Cum oferi feedback angajatilor: ghid complet pentru managerii eficienti

deColorful.hr | februarie 11, 2019

Etapa I – Analiza angajatului
Etapa a II-a – Cum oferi feedback propriu-zis
Etapa a III-a – Follow-up la feedback
Feedbackul, unul dintre cele mai importante procese necesare mentinerii echilibrului
unei organizatii, este modul cel mai direct de a comunica o parere argumentata despre
calitatile si defectele muncii intreprinse de un angajat.

Diferit de procesul evaluarii, feedbackul este livrat ca urmare a unui proiect concret sau
pentru o perioada scurta de activitate. Pentru a fi sigur ca oferi un feedback constructiv,
echilibrat si eficient, foloseste acest articol cu rol de ghid, iar pentru a afla mai exact ce
este feedbackul, citeste mai multe aici.

Etapa I – analiza angajatului

In timp ce procesul de evaluare este unul colectiv, iar intervalele de timp la care el se
realizeaza sunt anuntate cu mult timp inainte, feedbackul intervine ori de cate ori este
nevoie de o recalibrare a modului de lucru. Desi vine de cele mai multe ori de la
departamentul de HR sau de la conducere, acesta poate fi oferit si de colegi. Daca vrei
să te initiezi in metodele prin care poti identifica angajatii cu adevarat valorosi, poti urma
si tu cursuri pentru inspector de resurse umane.

Pentru a avea siguranta ca nu irosesti timp si energie cu un feedback ale carui rezultate
sa nu se vada pana la final, ai nevoie sa te raportezi corect la angajatul pe care il vizezi.
Numai dupa o determinare exacta a modului in care este cel mai bine sa abordezi
fiecare individ in parte poti sti precis cum anume sa intervii.

Pasul 1. Ce personalitate are

Indiferent de planurile si de prioritatile companiei pe care o conduci, cresterea va veni
doar daca iti vei adapta tonul vocii in functie de personalitatea fiecaruia dintre angajati.
Cum l-ai caracteriza pe angajatul caruia urmeaza sa-i dai feedback? Este printre cei
performanti sau deja a migrat catre tabara celor care s-au blazat si a caror activitate
tradeaza din plin acest lucru?

Daca tendinta angajatului este aceea de a-i domina sau de a-i influenta pe colegi, va
trebui sa ai grija, in livrarea feedbackului, la echilibrul dintre aprecierile pozitive si cele
care i-ar putea pune autoritatea la indoiala. Angajatii vechi, care manifesta un
comportament stabil pe termen lung, vor reactiona defensiv la criticile prea aspre si se
vor simti motivati daca le vei aprecia lioalitatea fara niciun pic de zgarcenie.

Pasul 2. Cum reactioneaza in relatia cu superiorii si colegii

Avand in vedere ca ai ajuns te pregatesti de momentul unui feedback, cunosti deja nu
doar numele sau functia angajatului, ci si unele particularitati legate de comportamentul
lui. Este, asadar, destul de usor sa iti conturezi o idee cu privire la modul in care va
decurge discutia cu o persoana echilibrata, cu una impulsiva sau cu alta a carei
emotivitate se manifesta in mod frecvent.
Nu ai vrea sa incepi conversatia pe un ton prea solemn si sa pui un zid in fata
interlocutorului. O atmosfera incarcata ar putea duce la nemultumiri sau ar da nastere
unor frustrari de ambele parti, iar una prea degajata ti-ar putea dilua mesajul.
Adaptandu-ti discursul si modul in care vei pune pe tapet subiectele feedbackului la
temperamentul fiecarui angajat, vei pleca din start cu sansa de a obtine rezultatul dorit.

Pasul 3. Afla cat de receptiv este la schimbari

Este deja un truism sa spunem ca oamenii sunt diferiti intre ei, dar poate ca tocmai aici
sta cheia succesului unei organizatii cu adevarat functionale: in intelegerea
particularitatilor si in felul in care este solutionata fiecare dintre acestea. Angajatul pe
care tocmai l-ai convocat pentru o discutie la care sa-i oferi feedback are propriul
orizont de asteptari cu privire la evolutia care il asteapta in cadrul firmei si modul lui
aparte de a intelege tot ce se intampla in jur.

Daca mesajul pe care vrei sa i-l transmiti se leaga in primul rand de o eficientizare a
activitatii, acesta trebuie sa fie consecvent fata de experienta pe care ai avut-o pana in
prezent cu angajatul. Iata cateva intrebari pe care trebuie sa ti le pui inainte de
intalnirea cu angajatul tau:

Cata mobilitate arata in procesele in care este implicat?

Cat de rapid asimileaza metodele noi de lucru?
Cum se adapteaza la mijloacele tehnologice moderne?
Contribuie la reconfigurarea echipelor in care activeaza?
Pasul 4. Cum raspunde provocarilor
Nu de putine ori, ducerea la bun sfarsit a unui proiect implica mai mult decat simpla
cunoastere a indatoririlor trecute in fisa postului. Perioadele cu varfuri de sarcina, in
care clientii si partenerii de afaceri pot complica suplimentar procedurile, vor solicita din
partea angajatului tau resurse suplimentare.

