1

Gestión documental en la interventoría

Presentado por

Hernández Millán Daniel Alejandro

Mancipe Castro Laura Milena

Merchán Galindo Yhoan Mateo

Quijano Naranjo Luisa María

Universidad Santo Tomás

Facultad de Ingeniería Civil

Interventoría

Bogotá D.C
 2

Gestión documental en la interventoría

Presentado por

Hernández Millán Daniel Alejandro

Mancipe Castro Laura Milena

Merchán Galindo Yhoan Mateo

Quijano Naranjo Luisa María

Presentado a

Ing. Francisco Antonio Duarte

Universidad Santo Tomás

Facultad de Ingeniería Civil

Interventoría

Bogotá D.C

3 Sep. 2019
 3

Contenido

Resumen..................................................................................................................................... 4
Abstrac ....................................................................................................................................... 5
Introducción ............................................................................................................................... 6
Gestión documental en la interventoría ..................................................................................... 7
1. Libro de obra / Bitácora .................................................................................................. 7
2. Actas ............................................................................................................................... 9
3. Informes ........................................................................................................................ 12
4. Otros documentos / archivo / trazabilidad .................................................................... 16
5. Conclusiones ................................................................................................................. 17
Bibliografía .............................................................................................................................. 17
 4

Resumen

En el siguiente informe se presentada una detallada descripción sobre la gestión documental

dentro de una interventoría enfocada hacia contratos de ingeniería civil, principalmente en lo

que compete a la contratación pública, para la elaboración de este trabajo se tienen en cuenta

documentos e información suministrada por Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) como

formatos vigentes e información de relevancia.

Este trabajo surge debido a la gran importancia que tiene la gestión documental dentro de una

obra de ingeniería, pues dependiendo del buen manejo de este tema dependerá el

cumplimiento y correcto desarrollo de las actividades y sumado a lo anterior el evitar

imprevistos y accidentes dentro de una obra. El correcto manejo de la gestión documental es

el pilar de una buena gestión de interventoría.

Palabras claves: Interventoría, documentos, archivo, actas, gestión, informe.

 5

Abstrac

n the following report, a detailed description of the document management is presented

within an audit focused on civil engineering contracts, mainly with regard to public

procurement, for the preparation of this work, documents and information provided by the

Institute are taken into account Urban Development (IDU) as current formats and relevant

information.

This work arises due to the great importance of document management within an engineering

work, since depending on the good management of this topic, compliance and proper

development of activities will depend and added to the above, avoiding unforeseen events

and accidents within a project. work. The correct management of document management is

the pillar of a good audit management.

Keywords: Audit, documents, file, minutes, management, report.

 6

Introducción

Dentro de las obras de ingeniería civil hay temas de igual o mayor importancia que la misma

construcción o procesos de ejecución y esta es conocida como la interventoría. Esta es la

encargada de ejercer funciones de control y vigilancia, sobre los actos necesarios para la

ejecución de obras y busca garantizar que ésta se ejecute de acuerdo con los planos,

documentos, especificaciones, estudios, costos y plazos establecidos, dentro de los

parámetros de cumplimiento, calidad y economía.

Teniendo en cuenta que la interventoría es de gran importancia en la construcción se deben

tener claros los conceptos y procedimientos relacionados con el fin de dar una correcta

ejecución de esta actividad. Cuando se trata de hacer una correcta labor de interventoría, los

medios escritos participan ocupando un lugar fundamental, ya que se debe dejar constancia

por medios físicos de cualquier novedad y actividades realizadas en obra, estas pueden

llamarse; bitácoras, actas, informes, entre otros.

 7

Gestión documental en la interventoría

La gestión documental en la interventoría es una de las partes más importante de lo

comprende este tema, debido a que, cada uno de estos tipos de documentos son las garantías

y evidencias que se tendrán a la hora de sustentar el trabajo hecho.

En la gestión documental existen los siguientes Documentos:

1. Libro de obra / Bitácora

Es el documento en el cual se harán constar las acciones realizadas en obra; los inventarios

periódicos de los materiales, el equipo y el personal, así como las actas de los comités

técnicos de obra o administrativos que periódicamente deben realizarse, y las observaciones

que por parte de alguno de los participantes de la obra se hagan constar. Este libro formará

parte integral de los documentos del contrato.

Existen 3 tipos de bitácoras:

En el primer tipo encontramos el formato diseñado e impreso conforme a las necesidades de

una institución que contrata obra regularmente. Estas libretas ya tienen el número de copias

que son necesarias de acuerdo a las necesidades e inclusive está indicado el destino de cada

una de dichas copias.

El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papelerías especializadas.

El tercer tipo serían los formatos improvisados.

En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a continuación:
 8

 Las hojas originales deben estar foliadas

 Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista y otra

para el contratante.

 Las hojas copia deben ser desprendibles, no así la original.

 Deberá existir una columna para anotar el número de la nota y la fecha.

