TRANSACIONES Y REGISTROS EN LIBRO DIARIO

La función del libro diario es registrar todas las operaciones económicas que se producen en la
empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenándolas cronológicamente.

A cada anotación en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento

A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qué clase de hecho económico voy a
registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo.

 En primer lugar, ¿qué hecho económico voy a anotar en el diario de la empresa? ¿Una
compra?, ¿una venta?, ¿un pago o cobro?, ¿una provisión?, ¿una reserva?, ¿un gasto?,
¿un ingreso?...
 En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho económico
tienen carácter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligación) para saber por qué
lado (debe o haber), aumentarán o disminuirán los importes afectados.
 Y, en tercer lugar, ¿qué cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para saber
qué cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas, pues todas
ellas vienen definidas por lo que difícilmente no encontraremos una cuenta que se
ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habría que buscar a qué grupo
pertenece el hecho económico producido en la empresa, después dentro de ese grupo,
en qué subgrupo encajaría más según las definiciones y características descritas en el
plan de cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a la
operación económica realizada.

Las contrapartidas (partida doble)

Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar ningún
importe en la partida del debe sin anotar la variación que genera en la partida del haber.

Cuando registremos un hecho económico en el libro diario, hay que saber que intervendrán
varias cuentas tanto en él Debe como en el Haber que tengan relación con el hecho económico
de que se trate.

Por ejemplo, en la compra de un bien intervendrá la cuenta de cargo en el Debe (adquisición

del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creación de la obligación de pago
del bien adquirido).
Puede ser interesante que los conceptos de ambas partes (debe y haber) sean distintos pues
cuando accedemos a los mayores de cada una de las cuentas no tendremos a la vista las
contrapartidas por lo que cuanto más detallada sea la información mejor.

Formato del libro diario.

El formato puede tener ligeras variaciones según necesidades. El más básico es el que nos
presenta una hoja en blanco con 5 columnas como en la imagen que aparece anteriormente
donde:

-Primera Columna: Se anota la fecha en que ocurre el hecho.

-Segunda Columna: Anotamos la descripción o títulos de las cuentas contables en las que
vamos a efectuar nuestros débitos o créditos, siempre bajo el principio de la doble partida,
donde primero se anotan los débitos y posteriormente los créditos. También al final del asiento
se brinda una breve explicación del hecho económico.

-Tercera Columna: En la referencia anotamos el # del código de la cuenta al que corresponde a

esta transacción.

-Cuarta Columna: En ella se anotan los importes que se debitan.

-Quinta Columna: En ella se anotan los importes que se acreditan.

MAYOR GENERAL O T

En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de
las cuentas contables de una empresa. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger
estos mismos hechos, pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha
visto afectada.

El Libro Mayor no es un libro obligatorio. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los
movimientos que se hayan realizado en ellas.

La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después
se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.

De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una
tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha
para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

El libro más importante en cualquier contabilidad.

Función

Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones
registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los valores registrados como cargos o
abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa y también llega a
ser un paso importante en la contabilidad. El inventario, tiene como finalidad ordenar la
información sobre los bienes y obligaciones de la empresa. En la contabilidad se enumeran
primero los bienes y derechos, llamados ACTIVOS y después las obligaciones llamadas PASIVOS.

Importancia y finalidad

Cuando se habla de la cuenta, es cuando se crea en el libro mayor un registro de números en el

medio contable, permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a
ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que
experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor agrupa todas las
cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización
para llevar la contabilidad

 Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.
 Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de
cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes.
 Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta
correspondiente al periodo anterior.
 Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito
mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro
Diario Columnario.
 Saldos: en esta columna se obtiene los saldos de las cuentas, tomando los datos de las
columnas Saldos anteriores y Movimiento, así: movimientos iguales se suman,
movimientos contrarios se restan
 1. Se escribe el nombre de la cuenta.
2. Se escribe el N.º asignado a la cuenta.
3. Fecha del asiento según Libro Diario.
4. Nombre de la cuenta que constituye la contrapartida del rubro a que corresponde la
cuenta del Mayor.
5. Número de asiento en el Libro Diario.
6. Importe deudor del asiento que se pasa al Mayor.
7. Importe acreedor del asiento que se pasa al Mayor.
8. Saldo:
que será Deudor si él Debe es mayor al Haber
que será Acreedor si el Haber es mayor al Debe
que estará Saldada o Cancelada si él Debe es Igual al Haber.
9. Se coloca la palabra transporte en el último renglón de la hoja con la suma de los
débitos y créditos y saldo, trasladándose al primer renglón del folio siguiente.

