Proceso administrativo

En términos generales, un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a

cabo una actividad o lograr un objetivo, es una forma sistemática de hacer las cosas. Según
Hammer y Champy es el conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un
producto de valor para el cliente.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se

efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral con el
propósito de alcanzar los objetivos que se desean. Otros autores definen al proceso
administrativo como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la
práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de
acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de
análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la
actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente:
planeación, organización, dirección y control. Considerando la importancia de este
instrumento, mencionaremos alguna

Se dice que es un proceso porque cuando se realiza el control se obtienen desviaciones entre
lo planeado y lo realizado, estas sirven de retroalimentación para la nueva planeación y así
sucesivamente.

El proceso administrativo en la Historia

El proceso administrativo evolucionó desde la organización primitiva, pasando por los fenicios,
egipcios, griegos, romanos, hebreos y otras civilizaciones, atravesando luego por periodos
como el feudal, abordó las tribus indígenas antes de la conquista y de esto dan fe los
diferentes vestigios encontrados en América en los imperios Aztecas, Mayas, Caribes, Muiscas,
Incas, por mencionar algunas, luego el paso de las grandes expediciones y conquistas,
colonización y guerras, así como todos los avances y procesos que estuvieron acompañados de
toma de decisiones, las diferentes eras de la historia, la “era de la revolución”, la “era del
capital” y la “era del imperio” que dio inicio al siglo XX12, comunicaciones de ideas e
identificación, análisis y solución de problemas . A principios afínales del siglo XIX, Frederick W.
Taylor, elaboraba su trabajo sobre “Administración Científica” y vinculó el método científico a
las tareas administrativas, propuso proceso de adiestramiento de operarios, inspiró
procedimientos científicamente establecidos y dividió el trabajo entre obrero y empresas en
partes iguales; con él se inicia “la Era Científica e la Administración” y da origen a la Ingeniería
Industrial, las relaciones industriales y funciones administrativas de planeación y control, toda
esta actividad se llevó a cabo en Estados Unidos, se consolidó en los primeros años de inicio
del siglo XX (entre 1907 y 1911, cuando sale publicada su obra cumbre).

En otra parte del mundo – en Europa- específicamente en Francia, a mediados de la década del
10, el ingeniero Henry Fayol, hace una clasificación en las operaciones de una empresa
teniendo en cuenta “La división del trabajo”, la autoridad en proporción a la responsabilidad,
hace énfasis en la importancia de la unidad de mando, situación está que se oponía a la
propuesta de Taylor, también adoctrina sobre la organización piramidal y el predominio del
interés general sobre el particular. Hay que recordar que Henry Fayol hizo una propuesta
inicial sobre el “Proceso Administrativo” para la empresa, todos estos elementos reseñados
aparecen en su obra, “principios de administración industrial y general” publicada en 1916.
Otro investigador que hizo un aporte en torno al proceso administrativo fue Elton Mayo en
1923, experimentó con una industria de textiles sobre el incremento de la productividad,
posteriormente, se vinculó entre 1927 y hasta 1932 con la experiencia Hawthorne dirigida por
la Universidad de Harvard, como resultado obtuvo la identificación del “hombre dentro de la
organización” detectando los aspectos emocionales en el trabajo. La segunda Guerra Mundial
(1939-1945) provoca innovaciones estratégicas y métodos militares de investigación operativa.
Los aportes de esta guerra a la administración se ven reflejados en la planeación estratégica, la
programación lineal, programas de ruta crítica (PERT, CPM) modelos realistas de inventarios, la
disciplina conocida como ingeniería humana y el desarrollo sensorial. Luego en la posguerra,
en la década de los 60, Douglas McGregor lanza su teoría del comportamiento X y; Abraham
Maslow propuso la teoría de la motivación y Frederick Herzberg, sobre los factores higiénicos y
motivacionales al trabajo, que coinciden identificando como motivador central en cualquier
labor humana debe ser la auto- realización. Esta visión limitada de la historia de la
administración muestra cómo esta práctica ha acompañado al hombre desde sus primigenias
etapas de racionalidad y cómo ha evolucionado, hasta convertirse en una profesión que hizo
su transición a disciplina y que estudia el trabajo en todas sus formas y que permite manejar
los recursos para el logro de unos objetivos previamente concebidos.

Son muchos los autores que durante el siglo XX hicieron aportes importantes para el desarrollo
de la administración, tanto así que por cada década se destacaron un sin número de práctica,
técnicas, instrumentos, en mucho de esos casos enriquecieron la práctica administrativa, en
otros fueron un rotundo fracaso. Autores como Harold Koontz, la describió como la “Jungla de
las teorías Administrativas” 13. Dentro de este mar de autores se destacaron Alvin Toffler y
Peter Drucker quienes hacen un intento por mostrar una era de cambio en la administración;
sus libros se convirtieron en Bestseller, y rápidamente fueron acogidos por la comunidad de
empresarios. Términos como Prospectiva, objetivos, visión, misión, son comunes hoy en día en
las organizaciones y se debe a estos autores, esto nos induce a la máxima de que “el futuro no
se espera, se construye” y que ésta es la tarea básica en toda gestión administrativa.

