SISTEMA DE GESTION DE Código:

SEGURIDAD Y SALUD EN EL Fecha: 12 Jun- 2019

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LEGALES

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para identificar, actualizar, evaluar, comunicar y dar

cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean aplicables
a la empresa, incluyendo los de otra índole que sean pertinentes.

2. ALCANCE

Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados en la empresa, en cuanto a los

requisitos legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo, incluyendo aquellos
que las partes interesadas requieran y los de carácter voluntario que acoja la organización.

3. DEFINICIONES

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo ( COPASST): Organismo de

promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la
empresa

Circular: Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa por debajo de la ley el
decreto y la orden ministerial, que regula generalmente aspectos organizativos o internos dé
una materia

Código sustantivo del trabajo: Conjunto de reglas y normas superiores que regulan el
funcionamiento de un Estado - Nación, establece la organización del Estado y garantiza los
derechos de los empleados.

Constitución política: Es el conjunto de reglas fundamentales que rigen la organización y las

relaciones del poder público y fijan los grandes principios del derecho público del Estado.

Decisión: Normativa jurídica de (Derecho Comunitario Europeo) que vincula a sus

destinatarios de manera directa e inmediata, puede dirigirse a instituciones, órganos,
organismos y funcionarios de la unión. (Decisión CAN 584 de la Comunidad Andina de
Naciones).

Decreto: Acto administrativo propio de la Rama Ejecutiva cuyo alcance puede ser de
carácter general, individual o colectivo.
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Ley: Norma general de aplicación en todo el territorio nacional, dictada por el Congreso de la
República.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables.

Normatividad: Conjunto de normas aplicables a una determinada materia o actividad.

Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (1) u obligatoria.

(1) Nota: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la
organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo
consideración está implícita

Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales, reglamentarias o

normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la empresa. El incumplimiento
de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar en responsabilidades penales o
civiles.
Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones derivadas
de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e internacionales,
estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los riesgos de seguridad y
salud en el trabajo de SONAR AVL SYSTEM S.A.S

Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso voluntario que la
empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones, entidades, empresas y
organizaciones.

Resolución: Orden escrita dictada por el jefe de un servicio público de carácter general
obligatorio y permanente, se dictan para cumplir funciones que la ley encomienda a cada
servicio público, pueden tener alcance nacional o local.

Riesgo: Posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño o lesión derivados del
trabajo que realiza, con consecuencias negativas para su salud y/o integridad física y mental.

Sentencia: Resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier instancia o

recurso, se pronuncia en audiencia pública.

4. MARCO LEGAL

 Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan
otras disposiciones en materia de salud ocupacional, artículo 14. Estándares mínimos del
Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales
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 Decreto 1072 de 2015 Decreto único del sector trabajo, Capítulo 6. Artículo
2.2.4.6.12. Documentación
 Resolución 1111 de 2017. Requisitos mínimos en seguridad y salud en el trabajo.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a la empresa en Seguridad, Salud en el Trabajo, están

compuestos por la normativa que se ajusta al servicio que presta cada una de ellas y que
deben cumplirse en las diferentes actividades, sedes y/o proyectos.

Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se

emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y Local
que a continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y usuarios,
comunidad, trabajadores, accionistas, dueños, proveedores) que afecte directa o
indirectamente los procesos y proyectos de la organización.

La identificación y revisión será realizada por el director de área o por el responsable de

seguridad y salud en el trabajo según sea el caso, con la asesoría de un abogado o experto
cuando se requiera.

5.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Constantemente (1 a 2 vez por semestre) se revisarán las fuentes de información del Fondo
de prevención de Riesgos Laborales de la república de Colombia, Minsalud y Fasecolda y
para identificar las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos
administrativos aplicables o cuando la organización incluya nuevas actividades en sus
procesos; estos cambios se estudiarán y quedarán consignados en el formato de “Análisis de
la aplicabilidad de la nueva normativa” (ver tabla 1), donde se determinará si son aplicables a
la organización.

Tabla 1 . Formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa”

Fecha de Aplicabilida Deroga

Fecha de Descripció Proyecto
Norma expedició Emisor d otra ley /
análisis n
n Si No Cual
Indica el Identifica Expresa la Autoridad Enuncia el Indica si se Se Describe el
mes en la fecha de o entidad encabezad aplica o no mencionar nombre del
que se normativa publicació que o con que la normativa á la proyecto al
verificó la (Ley, n de la emitió la se analizada normativa que le
nueva Resolución, norma norma identifica que se aplica la
normativa Decreto, analizada la deroga con normativa
expedida Auto, normativa. esta nueva analizada,
Acuerdo) aplicable ley si es el o si aplica
de caso. en caso
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Aplicabilida
Proyecto
d
Fecha de Deroga
Fecha de cualquier Descripció contrario a
Norma expedició Emisor otra ley /
análisis índole que n toda la
n Cual
se está organizació
analizando n

Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor disponible en la

empresa para este fin, de manera cronológica y si aplica, se procederá a su inclusión en la
respectiva Matriz de Requisitos Legales.

5.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO

Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la organización debe crear
vínculos directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente, además
de tener acceso a través de la Intranet Corporativa con las páginas WEB de las principales
autoridades. También se conservarán en medio físico aquéllas que adquiere la empresa por
medio de la suscripción con organizaciones especializadas en la publicación de legislación
nacional y otras que decida la organización adquirir.

5.4 COMUNICACIONES

La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la empresa

y a clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades municipales,
comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta comunicación se realizará por: carta, correos
electrónicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si se
requieren.

Así mismo, la matriz de requisitos legales, podrá ser consultada a modo de lectura, por
cualquier funcionario, a través de la intranet de la empresa.

Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo requieran,
los requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la cual fueron
contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la normatividad y obtener
su participación en los diferentes procesos establecidos por la organización.

5.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno de
los artículos identificados en las matrices para determinar su estado cada 6 meses. Además
se podrán efectuar actividades periódicas como:
 Inspecciones a las instalaciones.
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación
de las respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
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 Programas y controles operativos establecidos.

En cada matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación periódica del
cumplimiento, en las respectivas casillas de “Actividades que garantizan el cumplimiento” y
“Estado de cumplimiento (%)”.

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr el

cumplimiento de los requisitos establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definirá en cada

una de las áreas que requieran realizar plan específico por la magnitud de los requisitos
legales que le competan. Para los demás procesos que se ejecuten en la empresa, se
realizará de acuerdo a las necesidades de la empresa.

El seguimiento será realizado por el encargado del SG SST, con la asesoría de un abogado
cuando se requiera

Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará
una nueva versión de la respectiva matriz.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

 Matriz de requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo

 Formato de Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa