SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER

DENOMINACIÓN: Taller de No. 06 “Aplicación del procedimiento de la

NOMBRE Y CÓDIGO DEL
PROGRAMA DE FORMACIÓN:
IDENTIFICACIÓN DEL TALLER
 Fase: Ejecución
DURACIÓN ESTIMADA HORAS Y
10 horas
FECHA DE ENTREGA:
MODALIDAD DEL TRABAJO:  Desescolarizada.
AMBIENTE DE FORMACIÓN:
MATERIALES DE FORMACIÓN:
gestión documental.”
Técnico en Asistencia Administrativa - 122121 V. 2
Guía de aprendizaje No. 10
(AA10): Organiza los documentos generados en la empresa
didáctica con base a las normativas y políticas de
protección ambiental establecidas en la organización.
(AP5): Aplicar el procedimiento de la gestión documental
según el desarrollo del objeto social de la empresa,
aplicando los requerimientos técnicos y normativos.
El ambiente requiere de escritorio de trabajo, computador,
conexión a internet.
 Memoria USB.
 Marcador permanente, borrables y resaltador.
 Papel tamaño carta y oficio.
 Esferos
 Computador

I. OBJETIVO(S)

 Realizar el reconocimiento y organización de los documentos de la unidad didáctica creada.

 Identificar las normas legales vigentes para la gestión documental de la unidad didáctica creada.
 Asociar los documentos a la unidad didáctica creada.

II. CONCIENCIACIÓN

Luego de realizar las actividades de aprendizaje enunciadas en la guía de aprendizaje No. 10, es
importante implementar el saber – hacer dentro de su proyecto formativo, teniendo en cuenta su
actividad económica y los diferentes conceptos relacionados en el material de apoyo.

Por lo tanto, lo invitamos a que a través de los conocimientos apropiados hasta este momento, pueda
desarrollar las actividades enunciadas en este taller que le permitirán reforzar sus habilidades en el
reconocimiento y aplicación del procedimiento de la gestión documental que puede ocurrir en su
unidad didáctica creada.
III. DESCRIPCIÓN DEL TALLER
1
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER

Estimado aprendiz:

Este taller de transferencia le permite aplicar el procedimiento de la gestión documental según el

desarrollo del objeto social de la empresa, aplicando los requerimientos técnicos y normativos, de tal
manera que se logre la apropiación del conocimiento, para alcanzar la fase de ejecución del proyecto
formativo.

La presentación de las evidencias se hará en grupos de trabajo de tres aprendices (GAES), quienes
deberán presentar un portafolio físico del proyecto formativo por grupo y adicionalmente se debe
compartir la información de forma digital.

IV. ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS ACTIVAS

Se implementara el aprendizaje basado en proyectos que parte de lo existente rebasando lo irreal y

abstracto de los contenidos acumulados del currículo a un contexto cotidiano y una realidad situada,
unos contenidos con un fin aplicable que con la metodología del ABP obtienen un sentido, es así como
se busca que el aprendiz aplique los contenidos vistos durante la guía de aprendizaje.

V. INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO Y ENTREGA DEL TALLER

De acuerdo a su grupo de trabajo (GAES), deberán aplicar el procedimiento de la gestión documental

según el desarrollo del objeto social de la empresa, aplicando los requerimientos técnicos y normativos.
Presentar las evidencias en portafolio físico, de acuerdo la documentación administrativa y legal de la
empresa.

Desarrolle las actividades paso a paso para que alcance el éxito en el desarrollo del taller, recuerde que
todo lo que hacen es el reflejo de su trabajo, el cual debe ser de calidad, organizado, limpio y adecuado
al proceso formativo.

Actividad 1. Política empresarial. Para poder gestionar la administración de una empresa de forma
correcta, es necesario establecer una serie de normas y reglas que rijan la actividad diaria de la
organización. En caso contrario, es posible que las diferentes personas que forman parte de la empresa
no conozcan cuál es la normatividad establecida dentro de una organización, ni cuál es su propósito.
Por ello, es necesario crear políticas empresariales que permitan definir cuáles son los principios de la
organización y cuáles son los modos de trabajo y estándares de actuación en cada una de las
situaciones que se presentan en el día a día”. Enlace: https://www.emprendepyme.net/politicas-
empresariales

De acuerdo a esta afirmación, cada grupo GAES, realizará el despacho y recibo de correspondencia de
su empresa didáctica. A continuación usted debe realizar las siguientes actividades:

a. Elabore la política empresarial con relación despacho y recibo de correspondencia, así como
para su organización de archivos, este deberá ser presentado en formato folleto.
2
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER
Para el diseño de las políticas empresariales el grupo GAES diseñará el folleto con la
herramienta informática que con la orientación del instructor facilite su diseño.

b. Diseñe para su empresa didáctica los formatos que requiera para el despacho y recibo de la
correspondencia (tenga en cuenta las necesidades de su empresa, debe estar identificado
institucionalmente), para lo anterior debe plantear el respectivo trámite y describir como se
realizó, puede utilizar las demás empresas didácticas del GAES para esta actividad.
 Control de entrega paquetes y encomiendas
 Correspondencia enviada
 Despacho de correspondencia urbana
 Préstamo de documentos