Naturaleza La naturaleza del proceso administrativo

se encuentra en su razón de ser, es decir, el proceso nace como una necesidad de explicar y
estructurar toda una función administrativa que tiene como objetivo coordinar las demás
funciones de la organización. Además, está basada en disciplina, orden, flexibilidad, creatividad
y eficiencia. La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo regulan; el orden se
manifiesta en la consecución de las fases, nos organiza, nos enseña a pensar y trabajar en un
estilo lógico y sistémico en el proceso de decisiones; la flexibilidad, siendo una característica
natural de la administración, crea un modelo manejable de trabajo, para amoldarse a las
necesidades, cultura organizacional y estilos gerenciales de la organización de que se trate. El
proceso administrativo no se debe considerar como una fórmula rígida. La eficiencia del
proceso administrativo no está proyectada exclusivamente para los aspectos de sistemas,
procedimientos y maquinaria de una organización. El factor humano es un recurso escaso
(mano de obra calificada), con sentimientos y valores, que merece ser tratado como tal. De
esto emanan la creatividad y la productividad de una organización.

Fases del proceso administrativo

A las dos primeras etapas (planeación y organización) se les conoce como fase mecánica,
donde se determina la finalidad y el rumbo, a las otras dos (dirección y control) son la fase
dinámica. La fase mecánica es donde se realiza la estructura (se establece lo que se debe
hacer) y la dinámica es la operativa donde se maneja la empresa.

El proceso Administrativo: conduce al cambio

Las organizaciones deben prepararse para la adaptación rápida y eficiente a los avances
tecnológicos, preferencias del cliente, exigencias del mercado, la competencia, las variaciones
macro y microeconómicas. Esto implica disposición al cambio. Intereses de todo tipo pueden
favorecer o no a los propósitos de cambio organizacional.

Importancia del proceso administrativo

Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus elementos
fundamentales: las personas, las tareas y la administración. Por consiguiente, el proceso
administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones, organizando las cosas,
integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y controlando resultados, proceso y
fundamentalmente generando mecanismos de comunicación para dar a conocer sus ideas. La
importancia del proceso administrativo se presenta porque:

1. Es una guía práctica y metodológica para la administración.

2. Permite sistematizar y controlar las operaciones.

3. Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías

de acuerdo a las necesidades y los recursos.

4. Permite establecer un sistema de selección de individuos de acuerdo a las necesidades.

5. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.

6. Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.

7. Facilita el análisis de problemas para su solución.

8. Es un importante instrumento de reorganización.

https://universidad-une.com/contenido/6b9f252aa_archivo_guia_estudio.pdf
Etapas del proceso administrativo

La planeación:

El inicio de un ciclo Es la primera función del proceso administrativo, en el cual se definen los
objetivos que la organización quiere alcanzar, estableciendo planes y estrategias para lograr
cumplir con dichos objetivos. Sin embargo, la planeación involucra la toma de decisiones
donde establece y da pauta para poder elegir el camino a tomar y las acciones a seguir. Según
Koontz, la planeación implica seleccionar misiones y objetivos, y requiere tomar decisiones
para elegir los cursos de acción futuros que la empresa debe seguir, estableciendo que la
planeación y el control están fuertemente ligados, ya que como el afirma “todo intento de
control sin planes carece de sentido” (Koontz & Weihrich, 2004, pág. 123). Para Porter, la
esencia de la planeación está basada en las estrategias genéricas para alcanzar ventajas
competitivas, donde se crean las acciones que se aplicarán a las diferentes áreas funcionales
de la empresa, ya que como el manifiesta “una estrategia de unidad de negocios es el medio
de conseguir la ventaja competitiva que regirá su desempeño”. (Porter, Ventaja Competitiva,
2009, pág. 25). Según Newman la planificación consiste en establecer los pasos a seguir o las
rutas de acción, es decir, es planificar el futuro teniendo una decisión previa de lo que se
quiere hacer, ya que como él manifiesta, “planificar es decidir por anticipado que es lo que hay
que hacer” (Newman, 1974, pág. 33). Por lo tanto, podemos decir, que la planeación es el
camino a seguir, es establecer el paso a paso en el día a día de las organizaciones. En sí, es
trazar una ruta para poder establecer mecanismos que permitan alcanzar una meta; dentro de
las organizaciones se visualiza con la configuración de la misión y visión, las cuales inician en
una etapa emprendedora y concluyen en un ciclo formal, ya que como establece Castaño: “La
planeación estratégica adopta patrones de comportamiento de acuerdo con el ciclo de
desarrollo de la empresa: va de un ciclo de emprendedor –informal- a uno de planeación –
formal-, lo que afecta directamente la identidad de la empresa” (Castaño, 2010).

