sunt multiple. Exceptând situaţiile în care un angajat este pur şi
simplu concediat sau postul său este restructurat, sunt şi angajaţi care aleg să părăsească firma cu
care sunt sub contract.
Din ce in ce mai multi angajati buni prefera sa isi schimbe locul de munca, chiar si pe un
salariu mai mic.
Potrivit unui studiu realizat de departamentul pentru piata muncii din Statele Unite, o
persoana ocupa un post in medie 1,5 ani.. În ceea ce priveşte domeniile care se confruntă cu o
fluctuaţie foarte mare a personalului, o mare surpriză vine din sectorul financiar-asigurări, care
se clasează pe locul al doilea, după retail.
Angajații pleaca din mai multe motive, inclusiv:
1. Relatia cu superiorul direct
2. Angajatul se simte plictisit de sarcinile care i-au fost oferite.
3. Relatia cu colegii conteaza enorm pentru a ramane sau nu în echipa.
4. Oportunitatea de a-și folosi abilitatile și competentele.
5. Contributia pe care angajatul și-o aduce pentru atingerea obiectivelor detinute de companie
6. Nivelul de autonomie, de independenta de care se bucura angajatul conteaza foarte mult.
7. Angajaților nu le sunt recunoscute meritele.
8. Pensionare/ Medical
În cazul în care angajatul părăsește organizația în mod voluntar, ar trebui să aflați mai
multe despre motivele plecarii.
Probleme de examinat:
- De ce este nemulțumit?
- Ce schimbări ar sugera angajatorului?
- Sunt și alți angajați nemulțumiți
- Care sunt sugestiile altor angajați pentru schimbare?
- De la cine a primit oferta și cum?
- Care va fi noul loc de muncă al angajatului și ce atrage după sine?
- Amintește-i angajatul de obligațiile față de companie

18
Este important să reținem următoarele aspecte:

1. Agenda pentru Exit interviu trebuie prezentată în așa fel încât toți participanții să știe ce se va
întâmpla în continuare.

2. Examinarea motivului pentru care angajatul pleacă. De exemplu, trebuie citia scrisoarea de
demisie cu voce tare; sau un rezumat al întâlnirii în care salariatul a fost înștiințat cu privire la
concediere. Reiterarea evenimentelor care au dus la anunțul de concediere.

3. Acordarea angajatului a unor oportunități de a pune întrebări dar, fara a prelungii procesul
mai mult decât este necesar, mai ales după ce decizia de a pune capăt contractului unui angajat a
fost luată. Odată luate toate măsurile preliminare, analiza consecințelor (juridice și de altă
natură) și în final hotararea de a lăsa pe cineva să plece, este nevoue de consecventa în ceea ce
privește decizia luată.

4. Discutarea condițiilor probabile de plecare. În acest caz este nevoie să se comunica clat care
sunt termenii și totodată trebuie discutată orice problemă sau preocupare a angajatului, cum ar fi
pachetul de concediere, plăți, perioadele de preaviz și de plăți compensatorii. La urma urmei,
organizația nu dorește o plângere ulterioară depusă împotriva să după ce angajatul a plecat.

5. Este importantă folosirea tonului corect pentru întâlnire. Cel care realizează interviul nu
trebuie să-și asume nici rolul unui simpatizant înțelegător, nici pe cel de apărător al culturii
organizației. În cazul reclamațiilor, fie ele reale sau imaginate de angajat, trebuie evitată o
implicare emoțională. Scopul acestui interviu este de a obține informații, nude a comenta sau de
a emite judecăți cu privire la oameni sau la procedurile companiei.

19
Tehnici de interviu

Următoarele strategii de intervievare sunt concepute pentru a ajuta la atingrea


obiectivelor discutate anterior, în timp ce scade rezistenta angajatului de a dezvălui informații.

