Administración de Preservación de la Aspectos tecnológicos y de

Acceso a la información Fortalecimiento y articulación

archivos información seguridad

Se cuenta con políticas

Se considera el ciclo vital de
los documentos integrando Se cuenta con políticas que
aspectos administrativos,
legales, funcionales y
técnicos.
garanticen la disponibilidad y
accesibilidad de la información
Se cuenta con procesos y
asociadas a las herramientas
herramientas normalizados La gestión documental se encuentra
tecnológicas que respaldan la
para la preservación y implementada acorde con el modelo
seguridad, usabilidad,
conservación a largo plazo de integrado de planeación y gestión
accesibilidad, integridad y
los documentos.
autenticidad de la información

Se cuenta con herramientas

Se cuenta con todos los
instrumentos archivísticos
socializados e
implementados
Se cuenta con personal idóneo
Se cuenta con un esquema de tecnológicas acordes a las Se tiene articulada la política de
y suficiente para atender las
metadatos , integrado a otros necesidades de la entidad, gestión documental con los sistemas
necesidades documentales y
sistemas de gestión las cuales permiten hacer y modelos de gestión de la entidad
de archivo de los ciudadanos
buen uso de los documentos

Se cuenta con procesos de Se cuenta con esquemas de Se cuenta con acuerdos de

seguimiento, evaluación y
mejora para la gestión de
documentos
Se cuenta con alianzas estratégicas
comunicación en la entidad Se cuenta con archivos confidencialidad y políticas
que permitan mejorar e innovar la
para difundir la importancia de centrales e históricos protección de datos a nivel
función archivística de la entidad
la gestión de documentos interno y con terceros.

Se cuenta con esquemas de

capacitación y formación
Se tiene establecida la
internos para la gestión de
política de gestión
documentos, articulados con el
documental.
plan institucional de
capacitación
La conservación y preservación
se basa en la normativa,
requisitos legales,
administrativos y técnicos que le
aplican a la entidad
Se cuenta con políticas que
permitan adoptar tecnologías
Se aplica el marco legal y normativo
que contemplen servicios y
concerniente a la función archivística
contenidos orientados a
gestión de los documentos.
 Las aplicaciones son capaces
Se cuenta con un Sistema de
Los instrumentos Se cuenta con instrumentos de generar y gestionar
Se cuenta con un Sistema Gestión Documental basado en
archivísticos involucran la
archivísticos de descripción y documentos de valor
Integrado de Conservación (SIC) estándares nacionales e
documentación electrónica clasificación para sus archivos archivístico cumpliendo con
internacionales
los procesos establecidos.
Se encuentra estandarizada
Se cuenta con una la administración y gestión de
El personal hace buen uso de infraestructura adecuada para el la información y los datos en
Se cuenta con procesos y
las herramientas tecnológicas almacenamiento, conservación herramientas tecnológicas Se tiene implementadas acciones
flujos documentales
destinadas a la administración y preservación de la articuladas con el Sistema de para la Gestión del cambio
normalizados y medibles
de la información de la entidad documentación física y Gestión de Seguridad de la
electrónica información y los procesos
archivísticos.
Se cuenta con mecanismos
Se ha establecido la
Se documentan procesos o Se cuenta con procesos técnicos que permitan
caracterización de usuarios de Se cuenta con procesos de mejora
actividades de gestión de documentados de valoración y mejorar la adquisición, uso y
acuerdo a sus necesidades de continua
documentos disposición final mantenimiento de las
información
herramientas tecnológicas.

Se cuenta con la
Se cuenta con iniciativas para Se tienen implementados Se cuenta con tecnología Se cuenta con instancias asesoras
infraestructura adecuada
fomentar el uso de nuevas estándares que garanticen la asociada al servicio del que formulen lineamientos para la
para resolver las
tecnologías, para optimizar el preservación y conservación de ciudadano que le permita la aplicación de la función archivística
necesidades documentales
uso del papel los documentos participación e interacción de la entidad
y de archivo

El personal de la entidad
conoce la importancia de los
Se tiene implementada la Se cuenta con esquemas de Se cuenta con modelos para Se tienen identificados los roles y
documentos e interioriza las
estrategia de Gobierno en migración y conversión la identificación, evaluación y responsabilidades del personal y
políticas y directrices
línea (GEL) normalizados análisis de riesgos áreas frente a los documentos.
concernientes a la gestión
de los documentos
 Se cuenta con directrices de
Se cuenta con el Se cuenta con canales (locales seguridad de información con
Se cuenta con modelos o La alta dirección esta comprometida
presupuesto adecuado para y en línea) de servicio, relación a: al recurso
esquemas de continuidad del con el desarrollo de la función
atender las necesidades atención y orientación al humano, al entorno físico y
negocio archivística de la entidad
documentales y de archivo ciudadano. electrónico, al acceso y a los
sistemas de información.