HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES PARA LA OPERACIONALIZACIÓN DEL

MANTENIMIENTO

Todo departamento de mantenimiento debe llevar a cabo el mantenimiento, conforme

a la misión y políticas de la empresa; por supuesto, para su gestión, el propio
departamento de mantenimiento deberá definir su propia misión y políticas.

Gestión: función de generar políticas para las actividades de mantenimiento, y llevar a

cabo el control técnico y administrativo de los programas de mantenimiento.

Política: orientación general, de carácter obligatorio.

Funciones del Departamento de Mantenimiento:

 Planear la reparación y reparar activos físicos conforme a estándares

aceptables
 Realizar el MP
 Preparar presupuestos realistas que detallen las necesidades de personal y
materiales
 Gestionar inventarios para asegurar que los repuestos y materiales necesarios
para realizar las tareas de mantenimiento estén rápidamente disponibles
 Mantener registros de equipos, servicios, etc.
 Monitorear el desempeño del personal de mantenimiento
 Desarrollar técnicas efectivas para mantener involucrados al personal de
operaciones, jefaturas superiores y otros
 Capacitar al personal de mantenimiento y a las personas involucradas, para
mejorar sus destrezas
 Revisar planes de instalaciones nuevas
 Implementar planes para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y
desarrollar programas de educación sobre seguridad para el personal de
mantenimiento
 Desarrollar especificaciones contractuales e inspeccionar el trabajo realizado
por contratistas, para asegurar el cumplimiento de los términos del contrato.

SISTEMAS ESENCIALES PARA LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

i) Según B.S. Dillon:( Engineering Maintenance: a modern approach)

Elementos de un gerenciamiento efectivo del mantenimiento

 Política de mantenimiento
 Control de materiales
 Sistema de orden de trabajo
 Registro de equipos
 Mantenimiento preventivo y correctivo
 Planificación y programación
 Control de trabajos atrasados y sistema de prioridades
 Medición de desempeño

ii) Según D. Stoneham (maintenance Management and Technology)

La Caja de Herramientas del Mantenimiento:
 Sistemas basados en computador
 Base de datos de equipos
 Plan de mantenimiento
  Sistema de orden de trabajo
 Expertos y disciplinas
 Recursos
 Reportes de estados (“status”)
 Paradas y proyectos
 Registro de datos

1. SISTEMA DE ADMINISTRACION COMPUTARIZADO DE LA

MANTENCION (CMMS)

El CMMS permite un manejo ordenado, selectivo, rápido y objetivo de toda la

información técnica y económica de los equipos: su funcionamiento y criticidad,
características y pautas, síntomas e historia, costos y proyecciones.

Aspectos relevantes a considerar de un CMMS:

Foco en el historial de trabajos: Focalización del historial de trabajos de mantenimiento

en una base de datos única, provisión de acceso aleatorio a los registros de trabajos
arreglados de varias maneras seleccionadas, tal como historial de trabajos por nº de tag
de ítemes de la planta, selección por fecha, localización, tipo de trabajo y
combinaciones de éstos.

Presentación de datos ordenada: El sistema necesariamente formatea la presentación,

estructura y procesamiento de datos. Su uso concentra los registros de trabajos de
mantenimiento en los elementos esenciales; las variaciones reportadas son disminuidas
y mejorada su relevancia.

Acceso a los datos más recientes: Referencia al historial de trabajos, programas,

documentos respaldantes, dibujos (planos), estándares u otra información retenida
presentará lo más recientemente conocido por el sistema, en cualquier localización
requerida.

Gerenciamiento del trabajo más efectivo: la selección, programación y priorización del

trabajo, junto con la asignación de especialidades, uso más efectivo del personal,
coordinación entre ellos, delegación clara, trabajo en progreso y reporte de la historia
del trabajo (tarea), todo ayuda al gerenciamiento del trabajo.

Operación más eficiente del sistema: los ajustes de planes, revisión de programas,
distribución de recursos vinculados a las órdenes de trabajo, preparación de resúmenes
de historiales de trabajos y otras tareas similares son sólo realísticamente posibles con
un sistema basado en computador, debido a los rápidos cambios de información y
frecuentes requerimientos de usuarios.