Tehnici bune Sfaturi

Formularea de întrebari care să Evitarea folosirii întrebarilor care pot avea un raspuns scurt
forteze un raspuns amplu (ex: ‘Spune- mi mai multe despre aceste nemultumiri” în loc
de “Ati avut nemultumiri?”

Folosirea raportului 70/30 Folosirea timpului mai mult ascultand decat vorbind.
Persoana intervievată va suporta marea parte a comunicarii.
(raportul dintre ascultare și vorbire trebuie să fie de 70/30)

Folosirea ascultării reflexive Reflectarea asupra informațiilor obținute și confirmarea


(meditative) angajatului ca a fost ceea ce a exprimat. Focusarea pe felul
în care persoana respectiva se simte.

Folosirea reflexiei cu doua fete Folosirea reflexiei cu doua fete astfel încat să se scoată în
evideță ambivalența. De ex: “Deci, pe de o parte, spui ca
fumatul în afara cladirii te ajuta să te relaxezi dar, pe de alta
parte spui ca esti constient ca asta ii supara pe colegii tai
deoarece dispari pentru a lunga perioada de timp(sau prea
des)”

Concluzionarea Rezumarea elementelor cheie. Recapitularea afirmatiilor


relevante permitandu-le persoanelor să își auda proprile
cuvinte și ganduri din nou.

”Afirma și sustine” Crearea unei stări de sustinere pentru persoana respectiva.


Întărirea mentiunilor importante oferind sustinere și
afirmand din cap în semn de aprobare și întelegere.

20
Confruntarea cu feedback-ul interviului

Așa cum s-a menționat mai sus, există două motive principale pentru care se realizează aceste
interviuri de plecare a unui angajat.:

a) prevenirea potentialelor probleme cu un angajat care renunță la locul de muncă, înainte


ca situația să scape de sub control.
b) obținerea unor informații care pot imbunătătii procesele și procedurile organizației.

Trebuie luate în considerare doua situatii:


1. Validitatea informațiilor oferite de angajatul care părăsește organizația.
2. Examinarea critica a planificarii, a politicii și a procesării interviului de plecare.

Trebuie să determinam dacă interviul de plecare reprezintă sentimentele, satisfactiile,


frustrariile și opiniile persoanei în cauza, sau aceste opinii sunt impartașite și de restul
personalului.
Prin urmare, va trebui să evaluam și pareriile personalului, iar apoi să comparam informațiile
aflate.
Dacă organizația (compania) planuieste să foloseasca aceste informații obținute în urma
interviului de plecare/demisie pentru a afla care sunt problemele pe anumite sectiuni, întrebarea
ramane: Care este problema (motivul) și ce imbunătătiri aduce?

Dacă 80% din angajațisunt multumiti sau foarte multumiti de managementul firmei, restul de
20% reprezintă problema? Care considerati ca ar fi nivelul acceptabil de satisfactie?

Primul pas: Examinarea feedback-ului

Datele obținute în urma interviului indiferent de autenticitatea sau relevanta acestora sunt
mai putin semnificative, dacă nu sunt analizate impreuna cu o comparatie de referinta sau o
modalitate de masurare a eficacitati acesteia.

Problema obiectivelor și realizarea acestora trebuie dezbatuta pe larg impreuna cu managerul


și partile implicate.

21
Un studiu al managerilor și părților implicate ar putea cuprinde:

a) Cum au fost folosite datele obținute în urma interviului de plecare? (Această întrebare ar
trebui să facă parte din analizele nevoilor înaintea realizarii anchetelor de plecare și a
listelor de verificare). Informațiile pot fi folosite după aceea pentru evaluarea
rezultatului interviului.

b) Informațiile obținute în urma interviului de plecare servesc nevoilor organizației?


c) Cum au fost folosite informațiile aflate în urma interviurilor din anii precedenti?
d) Cum au fost folosite aceste date pentru:
- a imbunătătii afacerea
- a identifica și rezolva problemele
- a descoperi și profita de oportunitati?

e) Din ce punct de vedere acest proces al interviului de plecare nu serveste nevoilor


organizației?
f) Ce schimbari concrete în organizație a adus acest interviu?
g) Au fost primite la timp rapoartele interviurilor de plecare?
h) Sunt aceste rapoarte clare?
i) Care este gradul de multumire privind modalitatea în care interviurile de demisie sunt
organizate?

