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Extraits de “Support organisationnel pour système logistique” Copyright 2001 Synaxis, Inc.
Droits réservés par contrat gouvernemental HRN-C-00-00-00010-00
Outil d’Evaluation du Système Logistique [1
INTRODUCTION............................................................................................................. 3
INFORMATIONS GÉNÉRALES ........................................................................................... 5
SECTION I-ORGANISATION .......................................................................................... 7
CONTEXTE ORGANISATIONNEL ....................................................................................... 7
SECTION II-SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION LOGISTIQUE (SIGL)............ 10
ELÉMENTS DE BASE D’UN SIGL ................................................................................... 10
UTILISATION DES INFORMATIONS SIGL......................................................................... 13
SECTION III- SELECTION DES PRODUITS ................................................................. 15
POLITIQUE NATIONALE EN MATIÈRE DE MÉDICAMENTS .................................................... 15
LISTE NATIONALE DES MÉDICAMENTS ESSENTIELS ......................................................... 16
SECTION IV-PREVISION.............................................................................................. 18
PRÉPARATION DE LA PRÉVISION AU NIVEAU NATIONAL .................................................... 18
SECTION V-OBTENTION DES PRODUITS/APPROVISIONNEMENT............................ 21
PLANIFICATION D’APPROVISIONNEMENT ........................................................................ 21
SECTION VI-PROCEDURES DE CONTROLE DE STOCK........................................... 24
GESTION DE STOCK ................................................................................................... 24
RUPTURES DE STOCK ................................................................................................. 27
SECTION VII-ENTREPOSAGE ET STOCKAGE........................................................... 29
CARACTÈRE ADÉQUAT DE LA CAPACITÉ ET DES CONDITIONS DE STOCKAGE ...................... 29
ASSURANCE DE LA QUALITÉ DES PRODUITS DANS LE CENTRE DE STOCKAGE .................... 31
SECTION VIII-TRANSPORT ET DISTRIBUTION.......................................................... 33
SYSTÈME DE DISTRIBUTION .............................................................................................. 33
SECTION IX-SUPPORT ORGANISATIONNEL DU SYSTEME LOGISTIQUE .............. 36
PROCÉDÉS ORGANISATIONNELS POUR LA LOGISTIQUE ................................................... 36
SUPERVISION (GESTION DE PERFORMANCE INDIVIDUELLE)............................................. 39
DÉVELOPPEMENT DU PERSONNEL EN LOGISTIQUE ......................................................... 41
SECTION X-UTILISATION DES PRODUITS................................................................. 42
PRINCIPES DE TRAITEMENT STANDARD ET PRÉCAUTIONS DE SÉCURITÉ UNIVERSELLES...... 42
SECTION XI-FINANCE ................................................................................................. 44
FINANCEMENT DU PROGRAMME ................................................................................... 44
COORDINATION AVEC LES DONATEURS ......................................................................... 46
2] Outil d’Evaluation du Système Logistique
Outil d’Evaluation du Système Logistique [3
Introduction
L’Outil d’évaluation du système logistique (O.E.S.L) permet d’évaluer les performances d’un système
logistique d’un programme sanitaire donné. Cet outil suit le cycle logistique (voir figure 1) et examine
l’ensemble des composantes du cycle. Il peut être utilisé avec l’outil d’évaluation des indicateurs logistiques
(OEIL)*.Ces deux outils évaluent globalement la capacité d’un programme à assurer la disponibilité
permanente des produits de santé aux points de prestation de services (PPS).
Ce guide décrit le contexte et l’utilisation du cycle logistique, ainsi que le processus d’ensemble et l’analyse du système.
NOTE : Certaines des questions posées dans le cadre de l’OESL ont un fond gris. Avant de commencer
l’exercise avec les participants, complétez ces questions. Les informations collectées avant le début
de l’exercise peuvent être vérifiées par les participants, si nécessaire. Ce travail peut se faire avant
votre départ et/ou une fois dans le pays.
* L’OEIL est un outild’évaluation quantitatif, qui mesure cinq indicateurs logistiques: état du stock, fréquence de rupture de stock,
conditions de stockage, prévision de stock et qualité des données. Il est possible d’y accéder par le site www.deliver.jsi.com.
