BIENES

Procedimiento: Administración,
Manejo y Control de Bienes

ADM-PD-06 V-2
Dependencia
Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios
Proceso
Gestión Administrativa
Objetivo
Administrar, manejar y controlar los bienes, propiedad del IDIGER.
Alcance
Inicia con la recepción del bien, continua con el ingreso y legalización en el

almacén para su posterior administración, uso y control y finaliza con la baja
del mismo.
05/05/2015
Procedimiento: Administración, Manejo y
Control de Bienes ADM-PD-06 V-2
05/05/2015
1. Políticas de Operación
 La administración, control y manejo de los bienes de la Entidad, se mantendrá bajo

los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y
conservación del medio ambiente.
 Es responsabilidad del Almacenista General, la recepción, organización, custodia,

manejo, administración y suministro, de la totalidad de bienes de propiedad y a
cargo de la Entidad.
 El Almacenista General del IDIGER será el encargado de dirigir y coordinar el

equipo de trabajo que opera en el almacén, bodega (s) y/o Centro de reserva (as)
de acuerdo con la estructura organizacional diseñada al interior de la entidad.
 Es responsabilidad del almacén mantener un sistema de información actualizado

que permita identificar novedades, movimientos, saldos de bienes en bodega,
servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencia
y responsables.
 Es responsabilidad del servidor público velar por el buen uso de los bienes
asignados y deberá informar al almacén cualquier novedad que se presente con
los bienes a su cargo.
 El IDIGER contará con un comité de inventarios, organismo encargado de velar

por el correcto manejo de los bienes e inventarios, y de coordinar, planificar y
apoyar la gestión del almacenista. Estará integrado por un grupo multidisciplinario
que tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia y se reunirán
como mínimo una vez al año, de acuerdo a lo establecido por la Secretaria Distrital
de Hacienda resolución 001 de 2001.
 El IDIGER clasificara sus bienes muebles en tres tipos: i) Bienes devolutivos, ii).
Bienes de consumo, iii) Bienes de consumo controlado.
 El ingreso o entrada de bienes al IDIGER según su origen, puede producirse por

adquisiciones, donaciones, desarrollos (software), bienes recibidos en comodato,
dación en pago, leasing con opción de compra, remesas o traslados entre
bodegas, recuperaciones o reposiciones, sobrantes, producción, sentencias y por
traspasos entre entidades, entre otros.
 El IDIGER realizara anualmente como mínimo un (1) inventario físico de sus

bienes conformando dos (2) equipos de trabajo para el conteo y reconteo de los
mismos y presentar al cierre del 31 de diciembre de cada año una relación
detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo,
señalando en un informe final las diferencias halladas dentro de la toma física
para que el Comité de inventarios adopte las decisiones administrativas y
contables a que haya lugar.
La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.
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ADM-PD-06 V-2 Control de Bienes
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 El IDIGER realizará mensualmente inventarios aleatorios a sus bienes, a fin de

conocer el estado y tenencia de estos en poder de tercero.
 Para el IDIGER el periodo de permanencia de los bienes está dado por el tiempo
transcurrido entre la fecha de ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como
contable, de los bienes de la entidad, sin que se modifique el título de propiedad
adquirido inicialmente.
 En el IDIGER durante el tiempo de permanencia de los bienes, estos pueden estar

bajo custodia del responsable de almacén o en servicio y en funcionamiento en un
área o dependencia a cargo de un funcionario, quien debe aceptar su
responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones.
 Todo ingreso al almacén debe contar con los documentos soportes legales, los
cuales deberán ser entregados al almacén por parte del área responsable de su
adquisición.
 Todos los bienes clasificados en el IDIGER como devolutivos, se les debe asignar
un número consecutivo a través de una placa de inventario para su identificación e
ingreso en el sistema de información del almacén.
 Es responsabilidad del Almacenista certificar mediante el Formato ADM-FT-62

