QUE SON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Un sistema de gestión es una herramienta que te permitirá optimizar recursos, reducir costes y
mejorar la productividad en tu empresa. Este instrumento de gestión te reportará datos en tiempo
real que permitirán tomar decisiones para corregir fallos y prevenir la aparición de gastos
innecesarios.

Los sistemas de gestión están basados en normas internacionales que permiten controlar distintas
facetas en una empresa, como la calidad de su producto o servicio, los impactos ambientales que
pueda ocasionar, la seguridad y salud de los trabajadores, la responsabilidad social o la
innovación.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Un sistema de gestión es un mecanismo regulador anclado formalmente para la estructuración,

dirección y desarrollo de organizaciones complejas. Regula la planificación, aplicación y control de
los procesos organizacionales. Es la forma en que la empresa realiza la gestión empresarial
asociada con la calidad. Constituye una herramienta que, basada en los principios de la
administración, permite a la dirección conducir las actividades en forma organizada, a través de la
medición y control que garantizan el cumplimiento de la misión empresarial.

Para realizar el control es importante tener en cuenta los cuatro elementos principales de la
gestión.

1. Estrategia organizacional: Definir con claridad los objetivos en base la situación

empresarial, la meta que se persigue con la realización de sus esfuerzos.

Es un proceso mediante el cual la empresa analiza su entorno competitivo, para descubrir

sus oportunidades y amenazas como su ambiente interno, recursos y capacidades internas
así como las fuerzas competitivas e integra ambos análisis para determinar ventajas que
permitan generar una posición sostenible en el tiempo.

2. Procesos: Marcan la ruta a seguir, las funciones y responsabilidades del recurso humano,
se utilizan para poner en marcha los objetivos propuestos.

Los procesos son parte de la ingeniería organizacional, más que una herramienta la
revisión de procesos de negocio, es una necesidad constante.

3. Recurso humano: Es un elemento clave para cumplir sus actividades con eficiencia a
través de la formación profesional.

La distribución funcional es el modelo organizacional que articula el elemento del recurso

humano y las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las funciones en forma
eficiente y eficaz. Para que no se imponga el modelo informal de comportamiento se debe
definir un modelo de funcionamiento mediante instrumentos como los organigramas y de
procesos. Es parte de los retos de la gestión de recursos humanos.

4. Sistemas de información y tecnología: Influyen directamente en el entorno de la

organización. Dentro del sistema de gestión se debe tener en cuenta que este factor puede
 impactar en las demás variables internas de la organización, como el uso de robots, o las
telecomunicaciones.
La estructura formal solamente describe la anatomía básica de la organización, las
empresas deben preocuparse también de la filosofía organizacional y los sistemas de
información.

FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

 Fase 1: Conformidad de la dirección

 Fase 2: Plan de Prevención
 Fase 3: Nombramiento del responsable
 Fase 4: Comité de implantación
 Fase 5: Manual de gestión, procedimientos, instrucciones y fichas
 Fase 6: Formación
 Fase 7: Implantación del sistema
 Fase 8: Auditoría interna

QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua; incluye
la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones
de mejora, con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

El Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo debe ser liderado e implementado por
el empleador o contratante, con la participación de los trabajadores y/o contratistas, garantizando a
través de dicho sistema, la aplicación de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo, el
mejoramiento del comportamiento de los trabajadores y las condiciones del medio ambiente
laboral, así como el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.

Para el efecto, el empleador o contratante debe abordar la prevención de los accidentes y las
enfermedades laborales; igualmente, asumir la protección y promoción de la salud de los
trabajadores y/o contratistas, mediante la implementación, mantenimiento y mejora continua de un
sistema de gestión, cuyos principios estén basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar).

La Seguridad y Salud en el Trabajo -SST es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones
y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la
salud de los trabajadores.

Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el
trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los
trabajadores.
 A QUIEN APLICA LOS SISTEMAS DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Para conocer los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo,
es necesario conocer la Resolución 0312 de 2019 (Por la cual se definen los Estándares Mínimos
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST), Artículo 2, la cual hace
referencia a que esta aplica, a los empleadores públicos y privados, a los contratantes de personal
bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, a los trabajadores dependientes e
independientes, a las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, a las
agremiaciones o asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de Seguridad
Social Integral, a las empresas de servicios temporales, a los estudiantes afiliados al Sistema
General de Riesgos Laborales y a los trabajadores en misión, a las administradoras de riesgos
laborales, a la Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado y al personal
civil de las Fuerzas Militares, quienes deben implementar los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de SST en el marco del Sistema de Garantía de Calidad del sistema General de Riesgos.

