¿Se están implementando las Tablas de Retención Documental en Colombia?

Autor: Carolina Calderón Polanía

Las Tablas de Retención Documental (TRD), son de obligatorio uso y elaboración en las
Entidades del Estado, según el Art 24 de la Ley 594 de 2000, decretado por el Congreso
de Colombia. Aunado a esta obligatoriedad está el compromiso que se debe adoptar de la
aplicación de las tecnologías de la información en la gestión documental según Circular
Externa 005 de 2012, del Archivo General de la Nación (AGN). Pero, ¿Se están
implementando las TRD en la realidad de las entidades del Estado Colombiano?

Ha sido un proceso continuo donde algunas entidades públicas demuestran compromiso

con el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, mientras que en otras entidades como fue el
caso de la Alcaldía de Santa Marta, en el mes de junio del presente año, en la cual, el
Grupo de Inspección y Vigilancia del Archivo General de la Nación, encontró como
hallazgo: que “la entidad usaba TRD versión julio de 2017 sin aprobación y que las TRD
de 2011 nunca se usaron y nunca ha habido aplicación de instrumentos archivísticos”.
Además, como dijo el doctor Emiro Castro, Secretario General del Distrito: “el archivo
central está absolutamente desordenado porque no hay tablas de retención documental”.

Los avances tecnológicos aplicados en el proceso archivístico, permiten que se tenga una
mayor agilidad en el proceso de búsqueda y recuperación de la información, garantiza la
conservación de los documentos durante su ciclo de vida.

Las fallas en el cumplimiento a la Ley 594 de 2000, demuestra que se necesita una
capacitación continua de las entidades sobre el proceso archivístico y un compromiso de
cada una de los funcionarios de las diferentes áreas o dependencias de la institución.
Garantizando de esta manera el cumplimiento al Art. 12 Responsabilidad de la
Administración Pública en la gestión documental y administración de sus archivos, Art.
18 Capacitación de los funcionarios, Art. 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención
Documental de la Ley 594 de 2000, entre otros.
La importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD) radica en que permite el
control, acceso y recuperación de la información. No se debe esperar a último momento
para implementarlas, ya que se necesitan para la organización archivística.

Bibliografía

EL TIEMPO. (2018). De lo análogo a lo Digital en la gestión documental. Septiembre 05

de 2019, de EL TIEMPO, Casa Editorial Sitio web:
https://www.eltiempo.com/economia/sectores/reglas-para-la-gestion-documental-digital-
en-las-empresas-176168

PAOLA BENJUMEA BRITO. (2019). Los Cuestionamientos a los archivos de Santa

Marta. Septiembre 05 de 2019, de SEGUIMIENTO.CO Sitio web:
https://seguimiento.co/la-samaria/los-cuestionamientos-los-archivos-de-la-alcaldia-de-
santa-marta-26221