Actividad 2

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFRMACIÓN
ACTIVIDAD 2 – “VISITA VIRTUAL” A LA EMPRESA: ETAPA DE ANÁLISIS
MARLON ANDRES CORREA MUR
DOCENTE: DAVID ALBERTO CASTAÑO ALDANA
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
FUSAGASUGÁ
2019
Tabla de Contenido
1. Definición del Problema .............................................................................................. 3
2. Análisis de la Información......................................................................................... 11
3. Diseño de Entrevistas ................................................................................................ 13
4. Diagrama de Flujo ..................................................................................................... 21
5. Definición del Problema ............................................................................................ 21
6. Referencias ................................................................................................................ 24
1. Definición del Problema
En esta etapa, es necesario tener una descripción exacta de cómo están operando los flujos de información en cada proceso de la
compañía, para poder determinar en dónde está el problema. Para ello visite virtualmente la empresa y tome nota de la información que
cada uno de los directivos le suministre.
Listado de Insumos: Un punto de partida fundamental es realizar un inventario de los insumos que le entrega la compañía, por lo
tanto, es recomendable que elabore un listado de los insumos proporcionados y los clasifique por área y funcionario.
No. De Nombre del Funcionario

Descripción del Insumo Área responsable
Insumo Insumo Responsable
Informe de Se refiere a la operación que resulta

1 Gerencia General Jairo Camacho
Utilidades de restar los ingresos menos los egresos
Refleja el resultado de la operatividad

2 Balance General Gerencia General Jairo Camacho
de la compañía
Estrategias para
Son acciones que lleva a cabo una compañía
incrementar las
3 para cumplir con los objetivos de venta que se Gerencia General Jairo Camacho
ventas y
ha propuesto
rendimiento
Informe sobre Planes que se diseñan para satisfacer las

4 Gerencia General Jairo Camacho
los Proyectos necesidades de una colectividad
Estructura del cómo se encuentra organizada la

5 Organigrama Dirección Administrativa Victor Ocampo
empresa
Objetivos Corresponden a los propósitos deseados que la

6 Dirección Administrativa Victor Ocampo
Estratégicos compañía se propone lograr para el futuro
Exposición clara de hacía a dónde se dirige la
7 Misión empresa a largo plazo y en qué se deberá Dirección Administrativa Victor Ocampo
convertir la misma
Propósito o razón de ser de una empresa u

8 Visión Dirección Administrativa Victor Ocampo
organización , ésta define lo que la compañía
pretende cumplir en la sociedad en la que actúa;
lo que pretende hacer, y para quién lo va a hacer
Manual de Donde se plasman los cargos con sus respectivas

9 Dirección de Talento Humano Sonia Perez
Funciones funciones de los miembros de la organización
Orientación o directriz donde se contemplan las
Políticas del normas y responsabilidades de cada área de la

10 Dirección de Talento Humano Sonia Perez
Talento Humano organización, las cuales deben ser divulgadas y
entendida por todos los miembros
Busca lograr las metas personales y

Estrategias de
organizacionales, a través de un plan de acción
11 Desarrollo para Coordinación de Capacitación Edilson Vargas
que logre articularlas para alcanzar los objetivos
los Empleados
de la compañía
Plan Anual de Acciones que aportan las competencias o

12 Coordinación de Capacitación Edilson Vargas
Capacitación capacidades, que requiere el recurso humano
para cumplir los objetivos fijados por la
organización
Evaluación del Medición de la efectividad de la formación
13 impacto de la impartida al personal de la organización, para el Coordinación de Capacitación Edilson Vargas
capacitación logro de mejores habilidades para el trabajo
Eventos
Espacios donde se integran los empleados y se
Sociales, Coordinación de Planes e Maria
14 celebran varias fechas o se realizan por
culturales y Incentivos Betancourt
diversión y compañerismo
Deportivos
Plan de Responde a las necesidades de los miembros de

Coordinación de Planes e Maria
15 Bienestar y la organización, manteniendo y mejorando sus
Incentivos Betancourt
Estímulos condiciones en el entorno social
Proyecto que asigna recursos disponibles en las