Rezistenta la stres, capacitatea de a gasi solutii noi in timp record sau curajul de a-si
asuma decizii curajoase in momente dificile fac diferenta dintre un simplu salariat si o
veritabila resursa umana. Implementarea unor noi metode de lucru sau integrarea intr-
un departament mai mare, care va solicita la maximum abilitatea de a lucra in echipa,
sunt alte provocari care-i scot la iveala pe acei angajati merituosi. In cazul in care unul
dintre angajati nu reuseste sa se adapteze cerintelor, poti aborda problema intr-o
maniera radicala, apeland la servicii profesionale de recrutare de personal.

Etapa a II-a – cum oferi feedback propriu-zis

Mai mult ca niciodata pana acum, suntem tot mai dependenti de legaturile
comunicationale si emotionale stabilite intre colegi. Potrivit unui studiu Harvard, astazi
petrecem cu 50% mai mult timp angrenandu-ne in activitati colaborative, fie ca este
vorba despre sedinte, despre traininguri sau despre sesiuni saptamanale de learning.

Asadar, daca vrei ca succesul companiei sa se transforme in realitate, va fi nevoie sa

investesti resurse temeinice de timp si de energie pentru a lua periodic pulsul
colectivului, la firul ierbii. Un feedback bine argumentat poate impulsiona evolutia
profesionala a angajatului tau, in timp ce unul insuficient pus la punct ii va adanci
dilemele si va aduce o stare de epuizare.

Pasul 1. Fata in fata sau scris?

In pregatirea feedbackului pe care vrei sa il dai angajatului tau, trebuie sa iei in
considerare atat tipul de relatie pe care iti propui sa-l construiesti cu el, cat si gradul la
care vrei sa duci dialogul dintre voi. Daca te bazezi pe faptul ca angajatul va primi atat
criticile cat si aprecierile intr-un mod deschis, poti rezerva fara probleme sala de
meeting. In cazul in care consideri ca fie interlocutorul tau ar fi timorat, fie ar prinde prea
mult curaj in urma feedback-ului, poti sa mergi pe varianta de a-i trimite un mail detaliat
cu tot ce ai vrea sa-i comunici.

Incepe mesajul cu o remarca prietenoasa, iar apoi mentioneaza importanta contributiei

aduse de angajatul tau in companie. Livreaza mai intai feedbackul pozitiv, iar apoi, cu
tact, dirijeaza discutia catre aspectele negative, dar transforma indicatiile in sfaturi.
Explica detaliat feedbackul negativ si clarifica fiecare problema in parte, chiar cu
exemple, daca este necesar. Ofera solutii si moduri in care lucrurile pot fi imbunatatite si
fii specific in privinta consecintelor pe care le-ar putea avea pasivitatea angajatului. In
final, arata-ti disponibilitatea de a explica eventualele nelamuriri in cadrul unei discutiii
fata in fata.

Pasul 2. Alege cel mai potrivit moment

Chiar daca mail-urile zboara și sarcinile de serviciu se acumuleaza de la o ora la alta,
unele zile la birou pot fi mai aglomerate, iar altele mai bogate in momente de respiro.
Inainte de a seta intalnirea, este util sa verifici disponibilitatea angajatului. Exista riscul
de a-l extrage din mijlocul rezolvarii unei sarcini de serviciu complexe, care sa-i solicite
tot timpul necesar unei zile de lucru. De asemenea, o discutie avuta in prima parte a
zilei, cu forte proaspete, va fi primita cu mai multa receptivitate.

Nu in ultimul rand, este important ca si tu sa fii pregatit pentru a oferi feedback. 44% din
managerii care au participat la un studiu Harvard au recunoscut ca momentul
feedbackului le produce stres. Poate ca traficul aglomerat sau o discutie aprinsa, la
telefon, ti-au facut dimineata mai neplacuta. Tensiunile acumulate, din motive pe care
doar tu le stii, te-ar putea abate de la principiile unei discutii relaxate. In loc sa grabesti
initierea discutiei, mai bine ai mai astepta cateva ore sau chiar cateva zile.

Pasul 3. Cum „impachetezi” feedback-ul

Cea mai mare parte a angajatilor manifesta tendinta naturala de a reactiona favorabil la
feedback-ul livrat intr-o maniera cat mai pozitiva. Ei simt, astfel, ca evolueaza din punct
de vedere profesional si ca acumuleaza noi cunostinte sau moduri de lucru tot mai
eficiente, de la o zi la alta. In loc sa folosesti asa-numitele critici constructive, alege sa
oferi laude, insa tot in scop constructiv si numai in relatie directa cu un anumit succes al
angajatului.
Nu considera aceasta abordare ca fiind mai putin demna decat atitudinea severa la care
s-ar putea astepta angajatii tai. Desi unii manageri considera ca a lauda subordonatii
implica si riscul de a crea prea multa detasare, un studiu Gallup este in masura sa
contrazica aceasta parere. 67% din angajatii care au participat au aratat mai mult
devotament fata de organizatia in care lucreaza, ca urmare a aprecierilor exprimate
deschis de manager.

