 regunta 1

¿Los documentos de archivo son importantes porque?

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

 Pregunta 2

Los archivos según su uso se clasifican en

Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años

anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como:
historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se
encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en
el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o históricas

 Pregunta 3

Cualidades de los archivos

Económicos
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas
de documentación.
9 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Simples
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

 Pregunta 4

Los archivos según su naturaleza o entidad que realice el procesos se clasifica en:

Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del

Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por
su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés
público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurídicas

 Pregunta 5

El documentos es

 Pregunta 6

Documento Privado es

• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas

naturales o jurídicas
 Pregunta 7

Las características internas del documento son

 Pregunta 8

Los Pasos para la administración son:

 Pregunta 9

Cuando hablamos de planear nos referimos a

 Pregunta 10

En qué consiste la Radicación de documentos

Examen 1
PREGUNTA 1
1. La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de la entidad

Verdadero

Falso

10,00 puntos
PREGUNTA 2
1. En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:
a. Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma de decisiones
b. Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la entidad y de la
nación
c. Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales
d. Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa

10,00 puntos
PREGUNTA 3
PREGUNTA 3
1. Los documentos que se catalogan como documentos históricos son aquellos que el archivista considera
importantes y no se pueden eliminar

Verdadero
 Falso

10,00 puntos
PREGUNTA 4
1. Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada, porque ejerce control y ubicación
de los documentos

Verdadero

Falso

10,00 puntos
PREGUNTA 5
1. Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se hace referencia al horario de llegada
y salida del funcionario de la entidad

Verdadero

Falso
PREGUNTA 6
1. Según su uso los archivos se clasifican en:
a. Archivos de gestión
b. Todos los anteriores
c. Archivos de uso, archivo activo
d. Activo, semi activo, inactivo

10,00 puntos
PREGUNTA 7
1. Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:
a. Archivo de gestión, central e histórico
b. Archivos activos, archivos inactivos
c. Archivos activos, y de gestión

d. Todas las anteriores

PREGUNTA 8
1. Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en cada una de las
_______________
a. Observan, régimen, entidades
b. Clasifican, tiempo, etapas
c. Conforman, tiempo, gavetas
d. Organizan, régimen, empresas

10,00 puntos
PREGUNTA 9
 1. El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se van a conservar los
documentos

Verdadero

Falso
PREGUNTA 10
1. Los archivos se clasifican según su organización en:

a. Institucionales, privados, públicos

b. Centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado, descentralizado

con control centralizado
c. Centralizado, descentralizado, públicos
d. Centralizados, descentralizado, descentralizado con control descentralizado


Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los materiales con que se elaboran, no
sobrecostea los activos de la organización

 Pregunta 2
10,00 de 10,00 puntos

De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como:

 Pregunta 3
10,00 de 10,00 puntos

Según su naturaleza los archivos se clasifican en:

 Pregunta 4
10,00 de 10,00 puntos

Archivo activo hace referencia a documentos del año _____________ o _________________, que se
encuentren en _______________.

 Pregunta 5
0,00 de 10,00 puntos
 El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde se van a conservar los
documentos

 Pregunta 6
10,00 de 10,00 puntos

El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el funcionario, con el grado de
confidencialidad que maneja

 Pregunta 7
10,00 de 10,00 puntos

Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente

 Pregunta 8
10,00 de 10,00 puntos

Los archivos se clasifican según su organización en:

 Pregunta 9
10,00 de 10,00 puntos

Los archivos se _____________de acuerdo al ________________ establecido en cada una de las

_______________

 Pregunta 10
10,00 de 10,00 puntos

Archivo _____________ es todo ______________que pertenece a entidades _____________

 Pregunta 1
10 de 10 puntos

La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos
 Pregunta 2
10 de 10 puntos

Tres cualidades de los archivos son:

 Pregunta 3
10 de 10 puntos

El ciclo vital del ___________________ es archivo de _________________, central e

____________________

 Pregunta 4
10 de 10 puntos

Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se hace referencia al horario de
llegada y salida del funcionario de la entidad

 Pregunta 5
10 de 10 puntos

Según su uso los archivos se clasifican en:

 Pregunta 6
10 de 10 puntos

Según su naturaleza los archivos se clasifican en:

 Pregunta 7
10 de 10 puntos

En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:

 Pregunta 8
10 de 10 puntos

Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:

 Pregunta 9
 10 de 10 puntos

Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente

 Pregunta 10
10 de 10 puntos

Los ______________, ____________________ son aquellos que llevan cada una de las _____________
de la organización