Plan de Dario
16 áreas de la organización, para el logro de los Dirección Financiera
Inversión Thompson
objetivos propuestos
Flujos de Actividades Desarrolladas por la empresa con el Dario
17 Dirección Financiera
Operaciones propósito de producir ingresos Thompson
Informes que se utilizan para dar a conocer la
Estados situación económica y financiera y los cambios Dario

18 Dirección Financiera
Financieros que experimenta la misma a una fecha o periodo Thompson
determinado.
Control del Registro que se lleva mes a mes o durante un

Coordinación Área de
19 Movimiento periodo de tiempo determinado de los Activos, Angela Perez
Contabilidad
Contable Pasivos, Ingresos, Egresos entre otros
Son las personas o empresas que compran los

20 Clientes Dirección de Ventas Ivan Montoya
productos y servicios de la empresa Proinsumos
Lo que la empresa tiene pensando en gastar en

Proyecciones de
21 cierto periodo de tiempo, este puede ser a corto, Dirección de Ventas Ivan Montoya
Ventas
mediano o largo plazo.
El cómo, cuándo y dónde se realizaran las
Planeación de Coordinación Área de William
22 entregas de los productos encargados a
Entregas Distribución Arrazola
Proinsumos
Manejo eficiente de los recursos, que pueden ser

Administración
23 tanto tangibles como intangibles buscando la Dirección de Producción Roberto Anaya
de los recursos
satisfacción de los intereses de la Empresa
Cuadro de seguimiento a cada una de los

Seguimiento de
procesos y actividades que estén a cargo del área
24 las Actividades Dirección de Producción Roberto Anaya
de producción, datos como inicio, fin, tiempo
Desarrolladas
empleado y calidad
Lineamientos
para el Bases del cómo se deben crear estos nuevos
25 Desarrollo de productos, en la cual deben participar todas las Dirección de Producción Roberto Anaya
Nuevos áreas de la empresa
Productos
Supervisión Planilla donde se verifica la calidad, porcentaje
Coordinación Área de Emiliano
26 elaboración de de error, motivos a mejorar, motivos de causa de
Producción Zapata
los Productos error entre otros de los productos de la empresa
Cantidad de Planilla donde se verifica la cantidad de Coordinación Área de Emiliano

27
Productos producto solicitado por un cliente determinado Producción Zapata
Planilla donde se detalla el producto en sí, y la

Especificaciones Coordinación Área de Emiliano
28 calidad del mismo antes de ser despachada al
del Producto Producción Zapata
cliente
Control de Calidad que se realiza al producto, se

Condiciones y
29 realiza en varias etapas: Elaboración, Coordinación Área de Control Julian Becerra
Especificaciones
Terminación, y Aplicación del productos
Empresas que brindan materia prima para poder

Coordinación Área de
30 Proveedores terminar los diferentes productos que solicitan Carlos Lopez
Materiales
nuestros clientes
Procedimiento del cómo se debe pedir y en que
Adquisición de Coordinación Área de
31 formatos la materia prima a nuestros Carlos Lopez
Materia Prima Materiales
proveedores
2. Análisis de la Información
Posterior a realizar el inventario de los insumos proporcionados por la empresa, deberá
analizar la información suministrada, lo que le permitirá identificar y describir la
información que considera pertinente conocer pero que no le fue mencionada a lo largo de
la visita. Identifique y describa la información que le falta.
Una vez realizadas las entrevistas, se evidencia que hace falta conocer algunas cosas,
unas pequeñas y otras muy importantes, pero no quiere decir que sean menos que las demás
dichos “vacíos” los he catalogado por área y son:
Gerencia General: El gerente da a conocer los balances generales, Utilidades, Ingresos,
Egresos, etc., pero no es claro la periodicidad del mismo, y tampoco de dónde saca dichos
informes, quien o que se los suministra.
Dirección de Talento Humano: Seria bueno el conocer los perfiles de los empleados,
tiempo promedio que un empleado dura en la compañía, la proporción de carga laboral vs
la cantidad de empleados que tiene Proinsumos
Coordinación de Capacitación: Aunque existe un plan anual de capacitaciones, sería
bueno el saber, hacía quién va dirigida dicha capacitación, si se capacita a todo el personal,
o si es por áreas, que tipo de capacitación y quienes imparten dicha capacitación.
Coordinación de Planes e Incentivos: Este punto es muy importante, pues para nadie es
un secreto que el tener contentos e incentivar a los empleados, mejora el rendimiento
laboral y este ayuda a crecer en grande a la empresa, pero no es claro de pronto los
requisitos, si existe la posibilidad de postularse a algún tipo de plan, los trabajadores como
saben de los incentivos, a quienes aplican, etc. Será que existe un manual donde este
detallado todo esto.?

