SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

GUIA DE TRABAJO No. 1

PROPOSITO

Esta guía propone a los participantes realizar un trabajo de lectura y análisis acerca de la
importancia que tiene para las organizaciones de hoy día la información para mantenerse en
un mercado competitivo.

ACTIVIDADES

1. Lectura personal del texto “El Laberinto de la Información”.

2. Análisis por escrito del texto

3. Pautas de reflexión

 ¿Está usted de acuerdo con la expresión “En la información está el poder”?

Justifique su respuesta.

Estamos de acuerdo, siempre y cuando pueda usarse adecuadamente y además se cuenten

con los mecanismos adecuados para procesarla y sacarle el mayor provecho, mucho más en
el área empresarial, ya que la información es uno de los activos más importantes de las
organizaciones. Mientras se cuente con las herramientas y servicios que permitan a los
usuarios acceder y analizar de manera rápida y sencilla la información, será vital para la toma
de decisiones de negocio a nivel operativo, táctico y estratégico de allí se infiere que la
Información da el poder a las organizaciones para tomar medidas acertadas y sobretodo
oportunas. El tener el poder de la información en una organización permite incrementar la
eficiencia, brindar respuestas más rápidas a las preguntas que surgen del negocio, tener mejor
control sobre las áreas funcionales de la empresa y tomar decisiones certeras con información
precisa.
  ¿Qué significa ser proactivo?

Ser proactivo es tomar el control de los acontecimientos en vez de quedarse mirando que
sucedan las cosas. Significa anticiparse a los problemas, buscar nuevas soluciones, dar lo
mejor de ti mismo. Una persona proactiva toma la iniciativa, se anticipa a los hechos, es
responsable por lo que suceda y decide en cada momento, es capaz de reaccionar ante
cualquier circunstancia, no responsabiliza a otros por sus errores. O significa que se actuará
de forma desorganizada o de forma alocada, Una persona proactiva no se queja si en el trabajo
o en su negocio las cosas no van como espera, sino que trabaja para conseguir los objetivos
y generar cambios constructivos en su organización, también significa tomar control
consciente sobre su vida, fijarse objetivos y trabajar duro para lograrlos. En vez de reaccionar
ante eventos y esperar a que lleguen las oportunidades, sale y crea sus oportunidades, en vez
de ir actuando con base en las situaciones que van llegando a su vida, va creando las
condiciones para alcanzarla.

 ¿Puede la información en vez de ayudar, entorpecer las actividades de las

organizaciones? ¿Por qué?

Estamos de acuerdo en que la información en algunas ocasiones puede entorpecer las

actividades, sobre todo cuando se da en gran volumen. Así como la información crea
oportunidades para mejorar la eficiencia de las empresas, igualmente, en gran volumen puede
plantear importantes retos y problemas que el ejecutivo tendrá que afrontar, lo cual le
generará gran inversión de tiempo, además que le ocasiona estrés laboral, grandes
preocupaciones, decisiones desacertadas basados en la mala interpretación de la misma. El
exceso y sobrecarga de la información tiene consecuencias tanto a nivel individual como a
nivel empresarial. A nivel individual la gran cantidad de información para procesar puede
ocasionar al empleado fatiga y trastornos que pueden impedir que rinda de manera adecuada,
mientras en a nivel organizacional puede generar generación de costos adicionales, pérdida
de productividad y perdida en la utilidad de la información.

 ¿Qué consecuencias puede generar la sobrecarga informativa?

Pensamos que las consecuencias que se pueden generar por las sobrecargas informativas es
que no se puedan tomar decisiones oportunas por parte de los ejecutivos, ya que al haber
sobrecarga de información en algunas ocasiones se podría omitir información relevante para
alguna decisión de cualquier área de la empresa, también es probable que al tener demasiada
información esta se subutilice y la verdadera información importante no sea tenida en cuenta.
Otra consecuencia que se ha dado por la sobrecarga de información es que muchas empresas
han tenido que aumentar las horas extras por parte de sus empleados para poder procesar la
información, ya que entre más información mayor tiempo debes dedicar para procesarla,
haciendo que haya distracción de las verdaderas responsabilidades, además que no solo afecta
en términos económicos si no a nivel de estrés de los empleados afectando la salud y la
eficiencia de los ejecutivos.

 ¿Qué medidas deben tomar las empresas para contrarrestar los efectos
producidos por la sobrecarga de información?

Cuando se recibe más información de la que se puede procesar es muy probable que tengas
que posponer la toma de ciertas decisiones o te expones a tomar decisiones equivocadas. Por
lo cual es necesario tomar medidas para contrarrestar que esto ocurra.