“Expedición de certificado” o él ADM-FT-101 “Certificado sin pendientes servidores
públicos" verificar que todos los bienes propiedad de la Entidad sean devueltos al
almacén o se efectúe el traslado mediante el formato ADM-FT-38 “Traslado de
bienes devolutivos en servicio” al superior inmediato una vez el servidor público y/o
contratista se desvincule de la entidad.
2. Glosario
Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de

consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que
conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración,

recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad.
Almacenamiento (Ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física

desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor
sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento depende
de las funciones que desempeñe la entidad, deberá efectuarse de conformidad con la
naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.
Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil
o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de
una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.
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Avalúo: Estimación que se hace del valor o precio de un bien.
Avalúo fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que
corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo.
Avalúo técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el

valor comercial o de reposición de un activo.
Baja de bienes inservibles: En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no

pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal
estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la
entidad.
Baja de bienes servibles no utilizables: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se

encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero
que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque
la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por
eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del
Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja.
Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos

fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.
Bienes de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el
primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos o aplicarlos a otros, desaparecen
como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros.
Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes muebles o intangibles que no se

extinguen o consumen de manera inmediata y que permiten ser controlados por sus
características físicas y/o técnicas pero que por su costo de adquisición mínima cuantía
pueden ser reclasificados como bienes devolutivos a consumo con control conforme lo
establezca y autorice el comité de inventarios.
Bienes devolutivos: Son aquellos bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se

extinguen o consumen de manera inmediata y que, desde su punto de vista de su
administración, control y seguimiento, requieren ser controlados.
Bienes inmuebles: Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al
suelo, unidos de manera inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su
naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro.
Bienes intangibles: Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse o
controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos
futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria debe ser confiable.
Bienes muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose
ellos por sí mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por
naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
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Cesión o traspaso: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes

raíces o del título o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una
patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos.
Conceptos que generan ingreso o entrada de bienes al almacén: El ingreso de bienes

a almacén se puede dar por: compras generales , por compras de caja menor, por
importaciones, por compras a través de contratos de outsorsing, ingreso de partes por
aprovechamiento a partir del desmantelamiento, de productos elaborados o terminados,
ingreso de maquinaria o equipos reconstruidos o mejorados, ingreso por recuperación de
bienes, por sobrantes, por reposición, software adquirido o desarrollado en la entidad, de
bienes recibidos en préstamo, contratos de comodato y/o interinstitucionales, donaciones
y sentencias.
Conceptos que generan salida de almacén: Salida de bienes por suministro, Salida
para uso de funcionarios y/o contratistas, por bienes entregados en préstamos a través
de contrato de uso o convenios interadministrativos, salida de bienes entregados a través
de contratos de comodato, salida por perdida, daño o hurto y salida definitiva por baja de
almacén.
Costo histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original,

adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de
servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o
enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de
capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada
caso.
Costo de reposición: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo
similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en
Dación en pago: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes
convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la
obligación original.
Destinos finales: Dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la
entidad no desea tener más en su patrimonio o que por haber sido tipificados como
Bienes Servibles No Útiles u Obsoletos o como Bienes Inservibles, se deba salir de ellos.
Donación: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.
Eficacia: Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir el efecto
esperado.
Eficiencia: Virtud y facultad para lograr un efecto determinado.
Egreso o salida definitiva por baja: Es el proceso mediante el cual la administración

decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e
inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de
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prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se

encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones
administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en
calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que
se le haya dado.
Enajenación: Venta o cesión de una propiedad.
Gasto: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo importe
generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o prestación de
servicios.
Ingresos: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no

constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o
extraordinarios.
Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la

cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del
producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.
Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que

tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su
productividad sino que la recuperan.
Merma: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y
bienes por causas naturales.
Muebles y enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que
se consideran como un activo fijo.
Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas

causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Operaciones de traspaso de bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes

transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes
y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel
nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa.
Operaciones interinstitucionales: Cuentas cuya causación corresponde al ente

encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo
efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes
transferidos a otros entes públicos.
Optimizar: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad. Aprovechar un bien o cosa
bajo su aspecto más favorable.
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Patrimonio: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la
entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio está constituido por el
aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones.
Placa de inventario: Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite
la identificación de un bien devolutivo en inventario.
Placa de inventario adherida: Es aquella etiqueta adhesiva que por las características
físicas y técnicas del bien y por cuanto este no se encuentra a la intemperie permite ser
adherida al mismo.
Placa de inventario asignada: Para los bienes que se encuentran a la intemperie y que
por sus características físicas, técnicas o intangibilidad no permite ser adherida de
manera física y es asignada llevando el correspondiente control en el sistema de
información de administración, manejo y control de bienes.
Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre
hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.
Permuta: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar
una cosa por otra. La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan
mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil).
Precio de mercado: Valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y