¿EN QUÉ CONSISTE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (SG-SST)?

 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,

encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y
determinando ideas para solucionar esos problemas.

 ¿Qué se hará? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

 ¿Quién? ¿Con quién? ¿Para qué?
 ¿Cómo se evaluará lo realizado? ¿Con qué datos? ¿Para qué evaluar?

 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

 Ejecutar lo planeado.
 Recolectar todos los datos necesarios.
 Documentar todo lo realizado y lo que no se pudo hacer.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo
los resultados deseados.

 ¿Se hizo lo planeado?

 ¿Se lograron los resultados?
 ¿Qué mecanismos se tienen para verificar el SG - SST?
 ¿Qué impacto se logró en cuanto accidentalidad y enfermedades laborales?

 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad
y salud de los trabajadores.

 ¿Qué aprendimos?
 ¿Qué errores no se pueden repetir?
 ¿Qué aciertos se deberían estandarizar?
 ¿Que podemos mejorar y como lo podemos mejorar?
 OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES

El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde

con lo establecido en la normatividad vigente. Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes
obligaciones:

1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud

2. Rendición de cuentas al interior de la empresa
3. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables
4. Plan de Trabajo Anual en SST
5. Participación de los Trabajadores
6. Asignación y Comunicación de Responsabilidades
7. Definición y asignación de Recursos (financieros, técnicos y el personal necesario)
8. Gestión de los Peligros y Riesgos
9. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales
10. Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo SST en las Empresas
11. Integración de los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de
gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa

OBLIGACIONES DE LAS ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALES (ARL)

Independiente de las obligaciones estipuladas en el Sistema General de Riesgos Laborales, las

ARL deben:

1. Capacitar al COPASST o al Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos

relativos al SG-SST.
2. Prestar asesoría y asistencia técnica a las empresas afiliadas, para la implementación del
SG-SST.
3. Realizar la vigilancia delegada del cumplimiento del SG-SST e informarán a las
Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo los casos en los cuales se evidencia el
no cumplimiento del mismo por parte de sus empresas afiliadas.

RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES

1. Procurar el cuidado integral de nuestra salud.

2. Suministrar información Clara, veraz y completa sobre nuestro estado de salud.
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
4. Informar oportunamente al empleador acerca de los peligros y riesgos latentes en nuestro
sitio de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en
el plan de capacitación del SG- SST.
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
 ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SG-SST

La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco magnético, óptico
o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del responsable del
SG-SST. Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad
legal vigente.

Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST teniendo en
cuenta lo siguiente:

 La conservación de los documentos debe manera controlada.

 Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
 El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando
el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil
de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
 La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un período
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes
de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
 Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema de
archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas
de la Empresa.

PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD Y

SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Para la implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, son

necesarios los siguientes pasos:

 Paso 1: Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

La evaluación inicial deberá realizarse una única vez, por personal idóneo de acuerdo con la
normatividad vigente, incluidos los estándares mínimos, con el fin de identificar las prioridades
en SST.

Se utiliza para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente. Para
cumplir con lo anterior, cada empresa puede crear un formato. Sin embargo, en cualquier caso,
 la evaluación debe contener como mínimo los siguientes aspectos y los estipulados en los
estándares mínimos:

1. La identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los

estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos
Laborales para empleadores, que se reglamenten y le sean aplicables.
2. La verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, la
cual debe ser anual. En la identificación de peligros deberá contemplar los cambios de
procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, entre otros.
3. La identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la empresa la cual
debe ser anual.
4. La evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros,
riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores la cual debe ser anual.
5. El cumplimiento del programa de capacitación anual, establecido por la empresa,
incluyendo la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en
misión y contratistas. 6. La evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los
programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.
6. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus
condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la
enfermedad y la accidentalidad y registro y seguimiento a los resultados de los indicadores
definidos en el SG-SST de la empresa del año inmediatamente anterior.
7. Registro y seguimiento de los resultados de los indicadores definidos en el SG SST de la
empresa del año inmediatamente anterior.