Como primera medida es pertinente que las empresas entrenen al personal y les enseñen a
separar la información esencial de la información secundaria y de esa manera los altos
mandos puedan recibir solo la información que de verdad sea esencial y lo lleve a tomar las
mejores decisiones oportunamente.

Además, que aquellos que manejan y procesan la información desarrollen la habilidad y

destreza de comunicación e interpretación para que la información no sea personal si no
corporativa.

Se debe contar con un personal que sepa adaptar a los cambios, que sean dinámicos,
proactivos, flexibles y eficientes.
Contar con buenos y novedosos programas que le permitan procesar grandes cantidades de
información de manera rápida y eficiente y que estos sean manejados por personas
capacitadas y de gran capacidad de análisis.

Tomar en cuenta las siguientes pautas:

 Definir qué información queremos saber.

 Elegir qué sistema vamos a utilizar para automatizar la captura de información.
 Establecer los criterios de selección de información.
 Analizar la información seleccionada.
 Compartir la información correcta con las personas correctas

4. Plenaria

5. Investigue acerca de las estrategias más utilizadas para organizar y dirigir el control de la
información en las organizaciones.

- Sistemas de códigos de barras y punto de venta

Hoy en día muchas empresas comerciales utilizan estos avances computacionales. Un

sistema de control total de inventario es el objetivo que podría dirigir a un gran número de
comerciantes y empresarios a desarrollar facilidades computarizadas con base en el Código
Universal del Producto o a un sistema de reconocimiento óptico de caracteres. A través de
esta técnica, los artículos pasan sobre un lector óptico de barras, la computadora
inmediatamente registra y despliega el monto de la venta, el cliente recibe la lista de
productos con sus precios, a la vez que toda la información del inventario es almacenada en
el sistema de información.

Ventajas:

 Más eficiente
 Reducción de personal en cajas
 Mejora de los procesos
 Mejora en servicio al cliente
 Manejo de inventario de forma automática
Esto hace que las empresas tengan un buen control de inventario, además de esto
manejan en tiempo real este tipo de información necesaria para el buen
funcionamiento de la organización …… (Ampliar)
- Transferencia electrónica de fondos (EFT

La Transferencia Electrónica de Fondos para el comercio (EFT) se refiere a la

transferencia de dinero de la cuenta del negocio. El interés en la EFT ha crecido
debido al ahorro de tiempo para el consumidor y el comerciante. Desde el punto de
vista de los consumidores es una opción adicional como forma de pago y el EFT
ahorra tiempo y facilita las compras, ya que elimina la necesidad de escribir cheques
para el pago de los artículos que compran. Desde el punto de vista de los
comerciantes, el EFT representa un método rápido y seguro para vender.
Ventajas
 Incremento en la lealtad de los consumidores, debido a que el cliente puede
comprar con mayor frecuencia en un establecimiento que ofrece este servicio.
 Los gastos de operación del comerciante pueden reducirse, lo cual se reflejará en la
baja de precios de venta, sin mermar las utilidades del negocio. Ello reduce
actividades operativas como autorización de cheques, llenado de fichas de depósito
y problemas de cheques con fondos insuficientes.
 Disponibilidad inmediata de fondos por parte de los comerciantes, lo cual reduce el
tiempo de cobro de cheques.
 Reducción significativa del personal que labora en los bancos; debido a la
disminución de transacciones operativas en las mismos.

Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI)

Un establecimiento comercial cuenta con un sistema de información que almacena

los datos de las ventas de sus clientes y sus inventarios de bodega. El comerciante
analiza los datos y genera la orden de compra a través de un proceso computacional
 y la carga del archivo del proveedor correspondiente. Dicho proveedor toma por
medios electrónicos la orden de compra del comerciante o detallista;
posteriormente envía la mercancía al comerciante y el regresa una factura
electrónica a través del sistema EDI.

Las ventajas:
 Mejora de la información (disponibilidad, tiempo, veracidad).
 Fortalecimiento de las relaciones y la comunicación cliente-proveedor.
 Incremento de la eficiencia del servicio (orden, envío y cobro).
 Eliminación del proceso de levantar el pedido para beneficio del representante de
ventas con la consecuente reducción del flujo de papeles, lo que permite otorgar
mayor importancia a actividades como: o Enfocarse a presentar y promover
productos nuevos y especiales. o Aprender más de los clientes y desarrollar
relaciones comerciales más fuertes. o Resolver las necesidades especiales de los
clientes. o Incrementar la frecuencia de visitas a clientes. o Mejorar el servicio al
cliente, apoyándose en la administración adecuada del inventario

Tarjeta electrónica para clientes

Otro programa comercial ha sido la introducción en los establecimientos de una

tarjeta para los compradores frecuentes. Los clientes ganan puntos para la siguiente
compra de un artículo de las marcas participantes, lo cual refuerza la lealtad de los
clientes y mejora la imagen del establecimiento. Este programa de mercadeo
electrónico permite a los distribuidores ofrecer al consumidor los productos que
desea y coordinarlo con la base de datos demográficos y preferencias del
consumidor. El área geográfica del establecimiento puede ser segmentada de
acuerdo con la conducta de los consumidores.

Comercio electrónico (e-bussines)

 El comercio electrónico puede definirse como la aplicación de la tecnología para la
automatización de las transacciones de negocios y de los flujos de trabajo, mejor
conocidos como oportunidades de negocio, ya que genera valor y permite hacer
más con menos. El comercio electrónico apoya funciones internas y externas del
negocio.

Externamente, utiliza la tecnología de información para apoyar la forma en que el

negocio interactúa con su mercado.
Internamente, utiliza la tecnología de información para apoyar procesos, funciones
y operaciones internas.
Ventajas:
 Ordenar productos y servicios
 Transferencia electrónica de fondos
 Llegar al consumidor deseado
 Permitir información para “inteligencia competitiva”
 Intranets

El comercio electrónico incluye:

 Realizar transacciones con los clientes por medio de Internet para apoyar las
compras desde el hogar, banco en el hogar y uso de dinero electrónico.
 Realizar transacciones con otras organizaciones por medio del Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), transfiriendo información de computadora a
computadora utilizando formatos estándares de facturas y órdenes de compra.
 Reunir información del mercado consumidor y de los competidores. A esto se le
denomina “scanning competitivo”, el cual consiste en analizar a clientes y a
competidores.
 Distribuir información a futuros competidores a través de posibilidad interactiva,
ventas y esfuerzos de mercadotecnia.
Inventarios compartidos

En países que tienen notable desarrollo en tecnología de la informática, aún las

refaccionarias de autos han logrado avances significativos en el terreno de los negocios
como un apoyo a sus operaciones, tal como sucede, por ejemplo, en Estados Unidos, donde
existe una red de comunicaciones de datos establecida con el fin de compartir la
información de los inventarios. Las expendedoras de refacciones se comunican entre sí vía
computadora con el fin de localizar alguna pieza específica que requiere un cliente. En este
caso, el comerciante se conecta a una red con más de 600 comerciantes y solicita la pieza,
con alta probabilidad de que la encuentre en otro establecimiento.

Ventajas:

 Mejora del servicio a los clientes que tienen que recorrer un sinnúmero de
refaccionarías con el fin de localizar alguna pieza.
 Posibilidad de compartir el inventario, lo cual permite vender y mantener niveles de
inventario sustancialmente menores.
 Posesión de una ventaja competitiva por parte de los establecimientos conectados a
la red con respecto a los que no están conectados.

Productividad en los procesos de manufactura

La tecnología de la información puede apoyar de manera importante los procesos

de manufactura con el fin de reducir costos, mejorar la calidad de los productos o
acelerar el proceso de diseño y lanzamiento de nuevos productos al mercado. Tal es
el caso del CIM (Computer Integrated Manufacturing), que significa Manufactura
Integrada por Computadora. Este sistema apoya los procesos organizacionales
desde que un nuevo producto es concebido hasta que se encuentra en el proceso de
ser embarcado hacia el cliente. Los ingenieros de diseño pueden apoyar el proceso
de creación de los nuevos productos utilizando los sistemas CAD, para dibujo y
diseño por computadora. Estas especificaciones son producidas y almacenadas en
discos magnéticos y pueden constituir la entrada a otros sistemas de computadora
que controlan robots y otras máquinas que fabrican las partes. Incluso algunos
sistemas comunican los sistemas CAD con el manejo de inventarios, administración
de espacios en las bodegas, procesamiento de pedidos o remisiones, mientras que
otros también permiten la comunicación directa con los clientes del negocio.
Ventajas:
 Acelerar el lanzamiento de nuevos productos al mercado. Reducir los
niveles de desperdicio del proceso de fabricación.
 Administrar más adecuadamente los inventarios de materia prima,
inventarios en proceso e inventarios en producto terminado.
 Mejorar el proceso de control de calidad.
 Apoyar las funciones operativas que tradicionalmente se realizan en forma
manual.

Servicios bancarios y financieros al público

Las instituciones financieras, especialmente los bancos, se han apoyado mucho en

la tecnología de la información para cambiar de manera radical el servicio que
ofrecen a sus clientes, lo cual les ha permitido tener ventajas competitivas. El
arranque de estos servicios a clientes estuvo a cargo del Citibank, en la ciudad de
Nueva York en 1977, con la implantación del primer servicio de cajero automático.
Posteriormente, la mayoría de los bancos ha tenido que adquirir esta tecnología
para reducir la ventaja competitiva de aquellas instituciones financieras que ya
ofrecían el servicio a sus clientes en forma regular.
En la actualidad no es posible afirmar que el servicio de cajero automático pueda
ofrecer ventajas competitivas a las instituciones financieras. Muchas están
avanzando con el fin de aumentar el número de cajeros automáticos o bien, integrar
nuevos servicios a través de ellos. Otras instituciones ofrecen el servicio de banco
en casa, gracias al cual los clientes pueden utilizar sus computadoras personales
para hacer transacciones bancarias o simplemente efectuar el pago de servicios.
Inclusive, en la actualidad ofrecen servicios como compras electrónicas, correo
electrónico e información bursátil desde las computadoras domésticas.
Interfases de voz como apoyo en el proceso de ventas

Las interfases de voz que utilizan una línea telefónica pueden apoyar el proceso de
venta de productos al permitir que la computadora realice de manera automática el
proceso, lo cual afecta también al inventario y a las cuentas por cobrar. Este avance
tecnológico agiliza el proceso de venta y da un mejor servicio a los clientes, ya que
por lo general existen problemas con los proveedores al tratar de comunicarse para
solicitar información de los productos en existencia o para colocar un pedido.

Al utilizar interfases de voz en el proceso de ventas, la computadora es la que

atiende al cliente, ya que se toma el pedido y se efectúa la venta por medio del
teléfono. Además de tomar el pedido y efectuar la venta, es posible consultar
existencias de artículos, saldos y estados de cuenta. Con frecuencia, para utilizar
este servicio se cuenta con una operadora, quien describe un menú de opciones para
que el cliente pueda realizar diversas operaciones. Por ejemplo, si el cliente desea
obtener información sobre algún producto debe marcar el número 1, si desea
consultar existencias y el precio debe marcar el número 2 , si desea consultar su
estado de cuenta debe marcar el 3 y si desea hacer un pedido debe marcar el número
4, además de otros servicios. El uso de sistemas con interfases de voz es muy útil,
ya que permite a los proveedores ofrecer información a sus clientes las 24 horas del
día, desde cualquier lugar donde se encuentren, además de facilitar la reducción del
personal de ventas o su reubicación en áreas más estratégicas del negocio.

Control automático de procesos industriales

Al utilizar equipo y software para el control automático de los procesos

industriales, las organizaciones reducen sus costos e incrementan la eficiencia de su
ciclo productivo. Los principales beneficios que se logran con la automatización de
los procesos industriales son:

 Decremento del desperdicio de la materia prima que se usa para la

elaboración de los productos.
  Mejoramiento de la calidad, evitando los costos de productos defectuosos y
reduciendo los márgenes de error a cero.
 Incremento del volumen de producción al tener automatizado el proceso.
 Mejoramiento del servicio a los clientes como resultado de una estrategia de
control de procesos. Debido a la fuerte tendencia por tener nuevos productos
que tengan un mayor valor agregado, diferentes diseños y formas especiales
que lo identifiquen, es necesario contar con esquemas de producción que
permitan lanzar al mercado en poco tiempo los productos que el cliente pide.
Es importante el tiempo de respuesta y la posibilidad de manejar pedidos de
productos complejos o diferentes a los actuales en poco tiempo.

BIBLIOGRAFIA

 La Revista Diners. No. 332. Noviembre, 1997.

 https://facilethings.com/blog/es/proactivity
 • COHEN, Daniel. Sistemas de Información para los Negocios. Un enfoque de toma
de decisiones. Mc Graw-Hill. Tercera Edición. México, 2000.
 • REID SMITH, Ellen. Fidelidad en la Red. Como lograr que sus clientes visiten y
compren permanentemente. Grupo Editorial Norma. Colombia, 2002.
 • VIVO CHANETON, Roberto. Negocios en Red. El Management de la nueva
economía. Grupo Editorial Norma. Colombia, 2001.
 • CARPENTER, Phil. Marcas Electrónicas. Como crear un negocio en Internet a
velocidad vertiginosa. Grupo Editorial Norma. Colombia, 2000.
 • HOLDEN, Greg. Como iniciar un negocio en Internet. La guía que podría
convertirlo en el próximo millonario.com. Grupo Editorial Norma. Colombia, 2000