Pasul 2: Determinarea schimbărilor

Ce ar trebui să evalueze organizația cu privire la aceste interviuri de plecare? Este posibilă


apariția anumitor probleme în metodologia interviurilor.

Problemele serioase din cadrul procedurilor de interviu pot releva probleme în anuminte
departamente ale organizației sau să ne conduca spre o concluzie greșita unde noi probleme pot
fi descoperite.

Trebuie observat dacă informațiile obținute în urma interviului coincid cu informațiile


furnizate de ceilalti angajați la plecare, compararea rezultatelor interviurilor sau rezumatul
rapoartelor cu alte documente de gestionare a organizației.

22
Eficacitatea rezultatelor poate fi verificată prin compararea cu alte documente și registre (o
forma de analiza comparativa).

Aceste etape arată dacă interviul sau alte sisteme produc date partial sau total redundante/
repetitive.

Trebuie monitorizate și analizate probleme, precum:

 Existenta unui angajament pe termen lung a politicii interviurilor de plec are.Sunt aceste
interviuri folosite pe termen lung sau temporar.

 Importantă informațiilor obținute în urma interviului de plecare pentru anumite


departamente. Cum folosesc departamentele aceste date?

 Utilitate. Pot implica numeroși factori, numarul de date accesate sau numarul de
probleme obținute în urma impactului datelor.

 Success în trecut. Dacă organizația nu poate determina dacă politica rapoartelor obținute
în urma interviurilor de plecare a avut impact,în această situatie nu ar mai fi necesara
realizarea acestora.Succesul se manifesta atunci când rapoartele acestor interviuri confera
date pe care echipa HR sau diferite unitati de afaceri le-au implementat efectiv.

23
Exemplu de chestionar (studiu) de plecare ce poate fi folosit în exit interviu:
Tabelul 1
Numele: Dată:

Tipul jobului: Dată plecarii:

Departament: Supervisor direct:

Pregatirea:

Intervievatorul are o copie a fisei postului Intervievatorul are o copie a scrisorii de numire
actualizată? (noul job)?

Intervievatorul are o copie a atributiilor


postului.

Tabelul 2
Pozitia:
Va rog să specificati îndatoririle și responsabilitatile pozitiei dumneavoastra actuale.
Este acest tip de muncă ceea ce va asteptati să faceti în momentul în care ati primit jobul?
Munca pe care ati facut- o a fost interesanta sau provocatoare pentru dumneavoastra?
Munca pe care ati facut-o este diferita față de descrierea jobului?
Training
Doriti să faceti un comentariu legat de instruirea profesionala din cadrul companiei?
Financiar
Cat de bine credeti ca ati fost platit pentru munca pe care ati depus o?
Credeti ca salariul Dumneavoastra a crescut sufiecient pe parcursul jobului
Sustinere:
Credeti ca ati primit sustinerea necesara din partea supervisoului dumneavoastra în momentele în
care ati avut nevoie?
Cum a raspuns supervisoul dumneavoastra la sugestile sau plangerile pe care le-ati facut?
Cat de mult v-au ajutat colegii de muncă în jobul dumneavoastra?
Generalitati:
Imi puteti spune, va rog, ce sentiment aveti acum în legatura cu jobul și compania asta?
Ati fi pregatit să ramaneti în acest job în alte conditii, mai satisfacătoare pentru dumneavoastra?
Dacă da, ce schimbari ati solicita?

24
Trebuie menționat angajatului ca acest chestionar are caracter confidential.
Angajatului i se oferă oportunitatea de a reveni asupra decizie de demisie aând o ultima discutie
cu reprezentatul resurselor umane înainte de completarea chestionarului de plecare.

