SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1930929)

Ensayo “Importancia de los Archivos”

Presentado a: ECONOMISTA LYDA CAROLINA BARRAGAN RUBIO

Presentado por: RICARDO ANTONIO ESCORCIA SOLANO

SAN ANDRES ISLAS

05 DE JULIO DE 2019
 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA SU
EMPRESA O ENTIDAD PRIVADA O ESTATAL

Establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación recibida y producida por
cualquier entidad pública o privada, con el fin de facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en materia archivística y la
optimización de los recursos asignados.

Experimentadamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una

entidad ya sea pública o privada, requiere de un apoyo documental.

Desde las facturas y órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores
son documentos necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado
de la información.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas

utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es
administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que
ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para
auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el

almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta
también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos
e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo
costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la
productividad de su organización.

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste

utilidad a la organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes de
seguridad. La primera tiene relación con la integridad de los documentos, al tratarse del
respaldo de las actividades de la empresa es necesario que se conserven en buen
estado y que se evita la pérdida de estos, ya sea físicamente o la digitalización.

A ello debemos sumar la garantía de acceso restringido a la información, es decir que

sólo personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. Sabemos la
importancia que tienen para el desarrollo de su empresa la gestión oportuna y eficiente
de la información, por lo que ofrecemos un sistema confiable que facilita el acceso a la
documentación y le permite concentrar sus esfuerzos en prestar un mejor servicio a sus
clientes.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga
algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información,
es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente
que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de
recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de

salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar
las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad

de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello,
la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes
sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más
inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más
flexible.

“El secreto para alcanzar el éxito se encuentra en la capacidad de tomar decisiones,

no importa si son buenas o malas, si puedes decidir sobre tu propia vida, ya has
empezado tu propio camino”.