Para la elaboración de los formatos de correspondencia se apoyarán en la herramienta

ofimática Windows (Word, Excel) estos debe imprimirlos como evidencia y archivarlos en su
carpeta grupal.

c. Diseñe para su empresa didáctica los siguientes formatos para la rotulación de:
 Rotulación de capetas y/o expedientes
 Rotulación de cajas

Para la elaboración de rótulos ésta debe ser papel bond 75gr blanco con el logo de cada una de
las empresas didácticas.

d. En una cartulina represente mediante un gráfico donde se expliquen los pasos del Plan de
Gestión Documental implementado en su empresa didáctica. Use uno de los siguientes
gráficos:

3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER
e. De acuerdo a los sistemas de ordenamiento, presente en una hoja la representación en gavetas
para la organización, un listado ordenado alfabéticamente con 30 nombres de sus clientes
persona natural y 20 persona jurídica.
f. Describa la estrategia de su empresa didáctica para la prevención de riesgos en archivo de
acuerdo a la seguridad y salud ocupacional en el área de archivo.

VI. EVIDENCIAS O ENTREGABLES ASOCIADOS AL TALLER

Documentación requerida al finalizar el taller, la cual se debe incluir en el portafolio grupal:

1. Folleto políticas empresariales de despacho y recibo de correspondencia.
2. Formatos de despacho y recibo de correspondencia:
2.1. Control de entrega paquetes y encomiendas
2.2. Correspondencia enviada
2.3. Despacho de correspondencia urbana
2.4. Préstamo de documentos
3. Formatos para rotulación:
3.1. Rotulación de capetas y/o expedientes
3.2. Rotulación de cajas
4. Gráfico con el plan de gestión documental de la empresa didáctica.
5. Gaveta para la organización de relación de clientes persona natural y jurídica, de acuerdo a
sistemas de ordenamiento.
6. Estrategia prevención de riesgos en archivo.

Elabore las actividades en computador o en el formato que se le indique en cada actividad y no olvide
conservar las evidencias desarrolladas dentro de su portafolio grupal y esté atento a la
retroalimentación de su instructor y atienda las correcciones sugeridas.

VII. GLOSARIO

 ADMINISTRACIÓN: Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a

conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los
cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr.

 AGRUPAR: Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operación de clasificar y ordenar
documentos escritos o cualquier otro material de acuerdo con el sistema implantado.

 ALA: Asociación Latinoamericana de Archivos.

 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente archivos en espacios

mobiliario y unidades de conservación apropiados.

 ARCHIVADOR: Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos –
persona que archiva.

4
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER
 ARCHIVAR: Guardar documentos en un archivo. Por extensión también significa dar por terminado
un expediente.

 ARCHIVISTA: Personal de nivel superior graduado en archivística

 ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.

 ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizados su
trámite y cuando la consulta es constante.

 ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o
dependencia que es sometida a continua consulta administrativa.

 ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a

los principios y procesos archivísticos.

 ARCHIVO HISTÓRICO: Que tiene un fin exclusivamente cultural o científico, sirven como fuente de
investigación del pasado.

 CÓDIGO DE ÉTICA: Compendio de principios que se deben cumplir en cuanto a norma de ética.

 HECHO ECONÓMICO: cualquier actividad u operación que realice la empresa. Una compra, una
venta, un crédito, un abono, etc.

VIII. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

BIBLIOGRAFÍA:

 Acuerdo 056 de 2000

 Constitución Política de Colombia – Arts. 8 – 15 – 20 – 23 – 27
 Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: Implementación de un programa de gestión
documental – PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p.
 Circular AGN 01 de 2003
 Constitución Política de Colombia – Arts. 8 – 15 – 20 – 23 – 27
 Ley 039 de 1981
 Ministerio de Tecnologías de la información y las telecomunicaciones – MINTIC. Guía para la
apertura de datos en Colombia. Bogotá; MINTIC, 2014. 66 p
 Resumen de gestión documental
WEBGRAFÍA:

 Página-Biblioteca SENA: http://www.biblioteca.sena.edo.co

5
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Bogotá D.C.
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
Version: 01
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
PLANTILLA TALLER
 Colciencias:www.colciencias.gov.co/sites/default/.../A104M02-programagestiondocumental.pdf
 Instituto Nacional de vías: www.invias.gov.co
 Gestión Documental: http://www.sociedadelainformacion.com
 Proceso de Gestión Documental: http://secretariageneral.gov.co

IX. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Andrés Rodríguez 30/03/2018
SENA - CSF -
INSTRUCTOR
ARTICULACIÓN

Mabel Esperanza
Fernandez
SENA - CSF -
INSTRUCTOR 01/08/2018
ARTICULACIÓN
Edwin Alberto
Ramirez
Adriana Marcela SENA - CSF -
INSTRUCTOR 06/12/2018
Vargas Montes ARTICULACIÓN
Revision
Aprobación

X. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
Revision
Aprobación