4] Outil d’Evaluation du Système Logistique
Outil d’Evaluation du Système Logistique [5
Autre (précisez):
Catégorie(s) de produits couverte(s) par cette évaluation: (Sélectionner tout ce qui correspond)
Nombre total de produits gérés par le système faisants l’objet de cette évaluation (joignez une
copie de la liste): 13
Voir liste des médicaments IST recommandés au Burkina Faso, en annexe du document
“Algorithmes de prise en charge des infections sexuellement transmissibles (IST), Présidence du
Faso – Conseil National de Lutte contre le SIDA et les IST – Sécretariat Permanent, Septembre
2002
Benzathine Benzyl Pénicilline 2,4 M injectable Metronidazole comprimé gynécologique 500 mg
Indiquez tous les produits gérés par la chaîne d’approvisionnement faisant l’objet de cette
évaluation (ou joignez une copie de la liste):
Benzathine Benzyl Pénicilline 2,4 M injectable Metronidazole comprimé gynécologique 500 mg
Bidiga Joseph, Chargé de Programme IST, Sécrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le SIDA et les
IST (SP/CNLS-IST)
Somda Antoine, Médecin, Conseil National de Lutte contre le SIDA (CNLS)/Santé, Ouagadougou
Méthodologie adoptée:
Discussions de groupes avec les participants du niveau central du programme, des partenaires
(SIDA 3 et SFPS), du personnel de santé de la Direction Régionale et du district de Ouagadougou,
et du personnel de deux formations sanitaires de Ouagadougou.
SECTION I —ORGANISATION
Joignez une copie de l’organigramme du personnel logistique de la chaîne d’approvisionnement concerné par
l’évaluation.
Contexte organisationnel
1. Le niveau national dispose-t-il d’une unité de gestion logistique?
Oui √ Non N/A Commentaires: Les tâches logistiques
sont confiées au groupe technique IST
et à la CAMEG
Si non, indiquez dans les commentaires (questions I.2 a-i) les départements ou les postes
responsable de chaque tâche logistique.
c. achat?
√ Oui Non N/A Commentaires: CAMEG sur financement Banque
Mondiale, SIDA 2, Medicus Mondis Andalousia, et
Cooperation Belge pour l’approvisionnement initial
c. les achats?
√ Oui Non N/A Commentaires: Manuel de procédures de la
CAMEG
______________________________________________________________________________
6. Quels sont les mécanismes utilisés pour coordonner les tâches logistiques-clés parmi les
personnels de la logistique?
9. Combien de ces postes ayant des missions logistiques clés sont-ils actuellement occupés?
S’ils ne le sont pas, pourquoi?
Tous les postes sont actuellement occupés
10] Outil d’Evaluation du Système Logistique
10. Décrivez les relations entre les acteurs clés, y compris les donateurs, les autres agences de
coopération, les unités gouvernementales, les autres entités concernées, les ONG et
d’autres chaînes d’approvisionnement.
Chaque entité citée est représentée au sein du Groupe Technique IST chargé de la gestion
du programme IST
Adoption des plans d’action communs financés par les partenaires et exécutés par les
unités gouvernementales avec l’appui technique des agences de cooperation et des ONG
Au niveau de la CAMEG, des réunions de départements, les comités de suivi de stock et les
réunions du Conseil d’Administration et comité de supervision.
11. Existe-t-il une stratégie de système logistique ou un plan d’amélioration guidant les activités
du système
√ Oui Non N/A Commentaires: Discussions en cours pour
la mise en oeuvre d’un système de kits
IST
Déploiement du personnel et des
services en fonction de l’évolution des
activités de la CAMEG
CAMEG a démarré sous la forme d’un projet qui a été érigé maintenant en institution para
étatique avec un plan de développement pour 5 ans en cours de discussions
13. Quels problèmes, en-dehors de la chaîne d’approvisionnement, ont une incidence sur le
fonctionnement de celle-ci?
(Note : y compris les facteurs politiques, culturels ou économiques, tels qu’événements
politiques, grèves, etc.)
