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Título: PROTOCOLO DE
U.G.C. FARMACIA CADUCIDADES
AGS Norte de Almería

PROTOCOLO DE CADUCIDADES
AREA GESTION SANITARIA NORTE DE ALMERIA

1. OBJETIVO Y APLICACIÓN

2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CADUCIDADES

3. REVISIÓN DE CADUCIDADES EN UGC FARMACIA

4. GESTIÓN DE CADUCIDADES

5. CONTROL DE CADUCIDADES EN LAS UNIDADES CLÍNICAS

5. ANEXOS

1. OBJETIVO Y APLICACIÓN

Este documento tiene por objetivo definir la metodología a

seguir para controlar las caducidades de los medicamentos,
materias primas y material de acondicionamiento, con el fin de
asegurar la no existencia de productos caducados en el laboratorio
ni en el almacén, ni su dispensación a las diferentes unidades y
pacientes.

El control de caducidades tiene por objetivo definir las acciones

necesarias para evitar que:
• Se dispense un medicamento caducado o próximo a caducar.
• Se elabore una fórmula magistral o preparado oficinal con una
materia prima caducada o próxima a caducar
• Se envase una fórmula magistral o preparado oficinal en un
recipiente fuera de plazo marcado para su validez

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Uno de los objetivos de la Unidad de Farmacia es el mantener y

conservar los medicamentos en perfectas condiciones. Para
conseguir esto todos los medicamentos han de tener vigencia, es
decir no deben de sobrepasar su fecha de caducidad.

En el AGSNA todo medicamento ha de reflejar su fecha de

caducidad. Por tanto desde la UGC Farmacia tenemos un
compromiso, que es el no dispensar ningún medicamento sin fecha
de caducidad.

Para conseguir esto la UGC Farmacia prioriza la compra de

envases clínicos con fármacos en monodosis (que reflejan de forma
individualizada tanto la fecha de caducidad como el lote). En los
casos en que no se pueda adquirir en esta presentación del
laboratorio fabricante, la UGC Farmacia procederá a reenvasar de
forma unitaria cada fármaco para darle una fecha de vigencia y un
lote.

2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

CADUCIDADES

El plan de actuación será el siguiente:

EN LA RECEPCIÓN DE PEDIDOS: Siempre se ha de registrar la

caducidad de todo medicamento que procede del laboratorio
fabricante. Al recepcionar un medicamento, materia prima o material
de acondicionamiento, el celador, y/o en su defecto el auxiliar de
farmacia, tiene que anotar la fecha de caducidad en la hoja de
pedido. Hay que tener especial cuidado en aquellos medicamentos
que se acompañan de diluyente y/o sistema de administración, de
tal forma que se presentan en forma de doble paquete; en estos
casos hay que anotar siempre como fecha de caducidad la menor
de ambas y destacarla en la presentación, por ejemplo con color
amarillo fosforito. Tener presente que por ley si un medicamento
procedente de laboratorio fabricante tiene fecha de caducidad en un
plazo inferior a 6 meses desde la fecha de recepción se puede
devolver a laboratorio sin el menor coste.

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Tras el registro en papel, si se trata de un medicamento, la

administrativa realizará su entrada en el programa Farmatools®,
registrando la caducidad anotada anteriormente. Si se trata de
materia prima o de material de acondicionamiento será el
farmacéutico quien detalle la fecha de caducidad de los productos
en el programa de elaboración de formulas magistrales Paracelso®.

EN LA UBICACIÓN EN EL ALMACÉN: Siempre se colocará más a

la vista aquel con menor fecha de caducidad y a la izquierda en
caso de haber 2 o más filas del mismo medicamento.

EN LA DISPENSACIÓN DESDE UGC FARMACIA:

Todo medicamento que se dispense tiene que reflejar la fecha de
caducidad.
En la UGC Farmacia se utiliza un sistema visual para conocer si un
medicamento está próximo a caducar. Se trata de una pegatina
redonda de color rojo (GC: D66701), que se coloca de forma visible
en todos aquellos medicamentos dispensados que van a caducar
en los próximos 3 meses
Si se trata de pedidos para Botiquines de planta o de Atención
Primaria sólo será necesario que aparezca reflejada en el envase
original. Sin embargo en la medicación de los carros de unidosis
siempre tiene que detallarse de forma unitaria (cada comprimido,
ampolla o vasito dispensado tiene que llevarlo). Cuando se trata de
fórmulas magistrales o preparados oficinales viene reflejada en la
etiqueta obtenida del programa Paracelso®.
En los casos en que las dosis unitarias no vienen de fábrica con lote
y caducidad se reenvasa en nuestro laboratorio, de manera que se
le dará la misma fecha que el envase original siempre que se trate
de blisters, y en caso contrario se le dará un máximo de 6 meses.