 Paso 2: Identificación de peligros, evaluación, valoración de los riesgos y gestión de los

mismos:

 Identificación de peligros evaluación y valoración de los riesgos: La identificación de

peligros, evaluación y valoración de los riesgos debe ser desarrollada por el empleador con
la participación y compromiso de todos los niveles de la empresa. Debe ser documentada y
actualizada.

El empleador debe adoptar una metodología para la identificación, evaluación, valoración y

control de los peligros y riesgos de la empresa. Una vez identificados los peligros,
evaluados y valorados los riesgos cada empresa puede identificar las medidas de
prevención y control necesarias de acuerdo con la valoración obtenida.

 Gestión de peligros y riesgos: Para esto se debe tener en cuenta las medidas de
prevención y control Una vez completada la identificación de los peligros, la evaluación y
valoración de los riesgos la organización debería estar en capacidad de determinar si los
controles existentes son suficientes o necesitan mejorarse o se requieren nuevos
controles.

Se deben definir o adoptar las medidas de prevención y control para cada peligro
identificado, teniendo en cuenta la siguiente jerarquización.
 1. Eliminación del peligro/riesgo: Esta es la medida que se toma para suprimir (hacer
desaparecer) el peligro/riesgo.
2. Sustitución: Esta es la medida que se toma a fin de remplazar un peligro por otro que
no genere riesgo o que genere menos riesgo.
3. Control de ingeniería: Medidas técnicas para el control del peligro/riesgo en su origen
(fuente) o en el medio, tales como el confinamiento (encerramiento) de un peligro o un
proceso de trabajo, aislamiento de un proceso peligroso o del trabajador y la
ventilación (general y localizada), entre otros.
4. Control administrativo: Medidas que tienen como fin reducir el tiempo de exposición
al peligro, tales como la rotación de personal, cambios en la duración o tipo de la
jornada de trabajo. Incluyen también la señalización, advertencia, demarcación de
zonas de riesgo, implementación de sistemas de alarma, diseño e implementación de
procedimientos y trabajos seguros, controles de acceso a áreas de riesgo, permisos de
trabajo, entre otros.
5. Equipos de protección personal (EPP): Medidas basadas en el uso de dispositivos,
accesorios y vestimentas por parte de los trabajadores, con el fin de protegerlos contra
posibles daños a su salud o su integridad física derivados de la exposición a los
peligros en el lugar de trabajo. El empleador deberá suministrar elementos y equipos
de protección personal (EPP) que cumplan con las disposiciones legales vigentes. Los
EPP deben usarse de manera complementaria a las anteriores medidas de control y
nunca de manera aislada, y de acuerdo con la identificación de peligros y evaluación y
valoración de los riesgos.

 Paso 3: Política y objetivos en Seguridad y Salud en el Trabajo: En este paso es

importante conocer y aplicar:

1. Porque es importante elaborar una Política

2. Como elaborar una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
3. 8 pasos para elaborar una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
4. Objetivos de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
5. Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

 Paso 4: Plan de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo y asignación de recursos: Es necesario diseñar y desarrollar un Plan de trabajo
anual del SG-SST, el cual contemplara información de entrada, como, por ejemplo:

 Evaluación inicial.
 Identificación de Peligros, evaluación y valoración de riesgos.
 Resultados de las auditorías internas.
 Revisiones por la alta dirección.
 Acciones preventivas y correctivas.
 Entre otras

En el Plan de trabajo anual del SG-SST de cada empresa se debe identificar como mínimo lo
siguiente:

 Metas.
 Responsabilidades.
 Recursos (financieros, técnicos y el personal necesario).
  Cronograma de actividades.

El plan de trabajo anual debe ser firmado por el responsable del SG-SST y el empleador.
 Paso 5: Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST: Para
iniciar con la formulación del Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y
reinducción en SST, se debe definir los temas mínimos, especialmente cuando se traten temas
asociados a las actividades críticas de la organización, teniendo en cuenta los resultados
obtenidos de la aplicación de la metodología de identificación de peligros, evaluación y
valoración de los riesgos.

 Paso 6: Prevención, preparación y respuesta ante emergencias: Todas las empresas

deben implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias (Plan de Emergencias), con cobertura a todos los
centros, turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación
o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes.

Para complementar lo anterior, se debe mantener actualizada la identificación sistemática de

amenazas y el análisis de la vulnerabilidad de las mismas que puedan afectar a la empresa;
también deben contar con las medidas de protección acordes con las amenazas detectadas,
las cuales deben ser capaces de responder eficaz y efectivamente a una emergencia para
reducir la afectación al entorno, ambiente, personas y a la propiedad.

Cada empresa puede articularse con las instituciones locales o regionales, tales como
Bomberos de Colombia, Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, Defensa Civil,
Cruz Roja Colombiana, entre otros.

 Paso 7: Reporte e Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales: Es significativo recordar que las empresas deben reportar e investigar todos los
accidentes de trabajo y enfermedades laborales calificadas, además de investigar los reportes
de incidentes. Para esto se debe tener en cuenta:

1. Reporte de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

2. Saber que hacer en caso de accidente de trabajo
3. Investigación de incidentes y accidentes de trabajo

 Paso 8: Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con las

disposiciones del SG-SST: Se deben cumplir dos criterios:

1. Contratación: El empleador debe considerar como mínimo algunos aspectos para sus
proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión,
contratistas y sus trabajadores o sub contratistas durante el desempeño de las actividades
objeto del contrato.
2. Adquisición de bienes: La empresa debe establecer y mantener un procedimiento para
adquisiciones, con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones
relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones
relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST por parte de la empresa.
 Paso 9: Medición y evaluación de la gestión en SST: Indicadores de estructura, proceso y
resultado que miden el SG-SST. Por medio de los indicadores se verifica el cumplimiento del
SG-SST y de acuerdo con los resultados se establecen las acciones correctivas, preventivas o
de mejora necesarias.
El empleador debe definir los indicadores (cualitativos o cuantitativos según corresponda)
mediante los cuales evalúe la estructura, el proceso y los resultados del SG-SST y debe hacer
seguimiento a los mismos. Estos indicadores deben alinearse con el plan estratégico de la
empresa y hacer parte del mismo. Se debe realizar una ficha técnica para cada indicador.

Los indicadores del SG-SST se dividen en tres tipos:

1. Indicadores que evalúan la estructura del SG-SST

2. Indicadores que evalúan el proceso del SG-SST
3. Indicadores que evalúan el resultado del SG-SST

 Paso 10: Acciones preventivas y correctivas: El empleador debe definir e implementar

acciones correctivas o preventivas, esto con el fin de gestionar las no conformidades reales o
potenciales que puedan influir en una desviación del SG-SST.

Las acciones pueden ser derivadas, entre otras, de las siguientes actividades:

 Resultados de las inspecciones y observación de tareas.

 Investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
 Auditorías internas y externas
 Sugerencias de los trabajadores.
 Revisión por la Alta Dirección.
 Cambios en procedimientos o métodos de trabajo.

La organización debe asegurarse de documentar y soportar el plan de acción definido en la

acción correctiva o preventiva y verificar si estas fueron efectivas.

QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Es el resultado de las acciones que realizan las empresas para mejorar todos sus procesos. No se
trata de un modelo aislado, sino que obedece a un modelo estratégico e integrado en todas las
etapas de la organización.

Los procesos ofrecen orientación para conseguir optimizar las labores que se realizan a la hora de
fabricar, diseñar, distribuir y vender los esfuerzos que se reflejan en el nivel de satisfacción de los
clientes o destinatarios. Por lo que podemos concluir que el Sistema de Gestión de Calidad es una
gran herramienta que se utiliza a la hora de realizar la planificación, la coordinación y la ejecución
de acciones que fomente la mejora continua en la empresa.

Es necesario que en cada caso se definan todos los elementos clave que nos encontramos
durante el proceso, los cuales suelen agruparse en dos categorías normalmente:

El capital humano: que establece el valor que aportan los integrantes de la organización. Son las
personas en las que recaen las responsabilidades de ejecutar, monitorizar y realizar el seguimiento
del sistema de gestión. Este capital no es estático, sino que la organización deberá invertir en
recursos para su formación, ya que deberán realizar su tarea con eficiencia.

Recursos técnicos: son las herramientas, dispositivos o máquinas en los que se apoya el
personal de una organización para poder ejecutar sus tareas. Se incluyen todas las que tienen
relación con la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad. La dirección de la
organización tendrá que realizarle un buen mantenimiento y mantener la maquinaria actualizada.