Historial de trabajos de largo plazo:

Procesamiento numérico:
Reportes (tipos de informe):
Un CMMS está caracterizado por la existencia de:
a) Computadores conectados en red, con un servidor de alta capacidad de memoria y
velocidad de procesamiento.
b) Programas computacionales adecuados, que permiten consulta, incorporación,
correcciones y procesamiento de datos vía pantalla e impresoras.
c) Un flujo informativo escrito mínimo, rápido, continuo y eficiente, que minimiza la
ocupación de personal administrativo y el tiempo del personal técnico de terreno.

Un CMMS ofrece las siguientes ventajas:

1. Proporciona información instantánea del estado de un trabajo de mantención
2. Proporciona información instantánea de la existencia, precio y cronograma de
consumos proyectados de materiales y repuestos para la mantención de un equipo.
3. Proporciona información instantánea de las piezas y partes componentes de un
equipo, su importancia estratégica y características técnicas; y sobre el cronograma de
inspecciones y reemplazo recomendados.
4. Proporciona instantánea información de la historia de mantenciones y reparaciones de
un equipo.
5. Proporciona información instantánea de las características técnicas de cada uno de los
equipos de la Planta, así como de sus valores como activo fijo.
6. Proporciona una completa información de los costos de la mantención ( y de las
nuevas obras ejecutadas) para cada uno de los equipos y permite todo tipo de
agrupamientos del costo.
7. Elabora un proyecto de presupuesto físico y valorizado de la mantención para años
futuros (basado en la aplicación de pautas móviles).
8. Elabora cronogramas de reemplazo de equipos, basado en el uso de los datos de
costos de reposición, corrientes de gastos directos de mantención y costos por tiempo
perdido por mantención imprevista.

SUBSISTEMAS DEL CMMS

El CMMS está compuesto por los siguientes subsistemas:

A) SUBSISTEMAS OPERATIVOS
Subsistema Control Ordenes de Trabajo
Subsistema Costo de las Ordenes de Trabajo
Subsistema Programación de la Mantención
Subsistema Planificación de la Orden de Trabajo
Subsistema Registro Histórico de Equipos
Subsistema Presupuesto de la Mantención
Subsistema Modelo de Reemplazo de Equipos

B) ARCHIVO DE DATOS
Archivo Maestro de Equipos Electromecánicos
Archivo Maestro de equipos de Control
Archivo Maestro de Ordenes de Trabajo
Archivo de Distribuciones Diarias de Personal
Archivo Maestro de Pautas de Mantención Preventiva de Equipos
Archivo Maestro de Repuestos y Materiales
Archivo Maestro de Existencias Valorizadas
Archivo Maestro Bienes Valorizados del Activo Fijo Físico
 Archivo Maestro Tiempos Perdidos por Mantención Imprevista.
Para implantar un sistema computarizado de la mantención es absolutamente necesario
contar con un sistema de orden de trabajo y con un Manual de Codificación.

Proyectos de Base de datos Control de stock de

construcción de equipos materiales

Planeamiento y Sistema de Historial de

Programación del Orden de trabajo equipos
mantenimiento

Planeación de
paradas

Esquema general de un CMMS

2. BASES DE DATOS DE EQUIPOS

Propósitos
 Identificar separada y claramente todo objeto de mantenimiento
 Perfilar técnicamente cada ítem por separado, su tipo y su desempeño
 Proveer antecedentes para el reemplazo, mantención y reparación, junto con
acceder a datos más detallados y actuales requeridos durante su vida de trabajo
 Proporcionar el soporte para la base de datos e información del sistema
computarizado, para la planificación, programación y creación de OT.

La base de datos de mantenimiento define todos los principales ítemes de equipo que
requieren atención de mantenimiento.
La base de datos de equipos incluye ítemes de planta cuyos propósitos operacionales
han terminado, pero todavía no han sido retirados, otros ítemes que ya han sido
removidos, y nuevos ítemes en espera de su instalación o uso.

RESPECTO DE ARCHIVOS Y DATOS

Es una ardua tarea. Consiste en la recopilación, selección y adecuación de la información básica.

Generalmente las fábricas poseen una parte de la información y mucha de ella debe ser requerida de los
proveedores originales de los equipos. Por otra parte, la información existente en planta está muchas
veces dispersa y en manos de múltiples supervisores que celan los datos como de su ámbito personal.