EN LA DEVOLUCIÓN A UGC FARMACIA:

Todo medicamento que se devuelva a farmacia ha de reflejar el lote
y la caducidad para poder volver a dispensarlo.
Se aprovecharán aquellos fármacos que se devuelvan con lote y
caducidad y ésta sea superior a un mes. En el momento de su
colocación en el almacén hay que tener en cuenta que si la fecha

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de caducidad es inferior a 3 meses se pegará un punto rojo para

destacar que hay que usarlo primero.

3. REVISIÓN DE CADUCIDADES EN UGC FARMACIA

Se realizarán12 revisiones anuales del total del stock de farmacia,

una por mes, siempre con 3 meses de adelanto, así que a final de
septiembre se revisarán los caducados de Diciembre. Siempre se
revisarán los caducados con 3 meses de adelanto. Se realizará
revisión de todo el contenido del almacén general, del kardex
vertical, y del material de laboratorio (materias primas, material de
acondicionamiento y fungible).

Los cajones de la U de unidosis se usan para almacenar las

devoluciones de los carros de unidosis, por tanto se tendrá en
cuenta la caducidad a la hora de colocar la medicación. No se
realizará la revisión mensual de su contenido.

Los medicamentos que van a caducar se señalan con un punto rojo

redondo, que significa que el medicamento dispensado tiene una
caducidad igual o inferior a 3 meses.

El PROCEDIMIENTO GENERAL es el siguiente:

Al final de cada mes se imprime un listado de todos los

medicamentos que se han recibido en UGC Farmacia con una
fecha de caducidad igual al día último de mes del mes 3º a contar a
partir del mes en que estamos, y se hará de la siguiente manera:

• El FEA Farmacia responsable de caducidades sacará un listado

del Programa Farmatools® de los medicamentos que se han
recepcionado en farmacia, y que caducan en los próximos 3
meses. (Gestion economica Administración
Inventarios Informe de caducidades Informe resumido
Fechas: de dia 30 a 31 o de 30 a 30, en función del mes
Mostrar lotes XXXX Ordenado por artículo).

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• El farmacéutico sacará un listado del Excel de reenvasados

(sólidos y líquidos) y de medios y cuartos comprimidos, en
escritorio del ordenador de laboratorio, de todos los
reenvasados, tanto sólidos como líquidos, que caducan en el
tercer mes a partir de la fecha actual. También sacará del mismo
Excel un listado de los citostáticos recibidos del Hospital
Torrecárdenas que van a caducar dentro de 3 meses.
• El farmacéutico también sacará un listado de los Medicamentos
No Incluidos en la Guía que van a caducar dentro de 3 meses,
de un Excel creado en el ordenador de unidosis; así como un
listado de los productos de laboratorio que están próximos a
caducar.
• El farmacéutico también sacará un listado con los medicamentos
citostáticos que se han recibido del Hospital Torrecárdenas y que
caducan dentro de 3 meses, por si han caducado, o van a
caducar.

Doce veces al año (una vez al mes), en la última semana de cada

mes, se realizará visualmente la revisión de caducidades por el
auxiliar de farmacia basándose en los listados impresos, que
retirará todo aquello que caduca a fin de mes, y a todo lo que
caduque en los siguientes 3 meses le pegará un punto rojo, que
indicará que está próximo a caducar.

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Cada mes se revisarán las existencias de caducidades por un sólo

auxiliar de farmacia, y será este mismo auxiliar quien retire los
medicamentos que van a caducar, anote las cantidades de
unidades retiradas y consulte con el farmacéutico su gestión
posterior, y firme en la Hoja de Comprobación de control de
caducidades.

Por partes se haría lo siguiente:

1. Revisión del Almacén de Farmacia: Cada auxiliar revisará un

mes, colocará los puntos rojos, retirará los medicamentos de
las estanterías.