demanda en el mercado.
Procedimiento: Secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un

proceso o tarea.
Registro: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.
Roto(a): Desgarrado, quebrado, perdido.
Salida de bienes de almacén: Entrega de bienes devolutivos, de consumo o de consumo

controlado que se encuentran en depósito a cargo del almacenista, para su entrega se
deberá diligenciar el formato ADM-FT-36 “Solicitud de Bienes” debidamente diligenciado y
firmado por los responsables de la operación, y el almacenista a partir de dicho formato
procederá a registrar esta operación en el formato ADM-FT – 37 “Salida de Bienes”.
Recepción de bienes: Recibe y verifica el bien, adquiridos a través de: Compras

generales, Compras por caja menor, Importaciones, Ingreso por aprovechamiento,
Recuperación de bienes, Sobrantes, Reposiciones, Bienes recibidos en préstamo,
Donaciones, Sentencias, Convenios o Comodatos, Operaciones, Interinstitucionales,
Reintegro de bienes devolutivos, Ingreso de software, entre otros
Transferencia: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. Llevar,
trasladar a alguien o algo de un lugar a otro. En operaciones en que el precio se ha
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pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los
anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos. La cifra
resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se
registrará la transacción en contabilidad. Dicho valor será objeto de actualización, usando
para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, entre otros:
Vida útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su
propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier
vida económica comúnmente reconocida.
3. Descripción de Actividades
N° Actividad Responsable Control
ENTRADA DE BIENES NUEVOS O REINTEGRO AL ALMACÉN
1 Inicia con el procedimiento contractual

Verificar soporte documental del bien: Se analiza Contrato
la existencia de los soportes que denote la legalidad Almacenista Certificado de
del bien y/o libertad y tradición
2 ¿Es un bien inmueble? Supervisor del Inmueble o
SI: Continuar con la actividad 6. del Contrato Resolución
NO: Continuar con la actividad 3. Administrativa
Remisión valorizada
y/o
Recepcionar el bien: Recibe y verifica el estado, las
Factura/
cantidades y especificaciones técnicas del bien.
Contrato /
¿El bien es nuevo?
GFI-FT-01
SI: ¿Cumple con las especificaciones técnicas?
Almacenista y/o Certificado de
SI: Continuar con la actividad 4.
3 Supervisor del Cumplimiento
NO: El bien no se recibe, lo devuelve al
Contrato de Obligaciones
proveedor y retorna a la actividad 2.
ADM-FT – 35
NO: Es un reintegro
Reintegro de Bienes
Devolutivos en
Servicio
Identificar y clasificar los bienes (Devolutivo,
Consumo): Almacenista /
¿Es un bien devolutivo? Profesional
4 Placa de inventario
SI: Asignar la placa de inventario al bien y continuar de Almacén /
con la actividad 5 Técnico de Almacén
NO: Continuar con la actividad 6
Paquetear los bienes devolutivos: Adhiere la placa
5 al bien Técnico de Almacén Placa de inventario
Actualizar el sistema de información del almacén: Almacenista /
Ingresa al software y actualiza la información /Profesional Sistema de
6
correspondiente a los bienes recibidos, estableciendo de Almacén / Información
su ubicación dentro del almacén. Auxiliar de Almacén
Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-33
“Entrada de Almacén”: Revisa que concuerde las
Formato
cantidades y valores del bien de acuerdo al contrato
7 Almacenista ADM-FT- 33
y/o factura, el número de la placa asignada a cada
Firmado
bien y procede a firmarla, caso contrario retorna con
la actividad 6.
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Entregar copia del Formato ADM-FT-33 “Entrada
de Almacén” al Área de Pagos y a Contabilidad:
Cada vez que ingrese un bien nuevo al almacén, se
Formato
entregará copia del Formato ADM-FT-33 “Entrada de
ADM-FT- 33
almacén” con los soportes correspondientes al Área Almacenista /
Firmado
de Pagos y a Contabilidad, Dando inicio al Profesional
8 y
Procedimiento Gestión de Pagos y al Procedimiento de Almacén /
Remisión valorizada
Gestión Contable. Técnico de Almacén
y/o Factura
Contrato
NOTA: Cuando se trate de un reintegro de bienes
únicamente se remite copia del Formato ADM-FT-33
al Área de Contabilidad.
Ubicar físicamente los bienes en el almacén de
acuerdo con sus características físicas y Almacenista /
Sistema de
técnicas. Profesional
9 Información
de Almacén /
del Almacén
NOTA: Cuando se trate de un bien inmueble esta Técnico de Almacén
actividad no aplica.
Archivar Formato “Entrada de Almacén”: Archiva
Almacenista /
con sus soportes en la carpeta Entradas de Almacén,
Profesional Carpeta Entradas
10 dando inicio al Instructivo para la organización de
de Almacén / de Almacén
archivos de gestión y al Procedimiento
Técnico de Almacén
“Transferencias y eliminación documental”.
SALIDA O BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN
ADM-FT-36 solicitud
Recibir Formato ADM-FT- 36 “Solicitud de Almacenista /
de Bienes
11 Bienes”: Recibe el Formato debidamente Profesional
Contrato
diligenciado y firmado por el solicitante y por el de Almacén /
ADM-FT-14
supervisor del contrato o funcionario autorizado. Técnico de Almacén
Acta de Entrega
Verificar la existencia del bien solicitado: Ingresa
al sistema de información del almacén y busca el
bien. Almacenista /
Sistema de
Profesional
12 información del
¿Existe y está disponible el bien en el almacén? de Almacén /
Almacén
SI: Continuar con la actividad 13. Técnico de Almacén
NO: Le informa al solicitante la no disponibilidad del
bien y retorna a la actividad 11.
Almacenista
Actualizar el sistema de información del almacén: Sistema de
Profesional
13 Ingresa al software y actualiza la información información del
de Almacén /
correspondiente a la salida del bien. Almacén
Auxiliar de Almacén
Revisar, imprimir y firmar el formato ADM-FT–37 Almacenista
“Salida de Almacén”: Revisa que concuerde las Profesional
ADM-FT – 37
cantidades el número de la placa asignada a cada de Almacén /
14 Salida de Almacén
bien y procede a firmar y recoger la firma del Auxiliar de Almacén
firmado
solicitante en el formato Salida de Almacén, caso y
contrario retorna con la actividad 13. Solicitante
Archivar los Formato “Salidas de almacén”:
Archiva con sus soportes en la carpeta Salidas de Almacenista /
Almacén, dando inicio al Instructivo para la Profesional carpeta Salidas de
15
organización de archivos de gestión y al de Almacén / Almacén
Procedimiento “Transferencias y eliminación Técnico de Almacén
documental”.
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BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN
Identificar el tipo de baja: Si la baja es por pérdida o