 Las pastas deben ser duras y resistentes al maltrato, preferiblemente de algún material

que sea resistente a la humedad.

 Los libros de obra deben contener la fecha del día de asiento, todas deben seriarse

consecutivamente respetando el orden sin excepción. No debe existir ninguna nota sin

número.

 Cuando en los libros de obra se cometen errores, sea de redacción, ortografía o algún

otro factor se debe anular por tener error acompañada de una leyenda que diga “Esta

nota se anula por tener error”.

 Las firmas que contienen los libros de obra son propiciadas por los superiores

responsables de obra. La bitácora se firma para abrirla, para cerrarla, para

autorizaciones o desauto|rizaciones

 Como sabemos, existen también diversos medios de comunicación y de transmisión

de órdenes y de información. Los más comunes son: Los oficios, las minutas de las

juntas, los memorándums, las circulares y las comunicaciones telefónicas. Ninguno de

estos medios tiene la validez oficial y legal respecto al contrato de obra y, a pesar de

su importancia solo tienen una validez relativa respecto a la bitácora de obra. Por este

motivo es importante validar cualquiera de los medios mencionados, cuando así se

requiera, por medio de una nota de bitácora en la cual citamos el medio utilizado y lo

convertimos en parte integral de la bitácora

 9

2. Actas

Es un documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunión,

dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada

uno de ellas. (USTA, 2006)

El jefe de la unidad gestora, supervisor, interventor deberá elaborar en cada caso bajo su

responsabilidad las siguientes actas descritas en (USTA, 2006):

 Acta de inicio de contrato: Documento que suscriben el Interventor, en el cual se

estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a

contabilizar el plazo y se establece la fecha final para la entrega de lo pactado en el

objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo físico del contrato y, por

tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del

Supervisor o Interventor.

 Acta de suspensión: Documento mediante el cual el Interventor y el representante

legal del contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una

circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previa aprobación

por parte del ordenador de gasto y de la Supervisión o Interventoría.

 Acta de reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la

suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista se obliga a

actualizar sus pólizas a esa fecha.

 Acta parcial de pago: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un

determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado periodo.

 Acta de recibo: El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se

realizará de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el

contrato, y dentro de los términos allí señalados.

 10

Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con

las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio,

suscribiendo acta de recibo parcial o acta de recibo final, según sea el caso, la cual

debe estar firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista.

 Acta recibo parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del

supervisor o interventor de la ejecución parcial del objeto del contrato intervenido,

registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.

 Acta de recibo final: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el

representante legal del contratista declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo

a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos a

satisfacción.

 Acta de liquidación del contrato:

Documento mediante el cual el representante legal del contratista hace entrega y el

Supervisor o Interventor y el Ordenador de Gasto reciben a satisfacción lo estipulado

en el objeto del contrato, donde consta el valor inicial y final ejecutado más los

acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al

contrato y poder declararse paz y salvo.

Contenido general de las actas de interventoría, (ejemplo: acta de iniciación)

 Número del contrato u orden

 Objeto del contrato

 Contratista/contratante

 Valor y plazo del contrato

 Pólizas: conceptos, valores y vigencias

 Relación del personal de contratista para la ejecución del contrato

 11

Ejemplo de un acta de iniciación:

 12

Henry, H. (2013). Actas en obras de interventoría. [Imagen]. Recuperado de

https://es.slideshare.net/heheman/acta-de-inicio-contrato-293-2013

3. Informes

Según (Barajas & Villamizar Serrano, 2006) el informe de interventoría es:

El informe de interventoría es un documento que evidencia un conjunto de hechos y de

actividades desarrolladas durante el transcurso y ejecución de una obra, donde se deja

 13

constancia de lo acontecido de una manera detallada, basándose en la inspección técnica,

administrativa y contable. (p,02)

Es importante decir que los informes de interventoría son necesarios para realizar controles y

seguimientos en los cuales debe quedar constancia física o fotográfica tanto de los procesos

constructivos respondientes de la obra, como las especificaciones técnicas, materiales,

ensayos, mediciones físicas, concordancia entre planos y lo ejecutado, presupuesto, etc, esto

debido a que, el pago en la mayoría de contratos de interventoría se dan por precios unitarios,

es decir, por informe mensual aprobado.

Informes de interventoría:

 Informe semanal de interventoría: Es uno de los informes que deben presentar el

interventor contratado por la empresa para realizar el control sobre la ejecución de un

proyecto.

Con este informe se pretende que la supervisión pueda tener conocimiento rápido de

las situaciones que se presentan durante el desarrollo del contrato y le permita tomar

decisiones prontamente. Debe contener:

 Información general: Se describen los datos básicos del contrato tales como

objeto, plazo, valor y fechas de inicio y terminación.

 Control a la ejecución del contrato: Se describen las acciones

implementadas por la interventoría para mantener el avance o recuperar el

atraso del contrato.