La construcción de los archivos de datos pasa por las siguientes etapas:

 1. Inventario de Equipos e Instalaciones en la planta, acompañada de la confección de los planos de
implantación física y lógica de las áreas del proceso industrial, mostrando la ubicación y el rol de los
equipos en diagrama de flujo.
2. Codificación de Equipos incluyendo su pertenencia a las áreas y a los subsistemas operativos del
proceso y su relación de criticidad en el conjunto de la producción, de acuerdo a la tabla de criticidades
definida.
3. Recodificación, de los materiales y Repuestos
4. Cartilla de Registro Básico: dimensiones, capacidad, potencia, plano principal, fabricante, modelo,
tipo.
5. Relación Equipo-Material: permite abrir un verdadero catálogo de partes constitutivas de cada equipo
e instalación de la planta y vincular todos los archivos de equipos del sistema computacional con las
realidades y métodos del abastecimiento de repuestos y materiales.
6. Cardex de Carpetas Individuales de Equipos, en las cuales se encontrará una información amplia y
uniforme basada en planos, notas técnicas, listas de partes, croquis dimensionados, historial

3. INFORMES DE ESTADO

 Status de producción
 Status de proyectos
 Status de trabajo
 Status de equipos: deben ser reportados con la mayor prontitud posible. (la idea es
saber siempre la situación actual del equipo)
Operación normal
Operación restringida
Disponible. stand by
Con falla- esperando reparación
Con falla- en reparación
Disponible, en espera que otro equipo retorne a la operación
No disponible- en instalación y puesta en servicio
No disponible- en espera de ser retirado

4. PARADAS Y PROYECTOS

Mantenimiento de parada: mantenimiento que puede realizarse sólo cuando el equipo es

sacado del servicio.
Parada de planta
Parada de producción
Parada de equipo

Las paradas de planta usualmente se aplican cuando deben ser hechos trabajos mayores
de proyectos de construcción, o cuando son utilizados equipos de mantenimiento con
propósitos especiales para realizar tareas de mantenimiento mayor sobre equipos
operacionales no usualmente disponibles.

Las paradas de equipos o máquinas son una parte normal del programa de
mantenimiento y reparación

Tres tipos de trabajos son frecuentemente considerados:

 A) Trabajos que requieren la detención previa. La planta no puede ser retornada a
la producción después de la parada mientras estos trabajos no hayan sido
completados.
B) Inclusión conveniente. Una vez que la decisión de parada ha sido tomada, hay
varios trabajos que resulta conveniente incluir, aunque por si mismos no
requieren la detención. El beneficio proviene del mejor acceso, la no operación
de máquinas en el circuito, riesgo reducido.
C) Opción pre-preparada. La oportunidad de detención de la producción no ocurre
frecuentemente, y es buena práctica preparar más trabajos que los que
realísticamente pueden ser intentados. Estos trabajos aprovechan la oportunidad
de atrasos de trabajos anteriores. La no inclusión de estos trabajos no es un
problema, pero su inclusión resulta conveniente si se produce un retraso en los
trabajos A o B.

5. REGISTRO DE DATOS

Frecuentemente considerada una “lata” y delegada en el funcionario más nuevo. Datos

imprecisos o incompletos pueden tener un aparente poco efecto, afectando a futuros
trabajos sólo después de un largo tiempo y reforzando la tentación a realizar malamente
el ingreso de datos. Algunas consecuencias indeseadas que se pueden suscitar son las
siguientes:
 Historiales de equipos pobres e imprecisos que significan un conocimiento
incompleto del trabajo y la necesidad de reunir información antes de que un nuevo
trabajo pueda partir.
 Pobre conocimiento del trabajo significa lecciones no aprendidas, experiencia previa
sin valor, hacer tareas extra, y trabajo ineficiente.
 Trabajos ineficientes demandan más recursos y significa que otros trabajos no serán
hechos.
 Datos pobres significan pobre conocimiento del trabajo, tiempos de trabajo
extendidos, disponibilidad disminuida y paradas de equipos y de producción
aumentadas.
 A medida que el trabajo es menos eficiente, más horas son gastadas en reparaciones
y las oportunidades de mejoramiento del trabajo son reducidas. Son desperdiciadas
valiosas lecciones y oportunidades de mejoramiento.