Tabelul 3
Motive Motive
Motivul plecarii Relevante Nerelevante
principale secundare
Cresterea salariului și a beneficiilor
Promovarea
Evolutia în cariera
Disponibilizare
Motive personale
Pensionare
Alele

Tabelul 4
Cariera să dupa plecare Full Time Parte Tim
Angajatul unui alt business
Business personal
Servicii publice
Munceste de acasă
Studiu
Somaj
Pensionare

Tabelul 5
Nivelul noului salariu Salariu Beneficii
Crestere
Descrestere
Același
Necunoscut

25
Studiu de caz

Un tanar a fost angajat sa lucreze ca si instalator in Victoria.


In timpul primului an, acest om a simtit dureri in piept si dificultati respiratorii deoarece,dupa
cum spunea, in timpul serviciului a fost expus unui mediu in care se fuma.
Barbatul pretinde ca a incercat sa discute cu supervisorul in ceea ce priveste politica
companiei in legatura cu siguranta si sanatatea la locul de munca ,in special in legatura cu
fumatul la locul de munca.
Dupa aceasta discutie acesta este chemat in biroul managerului unde i se spune ca politica
companiei nu este treaba lui si ca aceasta companie nu are o politica impotriva fumatului . De
asemenea,barbatul pretinde ca managerul i-a spus sa inceteze cu plangerile deoarece in cazul in
care va continua va fi dat afara .
Cu toate acestea ,omul continua sa faca plangere si i-a legatura cu managerul de resurse
umane pentru a discutat problemele sale de sanatate.
Cu toate acestea ,nu s-a petrecut nicio schimbare in legatura cu fumatul la locul de
munca. Deoarece compania a refuzat sa inainteze o politica impotriva fumatului angajatul si-a
inaintat demisia.
Acesta a participat la un interviu de plecare pe parcursul caruia barbatul a susinut ca
motivul demisiei este sanatatea precară .
Viitorul fost angajat ameninta cum ca va inainta o cerere de compensatie. Doua
saptamani mai tarziu,inainte ca demisia acestuia sa fie aprobata acesta aplica pentru cererea de
compensatie .

26
Concluzii

Noţiunea de “exit-interviu” este tot mai des întâlnită în ultimul timp, mai ales în marile
companii. Specialiştii spun că acesta poate fi util în remedierea problemelor dintr-o firmă.
Exit interviul reprezintă o discuţie între reprezentantul departamentului de HR şi angajatul
care părăseşte compania sau chiar între manager şi angajat. “Rezultatul unui astfel de interviu nu
poate fi decât unul constructiv pentru companie, putând fi utilizat de către departamentele de HR
pentru îmbunătăţirea proceselor interne şi a comunicării la nivel de companie”, cât şi pentru
viitorul profesional al angajatului intervievat.
De cele mai multe ori, spun consultanţii, un astfel de intreviu poate ajuta compania să
înţeleagă exact cauzele diverselor conflicte sau chiar problemele de nivel tehnic ale companiei şi
să găsească soluţii cât mai eficiente pentru diminuarea sau eliminarea lor.
De asemenea, într-un exit interviu este la fel de important cât de sinceră este discuţia.
În ceea ce-l priveşte pe angajat, trebuie văzut dacă este vorba despre o lipsă de sinceritate
răuvoitoare, de inducere în eroare sau de o teamă (firească, uneori) care îl împiedică să fie sincer,
deşi, nu mai are nimic de pierdut.
Pentru a evita astfel de situaţii, reprezentaţii departamentului de resurse umane trebuie să
ţină constant legătura cu oamenii (nu doar la recrutări, evaluări şi alte acţiuni formale), să ia
pulsul pe parcurs şi să câştige încrederea colegilor de la celelalte departamente.
Altfel, evident că este greu să pui pe masă cu toată sinceritatea motivele personale ale
demisiei în faţa unei persoane care te-a întrebat de sănătate doar la angajare şi eventual la
evaluare.
“Exit interviul reprezintă vârful piramidei, oportunitatea angajatului de a oferi la rândul său
un feedback, după toate verificările şi evaluările la care este supus de când aplică pentru un job
şi până la încheierea contractului de muncă”
Plecarile din companii sunt rupturi pe care degeaba încercam să le musamalizam. Se practica
destul de des să încerci să stergi urmele celui care pleaca. Este un soi de esec pentru compania
care nu a reușit să il retina pe acest profesionist care alege o noua echipa.