Dirección Financiera: Los ingresos y gastos cómo llevan dicha contabilidad, no es claro
de donde se extrae la información, el saber también cómo les pagan a sus empleados, el
saber si existe dinero para ampliar un poco el talento humano de Proinsumos.
Coordinación Área de Contabilidad: Cómo se lleva dicha contabilidad, si es a través de
un Software especializado, o con alguna herramienta ofimática.
Dirección de Ventas: Son muy pocos clientes los que tiene Proinsumos además varios de
ellos de acuerdo a la clasificación que maneja la empresa, no son muy buenos pagando sus
cuentas, el saber si existe un plan de pagos o de fidelización para estos clientes.
Coordinación Área de Distribución: Aunque se conocen los tiempos que demora en
entregarse un producto, el saber si existe la posibilidad de hacer estos tiempos más cortos
pues actualmente su proceso es un poco largo, y reduciendo los tiempos puede ser una gran
ventaja competitiva.
Dirección de Producción: En cuanto al manejo de los recursos, el saber si existe la
posibilidad de elaborar la materia prima, pues por lo visto siempre se deben hacer pedidos a
proveedores externos para poder elaborar dichos productos.
Coordinación Área de Producción: Al parecer solo se hacen productos por pedido, pues
el tiempo que tarda siempre en entregar dicho producto es extenso, pero sería bueno saber
si dichos productos se pueden tener en bodega, pues existen varias bodegas, cada una de
ellas ubicada cerca de donde hay clientes, pero el saber si dichos productos se pueden
almacenar en bodega para no perder mucho tiempo en la elaboración del producto, sino
tenerlo listo, o hacer proyecciones de producto para tener listo cuando se requiera, esto
sería una fuerte ventaja ante los demás.
Coordinación Área de Materiales: El saber, cómo se piden los materiales a los
proveedores, saber si estos materiales no se pueden tener en Bodega pues como se

mencionó anteriormente, el pedir dichos productos toma un tiempo largo que se puede
minimizar siempre y cuando se cuente la materia prima en las bodegas.
3. Diseño de Entrevistas
Para el caso de la información que requiere pero que no se provee en la fase Listado de
insumos, diseñe las entrevista que considere necesarias para obtenerla.
Nombre del Entrevistador Marlon Andres Correa Mur
Nombre del Entrevistado Jairo Camacho
Área a la que pertenece Gerencia General
Conocer la percepción del Gerente General de la Empresa
Objetivos de la entrevista Proinsumos en relación al Sistema de Información que
actualmente tiene la compañía
Estructura de la Entrevista Diamante
1. ¿Cuántos Clientes Tiene Proinsumos?
2. ¿Cuál es el tiempo que tarda en enviar un pedido a un
cliente?
3. ¿Considera que el SI actual que tiene Proinsumos es el
Preguntas ideal?
4. ¿Qué piensa de los pedido online?
5. ¿Alguna vez ha realizado pedidos Online?
6. ¿Qué opina de que Proinsumos reciba pedido online?
7. ¿Cada Cuánto se reúne en la Junta de Accionistas?