Tipos de errores:
1. Técnicos: mal uso del sistema (ejemplo: ingresar datos correctos en el campo
equivocado)
2. Datos principales incorrectos: nº de tag equivocado, hh, nº de códigos de
mantenimiento, tiempos, etc.
3. Errores de interpretación: omitir hechos significativos, asignar códigos incorrectos,
errónea interpretación de la falla.
4. Errores de lógica
5. Datos falsos. Registros ingresados para justificar una acción o respaldar una decisión.
Alternativamente, registros incorrectos pueden ser usados para disfrazar o desviar la
atención de un error de juicio, metidas de pata operacionales, o fallas del personal.
 6. PLAN DE MANTENIMIENTO
El plan de mantenimiento es el conjunto de tareas de mantenimiento pre-planeadas, para las
cuales se tiene completamente especificada su periodicidad, su plan de ejecución y los
recursos necesarios para su ejecución. Es el mantenimiento preventivo. Su finalidad es de
preservación de la condición de los activos sobre las que se ejecutan (lubricación, limpieza,
ajuste, calibración, reaprietes), de detección de anormalidades (inspección) y de prevención de
fallas (reemplazos y reparación sistemáticos). Las fuentes de información fundamentales son
dos: 1) recomendaciones de los proveedores (fabricantes) de los activos físicos, y 2) la
experiencia corporativa.

Respecto de la periodicidad de las tareas de MPP.- Para propósitos de una fácil programación,
los periodos de las tareas se deben ajustar a los definidos por la empresa. A este respecto, la
idea básica es que los periodos más cortos (correspondientes a tareas más frecuentes) estén
anidados en los periodos más largos. Por ello, los periodos consecutivos están en la relación
1:2. Un ejemplo representativo es el plan de mantenimiento de un automóvil, en cuyo caso las
periodicidades típicamente son 5000-10000-20000-40000-80000 km. Esto significa que hay
una pauta de mantenimiento que se debe realizar cada 5000 km, otra cada 10000 km, otra
cada 20000 km, otra cada 40000 km y otra cada 80000 km. Al programarlas de esta manera,
las pautas más frecuentes están incluidas en las pautas menos frecuentes.

Entonces, una forma de hacerlo es la siguiente: para un plan de mantenimiento anual,

planificar su ejecución en 48 semanas. De aquí, los periodos serían de 48 semanas, 24
semanas, 12 semanas, 6 semanas, 3 semanas, semanales y diarias. De las 52 semanas del año,
se dejarían 4 para la ejecución de tareas atrasadas (back log) y otras inicialmente no incluidas
en el plan.

24 semanas 24 semanas

52 semanas

Respecto del periodo comprendido por el plan de mantenimiento, este corresponde al periodo
de la tarea menos frecuente. Así entonces: si la tarea menos frecuente se debe realizar cada 4
años, el plan debe hacerse considerando todas las tareas comprendidas en ese periodo.

Como el plan debe incluir todos los activos seleccionados para ello, las tareas incluidas son
muchísimas. Hacer un plan de este tipo es muy laborioso. De partida, hay que considerar que
debe disponer de las bases de datos de los equipos, su ubicación, descripción y sistemas y
elementos que los componen, con toda la información técnica pertinente. Hay que crear los
manuales de codificación. Respecto de los trabajos: su plan de ejecución, los recursos
necesarios para su ejecución (repuestos-materiales-hh y especialidad) y su frecuencia de
realización (su fecha de realización).
El plan de mantenimiento así formulado es lo que se conoce como Plan Matriz (o Plan
Maestro) de mantenimiento. Lo que efectivamente se programa para su realización es el plan
operativo.

Uno de los alcances importantes del plan de mantenimiento es que constituye la base para la
elaboración del presupuesto de mantenimiento. A modo de ejemplo se presenta a
continuación el procedimiento para elaborar el presupuesto de HH de mantenimiento

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE HH de MANTENIMIENTO

Paso nº Acción Aplicada a:

Mant. Mant. no
planeada planeada
1 Adquirir copia del Plan de mantención
2 Chequear cifras disponibles de HH por especialidad
3 Chequear relación actual de Trab. planeado/Trab. No
planeado, disponible a partir de historial de trabajos
4 Agregar nuevos trabajos y remover trabajos que ya no Ajustar
son necesarios cifras
planeadas
5 Agregar nuevos ítemes que deben ser incluidos en el Ajustar
plan cifras
planeadas
6 Revisar cobertura y naturaleza de trabajos planeados Ajustar
cifras
planeadas
7 Preparar lista de trabajos especiales
8 Calcular relación Planeada/No planeada aplicada, Produce
para revisar las cifras de HH por especialidad estimaciones
de HH no
planeadas
para
c/especialidad
9 Hacer lista de probables trabajos especiales ya Sin cambio
incluidos
10 Seleccionar trabajos especiales no cubiertos, que Revisar cifras
deben ser incluidos no planeadas
11 Resumir cifras por cada especialidad Ajustar Ajustar totales
totales no planeados
planeados