Circuits d’approvisionnement parallèles informels
Médicaments traditionnels
Médicaments prohibés se retrouvant sur le marché
Instabilité politique des pays voisins dont les ports sont utilisés pour l’acheminement des
produits
Outil d’Evaluation du Système Logistique [11
2. L’information logistique est-elle collectée par le biais d’un autre système d’information (p.
ex., Système d’Information de Gestion de la Santé/SIGH) ? Décrivez-le brièvement
NON
a. des documents de gestion de stock (p. ex., fiches de stock, registres de stock) à tous les
niveaux?
√ Oui Non N/A Commentaires:
b. des fiches de commande et de sortie (p. ex., connaissements, fichiers d’expédition, bons
de commande et de sortie) à tous les niveaux?
√ Oui Non N/A Commentaires:
c. des données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation de services?
√ Oui Non N/A Commentaires: Système des
médicaments essentiels
Les indicateurs au niveau central de la CAMEG: Ratio des pertes, ratio des techniques
d’achat (80% des achats par appel d’offres), ratio des prix d’achat (comparé au prix
UNICEF), ratio des ruptures de stocks sur les 45 produits sensibles (<8%), ratio des
produits périmés (<3%).
Le module 7 Gestion des stocks de médicaments donne une liste d’indicateurs sur les
différentes composantes du Cycle. Ces indicateurs ne sont pas connus des gestionnaires
de stocks dans les DRD et les dépôts MEG
A la CAMEG, le niveau central telephone ou envoie des fax et des emails aux dépôts
régionaux afin de recevoir les rapports à temps.
8. Les fichiers du système d’information sont-ils mis en parallèle avec les stocks physiques à
chaque niveau?
A travers les inventaires physiques périodiques trimestriels dans les depôts régionaux
et semestriels au niveau central
Annuelle
14] Outil d’Evaluation du Système Logistique
√ Autre : tous les 15 jours pour le Comité de suivi des stocks au niveau central de
la CAMEG
9. Quel est le pourcentage approximatif des rapports du système d’information reçus à temps
pour être utilisés pour les décisions logistiques aux niveaux suivants:
b. régional?_______________________ 0%
c. district? ________________________ 0%
a. central?
√ Oui Non N/A Commentaires: Niveau central CAMEG
b. régional?
√ Oui Non N/A Commentaires: Magasins régionaux
CAMEG
c. district?
Oui √ Non N/A Commentaires:
11. Comment les données logistiques sont-elles enregistrées, gérées et analysées à chaque
niveau?
Au niveau des dépôts les entrées, sorties et stocks restants sont enregistrés sur les fiches
de stock qui sont utilisés par les gérants de dépôts pour faire la commande.
14. Une assistance externe est-elle fournie pour gérer le système d’information?
Pour la CAMEG
17. Les données logistiques sont-elles utilisées à chaque niveau du système pour un contrôle
continu du stock disponible?
18. Quels sont les mécanismes de retour d’information vers le(s) niveau(x) inférieur(s)?
20. Les données de sorties ou celles sur la distribution aux utilisateurs sont-elles vérifiées en
regard d’autres sources de données?
Autre _______________________________________________________
Autre ____________________________
22. a. L’information logistique est-elle fournie aux preneurs de décision adéquats en vue de la
planification logistique (p. ex., Ministère de la Santé Publique, Ministère des Finances,
FNUAP, USAID, Banque Mondiale, ONG)?
Pour suivre les stocks (comités de suivi de stocks) et pour l’allocation de budget pour le
transport
18] Outil d’Evaluation du Système Logistique
d. A qui est-il distribué? Tous les acteurs du système des médicaments essentiels aussi
bien privés que publiques
e. Comment est-il utilisé? Les institutions se réfèrent à ce document pour effectuer la sélection et la
commande des médicaments aux différents niveaux
4. Des droits de douane sont-ils appliqués sur les médicaments ou les produits importés?
√ Oui Non
b. Si oui, quels sont ces services inclus
Paquet minimum d’activités dans les formations sanitaires de premier echelon: curatif, préventif, Prenatale,
nourrisson, PF, vaccination, soutien (IEC, production de rapports)
Paquet complémentaire au niveau des centres médicaux avec antenne chirurgicale: consultation de référence et
prise en charge des urgences obstétricales et chirurgicales
10. Quelles sont les catégories de produits de cette liste ? (Sélectionner tout ce qui
correspond)
12. Répertoriez tous les contraceptifs disponibles dans le pays, et spécifiez ceux qui se
trouvent sur la liste des médicaments essentiels: Voir liste des médicaments remis par
DGPLM
Condom √ Neosampoon √
Conceptrol √ Noristerat √
DepoProvera √ Norplant √
Ovrette √
13. Combien de produits, y compris les contraceptifs, la liste comprend-elle? (Joignez une
copie de la liste.)