8. ¿Quién le suministra los datos para poder mostrar los
informes a la Junta de Accionistas?
Nombre del Entrevistado Victor Ocampo
Área a la que pertenece Dirección de Talento Humano
Conocer un poco más los perfiles y funciones de los

Objetivos de la entrevista
empleados de la empresa Proinsumos
Estructura de la Entrevista Pirámide
1. ¿Cuántos empleados cuenta actualmente Proinsumos?
2. En Promedio ¿Cuál es el tiempo de permanencia de un
empleado en Proinsumos?
3. ¿Cuál es el promedio de horas a la semana trabajadas
por empleado?
Preguntas 4. ¿Qué perfiles técnicos y profesionales son los que
actualmente tiene la empresa Proinsumos?
5. ¿Cómo le gustaría que el SI de Proinsumos ayudará al
área de Talento Humano?
5. ¿Qué opina de que Proinsumos sea una empresa de
negocio y comercio online?

Nombre del Entrevistado Edilson Vargas
Área a la que pertenece Coordinación de Capacitación
Conocer el Objetivo y Visión de las Capacitaciones de

la Empresa Proinsumos
1. ¿Qué busca Proinsumos con las capacitaciones a los
empleados?
2. ¿Existe un Plan de Gestión del Conocimiento?
3. ¿Qué metodología de Gestión del Conocimiento
Aplica la empresa?
4. ¿Cuántas capacitaciones mensuales realizan?
Preguntas 5. ¿Hacia quiénes van dirigidas dichas capacitaciones?
6. ¿Cuál es el porcentaje de asistencia a dichas
capacitaciones?
7. ¿Cuál es el medio de comunicación para convocar a
los empleados a dichas capacitaciones?
8. ¿Cómo le gustaría que el SI ayude a la Coordinación
de Capacitación?
Nombre del Entrevistado Maria Betancourt
Área a la que pertenece Coordinación de Planes e Incentivos
Conocer el Objetivo y Visión de los Planes e Incentivos

de la Empresa Proinsumos hacia sus empleados
Estructura de la Entrevista
1. ¿Cuántos empleados tiene Proinsumos?
2. ¿Cuántos eventos sociales, deportivos y culturales
realizan al semestre?
3. ¿Cuál es el nivel de aceptación, asistencia y
participación de los empleados a dichos eventos?
4. ¿Qué buscan con la promoción y realización de
dichos espacios?
Preguntas
5. ¿Qué planes de estímulos ofrecen actualmente?
6. ¿Cómo le gustaría que el SI ayudará a la
Coordinación de Planes e Incentivos?
7. ¿Cómo es la postulación a dichos programas de
incentivos?
8. ¿Cuál es la Inversión que tiene la empresa para el
Plan de Bienestar y Estímulos?

Nombre del Entrevistado Dario Thompson
Área a la que pertenece Dirección Financiera
Conocer de dónde se extrae la información principal de

Ingresos, Egresos, Gastos, Activos, Pasivos etc.
Estructura de la Entrevista Embudo
1. ¿Cómo y dónde ingresan la información y la
contabilidad de la empresa Proinsumos?
2. ¿Es confiable la forma en que actualmente realizan el
proceso de contabilidad?
3. ¿Considera pertinente ampliar la planta de personal
de la empresa Proinsumos?
Preguntas
4. ¿Cómo le gustaría que el SI ayudara al Coordinación
Financiera?
5. ¿Cuál es la porcentaje de ejecución de los dineros
proyectos a las diferentes áreas de la compañía?
6. ¿De acuerdo a las proyecciones, cuál sería la utilidad
de Proinsumos en los próximos 3 años?

Nombre del Entrevistado Ivan Montoya
Área a la que pertenece Dirección de Ventas
Conocer el por qué la clasificación de los Clientes y

posibles nuevos clientes
Estructura de la Entrevista Pirámide
1. ¿Cuántos Clientes Tiene Proinsumos?
2. ¿Qué mecanismos de Mercadeo se han utilizado para
atraer más clientes?
3. ¿Cómo hacen con los Clientes que más se demoran en
realizar sus pagos?
4. ¿Poseen procesos o mecanismos de fidelización con