 Información de actividades: Se hace una descripción de las actividades

realizadas en la semana y que se deben iniciar la semana próxima. Se hace un

análisis sobre las actividades críticas del contrato y comentarios generales

sobre el estado en que se encuentra el proyecto.

 14

 Avance fotográfico del avance del contrato: Se deben incluir las fotografías

más representativas de las actividades ejecutados en la semana.

 Comentarios y recomendaciones: Realizar las recomendaciones pertinentes

sobre ampliaciones, cambios en el proyecto, solicitud de multas o acciones

legales.

 Informe mensual de interventoría: Es el informe que mensualmente debe presentar

el interventor a la entidad contratante. El informe debe reflejar lo acontecido en el

proyecto durante ese periodo y las actuaciones de la interventoría para la supervisión,

control y acompañamiento del mismo. Debe contener:

 Introducción

 Informe ejecutivo mensual

 Descripción del proyecto

 Localización (Mapa o plano de ubicación del proyecto)

 Características del proyecto (Descripción de los ítems más

representativos del proyecto)

 Contrato de obra

 Información general del contrato (Objeto, nombre del contratista, valor,

plazo, inicio, terminación, garantías) (Formato de control de pólizas)

(Anexo de cantidades

 Obras programadas durante el contrato (anexo de cantidades y precios del

contrato)

 Recurso del contratista

 15

 Personal (Formatos del control de personal y pagos parafiscales, control

de elementos de seguridad industrial y control de seguridad industrial en

obra)

 Informe de inversión del anticipo

 Contrato u orden de servicios de interventoría

 Observaciones y recomendaciones

 Anexos

 Actas del contrato de obra generadas durante el periodo

 Acta de obra del periodo

 Memorias de cantidades de obra ejecutada

 Planos de ejecución de obra

 Actas de comité de obra

 Informe final de interventoría:

Es el informe que debe presentar el interventor extremo a la entidad contratante, al

finalizar la ejecución del contrato objeto de la interventoría. El informe debe reflejar

un resumen de lo acontecido durante todo el proyecto y las actuaciones de la

interventoría para la supervisión, control y acompañamiento del mismo. Debe

contener:

 Introducción

 Informe ejecutivo final

 Descripción del proyecto

 Contrato de obra

 Contrato u orden de servicios de interventoría

 16

 Observaciones y recomendaciones

 Anexo

4. Otros documentos / archivo / trazabilidad

 Documentos cruzados: Entre el contratista favorecido y el propietario, antes de

firmar el acta respectiva con aclaraciones, solicitudes de incluir conceptos dentro de la

propuesta y otras comunicaciones escritas que hayan tenido lugar. (USTA, 2006)

 Memorias de cálculo

 Información topográfica: Indispensable para iniciar la obra.

 Gestión de compras: Aprobación, información y listado de materiales con sus

especificaciones.

 Planos: Cuando los planos están en medio físico y al transcurrir la obra se van

realizando modificaciones, es indispensable llevar una secuencia de los planos cuya

versión ya es obsoleta y de los que están recientes.

 Minutas

 Pliego de condiciones: Acto administrativo en el cual se fija unilateralmente por el

estado el marco normativo bajo el cual se desarrollará el procedimiento de selección

por licitación o convocatoria pública y la ejecución del contrato, contiene los derechos

y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los

requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y

posteriormente el contratista durante la ejecución del contrato. (Barajas & Villamizar

Serrano, 2006)

Se debe tener un inventario de archivo, es decir de informes, actas, planos, entregables,

que ya no cumplen ninguna función o simplemente fueron anulados, actualizados, etc., y

darle un buen manejo a la hora de reutilizar el papel o reciclarlo.

 17

5. Conclusiones

 Los informes de interventoría servirán de evidencia para certificar que lo ejecutado

por el contratista se ajusta a lo requerido por el contratante, o si por el contrario se

deben aplicar correctivos, multas o sanciones por incumplimiento.

 Es necesario asignar a profesionales idóneos y altamente calificados para las

interventorías, ya que, estos tienen un gran compromiso donde están expuestos a

responder civil y penalmente por sus acciones.

 Los informes de interventoría son fundamentales para conocer lo sucedido durante el

desarrollo del contrato, por lo anterior se deben reflejar de manera clara y veraz lo

realmente ocurrido y contener la información necesaria para aclarar cualquier

inquietud al respecto.

Bibliografía

 Barajas, M. A., & Villamizar Serrano, J. F. (2006). Manual para la elaboración de

informes de interventoria . Obtenido de

https://repository.upb.edu.co/bitstream/handle/20.500.11912/655/digital_18393.pdf?s

equence=1

 Sanchez, J. C. (1957). Interventoría de proyectos y obras. Medellin: Universidad

Nacional.

 USTA. (2006). Manual de interventoria y supervisión . Obtenido de

https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/10349/2._MANUAL_DE_INTE

RVENTORIA_Y_SUPERVISION.pdf?sequence=2&isAllowed=y