14. Quels critères sont utilisés pour sélectionner les produits de la liste?
15. A quels niveaux du système, la liste des médicaments essentiels est-elle officiellement
distribuée?
√ Central √ Régional
√ District √ Point de prestation de services
16. La liste est-elle utilisée pour la sélection des produits et la commande des produits de
base? Si oui, expliquez comment elle est utilisée.
Existence d’un document de politique Liste des médicaments essentiels non révisée
national en matière de médicament tous les deux ans comme stipulé dans le
disponible à tous les niveaux document du Ministère de la Santé
SECTION IV–Prévision
Si DELIVER a préparé des CPT au cours des deux dernières années, le conseiller peut compléter cette section avant l’atelier OESL.
2. Si les prévisions sont préparées et actualisées en utilisant les données logistiques les plus
récentes, comprennent-elles:
a. le stock disponible?
4. Quels autres facteurs sont pris en compte dans la préparation des prévisions? (p. ex.,
consolidation de prévision décentralisée ou quantification, variations saisonnières et
régionales, principes de traitement standard, liste nationale des médicaments essentiels, etc.)
Période d’épidémie
5. Les prévisions prennent-elles en compte les plans de programmation (p. ex., expansion de la
formation sanitaire, formation, IEC ou campagnes de changement de comportement, autres
activités d’organisation, etc.) ?
a. Qui l’initie?
Chargé de programme IST pour les dotations initiales, chargée des achats et de la logistique
de la CAMEG pour les réapprovisionnements
7. a. Une assistance technique est-elle assurée pour développer des prévisions correctes?
Oui √ Non
b. Si oui, par qui?
Un Consultant de SIDA 2 (Cooperation Canadienne) a aidé le programme IST pour les
estimations des besoins initiaux seulement
8. Quel est le rôle des niveaux régionaux ou inférieurs dans le processus de prévision?
Ils fournissent les données statistiques (les nombres de cas de maladies)au programme IST
Les dépôts régionaux de la CAMEG fournissent à leur structure centrale les données
logistiques (ventes, stocks disponibles et pertes)
10. Les prévisions sont-elles préparées selon un plan coïncidant avec les cycles locaux de
budgétisation et d’achat?
12. Les coûts des prévisions sont-ils établis et incorporés dans la planification budgétaire par le
Ministère de la Santé Publique et/ou les donateurs? Expliquez.
Les coûts ne sont pas incorporés dans la planification du Ministère de la Santé mais la
CAMEG incorpore ces coûts dans son budget sur fonds propres
Les commandes excédentaires de médicaments IST ont entraîné des péremptions de ces
produits qui ont été retournés à la CAMEG. Ceci a contribué à augmenter le ratio de
péremption des produits qui est un indicateur de gestion de la CAMEG
Disponibilité du financement
26] Outil d’Evaluation du Système Logistique
Planification de l’approvisionnement
2. Décrivez le processus de coordination entre les personnes ou les unités responsables des
activités logistiques et le personnel d’approvisionnement.
Un comité technique restreint du Groupe Technique IST estime les besoins initiaux en
médicaments IST, la CAMEG se charge de l’approvisionnement et de la distribution jusqu’au
niveau régional, gérants de districts approvisionnent les formations sanitaires. Les
informations sont transmises au niveau central de la CAMEG par les chefs de dépôts
3. Les plans d’approvisionnement à court terme sont-ils basés sur les besoins prévus?
b. pertes et ajustements?
e. Spécifiez les produits, s’il y en a, qui ne sont pas livrés dans les délais, et/ou dont les
quantités livrées ne correspondent pas à celles commandées, expliquez pourquoi.