hurto de bienes o una baja definitiva de bienes
16 ¿La baja es por pérdida o hurto del bien? Almacenista
NO: Continuar con la actividad 23.
Recibir comunicación informando la pérdida o
hurto del bien: Se analiza la existencia de los Comunicación
soportes que denote el siniestro. Almacenista / Interna
¿Los documentos están completos? Profesional y
17
SI: Continuar con la actividad 18. de Almacén / Denuncia ante
NO: Se da respuesta a la comunicación solicitando Técnico de Almacén la autoridad
los soportes correspondientes y retorna con la competente
actividad 16.
Almacenista /
Actualizar el sistema de información del almacén:
Profesional
18 Ingresa al sistema de información del almacén y ADM-FT-41
de Almacén /
registra toda la información del bien. Técnico de Almacén
“Baja de Bienes”: Revisa que concuerde las Formato
19 cantidades y valores, el número de la placa del bien Almacenista ADM-FT- 41
y procede a firmarla, caso contrario retorna con la Firmado
actividad 18.
Diligenciar, revisar y firmar el Formato ADM-FT-73
Acta de Pérdida de Bienes: Diligencia
Almacenista /
completamente el Formato ADM-FT-73 Acta de ADM-FT-73
Profesional
20 Perdida de Bienes, con la información del bien. Diligenciado
de Almacén /
y Firmado
NOTA: Únicamente el Almacenista puede firmar el
Formato ADM-FT-73 Acta de Perdida de Bienes.
Proyectar y enviar comunicación a la Comunicación
Coordinación Administrativa: Proyecta y envía Interna
comunicación con los soportes de la pérdida o hurto Y
del bien a la Coordinación Administrativa para que se ADM-FT- 41
21 Almacenista
proceda a la reclamación ante la aseguradora, dando ADM-FT-73
inicio al Procedimiento de “Seguros, siniestros y Denuncia ante
reclamaciones de bienes propiedad de la entidad o la Autoridad
de los que llegare a ser responsable”. Competente
Archivar Formato “Baja de almacén”: Archiva el
Formato ADM-FT- 41 con sus soportes en la carpeta Almacenista /
Baja de almacén, dando inicio al Instructivo para la Profesional Carpeta
22
organización de archivos de gestión y al de Almacén / Baja de Almacén
Procedimiento “Transferencias y eliminación Técnico de Almacén
documental”.
Inspeccionar y clasificar los bienes susceptibles
Planilla de
para dar de baja: Observa el estado de los bienes y
23 Almacenista Clasificación
los clasifica de acuerdo con sus características
de los Bienes
físicas.
Solicitar concepto técnico de cada bien y/o
elemento al profesional idóneo: Teniendo cuenta Correo Electrónico
las características del bien (Equipos de sistemas, y
equipos de comunicaciones, equipos eléctricos y Planilla de
24 Almacenista
electrónicos, equipos de emergencias, vehículos, Clasificación
muebles y enseres, entre otros), solicita mediante de los Bienes
correo electrónico al Profesional correspondiente
realice la revisión y emita diagnóstico del bien.
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Revisar el bien: Con base en la planilla de
Clasificación de los bienes identifica y revisa el bien,
su estado, fecha de adquisición, si ha tenido
reparaciones, tecnología, entre otros y emite un
Diagnóstico
25 diagnóstico. Profesional Idóneo
del Bien
¿El bien es susceptible a dar de baja?
SI: Continuar con la actividad 26
NO: Inicia con el Procedimiento “Administración y
Mantenimiento de la Infraestructura”.
Elaborar informe: Conjuntamente diligencia el
Almacenista Formato
Formato ADM-FT-138 Diagnóstico con toda la
26 y ADM-FT- 138
información correspondiente del bien, identificando si
Profesional Idóneo Diagnóstico
éste es susceptible a dar de baja
Convocar a Comité de Inventarios: El almacenista
Director General
le informa al Director General que hay bienes
27 y
susceptibles para dar de baja y se requiere convocar
Almacenista
al Comité de Inventarios.
Planilla de
Clasificación
Realizar reunión: Colocar a consideración del
de los Bienes
Comité de Inventarios la Planilla de Clasificación de
los Bienes y el Formato ADM-FT-138 Diagnóstico. Director General
Formato
28 ¿El Comité de inventario autoriza dar de baja a los y
ADM-FT-138
bienes presentados? Almacenista
Diagnóstico
NO: Retornar con la actividad 24.
PLE-FT-08
Acta de Reunión
Proyectar la Resolución administrativa de baja y
29 Almacenista
destino de bienes.
Revisar y aprobar Resolución Administrativa de
baja y destino de bienes: El Asesor Jurídico revisa y
aprueba la Resolución proyectada, para posterior Vo.
Bo. de la Subdirección Corporativa y Asuntos Asesor Jurídico
Disciplinarios. y Resolución
30 Subdirector de Baja
NOTA: En caso de requerirse ajustes, se retorna con Corporativo y Con Vo. Bo.
la actividad 29. Asuntos Disciplinarios
Dando inicio al Procedimiento “Asesoría Jurídica a

