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Consejos
para iniciar con BPM

www.trycore.com.co
Introducción
La revolución tecnológica que caracteriza el siglo
XXI ha introducido nuevas formas de interactuar
entre personas y sistemas, forjando una relación
con aplicaciones operadas por el hombre o
automatizadas, gracias a la inteligencia artificial. El
reto para las organizaciones es participar en este
ecosistema, disponiendo información, servicios y
productos de manera ágil y eficiente.
Se preguntará ¿Cómo hacer que mi organización
esté ahí? La respuesta es BPM.

¿Qué es BPM?
Una de las definiciones corresponde a la metodología
empresarial encargada de fortalecer la eficiencia a
través de la gestión inteligente de los procesos de
negocio. Esta administración entiende el modelo
de los procesos, su automatización, integración,
monitoreo y optimización continua.
El modelado de procesos de negocio se gestiona a
través de una representación gráfica del conjunto
de actividades y transacciones que se deben llevar a
cabo de manera regular para el logro de un objetivo,
proporcionando a las organizaciones la capacidad
de comprender sus procedimientos, comunicarlos y
expandirlos de manera estándar a toda la organización.
Esto asegurará que las organizaciones puedan
conocer al detalle los indicadores de desempeño,
logrando un conocimiento de sí mismas y de las
personas que colaboran para llevar a la organización
la agilidad y flexibilidad que el mercado les exige.
En conclusión, el BPM permite el diseño, ejecución,
gestión y optimización de un proceso de negocio
conectando a las personas, sistemas y datos,
proporcionando simultáneamente la analítica
necesaria para medir y mejorar los procesos.
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01
Viva y aprenda del
proceso
Establecer una visión En los equipos de alto rendimiento uno de los factores
orientada a procesos de éxito es la orientación al logro, cada paso hace
permitirá obtener un parte de un proceso que los llevará a la meta. Uno de
mejor rendimiento sus primeros movimientos es establecer con ayuda
empresarial. de su equipo y líderes de área una visión orientada a
procesos, diseñando el plan juntos, retroalimentarse
Compartir y trabajar colaborativamente en pro de llevar la
organización en buen camino.

02
Piense en grande:
empiece con pasos
pequeños
Utilice un enfoque gradual en lugar de imponer
cambios que impacten negativamente a las personas
y procesos que actualmente funcionan. Establezca
victorias tempranas de proyectos que sean
“pequeños” y fáciles de manejar, teniendo presente
cumplir con objetivos de mayor alcance, así, logrará
resultados medibles y eficientes que podrán abrirle
las puertas a proyectos BPM con mayor alcance.

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11 consejos para iniciar con BPM

03
Confíe en su equipo
de trabajo
BPM-S Al incursionarse en la implementación de BPM-S
Business Process podrá pensar que no tiene la fuerza operativa para
Management conseguir la meta, pero las personas que le rodean
Software (BPM-S), tienen la mayor parte de lo que necesita.
es un conjunto
Ellos conocen cómo funciona la organización y
de herramientas
esperan entregarle al cliente los mejores servicios.
informáticas que dan
Sin embargo, puede fortalecer el conocimiento de su
soporte necesario para
equipo con ayuda de capacitaciones, talleres y coach
cumplir con el ciclo de
que proveemos en Trycore.
vida de BPM.

04
Conozca cómo
están sus procesos
La primera idea al implementar una solución BPM
Medir permitirá tener
es aplicarla apresuradamente sobre sus procesos
una visión global:
actuales, sin embargo, le recomendamos hacer un
Conocer dónde
diagnóstico previo de sus procesos y considerar
optimizar y tener
realizar un rediseño u optimización de los mismos.
mayor gestión de KPIs.
¿Permitiría que un médico le formule un medicamento
Compartir sin antes haberle realizado un diagnóstico?; en
efecto, no empiece a implementar cambios en los
procesos hasta que haya diagnosticado el estado
actual de estos. En Trycore podemos apoyarlo en el
diagnóstico de sus procesos actuales, contáctenos
para asesorarlo.

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05
Seleccione un
proyecto
¡Tantos procesos y tan poco tiempo! ¿Cómo elegir?
Seleccione el proyecto que proporcione la mayor
rentabilidad para su negocio y que pueda completarse
en tres meses o menos. Y recuerde, no tiene que
mejorar todos los procesos a la vez.

06
Seleccione un
software con base a
sus necesidades
Seleccione una Las aplicaciones BPM-S se ofrecen en distintos
solución BPM-s que formatos, diseñados para distintas audiencias. En
sea fácil de integrar y general, su implementación debe satisfacer las
que el coste vs tiempo necesidades de la alta gerencia, los técnicos del
de implementación departamento de informática y los usuarios finales.
sea eficiente. Típicamente, los ejecutivos necesitan seguir los
procesos de negocio con énfasis en el control, la
Compartir
visibilidad y la eficiencia. Los diseñadores de procesos
a menudo prefieren las soluciones BPM de código
abierto, por su transparencia y por la disponibilidad
de un ecosistema de soluciones complementarias de
bajo costo. Y los usuarios finales quieren un producto
simple y fácil de usar.
El costo también es una consideración importante,

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11 consejos para iniciar con BPM

en particular el costo total de propiedad, por lo

general, las soluciones exclusivas conllevan al pago
de una licencia y posiblemente, costos para agregar
módulos adicionales. En cambio, las soluciones de
código abierto tienden a integrarse fácilmente con
otros sistemas y son más eficientes en términos
económicos.
Conozca la solución Bonitasoft en:
www.trycore.com.co/bonitasoft.