Ceftriaxone
Spectinomycine
Benzathine Penicilline
7. a. Quels sont les procédures et les délais de commande des produits auprès des
fournisseurs et des donateurs?
8. Qu’est-ce qui est fait pour contrôler/gérer la coordination des plans d’approvisionnement
parmi les fournisseurs/donateurs?
9. a. L’état des approvisionnements en cours est-il contrôlé régulièrement pour que des
décisions puissent être prises et des actions initiées en temps utile pour éviter les ruptures de
stock?
11. Le programme dispose-t-il de procédures écrites permettant de s’assurer que les produits
reçus répondent aux normes de qualité spécifiées?
12. Quelles sont les procédures d’assurance qualité, qui en est responsable et selon quelle
fréquence sont-elles mises en oeuvre?
13. Existe-t-il une procédure d’enregistrement et de transmission des plaintes auprés des
fournisseurs concernant la qualité des produits? Oui
Si le contrôle de qualité n’est pas bonne, la CAMEG transmet les plaintes aux fournisseurs et
demande remboursement
14. Quelles autres mesures sont prises pour s’assurer de la qualité des produits?
Pas d’autre
Le plan d’approvisionnement de la CAMEG est Les quantités commandées ne sont pas toujours
conforme aux besoins prévus et prend en entièrement livrées à cause de rupture de stock
compte tous les éléments de logistique ou d’insuffisance de stocks
Achats de la CAMEG par appels d’offres Les délais d’approvisionnement ne sont pas
toujours respectés par les fournisseurs
Suivi des fournisseurs fait par la CAMEG internationaux
Contrôle de qualité des produits effectué par la Dans les DRD et dépôts MEG, le contrôle visuel
CAMEG de la qualité des produits se limite au moment
de la réception des produits
30] Outil d’Evaluation du Système Logistique
Gestion de stock
1. Précisez le type de système de contrôle des stocks utilisé (p. ex., allocation, réquisition,
etc.) et décrivez le système.
3. a. Les principes de contrôle de stock pour les produits “en pleine disponibilité” sont-ils
respectés à tous les niveaux, de manière à ce que les stocks se situent généralement entre
le maximum et le minimum?
c. Si non, pourquoi?
4. a. Les niveaux de stock (min./max.) des produits “en pleine disponibilité” sont-ils revus à
intervalles réguliers?
5. Comment les produits, qui n’appartiennent pas à la catégorie “pleine disponibilité”, sont-ils
répartis aux niveaux inférieurs:
a. central?
b. régional?
7. Comment les déséquilibres de stock sont-ils gérés par les superviseurs/responsables des
niveaux suivants:
a. central?
b. régional?
d. district?
8. Le programme dispose-t-il d’une politique de stockage et de sortie de stock basée sur les
procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux?
Oui. Tous les gérants des dépôts visités connaissent le principe et l’appliquent
11. Le programme dispose-t-il d’un système de suivi des pertes de produits et autres
ajustements?
b. Si oui, comment ces pertes et ajustements sont-ils examinés et des mesures adéquates
sont-elles prises pour empêcher que de tels événements se reproduisent?
Central et régional CAMEG: Stock max – Stock restant – commande en cours + prévisions
de péremption
Ruptures de stock
14. Des ruptures de stock se sont-elles produites pour l’un des produits au cours des 12
derniers mois aux niveaux suivants:
a. central?
b. régional?
c. district?
Si vous répondez non aux questions 14 a-d, passez directement à la question VI.17.
14. a. Quels sont les produits qui connaissent le plus grand nombre de ruptures de stock et
pour la période la plus longue?
Retard de livraison
16. a. Dans quelle mesure les ruptures de stock affectent-elles les services et la performance du
programme?
Les ruptures de stock augmentent le ration de rupture qui est un indicateur de performance
de la CAMEG
18. Selon quelle fréquence les commandes d’urgence sont-elles passées aux niveaux suivants
:
Existence de principes directeurs déterminant Non respect des niveaux établis à cause des
les niveaux maximum et minimum livraisons partielles des quantités
commandées
Existence d’une politique de premier périmé
premier sorti (PPPS) dans le module 7 de Procédures de destruction des stocks périmés
gestion des médicaments, politique appliquée à non documentées et non connues de tous les
tous les niveaux gérants de dépôts
2. Existe-t-il des procédures écrites pour la destruction des aiguilles, du matériel posant des
risques biologiques et des autres déchets médicaux ?