27
Demisiile anumitor profesionisti antreneaza, foarte des, demisii în lant. Este o reactie
declansată fara doar și poate direct proportionala cu popularitatea și succesul angajatului care își
da demisia pentru a lucra în alta echipa.
Oricare ar fi motivele, trebuie să tinem cont de faptul ca nimeni demisioneaza fara motiv,
existand în anumite cazur chiar mai multe motiv. Studiile arată ca cel mai important factor care
poate determina demisionarea este relatia cu superiorul direct.
Dacă nu exista chimie, congruenta, principii și valori comune, întelegere între cei doi,
plecarea profesionistilor din echipa să este doar o chestiune ce tine de timp. Este ceva temporar
iar nivelul de fluctuație asociat unui departament atrage, în timp, iremediabil, scaderea cifrei de
afaceri a respectivului departament.
NU exista exit-interview lipsit de importantă, fara valoare pentru departamentul HR, pentru
departamentul din care a plecat profesionistul în cauza, pentru toată compania.
Exit-interviurile sunt asemanatoare examenelor de tip restanta din timpul facultatii.
Nu este plăcut să treci din nou peste ele, să iei la puricat tot ce nu ai stiut să raspunzi, tot ce ar fi
trebuit să stii fara ezitare. Dar, are sens și este vital pentru managementul resurselor umane.
În calitate de profesionisti HR în cadrul oricărei organizații avem responsabilitatea de a
afle toate motivele pentru care angajații pleaca din compania. Presupunerile nu sunt
eligibile. Angajații nu vin cu plangeri prea des. Diplomatia și tactul sunt abilitati principale ale
unui reprezentant HR.
Cu alte cuvinte, angajații nu vor veni să se planga de superiorii lor pentru simplul fapt ca
acestia considera managerii HR, mai apropiati de ei, de superiori, decat de restul angajaților. Cu
toate acestea, teoria spune ca trebuie să ne poziționam la mijloc, pe un teren perfect neutru. În
practica, lucrurile nu sunt mereu astfel.
De asemenea, nu se vor plange departamentului de resurse umane pentru faptul ca nu au
primit promovarea promisă, cu toate ca și-au îndeplinit obiectivele în mod complet, ca au salariu
prea mic sau ca sunt prea obositi. De cele mai multe ori, angajații vor rezolva situația asa cum
cred mai bine, fara să starneasca discutii și controverse. Vor demisiona.

28
Bibliografie

Adapted from Open Training and Education Network (2003) Learner's Guide BSBHR507A
TAFE NSW; used with permission

Codul muncii 2016


Legea 53/2003 actualizată Octombrie 2016
Suport de curs - Managementul Resuselor Umane –Julianna Marin

Managementul resurselor umane Prof.univ.dr.Radu EMILIAN, Conf.univ.dr. Gabriela TIGU,


Lect univ. Olimpia STATE, Lect.univ. Claudia TUCLEA

Webografie
www.smartree.com/totul-despre-interviul-de-exit

www.rauflorin.ro/formular-de-exit-interviu

www.avocatnet.ro/formulare/interviu-la-plecare-exit-interview--2080608

www.portal-resurseumane.ro

www.itex.ro/ro/articole/interviul-la-plecare-exit-interview/

https://cariera.ejobs.ro/avantajele-interviului-de-exit/

http://hrmanageronline.ro

29

S-ar putea să vă placă și