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Especificación Funcional

Proyecto: ​Expediente Electrónico

Versión ​1.0
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ÍNDICE

HISTORIAL DE VERSIONES 3

INTRODUCCIÓN 4

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ARQUITECTURA. 5

COMPONENTES DEL PROCESO. 5
SISTEMAS QUE GENERAN DOCUMENTOS. 5
ARAÍ DOCUMENTOS 6
1. REPOSITORIO DIGITAL 6
2. BANDEJA DE AUTORIZACIÓN 7
HUARPE 7
GESTIÓN DE TRÁMITES 7
ARAÍ USUARIOS 8
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 9
REGISTRO DE UN DOCUMENTO CON AUTORIZACIÓN 9
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Historial de versiones
Fecha Autor Versión Comentario

Versión Inicial
31/01/2019 Cusato Facundo 1.0

Revisión y detalles
15/04/2019 Bellia, Eugenio 1.1
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Introducción
En el plenario de rectores del mes de septiembre de 2018 se le encomendó al SIU construir una
solución de gestión documental electrónica para el sistema universitario partiendo de alguna de
las soluciones ya existentes en las Universidades.

En consecuencia, se decidió que el SIU va a trabajar en la adaptación del SUDOCU, solución

presentada por el equipo de la UNGS, para integrarlo a los sistemas SIU, en particular SIU-ARAI y
SIU-Huarpe; con el objetivo de ponerlo a disposición a todo el sistema universitario.
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Descripción general de la arquitectura.

La solución de Expediente Electrónico necesita de una arquitectura tal que soporte interacciones
entre distintos componentes que son atravesados por el proceso.

En este apartado se explica cuáles son esos componentes, qué interacción hay entre ellos y cómo
se conectan para garantizar que el proceso de Expediente Electrónico inicie y finalice con éxito.

Componentes del proceso.

Sistemas que generan documentos.
Muchos de los sistemas que ya están en producción en los ambientes de las universidades,
generan documentos que pueden ser almacenados digitalmente y, eventualmente, formar parte de
un trámite. La mayoría de los sistemas SIU sin ejemplo de esto: Pilagá, Diaguita, Guaraní,
Mapuche, Sanavirón Quilmes y Huarpe.

Al mismo tiempo SuDoCu (además del manejo de tramitaciones), cuenta con la funcionalidad
necesaria para generar todo tipo de documento, permitiendo de esta forma complementar al
ecosistema SIU, por tanto también es un sistema que entra en esta categoría.
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Todos tienen la información de origen y capacidad de generar documentos que pueden formar
parte de un trámite (pero no necesariamente lo hacen) y por tanto deben estar disponibles
digitalmente para eventualmente ser usados.

Por tanto, todos estos sistemas deberán usar Araí Documentos como repositorio digital para los
documentos que se determinen. De esta forma los mismos estarían disponibles para
autorización/firma y en caso de ser necesario para formar parte de uno o varios trámites (un
documento puede estar presente en varios trámites al mismo tiempo).

Para la primer parte del proyecto, se definió la integración de Huarpe, Pilagá y Diaguita a este
proceso para poder completar un trámite de compras, que requieren la intervención de estos
sistemas, entre otros.

Araí Documentos
Araí Documentos contiene dos funcionalidades esenciales:

1. Repositorio digital

Herramienta destinada a alojar documentos digitales, la misma está diseñada para integrarse con
todos los sistemas SIU de manera nativo y también permite la integración de cualquier sistema
externo gracias a su tecnología REST.

Para esto el repositorio cuenta con la funcionalidad para:

● Dejar los documentos disponibles en la bandeja de autorización/firma.
● Informar al sistema de origen cuando un documento es autirizado/firmado.
● Para los casos en que se sepa previamente que un documento forma parte de un trámite,
luego de ser autorizado/firmado agregarlo automáticamente al mismo.
● Identificar los documentos por “tipo” para poder definir permisos con respecto a los trámites
y áreas para los que puede estar disponible.
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2. Bandeja de autorización

Desde aquí se gestiona cada uno de los documentos que necesita ser autorizado (y subido al
repositorio) por la persona correspondiente. Se entiende por autorización:
● Firma Digital
● Firma Electrónica
● Visado de documentos

Los permisos de autorización son a nivel persona, no de área.

Huarpe
El portal Huarpe es la puerta de entrada de los empleados a la institución

Permite interactuar con los distintos sistemas desde una plataforma uniforme, y es parte esencial
en el proceso de expediente digital ya que en este sistema se encuentra:

● Bandeja de autorizaciones,​ es el lugar a donde cada usuario se debe dirigir para autorizar
los documentos que dependen del mismo.
● Carga de Solicitudes (En la versión entregada: Solicitudes de compras),​ Huarpe incorpora
la funcionalidad de cargar Solicitudes de Compra (SC) sin la necesidad de ingresar en
Diaguita, conservando todos los atributos y funciones como si se hubiera ingresado por
esa vía. Es decir, las SC ingresadas en Huarpe son iguales a las SC ingresadas desde
Diaguita y por tanto permiten ser gestionadas de igual forma, independientemente del
sistema donde se hayan ingresado.

Gestión de trámites
SuDoCu se encarga de la gestión de trámites y expedientes, además de la elaboración de
documentos ya mencionada.

Se entiende a los trámites (o expedientes) como contenedores que agrupan uno o varios
documentos digitales, estos contenedores son los que se “mueven” entre áreas según
corresponda.

Esto resume una de las grandes premisas del sistema: ​Los documentos por sí solos no se
“mueven” entre áreas, sino que necesitan de un contenedor (trámite, expediente u otro)
para ser movido. A su vez un documento no puede pertenecer a un contenedor si no está
autorizado digitalmente.
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A diferencia de otros sistemas, SuDoCu no maneja un workflow predeterminado de tramitaciones,

sino que es libre, cada trámite puede ser enviado a cualquier área, entendiendo que el usuario es
el que conoce cómo debe continuar y es el mayor interesado a que llegue a buen puerto.

A futuro se planea que SuDoCu aprenda de las gestiones realizadas y en base a ellas haga
sugerencias para continuar una tramitación pero nunca sea restrictiva.

Araí Usuarios
La solución en su conjunto está basada en la definición de que todos los usuarios
de todos los sistemas deben estar unificados. Para eso el SIU ofrece Araí
Usuarios.
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Descripción del proceso

Para entender el proceso completo del ciclo de vida de un trámite, primero describimos el proceso
de “Registro de un documento con autorización”, que es un subproceso dentro del mismo.

Registro de un documento con autorización

Los sistemas SIU que generan documentos que necesitan ser autorizados, deben almacenarlos
en el repositorio digital Araí Documentos, éste es el que se encarga de gestionar su autorización
con la Bandeja de Autorización. La autorización puede ser por Firma Digital, Firma Electrónica o
un simple visado (tal proceso queda excluído de este análisis).

Al mismo tiempo, si el documento requiere participar en un trámite, Araí Documentos envía la

información necesaria a SuDoCu para hacerlo (por ahora la creación del trámite debe ser manual).

Cuando el documento ingresa a la Bandeja de autorización, debe esperar la autorización de la

persona responsable de hacerlo, una vez autorizado, se envía el documento firmado a Araí
Documentos para su almacenamiento definitivo.

Recibido el documento definitivo, Araí Documentos notifica al sistema de origen que el documento
se encuentra firmado.

Al mismo tiempo, si el documento requiere participar en un trámite, Araí documentos notifica el

nuevo estado (firmado) a SuDoCu.