Oui √ Non NSP (Ne sait pas) Commentaires:Existent dans certains points de
prestation de service mais pas dans les
dépôts
3. Existe-t-il une politique qui nécessite au moins un inventaire physique de tous les produits
chaque année dans tous les centres de stockage ?
5. Comment la chaîne de froid est-elle contrôlée pour s’assurer que les produits sont en
permanence maintenus à la température adéquate? (Sélectionner tout ce qui correspond)
6. La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour tous les produits aux niveaux
suivants :
7. La capacité de stockage existante - à un niveau donné - est-elle suffisante pour tous les
produits de manière à ce qu’aucune rupture de stock ne se produise aux niveaux suivants ?
Si vous répondez oui à toutes ces questions, passez directement à la question VII.9.
10. Décrivez les plans du programme pour répondre à la croissance (p. ex., infrastructure,
distribution, etc.).
11. Précisez les conditions de stockage devant être améliorées, s’il y en a (p. ex., propreté,
organisation, température, structure de bâtiment, etc.)
12. a. Existe-t-il une procédure d’enregistrement des plaintes concernant la qualité des produits
à tous les niveaux?
Les plaintes sont reportées à la CAMEG qui fait des prélèvements et des contrôles et
informe le fournisseur. Les fournisseurs remboursent les frais si les plaintes sont fondées
13. Des inspections visuelles des produits - afin de s’assurer de leur qualité - sont-elles
effectuées dans le centre de stockage aux niveaux suivants:
central? √ A la réception
des produits
et de façon
continue
régional? √ A la réception
des produits
et de façon
continue
district? √ A la réception
des produits
Point de √ A la réception
prestation de des produits
services?
15. Existe-t-il des procédures écrites ou des principes directeurs pour la destruction des
produits endommagés ou périmés?
17. Dans la pratique, les produits endommagés ou périmés sont-ils détruits conformément aux
procédures en vigueur aux niveaux suivants:
a. central? Oui
Existence de procédures écrites pour le Le guide du gérant est utilisé seulement pour
stockage et la manutention des produits dans les formations et seuls les agents formés en
le guide du gérant disposent mais ne s’y réfèrent pas après la
formation
La CAMEG a un plan pour répondre à la
croissance du programme (achat de véhicules, La capacité de stockage n’est pas toujours
construction de magasin, recrutement de suffisante ce qui entraîne des diminutions de
personnel) quantités commandées et/ou des frais de
location de locaux supplémentaires
La CAMEG dispose de mécanismes
d’enregistrement des plaintes des clients La gestion de l’espace dans certains DRD et
concernant la qualité des produits dépôts MEG donne parfois une fausse
impression d’insuffisance de capacité de
stockage
Outil d’Evaluation du Système Logistique [39
a. les véhicules?
√ Oui Non N/A Commentaires :
b. le carburant?
e. les per-diem?
2. a. L’un des postes ci-dessus est-il supporté par des fonds extérieurs?
Oui √ Non
3. Des procédures écrites spécifient-elles quel type de système de distribution doit être
utilisé pour distribuer les produits entre les différents niveaux?
4. Comment les produits sont-ils distribués entre les différents niveaux du système (y
compris les moyens de transport)?
Système de réquisition. Transport assuré par CAMEG aux régions et même parfois
aux districts (budget carburant alloué pour cela)
40] Outil d’Evaluation du Système Logistique
6. Quels produits sanitaires essentiels sont distribués ensemble, (p. ex., contraceptifs,
médicaments essentiels, médicaments TB, médicaments et kits de test VIH et MST, produits
de laboratoire, etc.)? Précisez par niveau.