Preguntas
los clientes actuales?
5. ¿Qué piensa del negocio y comercialización de los
productos a través del mercado online?
6. ¿Cómo le gustaría que el SI ayudara a la Dirección de
Ventas?
Nombre del Entrevistado Emiliano Zapata
Área a la que pertenece Coordinación Área de Producción
Conocer más a fondo el verdadero problema de la
Objetivos de la entrevista empresa Proinsumos, pues es aquí donde está la falla
principal de la empresa
Estructura de la Entrevista Embudo
1. ¿Existe la Posibilidad de que Proinsumos fabrique su
propia materia prima?
2. ¿Por qué no existe un Inventario confiable de los
productos en Bodega y en Stock de la Empresa?
3. ¿Cómo espera que el SI ayude a la Coordinación del
Área de Producción?
Preguntas
4. ¿Es posible proyectar posibles pedidos para ahorrar
tiempos en pedida de materiales y otros procesos?
5. ¿Las Bodegas son propias o son en arriendo?
6. ¿Se puede almacenar Materia Prima en las Bodegas?
7. ¿La producción es continúa o existen días en que no
hay pedidos?
Nombre del Entrevistado Cliente
Área a la que pertenece Externo
Conocer la percepción del Cliente en relación a los
Objetivos de la entrevista tiempos del pedido hasta la entrega y los pagos de los
productos
1. ¿Hace cuánto es cliente de Proinsumos?
2. ¿Cada cuánto realiza pedidos a esta empresa?
3. ¿Tiene Empresas diferentes a Proinsumos a las que
les solicite pedidos similares?
4. ¿Cuánto demora en realizar sus pagos a la empresa?
5. ¿Considera que el Tiempo que transcurre en que
realiza el pedido hasta que le es entregado es normal?
SI__ NO__
Preguntas
6. ¿Qué piensa del mercado y comercialización de estos
productos online?
7. ¿Tiene la posibilidad de realizar los pagos de manera
Online? SI__ NO__
8. ¿Cómo realiza el pedido de sus productos ante la
empresa Proinsumos?
9. ¿Ha tenido problemas con los productos de la
empresa Proinsumos? SI __ NO __
4. Diagrama de Flujo
Con la claridad que le otorga el tener la información organizada y analizada, elabore el
diagrama de flujo que refleje el manejo actual de la información en la empresa ProInsumos
S.A.
Ilustración 1. Diagrama Situación Actual SI ProInsumos
Fuente: Elaboración Propia
5. Definición del Problema
Con la información antes recabada, estará en la capacidad de definir el problema general
y algunos problemas particulares, es decir, por áreas. Utilice una tabla como la que se
presenta a continuación para registrar la descripción del problema general y de los
problemas específicos. (Puede suceder que no posea información para identificar problemas
en todas las áreas, en ese caso, deje en blanco el espacio correspondiente).

Áreas Descripción del Problema
El principal problema es la falta de Información en
cuando a la cantidad de producto y materia prima que
Problema General tiene la Empresa, pues sin saber esto la empresa puede
identificado en Proinsumos hacer pedidos innecesarios o desgastar mucho tiempo en
la espera de nueva materia prima para la elaboración de
los insumos
Problema Área
Administrativa
La falta de Talento Humano pues en algunas
Problema Área de Talento ocasiones son los distribuidores quienes deben hacen la
Humano búsqueda de los insumos en las bodegas para así poder
completar el pedido requerido
La distribución de los recursos para cumplir los
Problema Área Financiera logros y objetivos propuestos por cada una de las áreas
de la empresa
Aquí se concentra el gran problema y es la falta de
información de la cantidad en existencia de los
productos y materia prima.
Problema Área de Producción La posible pérdida de espacio de la Bodega de Boyacá,
pues de acuerdo a los clientes no existen proveedores en
el Departamento de Boyacá, a menos que sea la que
ayude a proveer a Bogotá, pero Bogotá cuenta con la

Bodega de Cundinamarca que provee a 3 proveedores.
La forma en que se solicita la materia prima a los
proveedores, el tiempo es muy largo retrasando el
proceso de entrega
La clasificación de los Clientes, pues la gran mayoría
NO se encuentra en la categoría de Excelente o Buena,
perjudicando bastante los ingresos de la empresa y

Problema Área de Ventas
posiblemente retrasando procesos internos de la misma.
Los tiempos de entrega pues son muy largos y más
cuando los pedidos son al exterior.

