CÓDIGO

CA-PR-02
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSIÓN 01
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Marzo 5 de 2012
Página 1 de 3

OBJETIVO

Garantizar una adecuada gestión de la información generada en la institución, a través del control de
las herramientas documentales definidas para la realización de las actividades; así como de los
registros generados en las mismas; facilitando que permanezcan disponibles para los usuarios en
versiones actualizadas y sean aplicados de manera sistemática.

ALCANCE

Este proceso inicia cuando surge la necesidad de crear, actualizar o eliminar unos documentos de la
institución y termina con el control de los documentos obsoletos.

CONDICIONES GENERALES

Los documentos de la institución están clasificados en Manuales, Procedimientos, Política,

Protocolos, Planes, Instructivos, Formatos, Registros y Documentos Externos; los cuales se
diseñarán según lo descrito en el Procedimiento de Elaboración de documentos.

El Listado Maestro de Documentos consolida la información concerniente a los documentos, el

Listado Maestro de Registros a los registros y el Listado Maestro de Documentos Externos el de los
documentos externos.

Los documentos originales reposarán en la Coordinación de Calidad bajo la custodia del represéntate
del área y una copia de los mismos se ubicará en la web e intranet de la institución para consulta de
todos los usuarios. Las copias impresas de los documentos se considerarán copias no controladas,
excepto aquellas que sean solicitadas expresamente por las áreas y que estén registradas en el
Listado Maestro de Documentos.

En consonancia con los propósitos de la institucion por garantizar la sostenibilidad del medio
ambiente, el personal mantendrá los documentos físicos sólo si es estrictamente necesario. En todo
caso, velara porque se mantengan documentos y registros digitales e información a través de los
sistemas operativos.

DEFINICIONES

 Emisión de documentación: Actividad de emitir un nuevo documento que pueda afectar las
actividades, procesos o servicios de la institución.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: manual, procedimiento, guías,
folletos, planes de calidad, formato, registro, especificación, norma, informe, dibujo, anexo,
actas.
 Distribución de documentación: control de la entrega de copias de la documentación
generada en la institución a sus destinatarios o usuarios.
 Documento obsoleto: documento que ha perdido vigencia por cuanto su contenido no es
válido, actualizado o útil.
 Documento externo: documento no generado en la institución que sirve de guía para la toma
de decisiones, la ejecución de las actividades o la prestación de los servicios
 Registro: documento con la información suficiente para evidenciar las actividades efectuadas
o los resultados alcanzados.
 CÓDIGO
CA-PR-02
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSIÓN 01
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Marzo 5 de 2012
Página 2 de 3

 Control documental: actividad que se realiza para mantener actualizada y controlada la

documentación existente y emitida por cada una de las áreas que conforman la institución.
 Actualización documental: actividad que se realiza para crear, modificar o eliminar la
documentación necesaria en los procesos de la institución.
 Revisión documental: acción de corroborar que la información documentada coincide con las
actividades desarrolladas en la organización.
 Aprobación documental: acción de confirmar que los documentos generados están acordes
con las directrices de la institución.
 Listado Maestro: listado que recopila los documentos definidos por la institución.

RESPONSABLE
Coordinador de Calidad

DESCRIPCIÓN
Identificación de la necesidad de crear, modificar o eliminar documentos
Cualquier persona de la institución puede solicitar la creación, modificación o eliminación de un
documento. Para ello deben diligenciar el formato Solicitud de Actualización documental, hacerlo
firmar por el jefe de área y entregarlo al Coordinador de Calidad, quien analizará la conveniencia de la
solicitud, creará los documentos con la respectiva identificación, ajustará los mismos con las
necesidades identificadas actualizando el documento en el campo Control de Cambios con la versión
respectiva o procederá a eliminar el documento.

Cada vez que se genere una actualización documental, esta deberá ser registrada en el Listado
Maestro de Documentos y comunicada a todo el personal de la institución, si amerita, o al área que
hace uso del documento. Esta condición no excluye el deber de cada líder de área de realizar la
respectiva socialización entre su equipo de trabajo.

Creación, modificación o eliminación de documentos

La creación de los documentos se hará considerando los criterios descritos en el Procedimiento para
la elaboración de documentos, teniendo en cuenta los niveles de elaboración, revisión y aprobación
de los mismos.

Los formatos definidos para consignar información de las actividades desarrolladas deberán
diligenciarse de manera clara y completa, con letra legible y sin enmendaduras para generar registros
que se conviertan en evidencias verídicas. Los registros se controlan de acuerdo a lo establecido en
el Listado Maestro de Registros, en el cual también se indican los tiempos de conservación y su
disposición final.

Los documentos serán actualizados en la web e intranet y sus versiones originales reposarán en el
archivo de la Coordinación de Calidad.
 CÓDIGO
CA-PR-02
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VERSIÓN 01
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Marzo 5 de 2012
Página 3 de 3

Control de la documentación
El Coordinador de Calidad se encargará de hacer seguimiento a que se cumplan las directrices sobre
el almacenamiento y acceso de la información y de eliminar los documentos obsoletos de sus lugares
de ubicación.

Los documentos incluidos en la web e Intranet podrán ser empleados para consulta de su contenido y
los formatos podrán ser impresos para el uso en cada uno de las áreas que los requieran.

La correspondencia que ingresa a la institución se controla desde la portería de servicio, quien recibe
la documentación y la distribuye a cada una de las áreas destinatarias.

Los documentos externos se controlan de acuerdo a lo indicado en el Listado Maestro de

Documentos Externos.

Control de los documentos obsoletos

Para evitar el uso de información no vigente, los responsables de las áreas deben informar
oportunamente al Coordinador de Calidad las necesidades de actualizar la documentación obsoleta.
Los documentos obsoletos serán retirados y eliminados de la web e Intranet y de los lugares de uso o
archivo y reemplazados por las versiones vigentes, por el Coordinador de Calidad.

REGISTROS / ANEXOS

Código Nombre
GCM-PR-01 Procedimiento para la elaboración de los documentos
GCM-FR-01 Listado Maestro de Documentos y Registros
GCM-FR-02 Formato Solicitud de actualización documental
GCM-FR-03 Formato Control de Cambios de los documentos
GCM-FR-04 Formato entrega de documentos

AUTORIZACIONES

Elaborado: Néstor Lara Revisado: Elin Manrique Aprobador: Álvaro Lemus

Coordinador de Calidad Auditor Medico Gerente General

Fecha: Marzo 5 de 2012 Fecha: Marzo 5 de 2012 Fecha: Marzo 5 de 2012