CUÁLES SON LOS ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Como bien sabemos, en la gestión de claridad existen diferentes elementos que resultan
fundamentales en cualquier organización, ya que serán clarificadores para orientar correctamente
la norma ISO 9001 2015 en su organización.

Incrementar el enfoque al cliente: Es importante que el cliente aparezca de forma explícita en

todo lo que se encuentre relacionado con la gestión de la calidad. Todo esto es porque el cliente
será el primer elemento evaluador de la calidad de nuestro producto y servicio, por lo que es
necesario que se establezca una completa vocación hacía sus necesidades y expectativas.

Reducir la incertidumbre: mediante un eficaz sistema de evaluación del riesgo.

La dirección de la organización se deberá implicar: Para saber que se cuenta con un correcto
sistema de gestión de calidad, los diferentes elementos personales de las organizaciones tendrán
que trabajar aunando fuerzas en una misma dirección. De esta forma cualquier trabajador de la
organización se sentirá integrado y motivado para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001
2015.

Objetivos claros e identificables. El diseño de todos los objetivos es una tarea casi fundamental
dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Sin dichos objetivos no se pueden realizar las
planificaciones ni corregir las posibles desviaciones.

Comunicación interna: Todos los componentes de la empresa deberán contar con las
herramientas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Es importante evitar duplicidades
o redundancias en la información y contar con un buen sistema de comunicación.

Sistema de control y evaluación continua: Todos los sistemas deben estar desarrollado en
todas las etapas de la estrategia que sigue la organización. Puede que sea en la generación de los
objetivos o durante el desarrollo e implantación.

Procesos continuos de mejora: Una vez que se ha realizado el diseño de los objetivos, se puede
advertir de las posibles desviaciones y por este motivo se podrá establecer procesos de mejora.

ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD

 Etapa 1. Análisis de la Situación Actual: En esta etapa se plantean algunas preguntas que
nos indicarán el estado actual de la empresa para poder planear la implantación. Es muy
importante tener en cuenta en donde se encuentra la empresa en esos momentos para
 establecer un punto de partida, y de este conocer y planear hacia donde queremos llegar
estableciendo los objetivos de calidad y metas para el Sistema de Gestión de Calidad.

Debemos preguntarnos y responder a preguntas como, ¿Cómo y en qué estado se encuentra

la empresa? (Está comenzando, con sistemas y procesos o sin ellos, preparados para un
cambio, etc.), ¿Qué es lo que está haciendo en el presente? (Para el control de sus
operaciones, relación con clientes y otros recursos), ¿Cómo lo está haciendo?, ¿Qué es lo que
debe hacer?, ¿Qué es lo que no debe hacer?, ¿Cómo lo debe hacer?, Qué pasos debe
seguir?, ¿Hasta dónde quiere llegar?, etc.

 Etapa 2. Mapeo de Procesos: En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales
de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros
departamentos y áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos.

Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores
prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.

Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer para
establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada
parte del Sistema de Gestión de Calidad.

 Etapa 3. Documentación de Política y Plan de Calidad: Debemos tener en cuenta que sin
un Plan y sin una Política de Calidad no podríamos implementar un Sistema de Gestión de
Calidad. En esta etapa es donde vamos a documentar el plan y la política.

El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados

deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato específico.

La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe
con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.

 Etapa 4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: La documentación de

los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es donde vamos a plasmar
todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quienes son los responsables de cada
actividad

Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes
elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2 Requisitos
de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No Conforme, y 8.5
Mejora.

Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad:

 1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad

 2do Nivel: Incluye los Procedimientos

 3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo

  4to nivel: Incluye los Registros o Formatos

 Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad: El Manual de Calidad es la descripción de la

norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos
documentados de la organización en todos sus niveles.

El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance, productos,

complejidad de procesos y competencia del personal.

 Etapa 6. Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la
mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados.
Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser
insistentes y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos
en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.

En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una
herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que
significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.

Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuáles son los objetivos y las nuevas
políticas, cuáles son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuáles son
los controles e indicadores a seguir, cuáles son las herramientas que se van a utilizar para las
acciones correctivas y preventivas, etc.

 Etapa 7. Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior,

además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone
en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.

Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se
comienza con la nueva estructura.

 Etapa 8. Primera Auditoría Interna: En un Sistema de Gestión de Calidad siempre debe de

haber revisiones a dicho sistema para ver cómo está operando, observar las fallas para
corregirlas y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.

Se deben de realizar auditorías internas periódicamente, pero en este caso, en esta Etapa 8,
comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema y
detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditoría externa, que posteriormente
nos llevará a la auditoría externa y a la certificación.

 Etapa 9. Revisión General: Debemos de hacer una revisión general de cómo está resultando
la implementación y de cómo está funcionando el nuevo sistema. Debemos revisar las fallas
encontradas en la Etapa 8, y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para
esto vamos a realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso (Etapa 10).

Debemos también revisar y observar detenidamente las partes o actividades que están
impactando de manera positiva al sistema de calidad total, para reforzarlas e implementarlas
en las áreas en donde el sistema este débil y necesite un empuje mayor.
 Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas: Debemos generar las Acciones Correctivas y
Preventivas de los resultados de la primera auditoría interna y la revisión general, para
comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema
de Gestión de Calidad.

Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las solicitudes de
las acciones correctivas y preventivas, comúnmente llamado CAR System (Corrective Action
Request System) o Sistema SAC (Sistema de Solicitud de Acciones Correctivas), y que te
ayudarán a darle un seguimiento a estas solicitudes.

 Etapa 11. Segunda Auditoría Interna (Opcional): Para asegura que todo este marchando de
la mejor manera antes de la pre-auditoría externa, y que las acciones correctivas y preventivas
resultantes de la primera auditoría interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en
tiempo, una segunda auditoría interna se puede llevar a cabo.

Esta auditoria es opcional, si tú crees que con la primera auditoría interna es suficiente como
para saber que tu sistema está realmente funcionando como debe, entonces no es necesaria
esta etapa, pero si ves que a lo mejor le hace falta una pequeña afinación, entonces si te
recomiendo que realices esta segunda auditoria.

 Etapa 12. Acciones Correctivas y Preventivas (Opcional): Al igual que la etapa 10, estas
acciones correctivas y preventivas se generan de la segunda auditoría interna, la cual también
puede ser opcional.

 Etapa 13. Procesos de Análisis y Mejora: En esta etapa tenemos que analizar los resultados
obtenidos durante las auditorias y las acciones correctivas implementadas y completadas. De
esta manera vamos a poder identificar que observaciones fueron No Conformidades y que
observaciones fueron Oportunidades de Mejora.

Las Oportunidades de Mejora se tienen que agrupar en un sistema aparte, para que
posteriormente se le dé su debido seguimiento, e ir implementando estas mejoras dentro del
Sistema de Gestión de Calidad, incrementando así la madurez del sistema y mejorando cada
vez más su gestión para detectar a mayor detalle nuevas Oportunidades de Mejora o No
Conformidades, y que nos ayuden a mejorar la calidad del producto.

 Etapa 14. Auditoría Externa: Al llegar a esta etapa del proceso ya debimos haber pasado por
una pre-auditoría externa por parte de un organismo externo. Esta pre-auditoría nos va a servir
para ver cómo estamos preparados ante la auditoría externa antes de la certificación por parte
del organismo certificador.

Al término de la pre-auditoría, debemos hacer las solicitudes de acciones correctivas y

preventivas que se necesiten para trabajar sobre las observaciones encontradas durante esta.

Se programa posteriormente la auditoría externa y se ejecuta. Al término de esta, al igual que

la pre-auditoría, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se
requieran según lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades
Mayores y/o No Conformidades Menores.
 Etapa 15. Certificación: En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un
plazo de 30 días para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionándolas
desde la causa raíz.

En caso de que la empresa no cierre estas No Conformidades en el tiempo estipulado, la

certificación es rechazada por el organismo certificador, y la empresa tendría que pasar
nuevamente por todo el proceso. En caso de que la empresa cierre sus No Conformidades a
tiempo, el organismo certificador aprueba la certificación y envía el certificado a la empresa en un
plazo no mayor a los 60 días. Este certificado esta registrado ante los organismos internacionales
ANSI, ISO y ASQ. Se debe hacer una recertificación anual y cada 3 años se hace nuevamente
todo el proceso de la certificación.