07
Seleccione una
metodología
Seleccionar una Seleccionar una metodología le va permitir optimizar
metodología de los recursos con los que cuenta, aumentar la
mejora de procesos productividad, simplificar el manejo de sobrecarga de
y desarrollo ágil tareas y mitigar el riesgo de no cumplir con las metas
garantiza parte del acordadas. Entre las metodologías de mejora de
éxito en sus proyectos procesos puede encontrar dos de las más conocidas
BPM. como Lean Manufacturing / Six Sigma y ISO 9001 que
se centran en los procesos y en la satisfacción del
Compartir
cliente en lugar de procedimientos, son aplicables a
cualquier organización independientemente de su
tamaño y ubicación geográfica.
Adicionalmente, destacamos la importancia de
aplicar metodologías ágiles como SCRUM, esta
reúne un conjunto de buenas prácticas para trabajar
colaborativamente y obtener mejores resultados en
la ejecución del ciclo de vida del proyecto.

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11 consejos para iniciar con BPM

08
Asigne el timón a
uno de su equipo
Permita que el En el camino puede tener conversaciones técnicas
liderazgo de BPM sea o reuniones con proveedores que van a compartirle
desde el interior de información especializada. Elija un líder para dirigir
cada miembro de la el proceso de implementación, será la persona que
organización hasta el mantenga la sinergia con su proveedor y equipo de
equipo directivo. trabajo.
Compartir

09
Utilice servicios
profesionales siempre
que sea necesario
Experiencia, calidad y Utilice expertos externos, (como nuestros consultores
garantía son algunos en Trycore y socios), para lograr mejores resultados
de los valores que con mayor rapidez que si utiliza los recursos internos
le puede aportar un de su organización para la implementación de BPM.
aliado de negocio. El beneficio más destacado de los consultores
externos es, por supuesto, la experiencia que aportan
Compartir
al proyecto.
Esto es especialmente valioso en la implementación
del software, ya que un error de diseño o de cálculo
importante, puede causar grandes problemas y
comprometer la inversión completa. Un contratista
puede costar más al principio, pero su experiencia
amortizará el gasto a largo plazo.

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11 consejos para iniciar con BPM

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Mantenga el foco
sobre lo que se
proyecta cambiar
Involucrar y BPM es un sistema para el cambio. Está concebido
empoderar a las para ayudarle a identificar dónde se necesita el cambio
personas son y para que realice cambios rápidamente y pase al
herramientas eficaces siguiente nivel en cuanto a rendimiento operacional
para despertar el se refiere. Con un conjunto de herramientas tan
cambio. potente, necesita que BPM se rodee de elementos
de apoyo para el cambio. Gestione el cambio,
Compartir implemente políticas para realizar cambios, articule
aprobaciones de cambio, reconozca eventos de
cambio, mida el cambio, recompense el cambio.

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Construya mejores
experiencias para sus
clientes
Ofrecer mejores La finalidad de BPM es crear valor para el cliente.
experiencias a los Utilice BPM para ver su negocio como lo ven sus
distintos ‘usuarios’ clientes. A sus clientes no les importa cómo se hacen
de la organización las cosas, lo único que les preocupa es experimentar
se traduce en mayor un servicio excepcional y recibir lo que han pedido,
rentabilidad. al mejor precio y en el momento en que lo desean.
Recuerde que todo lo que hace, debe crear en última
Compartir instancia más valor para sus clientes.

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Hoja de resumen

01
Viva y aprenda del
02
Piense en grande:
03
Confíe en su equipo
proceso. empiece con pasos de trabajo.
pequeños.

04
Conozca cómo están
05
Seleccione un
06
Seleccione un
sus procesos. proyecto. software con base a
sus necesidades.

07
Seleccione una
08
Asigne el timón a uno
09
Utilice servicios
metodología. de su equipo. profesionales siempre
que sea necesario.

10
Mantenga el foco
11
Construya mejores
sobre lo que se experiencias para sus
proyecta cambiar. clientes.
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Gracias por
leernos
Redacción e investigación:
Connie Zulema Vargas

Diseño y edición:
Jesús Antonio Segura

Fuentes y recursos:
Garimella, K. and Williams, B. (2008). Introducción a
BPM. 2nd ed. Wiley Publishing, Inc.

Bpmn.org. (2017). BPMN Specification - Business

Process Model and Notation. [online] Available at:
http://www.bpmn.org/.

Best practices for getting started with BPM. (2017). 1st

ed. España: Bonitasoft.
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Sobre Trycore
Trabajamos para que más organizaciones se
transformen descubriendo el poder de la tecnología.
Sabemos que para que una empresa alcance el éxito,
debe explotar todo su potencial; es por eso que
nos esforzamos cada día para conectar personas,
procesos y tecnología para revolucionar los negocios.
Brindamos asesoría para que las personas tomen
decisiones informadas, dinamicen sus procesos
y obtengan mejores resultados en su labor,
apoyándolos con conocimiento y experiencia.

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Tel.: +57 1 7041826
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El contenido de este documento es vigente en la

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por parte de TRYCORE sin previo aviso.
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