la Gestión Institucional”.
Resolución
30 Firma de la Resolución Director General de Baja
Firmada
Actualizar el sistema de información del almacén: Almacenista /
Profesional
31 Ingresa al sistema de información del almacén y ADM-FT-41
de Almacén /
registra toda la información del bien a dar de baja.
“Baja de bienes”: Revisa que concuerde las Formato
32 cantidades y valores, el número de la placa del bien Almacenista ADM-FT- 41
y procede a firmarla, caso contrario retorna con la Firmado
actividad 31.
Guía Para la Baja y
33 Destino final de bienes Almacenista Destino Final de los
Bienes del IDIGER
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Guía técnica para la

Subdirección
toma física de
Toma física de inventarios: Realiza la programación Corporativa y
34 inventarios
mediante circular Asuntos Disciplinarios
Almacenista
Circular
Fin
4. Formatos y Registros
 ADM-FT-14 Acta de Entrega de Bienes
 ADM-FT-33 Entrada de Almacén
 ADM-FT-35 Reintegro de Bienes devolutivos en servicio
 ADM-FT-36 Solicitud de Bienes
 ADM-FT-37 Salida de Almacén
 ADM-FT-38 Traslado de Bines devolutivos en servicio
 ADM-FT-39 Traspaso de Bienes
 ADM-FT-41 Baja de almacén
 ADM-FT-62 Expedición de certificado
 ADM-FT-73 Acta de pérdida de Bienes
 ADM-FT-101Certificado sin pendientes servidores públicos
 ADM-FT-138 Diagnóstico
 ADM-FT-139 Toma física de Inventarios
 ADM-FT-140 Tarjeta individual de Inventarios
 ADM-FT-141 Diagnostico para baja
 PLE-FT-09 Acta de Reunión
 Guía para la baja y destino final de los bienes del IDIGER
 Guía técnica para la toma física de inventarios
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5. Diagrama de Flujo
Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración, Manejo y Control de Bienes”
Almacenista / Profesional de Almacén /

Almacenista y/o Supervisor del Contrato Técnico de Almacén
Inicio
1. Procedimiento
Contractual
2. Verificar soporte
documental del bien
¿Es un bien
SI
inmueble?
NO
3. Recepcionar el bien
A
NO
NO
¿El bien es
nuevo?
“Es un Reintegro”
SI
¿cumple con las

4. Identificar y clasificar los bienes

especificaciones SI
(Devolutivo, Consumo)
técnicas?
NO
El bien no se recibe, lo ¿Es un bien

devuelve al proveedor devolutivo?
SI
Asignar la placa de 5. Paquetear los bienes

inventario al bien devolutivos
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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes ”
Almacenista / Profesional de Almacén / Almacenista / Profesional de Almacén /

Almacenista
Técnico de Almacén Técnico de Almacén Y Solicitante
1 A
6. Actualizar el sistema de 7. Revisar, imprimir y firmar el Formato

información del almacén ADM-FT-33 “Entrada de Almacén”
8. Entregar copia del Formato

ADM-FT-33 “Entrada de Almacén”
al Área de Pagos y a Contabilidad
9. Ubicar físicamente los bienes

en el almacén de acuerdo con sus
características físicas y técnicas
10. Archivar Formato

“Entrada de Almacén”
11. Recibir Formato

ADM-FT- 36 “Solicitud de Bienes”
12. Verificar la existencia

del bien solicitado
¿Existe y está
Le informa al solicitante la
NO disponible el bien en
no disponibilidad del bien
el almacén?
SI
14. Revisar, imprimir y firmar

13. Actualizar el sistema de
SALIDA O BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN
el formato ADM-FT–37
información del almacén
“Salida de Almacén”
15. Archivar los Formatos

“Salidas de Almacén
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05/05/2015
Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes ”
Almacenista Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén
Se da respuesta a la
16. Identificar el tipo
comunicación solicitando los
de baja
soportes correspondientes
¿La baja es por 17. Recibir comunicación

pérdida o hurto del SI informando la pérdida
bien? o hurto del bien
NO
¿Los documentos
están completos?
SI
19. Revisar, imprimir y firmar 18. Actualizar el sistema

Formato ADM-FT-41 de información del
“Baja de Bienes” almacén
20. Diligenciar, revisar y firmar

el Formato ADM-FT-73 Acta
de Pérdida de Bienes
21. Proyectar y enviar

comunicación a la
Coordinación Administrativa
22. Archivar Formato

“Baja de Almacén”
Instructivo
Para la Organización
de Archivos de Gestión
23. Inspeccionar y clasificar Procedimiento

los bienes susceptibles “Transferencias y
para dar de baja Eliminación Documental”
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05/05/2015
Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes”
Asesor Jurídico
y
Almacenista Profesional Idóneo Director General y Almacenista Subdirector Corporativo
y Asuntos Disciplinarios
24. Solicitar concepto técnico

25. Revisar
de cada bien y/o elemento
el bien
al Profesional Idóneo
27. Convocar a
26. Elaborar informe
Comité de Inventarios
28. Realizar reunión
¿El Comité de
inventario autoriza dar
NO
de baja a los bienes
presentados?
29. Proyectar la Resolución

