ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.

2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 1/10

ANEXA 6 - PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Editia nr. 1 Revizia nr.0

Exemplar nr. 1 Destinatar:

Difuzat in regim:
x Controlat

Informativ

Utilizarea si reproducerea integrala sau partiala a prezentului document, in orice publicatie si

prin orice procedeu electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.) este interzisa, daca nu
exista acordul scris al elaboratorului.
Intocmit Verificat Avizat Aprobat
Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 2/10

Note explicative

>Toate paginile procedurii apartin editiei mentionate pe pagina de prezentare;

>Procedura este supusa reviziilor partiale ori de câte ori este necesar;

>Se redacteaza câte o noua editie a procedurii dupa efectuarea unui numar mare de
revizii succesive, care ar ingreuna lecturarea acesteia;

>O editie poate contine pagini cu revizii diferite;

>Revizia aplicabila este cea mentionata pe fiecare pagina in parte si in lista de revizii;

>Difuzarea in regim controlat a Procedurii si a fiecarei revizii se face pe baza Listei

de difuzare;

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 3/10

LISTA DE DIFUZARE

Compartiment Numele si prenumele Semnatura Data

INDICATORUL REVIZIILOR

Editia Revizia Numarul Numele si prenumele Semnatur Data

paginii/paragraful persoanei care a a revizuirii
revizuit introdus modificarile in
procedura

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 4/10

CUPRINS:

Nr.crt. Denumirea capitolului Pagina

Pagina de garda 1
Note explicative 2
Indicatorul reviziilor 3
Cuprins 4
1 Scop 5
2 Domeniul de aplicare 5
3 Definitii si prescurtari 5
4 Documente de referinta 5
5 Procedura propriu-zisa 5-7
6 Responsabilitati 7
7 Inregistrari 7
8 Anexe 7-12

1. SCOP
Procedura stabileste activitatile ce trebuie derulate in procesul de tinere sub control a
documentelor si datelor, emise/elaborate in cadrul societatii, precum si a documentelor
de provenienta externa.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 5/10

Procedura se aplica tuturor documentelor SMC..

3. DEFINITII SI ABREVIERI
Definitii:
Document „original” – Document al SMC, realizat pe suport de hartie, fara numar de
exemplar, supus aprobarii functiilor care au aceasta responsabilitate.
Procedura : mod specific de a executa o activitate.
Inregistrare: document care furnizeaza dovezi obiective ale activitatilor efectuate sau
ale rezultatelor obtinute.
Produs: rezultat al activitatilor sau proceselor.
Abrevieri
SMC : Sistemul de Management al Calitatii.
LDIC : Lista documentelor interne controlate.
PS : Procedura de sistem.
PO : Procedura operationala.
MC : Manualul Calitatii
ASRO : Asociatia de Standardizare din Romania

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9001:2015 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte ;

SR EN ISO 9004:2010 - Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru
imbunatatirea performantelor ;
SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si
vocabular;
Manualul Calitatii

5. PROCEDURA
Tinerea sub control a documentelor interne :
1) Elaborarea documentelor interne
-Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. Dupa definitivarea de catre
elaborator a documentului se printeaza proiectul de document care este supus
anchetei, se analizeaza observatiile emise si se stabilesc prin consens ce modificari
sunt acceptate, se opereaza modificarile admise, si se printeaza documentul „original”;
-Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaza SMC implementat sunt
reglementate prin prevederile procedurii operationale ;

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 6/10

-Documentele interne ale SMC se elaboreaza pe calculator si se mentin in sistem

computerizat pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei in vigoare a respectivului
document.
-Documentele interne ale SMC sunt prezentate in LISTA DOCUMENTELOR INTERNE
CONTROLATE.
2) Analiza documentelor
-Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic si sunt actualizate ori de
cate ori se considera necesar.
3) Aprobarea documentelor
Inainte de emiterea si punerea in aplicare, dupa ce au fost analizate si avizate,
documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel:
-Manualul Calitatii, procedurile de lucru ,procedurile de sistem si procedurile
operationale sunt aprobate de Directorul General ;
-Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de functiile si persoanele
care sunt nominalizate pe acestea;
4) Codificarea documentelor
a)Codificarea procedurilor:
Procedurile care documenteaza SMC sunt identificate prin: denumire (titlu) si cod;
b)Codificarea MC:
Manualul Calitatii care descrie SMC implementat are codul MC – Organe de asamblare
S.A.– 01.
c) Codificarea formularelor:
Toate formularele SMC au atribuite un cod de formular.
5) Indexarea / inregistrarea documentelor
Toate documentele SMC sunt identificate prin: cod si/sau titlu, numar unic si data si sunt
inregistrate.
6) Multiplicarea si difuzarea documentelor
Documentele „originale” ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox;
Exemplarele se distribuie sub semnatura.
7) Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si / sau
reviziei documentelor.
Atunci cand sunt analizate anual documentele SMC, cu ocazia efectuarii auditurilor
interne/externe, in urma analizelor efectuate de management se impun modificari ale
documentelor, aceste modificari pot sa fie:
-actualizari de pagini ;
-schimbarea reviziei unui document ;
-schimbarea editiei unui document ;
8) Retragerea, inlocuirea documetelor nevalabile si arhivarea documentelor
Toate documentele perimate sunt retrase prin grija RMC din firma.

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 7/10

Toate documentele sunt mentinute atât pe suport de hartie cat si pe suport informatic.
Accesul la documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea
securitatii informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poata sa faca modificari
neautorizate.
Documentele externe, inclusiv reglementarile legale aplicabile sunt pastrate astfel incat
sa fie accesate de catre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate
impotriva deteriorarii sau pierderii.

6. RESPONSABILI

Directorul general COSDIF:

-aproba documentele interne ale SMC, care prin continutul lor necesita aceasta
aprobare;
-stabileste responsabilitatile care revin personalului in ceea ce priveste controlul
documentelor si al datelor;
-numeste responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii firmei;
-asigura cunoasterea, intelegerea, acceptarea si respectarea de catre personalul din
subordine a documentelor aplicabile;
-aproba procedurile de lucru elaborate;

Responsabil COSDIF Asigurarea Calitatii :

-verifica daca personalul utilizeaza editia si revizia in vigoare a documentelor;
-asigura difuzarea controlata a documentelor;
-asigura revizia/modificarea documentelor si datelor in ceea ce priveste identificarea si
operarea.

Directorii de proiect COSDIF:

-raspund de arhivarea dosarelor cu documentele si datele referitoare la proiect ;
-asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientului.

7.INREGISTRARI
1.Actualizare revizii - anexa2
2.Lista de difuzare/retragere - anexa3
3.Cerere de modificare a documentatiei- anexa4
4.Lista documentelor de provenienta externa

8. ANEXE
1.Procesul de elaborare/modificare a unei proceduri

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 8/10

2.Actualizare revizii
3.Lista de difuzare/retrager
4.Cerere de modificare a documentatiei
5.Lista documentelor de provenienta externa

1.

S
t
a
I
rd
te
n
N
tE
u C
xiu I
fa d
im
cim e
o n
a
n d t
rai
e
rf i
a
ei f
ac i
şă c
Intocmit Verificat Avizat şir a Aprobat
i
Asigurareaii r
n
a e
NCalitatii
DReD Cuni
Crea a
u rea a m
aviziI od aţ
Nume Ranciu sau
a d li c
Prenume Cosmin Ionut revize ificie
doc
ia n ări zr
a
u
Data: 21.06.2018 um
docu e
a
entti da
ment
z
fi e
uluic
ului
i a
saua n
sau t
Efectuarea datel e
Sfarş
datr c pe
 procedură . a n
Se m a t r
r
apro u
r
uc
ob d l u
if u
ă ?i c
i
ANEXA 6 c Ediţia:1/21.06.2018
a s
PROCEDURA DE SISTEM ă d r i
Revizia:0/21.06.2018
ri e et
CONTROLUL DOCUMENTELOR i d Exemplar
u Nr.: 1
o a
Cod : PO-CD-002 Pagina : 9/10
n
c uţ
u i
m aa
e
n f r
t oe
e sa
t l
n ă
o a
i pS
r e
s o
a ba
u ac
t c
m ăe
o p
d şt
i i ă
f
i
n?
c
o
ă
t
r
i
i
f
i
c
a
r
e
a

e
m
i
t
e
n
t
u
l
u
i

2.

INDICATORUL EDITIILOR SI REVIZIILOR

Editie Revizie Dat Modificarea Aprobarea

a

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 10/10

3.
LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE

Nr Exemplar Functia Nume si prenume Dat Semnatura

crt primire aretragere primire retragere

4.
Aprobat,

Director General

ANALIZA MODIFICARII
Nr......../...................

Va rugam sa aprobati revizia/elaborarea unui nou document/anularea

documentului sistemului de management calitate, ca urmare a ........
Intocmit Verificat Avizat Aprobat
Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018
 ANEXA 6 Ediţia:1/21.06.2018
PROCEDURA DE SISTEM Revizia:0/21.06.2018
CONTROLUL DOCUMENTELOR Exemplar Nr.: 1
Cod : PO-CD-002 Pagina : 11/10

Modificarea solicitata Documentul

Cod Cap. Pag.

Functia care solicita modificarea, AVIZAT

Resp.
Calitate

5.
LISTA DOCUMENTELOR DE PROVENIENTA EXTERNA

Identificarea Titlul documentului

1. Lista standardelor aplicabile in sistemul de management al calitatii

2. Lista documentelor legislative aplicabile

3. Lista documentatiilor tehnice si de specialitate

Intocmit Verificat Avizat Aprobat

Asigurarea
Calitatii
Nume Ranciu
Prenume Cosmin Ionut
Data: 21.06.2018