Kim Scott, unul dintre fostii directori executivi de la Google si autor al volumului Radical
Candor: Be a Kickass Boss without Losing your Humanity, crede ca a adresa o critica
angajatilor nu este parte din jobul unui manager, ci chiar o datorie. Totusi, secretul sta
in a te concentra pe comportamentul profesional si nu pe persoana in sine. Acest sfat ar
putea parea paradoxal fata de ideea laudelor constructive. Totusi, tocmai combinatia
dintre fermitate si relaxare te poate face mai credibil in fata unui angajat care manifesta
reticenta fata de feedbackul tau.

Este important sa iti asumi o conversație incomoda in primele 24 de ore de la faptele

care o cauzeaza. In caz contrar, detalii importante pentru un feedback realist se vor
pierde, iar destinatarul feedback-ului va putea sa se foloseasca in mod selectiv de
propria lui versiune a intamplarilor. Dupa parerea lui Ben Horowitz, om de afaceri si
autor celebru, este total neindicat sa livrezi un sandvis alcatuit dintr-un feedback
negativ, asezat intre doua „felii” de aprecieri pozitive. Mai mult, evita sa-i dai feedback
unui angajat in fata colegilor sai, in special daca discutia va fi marcata preponderent de
critici la adresa activitatii lui.

Foloseste referinte specifice cu privire la realizarile si esecurile angajatului, bazate pe

coordonate specifice in timp. Astfel, vei oferi o parere avizata, pertinenta si folositoare
pe mai departe. Intreaba-ti interlocutorul daca totul este clar si roaga-l sa facă un
rezumat al discutiei, la final, pentru a verifica daca a acordat suficienta atentie ideilor
tale.

Pentru a-i transmite ca ai incredere in viitoarele lui actiuni, invita-l sa-si exprime liber
parerea, daca vede si alte moduri de lucru. Nu in ultimul rand, multumeste-i angajatului
pentru timpul acordat si asigura-l ca poate apela la tine pe mai departe, in cazul in care
inca mai are nelamuriri.

Etapa a III-a – Follow-up la feedback

Pentru ca intalnirea sa dea roade pe viitor, ar fi bine sa nu te bazezi pe simpla livrare a
feedbackului. Verificarea modului in care ideile tale au fost intelese de angajat mareste
sansele ca ele sa fie puse in aplicare cu o mai mare rapiditate.

Pasul 1. Ce a inteles angajatul din feedback

Imediat dupa ce ai avut discutia cu angajatul, cat timp informatiile si reactiile
amandurora sunt inca proaspete, cere-i sa iti comunice cum a receptat totul. Fie ca
reactia angajatului vine prin intermediul unui mail sau pur si simplu intr-o discutie
ulterioara, este important sa afli cum i s-a parut conversatia si ce e planuri are pentru a-
si imbunatati activitatea. Tot cu acest prilej, poti sa-ti arati disponibilitatea de a-l ajuta pe
angajat sa-si atinga obiectivele sau de a indentifica cel mai potrivit ajutor printre colegii
sai.

Pasul 2. Verifica modul in care sunt implementate sugestiile tale

Pornind de la premisa ca relatia dintre tine si angajatul tau este caracterizata de
incredere reciproca, imediat dupa feedback, poti trece la evaluarea cat mai realista
activitatii angajatului. Lista de obiective si de asteptari convenita impreuna cu el trebuie
confruntata periodic cu modul de lucru si cu raportarile venite din partea superiorilor pe
linie ierarhica ai angajatului.

Pentru o imagine mai realista, poti apela la procedeul evaluarii 360 de grade sau
multisursa, una dintre cele mai raspandite si cuprinzatoare modalitati prin care
angajatorul poate primi feedback despre un angajat. Aceasta poate fi facuta de tine, de
colegi sau de clienti si chiar de angajat, la cererea conducerii. Caracterizata de
anonimat, aceasta metoda este destul de controverstata, dar, in ciuda anumitor pareri,
nu poate fi considerata spionaj.

Pasul 3. Pregateste-te pentru feedback-ul urmator

Formulat intr-un mod corect si profesionist, feedback-ul poate fi considerat reusit in
momentul in care isi atinge scopul.

Daca el duce la ameliorarea sau la schimbarea comportamentelor angajatilor, precum si

la cresterea eficientei si la imbunatatirea comunicarii, poti avea certitudinea ca ai
actionat in maniera potrivita. Urmareste evolutia angajatului si stabileste urmatorul
feedback fie la o data fixa, fie dupa indeplinirea sau ratarea unor indici de performanta
stabiliti impreuna cu angajatul.

Sa oferi un feedback echilibrat se poate dovedi o provocare importanta chiar si pentru

managerii cu multi ani de experienta in spate. Natura umana are tendinta de a influenta
obiectivitatea unui mesaj, iar lipsa de timp nu ajuta deloc in pregatirea discursului. Pe
masura seriozitatii acordate acestui demers, schimbarile in activitatea angajatilor tai nu
vor intarzia sa apara.