Administrativa de Baja y SI
destino de bienes
30. Revisar y aprobar

SI Resolución Administrativa
de Baja y destino de bienes
Procedimiento
“Asesoría Jurídica a la
Gestión Institucional”
¿Aprueba la 4
SI
Resolución
NO
Solicitar los ajustes

requeridos
16/18
05/05/2015
Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes”
Almacenista / Profesional de Almacén /

Director General Almacenista
30. Firma la Resolución

31. Actualizar el sistema de 32. Revisar, imprimir y firmar Formato
Administrativa de baja
información del almacén ADM-FT-41 “Baja de bienes”:
y destino de bienes
33. Destino final

de bienes
Guía
“Para la Baja y Destino Final
de los Bienes del IDIGER”
Guía
“Técnica para la Toma
Física de Inventarios”
Fin
Inventario
17/18
05/05/2015
6. Control de Cambios.
Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por

Margarita Buitrago
Aprobación del documento mediante Resolución 214 del
1 15/09/2008 SD Apoyo
15 de Septiembre de 2008
Institucional
Actualización del objetivo, alcance, políticas, glosario y

actividades de acuerdo con la estructura organizacional
vigente.
Aida Patricia Niño
2 05/05/2015 Mora
Cambia de nombre el Procedimiento “Manejo y control de
SCyAD
bienes” a “Administración, Manejo y Control de Bienes,
conservando el código del documento para no perder la
trazabilidad”.
7. Aprobación.
Elaborado por Validado por Aprobado por
Campo Elías Fernández María Constanza Ardila Ariza Aida Patricia Niño Mora
Almacenista Coordinadora Atención al Ciudadano Subdirectora Corporativa
y Gestión Documental y Asuntos Disciplinarios
Sandra Caycedo Moyano

Profesional Especializado José Leonardo Millán Alvarado David Valdés Cruz
de Planeación Estratégica Profesional Planeación Estratégica Asesor de Planeación Estratégica
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.
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Procedimiento: Administración,

Manejo y Control de Bienes

Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Administrar, manejar y controlar los bienes, propiedad del IDIGER.

Inicia con la recepción del bien, continua con el ingreso y legalización en el

 La administración, control y manejo de los bienes de la Entidad, se mantendrá bajo

 Es responsabilidad del Almacenista General, la recepción, organización, custodia,

 El Almacenista General del IDIGER será el encargado de dirigir y coordinar el

 Es responsabilidad del almacén mantener un sistema de información actualizado

 El IDIGER contará con un comité de inventarios, organismo encargado de velar

 El ingreso o entrada de bienes al IDIGER según su origen, puede producirse por

 El IDIGER realizara anualmente como mínimo un (1) inventario físico de sus

La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

 El IDIGER realizará mensualmente inventarios aleatorios a sus bienes, a fin de

 En el IDIGER durante el tiempo de permanencia de los bienes, estos pueden estar

 Es responsabilidad del Almacenista certificar mediante el Formato ADM-FT-62

Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de

Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración,

Almacenamiento (Ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física

La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

Avalúo: Estimación que se hace del valor o precio de un bien.

Avalúo técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el

Baja de bienes inservibles: En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no

Baja de bienes servibles no utilizables: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se

Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos

Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes muebles o intangibles que no se

Bienes devolutivos: Son aquellos bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se

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Cesión o traspaso: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes

Conceptos que generan ingreso o entrada de bienes al almacén: El ingreso de bienes

Costo histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original,

Donación: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.

Eficiencia: Virtud y facultad para lograr un efecto determinado.

Egreso o salida definitiva por baja: Es el proceso mediante el cual la administración

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prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se

Enajenación: Venta o cesión de una propiedad.

Ingresos: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no

Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la

Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que

Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas

Operaciones de traspaso de bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes

Operaciones interinstitucionales: Cuentas cuya causación corresponde al ente

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Precio de mercado: Valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y

Procedimiento: Secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un

Roto(a): Desgarrado, quebrado, perdido.

Salida de bienes de almacén: Entrega de bienes devolutivos, de consumo o de consumo

Recepción de bienes: Recibe y verifica el bien, adquiridos a través de: Compras

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1 Inicia con el procedimiento contractual

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N° Actividad Responsable Control

SALIDA O BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

N° Actividad Responsable Control

Identificar el tipo de baja: Si la baja es por pérdida o

La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

N° Actividad Responsable Control

Dando inicio al Procedimiento “Asesoría Jurídica a

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N° Actividad Responsable Control

Guía técnica para la

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