Importancia de los eventos empresariales y los diferentes tipos de

reuniones administrativas

En este caso todas las reuniones de trabajo deben satisfacernos, pero para que
esto pueda plasmarse se hace necesario establecer pautas de funcionamiento,
que no deben ser modificadas. De vital importancia es entonces asegurar que las
reuniones estén orientadas hacia los objetivos de la empresa. De alguna manera,
ellas deben informar a sus participantes sobre el estado de situación del negocio,
así como de la distribución de responsabilidades para llegar a buen puerto.
Cada área, respetando jerarquías, debe establecer sus puntos de vista, que luego,
durante la reunión, serán debatidos y consensuados tanto a nivel del área y como
de la empresa toda. Pero no es tan sencillo. Suele suceder que al terminar una
reunión es poco lo que queda en concreto o, peor, se está en el mismo lugar que
antes de que comenzara. Por eso, a continuación, algunos consejos para que en
sus reuniones de trabajo todo salga como usted espera.
Determinación de temas
La agenda de temas debe ser conocida por los todos participantes de la reunión
antes del comienzo de esta. La confección de esta agenda debe tener en cuenta
un orden funcional: en general se aconseja tratar los temas más intrincados al
principio, sin embargo, hay casos en que conviene establecer un orden distinto,
por ejemplo, según la división de trabajo o del área geográfica del negocio.
Se deberá asegurar, asimismo, el desarrollo de cada uno de los temas,
estableciendo para cada uno un rango de tiempo máximo, por lo que si el
tratamiento de alguno se prolonga, se deberá optar por pedir conclusiones o
prolongar el tiempo de duración de la reunión. En este último caso, para evitar la
fatiga mental, no estará mal realizar un break de distensión, para luego continuar.
También recuerde que siempre es aconsejable seguir la agenda establecida, y
dejar para el final las consideraciones alternativas.
Presencias acotadas
De la reunión deben participar únicamente los empleados que tienen relación
directa con los temas que habrán de tratarse. También se puede crear un plan de
modificación de participantes por tema, pero esto requiere una atención especial
por parte de los participantes, ya que se corre el peligro de que no todos cuenten
con la misma información al llegar al momento de su exposición.
Conclusiones
Una vez terminada la reunión, los gerentes de cada área deberán hacer un memo
de lo que se ha tratado, resaltando los temas y las decisiones más importantes.
Esto incluye nuevas delegaciones de tareas y responsabilidades, así como nuevos
plazos que deberán cumplirse. Para facilitar esta tarea es aconsejable designar a
una persona para que vaya tomando apuntes sobre el contenido de la reunión.
Esta persona será la encargada de elevar su informe a los líderes
correspondientes, quienes luego deberán establecer y comunicar formalmente lo
decidido.
Existen diferentes tipos de reuniones y quien establece la diferencia es el Objetivo
o Propósito de la Reunión, es decir, él ¿Para Qué? De acuerdo con esto, la
reunión se planificará y posteriormente se facilitará su desarrollo. Entre los tipos
de reuniones más comunes cuando se trabaja en proyectos con las comunidades
dirigidos a generar cambios, modificaciones o transformaciones en el entorno,
dependiendo de los intereses de los sujetos de la acción, están las:

Reuniones exploratorias o creativas. Es una reunión para generar ideas,

opiniones, experiencias y/o sugerencias que posteriormente serán analizadas,
evaluadas y tomada la decisión por especialistas o autoridades superiores.
Tomemos, por ejemplo, el caso de una Comunidad Educativa reunida para
analizar el problema de la falta de gerencia de un Director, los resultados de esta
reunión podrán ser presentados en una primera instancia a las autoridades del
Ministerio de Educación. Quienes podrían tomar la decisión de remoción u otra.

El Conductor de la Reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones, sino

que se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, como
primer paso de la acción.

Reunión de información. La característica distintiva es que el objetivo del

facilitador, es trasmitir o dar a conocer orientaciones, normas, orientar la ejecución
de actividades etc. En este tipo de reuniones la comunicación es básicamente en
un solo sentido, del facilitador hacia los participantes, éstos se limitan a la
formulación de preguntas, recibir algunas aclaraciones sobre lo expuesto, aclarar
dudas. Este tipo de reunión es muy utilizada cuando se van a ejecutar acciones
como "una Cayapa" y se realiza para dejar todo organizado y clarificadas las
funciones y responsabilidades de cada uno de los que van a participar.

Reunión para la toma de decisiones. En esta modalidad de Reunión, el objetivo

del facilitador es lograr que los participantes tomen libremente una decisión,
tratando el problema planteado con entera libertad de opinión, discutiendo sus
diferentes aspectos, interrelaciones, causas, consecuencias e intercambiando sus
experiencias, puntos de vista y opiniones, siendo lo más importante llegar a
acuerdos y tomar decisiones por consenso del grupo; Siendo la característica
principal de este tipo de reunión: la participación del grupo y la actitud objetiva
para recibir las soluciones aportadas por la mayoría.
Si recibimos la invitación a una reunión debemos preguntar si se requiere que
preparemos algo en avance si no se nos ha requerido. La idea es que los
participantes puedan tener toda la información necesaria en sus manos previo a
que comience la reunión y en la misma sólo deberán tomar decisiones, invirtiendo
de esta forma menor cantidad de tiempo en la misma.
Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir
Obtener toda la información que debemos llevar
CVonocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide
con la de la reunión
Conocer nuestro rol y el camino que debemos seguir
Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine
Tomar la reunión en serio, pero también divertirnos un poco mientras participamos
en ella.
Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si
no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como
todas las demás actividades importantes de la empresa.
Una agenda debe contener: Lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes,
qué se debe leer previo a la misma, los puntos que serán cubiertos, fecha y hora
en que será realizada, lista de participantes y duración de la misma. Si la agenda
no pudo entregarse con anticipación se puede distribuir al comienzo de la reunión
y también se les puede preguntar a los participantes si desean incluir algún tema
adicional.
Algunos expertos recomiendan invitar solamente a las personas directamente
envueltas en el logro de la meta que se desea alcanzar en la reunión.