6. Referencias
Mogollón Carvajal, O. L. (28 de Abril de 2019). Universidad de Cundinamarca - Análisis
de Sistemas de Información. Obtenido de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundam
entos_de_sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_2.pdf
Mogollón Carvajal, O. L. (28 de Abril de 2019). Universidad de Cundinamarca - Análisis
de Sistemas de Información. Obtenido de
Vhttps://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/funda
mentos_de_sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_4.pdf
Mogollón Carvajal, O. L. (28 de Abril de 2019). Universidad de Cundinamarca - Modelos.
Obtenido de
Mogollón Carvajal, O. L. (28 de Abril de 2019). Universidad de Cundinamarca - Teoría de
Sistemas. Obtenido de
Universidad de Cundinamarca. (29 de Abril de 2015). Universidad de Cundinamarca -
PoInsumos. Obtenido de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/cartilla/Cartilla.html

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MARLON ANDRES CORREA MUR

DOCENTE: DAVID ALBERTO CASTAÑO ALDANA

FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. Definición del Problema .............................................................................................. 3

3. Diseño de Entrevistas ................................................................................................ 13

4. Diagrama de Flujo ..................................................................................................... 21

5. Definición del Problema ............................................................................................ 21

cada uno de los directivos le suministre.

No. De Nombre del Funcionario

Informe de Se refiere a la operación que resulta

Refleja el resultado de la operatividad

Informe sobre Planes que se diseñan para satisfacer las

Estructura del cómo se encuentra organizada la

Objetivos Corresponden a los propósitos deseados que la

Exposición clara de hacía a dónde se dirige la

Propósito o razón de ser de una empresa u

lo que pretende hacer, y para quién lo va a hacer

Manual de Donde se plasman los cargos con sus respectivas

Orientación o directriz donde se contemplan las

Políticas del normas y responsabilidades de cada área de la

entendida por todos los miembros

Busca lograr las metas personales y

Plan Anual de Acciones que aportan las competencias o

Evaluación del Medición de la efectividad de la formación

13 impacto de la impartida al personal de la organización, para el Coordinación de Capacitación Edilson Vargas

capacitación logro de mejores habilidades para el trabajo

Plan de Responde a las necesidades de los miembros de

Proyecto que asigna recursos disponibles en las

Informes que se utilizan para dar a conocer la

Estados situación económica y financiera y los cambios Dario

Control del Registro que se lleva mes a mes o durante un

Son las personas o empresas que compran los

Lo que la empresa tiene pensando en gastar en

Manejo eficiente de los recursos, que pueden ser

Cuadro de seguimiento a cada una de los

para el Bases del cómo se deben crear estos nuevos

Nuevos áreas de la empresa

Cantidad de Planilla donde se verifica la cantidad de Coordinación Área de Emiliano

Planilla donde se detalla el producto en sí, y la

Control de Calidad que se realiza al producto, se

Empresas que brindan materia prima para poder

Posterior a realizar el inventario de los insumos proporcionados por la empresa, deberá

analizar la información suministrada, lo que le permitirá identificar y describir la

la visita. Identifique y describa la información que le falta.

dichos “vacíos” los he catalogado por área y son:

Gerencia General: El gerente da a conocer los balances generales, Utilidades, Ingresos,

informes, quien o que se los suministra.

tiempo promedio que un empleado dura en la compañía, la proporción de carga laboral vs

la cantidad de empleados que tiene Proinsumos

Coordinación de Capacitación: Aunque existe un plan anual de capacitaciones, sería

o si es por áreas, que tipo de capacitación y quienes imparten dicha capacitación.

un secreto que el tener contentos e incentivar a los empleados, mejora el rendimiento

detallado todo esto.?

saber si existe dinero para ampliar un poco el talento humano de Proinsumos.

Coordinación Área de Contabilidad: Cómo se lleva dicha contabilidad, si es a través de

un Software especializado, o con alguna herramienta ofimática.

cuentas, el saber si existe un plan de pagos o de fidelización para estos clientes.

Coordinación Área de Distribución: Aunque se conocen los tiempos que demora en

Dirección de Producción: En cuanto al manejo de los recursos, el saber si existe la