Sin embargo, la planeación de las empresas de hoy en día debe ir enfocada hacia la tecnología,
la cual es una herramienta funcional frente a la competidores, ya que como afirman los
autores de los diversos artículos de investigación consultados: “la planeación hace parte de la
función administrativa y a su vez sugiere integrar las áreas tecnológicas e informáticas, aspecto
clave para enfrentar el medio complejo y cambiante que se da alrededor de las pymes.”
(Solano, Riascos, & Aguilera, 2013)

Organización:

La esquematización del lugar al contexto La organización dentro del proceso administrativo,

tiene como propósito principal establecer una estructura general y específica frente a las
funciones de los individuos de una empresa, estableciendo cargos, puestos y deberes. Esta
función se determina por aspectos como la división organizacional, la departamentalización, el
uso de un organigrama, la determinación de una línea de mando, la accesoria externa, la
implementación de manuales de reglas y reglamentos, entre otros, como se observa en el
Cuadro 1. Para Koontz & O’donnell organizar es “un proceso mediante el cual el administrador
transforma un caos en orden, evita conflictos entre las personas sobre asuntos de trabajo o de
responsabilidad y establece un ambiente adecuado para el trabajo de equipo”. (Koontz &
O'donnell, 1976, pág. 308). Según Porter, la organización es un área del análisis de las fuerzas y
debilidades, con el fin de esquematizar aspectos generales enfocados a la competitividad de
las organizaciones. (Porter, 1980). Según Newman, la organización es la determinación de las
tareas de los individuos que se ve reflejada en la departamentalización de la empresa, la cual
es esencial tanto para las empresas grandes como para las pequeñas, ya que como él establece
“es un proceso de agrupamiento de actividades en secciones con fines directivos”. (Newman,
1974, pág. 193).

Dirección:

Un ejemplo a seguir, un equilibrio. La dirección en el proceso administrativo, está dirigida a las

personas que están al frente de las organizaciones. Los administradores, directivos,
encargados, etc.; deben ayudar a las personas a cumplir con sus intereses personales y con los
de la empresa; logrando una estabilidad entre lo que se quiere, se puede y se hace en las
empresas, permitiendo una optimización de los recursos. Por ende, las herramientas de la
dirección están enfocadas al uso y optimización del factor humano, la motivación, el liderazgo
y la comunicación. Para Koontz & Weihrich (2004) la dirección consiste en influir en las
personas, para que estas de acuerdo a su cargo y tareas a desarrollar en la empresa puedan
contribuir al cumplimiento de las metas tanto de la organización como de los pequeños grupos
que se consonlidan dentro de estas, permitiendo que el factor humano sea elemental en esta
función, porque considera al personal no solo como el trabajador, sino como el consumidor, el
cual es un individuo de vital importancia en el mercado. Según Newman, la dirección es un
paso esencial en la administración porque como el postula “es la forma en que un ejecutivo
emite instrucciones a sus subordinados e indica que es lo que debe hacerse”. (Newman, 1974,
pág. 483), haciendo énfasis en que el personal con los cargos más bajos son los que realmente
tienen la carga de ejecución de la empresa

Control:
Retroalimentación de los procesos y las funciones La función administrativa de control, es
trasversal al proceso administrativo. Esta se encarga de vigilar y supervisar que los anteriores
elementos del proceso administrativo hayan sido realizados con éxito; ajustando, evitando y
corrigiendo a tiempo las desviaciones que se presenten frente a los planes establecidos. Es
fundamental, ya que no sólo conecta todos los aspectos y funciones del administrador con el
hacer de la empresa, sino que le da solidez al proceso para cumplir con lo propuesto,
alcanzando fundamentalmente los objetivos. Para Koontz, el control es definido como “la
medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de
la empresa y los planes ideados para alcanzarlos” (Koontz & Weihrich, 2004, pág. 640). Según
Newman el control es vigilar si las funciones anteriores han sido cumplidas con éxito, es decir,
es la seguridad total de la finalización del proceso administrativo, ya que como manifiesta “es
asegurarse de que la ejecución concuerde con el plan”. (Newman, 1974, pág. 539). Es
importante destacar que una vez finalizado el proceso administrativo, por la etapa del control,
se dan los procesos de retroalimentación lo que permite que este ciclo pueda volver a
empezar, ya que al ser dinámico y flexible facilita que las empresas se ajusten a las
necesidades y al contexto del mercado. Sin embargo, es vital aclarar que no existe un lapso
establecido de tiempo entre el cumplimiento de cada función, ya que esto depende de cómo la
empresa o el ente organizacional lleve a cabo sus objetivos y planes, es decir, el tiempo puede
ser relativamente corto, como puede perdurar años; y se evidencia cuando algunos
investigadores manifiestan: “Evidentemente, primero es el programa(o la meta) y despues el
control (o la verificación), aun cuando, insisto, pueda pasar un lapso minimo entre ambas”
(Galicia, 2000).