Non
8. Les véhicules sont-ils utilisés efficacement pour les livraisons de routine et d’urgence à tous
les niveaux ? Expliquez (p. ex., utilisation maximale de la capacité des véhicules,
coordination des itinéraires de distribution, etc.) oui
Centres médicaux
Outil d’Evaluation du Système Logistique [41
11. En général, les commandes sont-elles livrées dans les délais aux niveaux :
a. central? Non
b. régional? Non
c. district? Oui
Revoir le transport au niveau des districts: véhicules non adaptés au transport des
médicaments
Les budgets des programmes ont des lignes Inexistence de plan documenté pour la
budgétaires pour la plupart des éléments de la distribution des produits
logistique des MEG (CAMEG, districts et
formations sanitaires) Le nombre de véhicules disponibles pour la
distribution des produits est quelquefois
Aucun des postes logistiques n’est sur insuffisant
financement extérieur
Les véhicules des districts sont inadaptés au
transport des médicaments
1. Le personnel des différents niveaux communique-t-il au moins une fois par trimestre?
a. Personnel logistique du niveau central et personnel des niveaux suivants (p. ex. région,
province)
Si vous répondez non aux questions 1 a–c, passez directement à la question IX.4.
Fax parce que souvent les informations sont trop longues pour le téléphone et le fax est
écrit. Tendance à passer aux emails à la CAMEG
Outil d’Evaluation du Système Logistique [43
4. Au cours de l’année dernière, les fonctions logistiques ont-elles été affectées par des
retards de décisions, d’accords, d’information et/ou de direction ? Si oui, dans quelle
mesure?
Non
6. Existe-t-il des procédures et principes directeurs écrits (p. ex., manuels, aides de travail,
normes) aidant le personnel à assumer correctement ses responsabilités logistiques?
9. Le personnel chargé de la gestion des produits dispose-t-il d’une description écrite de son
travail comprenant les responsabilités logistiques aux niveaux suivants?
10. Le personnel logistique dispose-t-il des outils et ressources nécessaires pour effectuer le
travail à tous les niveaux (p. ex., aides au travail, formulaires, papier carbone, calculateurs,
véhicules, fonds pour le transport, etc.)? Si non, quels outils et ressources manquent aux
niveaux suivants :
a. central? Oui
b. régional? Oui
c. district? Oui
11. a. Est-il fait appel à une assistance extérieure pour la réalisation des activités de gestion et
de supervision?
13. Décrivez les relations de supervision par poste / fonction et par niveau. Indiquez si tel ou tel
poste bénéficie de la supervision de la part de plus d’une personne ou unité. Joignez un
organigramme si possible.
14. Les responsabilités de supervision sont-elles indiquées dans les descriptions de poste?
15. Existe-t-il des principes directeurs sur la manière dont le superviseur doit conduire ses
visites (p. ex., présentation, style interactif positif, suivi) ?
16. Existe-t-il des outils décrivant ce qu’il convient de traiter lors d’une visite de supervision (p.
ex., une liste de contrôle)?
Si vous répondez non aux questions 14, 15 et 16, passez directement à la question IX.18.
18. Les visites de supervision sont-elles conduites pour le personnel des niveaux suivants:
Si vous répondez non aux questions 18 a-c, passez directement à la question IX.22
19. Quels types d’activités ont lieu lors d’une visite de supervision :
a. Revue des procédures de prévision des besoins?
√ Oui Non N/A Commentaires:
b. Revue des procédures de commande des produits?
√ Oui Non N/A Commentaires:
c. Vérification du stockage des produits?
√ Oui Non N/A Commentaires:
d. Comptage physique (inventaire)?
√ Oui Non N/A Commentaires:
Outil d’Evaluation du Système Logistique [47
21. Les visites de supervision sont-elles faites en respectant le plan établi? Selon quelle
fréquence? Quelles sont les contraintes à prendre en compte lors des visites de
supervision?
22. Le personnel logistique est-il régulièrement évalué par rapport à ce que l’on attend de lui
(c’est-à-dire par rapport à la description des postes)?
23. Si la performance d’un membre du personnel logistique n’est pas jugée satisfaisante, la
personne peut-elle bénéficier :
d. d’un coach ou d’un tuteur? √ Oui Non N/A Commentaires: son superviseur
25. Y-a-t-il des activités régulières de développement du personnel (p. ex., formation en salle
de classe, tuteur, formation sur le tas, etc.)?
26. La formation a-t-elle été dispensée au personnel actuel à tous les niveaux appropriés dans
les domaines suivants :
a. rédaction et présentation des rapports SIGL?