QUE ES UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)

El Sistema Integrado de Gestión SIG es el conjunto de elementos interrelacionados, que

interactúan de manera unificada y armonizada para establecer la orientación del DNP y el modelo
operación que garantice el logro de los objetivos, considerando los diferentes modelos
referenciales que aplican en la entidad.

Los elementos que comparten la estructura general del Sistema Integrado de Gestión son la
plataforma estratégica, el modelo de operación por procesos, los productos y servicios
institucionales, los recursos humanos, técnicos, económicos y de infraestructura necesarios para el
desarrollo de las funciones. Estos estos elementos interactúan a niveles, considerando la
aplicación de requisitos o directrices de los modelos de gestión aplicables al DNP, de manera
unificada e integral.

MODELOS QUE APLICAN AL SIG

 Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG): Es un marco de referencia para dirigir,

planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y
organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y
resuelva, las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el
servicio.

 Sistema de Gestión de Calidad (SGC): es un modelo de requisitos orientados a demostrar la

capacidad de suministrar Productos o servicios que satisfagan requisitos de los clientes,
legales y reglamentarios aplicables, aumentando la satisfacción de los clientes y mejorando
continuamente al desempeño de la entidad.

 Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST) establecido bajo dos

modelos:

 Decreto 1072/2015 – Libro 2- Titulo 4. Capítulo 6: Establece los requisitos para

identificación de peligros, evaluar y valorar riesgos y establece controles para la mejora
continua del sistema de gestión a través del cumplimiento de la normatividad sobre riesgos
laborales.
 OHSAS 18001: Establece los requisitos mínimos de las mejores prácticas en gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que una organización
controle sus riesgos para la SST y mejore su desempeño de la SST.
 Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Establece un marco de referencia para proteger el
ambiente y responder a condiciones cambiantes en equilibrio con necesidades
socieconómicas.

 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI): Especifica los requisitos para

establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema de
Gestión de la Seguridad de la información documentado dentro del contexto de los riesgos
globales del negocio de la organización. Especifica los requisitos para la implementación de
controles de seguridad adaptados a las necesidades de las organizaciones individuales o a
partes de ellas.

 Sistema de Control Interno (SCI): Proporciona una estructura que especifica los elementos
necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones
obligadas por la Ley 87 de 1993, “el cual estará integrado por el esquema de controles de la
organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por
el conjunto de planes, métodos, principios, normas. procedimientos, y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad'.

ALCANCE DEL SIG

El Sistema Integrado de Gestión, implementado en todas las dependencias del Departamento

Nacional de Planeación, cubre todos los productos y servicios e infraestructura física y tecnológica
del DNP, así como todas las funciones definidas en la normatividad aplicable y la misión
institucional. El SIG cumple con todos los requisitos establecidos con base en estándares del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) de las Normas internacionales ISO 9001:2015,
ISO 14001 :2015, ISO 27001:201 3, OHSAS 18001:2007 y el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), establecido en la normatividad colombiana.

 El alcance del Sistema Integrado de Gestión es: Preparación, seguimiento de la ejecución y

evaluación de resultados de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector
público, de mediano y largo plazo, para el de desarrollo sostenible e incluyente del país.

EL SIG DEBE CONTAR CON

 Compromiso de la alta gerencia

 Política y Propósito del Sistema Integrado de Gestión
 Responsabilidad y Autoridad
 Comunicación
 BIBLIOGRAFIA

Sistemas de Gestión, recuperado de https://www.consultoresdesistemasdegestion.es/sistemas-de-

gestion/, el 30-07-2019.

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aprendizaje; Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, Pág. 10.

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0312 de 2019, recuperado de
https://id.presidencia.gov.co/Documents/190219_Resolucion0312EstandaresMinimosSeguridadSal
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http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+Tecnica+para+la+implementacion+del
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8565-e098-d235-17e2360e616a SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (SG-SST), GUÍA TÉCNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN FRENTE A LOS
TRABAJADORES EN MISIÓN DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES Y SUS
USUARIAS
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementacion+del+SG+
SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178

Sistema de Gestión de Calidad y Cuales son los elementos fundamentales de la Gestión de

Calidad, recuperado de https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2018/07/conoce-conceptos-basicos-
gestion-de-calidad/ , el 30-07-2019.

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