ESTADOS CONTABLES Y BALANCES CONTABLES

Estados contables

Las distintas necesidades de información de los usuarios vinculados con la empresa son
cubiertas por distintos informes que podemos agrupar y tipificar en Estados contables por un
lado y por el otro en Informes contables internos. En esta ocasión hablaremos sobre el primero
de ellos.

Los Estados Contables son un tipo de informe contable, destinado principalmente a los
usuarios externos, por medio de los cuales la empresa da a conocer públicamente su situación.
Son aquellos destinados a terceros con relación a la administración de la empresa, como ser
propietarios no administradores, futuros inversores, entidades bancarias, proveedores,
sindicatos, el estado, etcétera; según los intereses que movilizan a estos potenciales usuarios.

Los Estados Contables muestran aspectos patrimoniales, financieros y económicos de la

organización. Existe la obligación legal de emitir Estados Contables en forma periódica, así
como también normas especiales con respecto a la forma de presentación de los mismos y a la
veracidad de contenido.

Los estados contables básicos son los siguientes:

Estado de situación patrimonial

Informa sobre la compasión del activo, pasivo y patrimonio neto. Expone los elementos
patrimoniales al cierre del período contable, agrupados según sus características y expresados
en unidades monetarias. Esta información se presenta a una fecha determinada: la de cierre
del período contable.

Estado de resultados

Informa sobre los ingresos y egresos (gastos) económicos, donde se destacan en primer
término, las causas que generan el resultado bruto de ventas, y después, las cusas que dan
lugar al resultado neto final. Esta información proviene de la acumulación de estos datos a lo
largo del período contable.

Estado de evolución del patrimonio neto

El Estado de Evolución del Patrimonio Neto permite ver con más detalle una porción de la
situación patrimonial de la empresa. Muestra cómo ha evolucionado el patrimonio neto
durante el ejercicio económico. En otras palabras, expone la composición al cierre y la
evolución durante el ejercicio de los aportes de los propietarios y resultados acumulados.

Estado de flujo de efectivo

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado
financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación,

inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas
del balance general que inciden en el efectivo”.

El Estado flujo de efectivo expone las causas que generaron cobros y pagos durante el ejercicio
bajo cierre.
El balance contable

El balance contable o balance de situación es un documento en el que se refleja la situación y

distribución del patrimonio empresarial, tanto de lo que le pertenece como de lo que debe.

Es la cuenta más importante de todas, ya que nos permite de un solo vistazo conocer cómo se
dispone la estructura económica de la empresa, así como otros detalles importantes como lo
que debe o la cantidad de dinero en efectivo que posee.

Este documento por sí solo no nos informa de la variación a lo largo de un periodo de tiempo,
sino de la situación económica concreta en un momento determinado. Esto nos permite
comparar entre balances de un año y otro cómo se ha modificado la estructura de la empresa.

Debe ser actualizado al menos de forma anual y, dado que se trata de un documento público,
podemos conocer todo balance de empresas que deseemos, lo cual es bastante importante
para los potenciales inversores de dichas empresas.

Estructura del balance contable

El balance posee una estructura perfectamente diferenciada, que se divide fundamentalmente

entre:

Activos:

en el lado izquierdo del balance, donde podemos encontrar todos los derechos, inversiones y
bienes que le pertenecen a la empresa. Para saber más detalles, te recomendamos consultar
nuestro artículo Qué es el activo y el pasivo en contabilidad.

Patrimonio neto y pasivo:

se encuentran en el lado derecho del balance, el patrimonio neto arriba y el pasivo abajo. La
parte superior comprende todos los fondos propios, formado por el capital aportado por los
accionistas y reservas, y la parte inferior todas aquellas deudas que son exigidas a la empresa.

Es muy importante conocer que la suma de ambas partes debe dar el mismo resultado,
corroborando así que el balance se encuentra cuadrado y que no hay problemas a la hora de
comprobar y conocer la situación financiera de la empresa.

Por qué debe de dar lo mismo responde a la idea básica de que el dinero no puede
desaparecer sin más, sino que todo lo que se adquiere en préstamos debe estar invertido en
algo, y todo el dinero invertido debe provenir de alguna parte. Encontrarás más detalles al
respecto en el artículo de un Como cuándo una empresa está saneada.