Oui √ Non N/A Commentaires:
b. stockage adéquat des produits de santé?
√ Oui Non N/A Commentaires:
c. maintien des niveaux de stock adéquats (maxi/mini)?
Oui √ Non N/A Commentaires:
d. calcul des quantités à commander?
Oui √ Non N/A Commentaires:
e. détermination des quantités sorties?
Oui √ Non N/A Commentaires:
f. estimation des besoins annuels?
Oui √ Non N/A Commentaires:
Beaucoup d’agents ont reçu la formation en logistique delivrée par le projet FPLM au
cours des années passées. Ces formations ont porté sur tous les domaines de la gestion
logistique. Cependant le personnel n’est pas formé à tous les niveaux.
1. Existe-t-il des principes de traitement standard écrits pour les situations rencontrées dans
la chaîne d’approvisionnement et faisant l’objet de l’évaluation?
2. Indiquez les produits de cette chaîne d’approvisionnement qui doivent satisfaire aux
principes de traitement standard. Joignez la liste.
3. Les principes directeurs sont-ils distribués à tous les points de prestation de services?
6. Des principes de précaution de sécurité universels existent-ils (p. e., élimination des
aiguilles usagées, lavage des mains avant et après tout contact avec un patient)?
7. Sont-ils distribués aux fournisseurs de services dans tous les points de prestation de
services?
8. a. Quels sont les mécanismes et ressources permettant d’assurer la mise en oeuvre des
principes de traitement standard et des précautions de sécurité universelles?
Elaboration des algorithmes des soins IST, dissémination des algorithmes aux
prescripteurs, formation du personnel à leur utilisation, dotation des structures en
médicaments anti IST.
c. S’ils ne le sont pas, quels sont les obstacles à leur mise en pratique?
9. Les produits ne sont-ils fournis qu’aux centres qui disposent d’un personnel formé et
équipé pour les utiliser (p. ex., médicaments TB uniquement aux centres formés au DOT,
DIU uniquement aux centres disposant de fournisseurs formés)?
Il existe des principes de traitement standards Il n’y a pas de procédures écrites de contrôle
des IST ( algorithmes) des pratiques de prescription
Il existe des principes écrits d’élimination des Il n’y a pas eu d’études sur l’utilisation des
déchets dangereux dans les formations produits
sanitaires
52] Outil d’Evaluation du Système Logistique
SECTION XI-Finance
Financement du programme
a. les produits ?
b. l’entreposage / le stockage?
d. le transport?
Chaque Direction fait son budget qui comporte plusieurs volets: approvisionnement,
investissement et fonctionnement. Ces budgets sont discutés pour adoption finale
les médicaments? 6 milliards année concernee 2002 dépenses par tête 545 FCFA
Si non, pourquoi?
Moins d’1%
9. Les revenus générés par le système de récupération des coûts sont-ils utilisés pour couvrir—
100%
11 Où l’argent est-il physiquement gardé et géré? Dans quel but est-il utilisé?
13. Existe-t-il un processus de coordination avec les donateurs dans le cadre de la fourniture des
produits?
Le conseil d’administration se réunit tous les six mois( Etat représenté par commerce et finances, COGES,
ONG, Ordres des med et pharmaciens, partenaires: OMS et Pays Bas; Il y a aussi le Comité de supervision
chaque trimestre: Etat, utilisateurs, et partenaires
Pour les contraceptifs, FNUAP, PPLS à travers la DSF deux fois par an lors des TAC et revue des TAC
17. Y a-t-il un mécanisme ou une unité qui coordonne, actuellement avec les donateurs, l’achat et
l’envoi des produits ?
18. Certains produits sont-ils achetés par le biais d’un mécanisme de financement en commun
(les donateurs mettent leur argent en commun sans exiger d’utilisation spécifique)?
20. Quels sont les plans à venir du programme pour le financement local ? Existe-t-il des plans
des donateurs pour sortir du système ou réduire les donations au cours des cinq prochaines
années ?
Pour les contraceptifs, une rencontre prévue à ce sujet aux prochaines prévisions des
besoins en contraceptifs
Annuler Les
Entrées
Les budgets de programmes incluent la plupart
des lignes budgétaires pour la logistique