2. Revisión del Armario de Dispensación Automática: Mediante

la realización de un inventario con los artículos que aparecen
en el listado impreso que se saca cada mes, se irán revisando
los cajetines por si hubiera algo que caduque ese mes. Si
caduca en los próximos 3 meses se pegará pegatina roja.

3. Revisión de los cajones con Medicamentos No Incluidos en

Guía (MNIG): se utilizará para ello una tabla Excel ubicada en
el ordenador de unidosis y se filtrará por fecha de caducidad.
El auxiliar revisará si hay existencias de los medicamentos
que caducan a final de mes, lo retirará y lo desechará al cubo
blanco.

4. Revisión de los Medios Comprimidos y Reenvasados, tanto

sólidos como líquidos: En el ordenador del laboratorio hay
una tabla Excel donde se registran todos los reenvasados que
se realizan. Se filtrará por fecha de caducidad para la
obtención del listado. El auxiliar de farmacia revisará si existen
caducados y los retirará.

5. Revisión de los citostáticos: En el mismo archivo Excel de

reenvasados, hay una pestaña en que se registran las
caducidades de los medicamentos citostáticos, que proceden

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de la UGC Farmacia del Hospital Torrecárdenas. Cada vez

que llegue un pedido de Torrecárdenas se registrará su
entrada en la Excel. Los citostáticos que caduquen a final de
ese mes se eliminará en el contenedor rojo. Y los que
caduquen en los próximos 3 meses se devolverán a UGC
Farmacia de Hospital Torrecárdenas para que pueda utilizarse
allí.

6. Revisión de Material de Laboratorio: Se revisará tanto las

materias primas como el material de acondicionamiento y
fungible. Al menos trimestralmente, el FEA encargado de
formulación, o el DUGC en su ausencia, procederá a sacar un
listado de los productos de laboratorio con caducidad próxima
(90 días) del programa Paracelso® para remarcar la
caducidad de los productos, y facilitar su colocación en la
bandeja de retest (si procede) para ver si se puede alargar su
fecha de vigencia. Se almacenarán ahí hasta 2 meses
después de la fecha del retest para comprobar si Fagron
(www.fagron.es/productos/certificados de análisis) ha
realizado dicho retest, en cuyo caso, se imprimirá un nuevo
certificado de análisis, se colocará una nueva pegatina
identificativa con la nueva fecha de retest. En caso negativo
se eliminará en el contenedor amarillo para productos
caducados

4. GESTIÓN DE CADUCIDADES

Tras retirar todo lo que caduca a final de mes, el auxiliar procederá

de la siguiente manera en función de si se trata de un medicamento,
materia prima o material de acondicionamiento:

- Si se trata de medicamento, y el envase está intacto, se colocará

en la estantería de caducados que hay al fondo del almacén
general, para devolverlo al laboratorio fabricante. El plazo para
realizar la devolución será de máximo 6 meses, para poder recibir el
importe íntegro. El auxiliar administrativo tendrá guardados todos
los envíos a los laboratorios para poder reclamar los
correspondientes abonos.
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Si se trata de estupefacientes, se realizará en el vale de

estupefacientes donde indique “Devolución” según su PNT
correspondiente. Si se trata de medicamentos extranjeros, aunque
estén intactos, no se devuelven.

Si se trata de envases abiertos, reenvasados o MNIG, se

desecharán en el cubo blanco, destinado a medicamentos
caducados. Este cubo, una vez esté lleno, se retirará por el
personal de limpieza del hospital para su incineración.

-Si se trata de materias primas, se pondrán en cuarentena, en una

bandeja permanente en repisa del laboratorio. En muchas
ocasiones a estos productos se les amplia la fecha de vigencia, y se
pueden volver a utilizar.

-Si se trata de material de acondicionamiento y fungible, tras la

fecha de caducidad se desecha en los contenedores destinados
para ello.

- Si se trata de Fórmulas Magistrales o Preparados Oficinales, una

vez pasada la fecha de caducidad se procederá a eliminarlos en el
cubo amarillo que hay ubicado en el laboratorio. El farmacéutico
revisará mensualmente que no hay ninguna fórmula
magistral/preparado oficinal caducado en stock así como
previamente a su dispensación tanto de la estantería de fórmulas
como del frigorífico, siendo eliminadas en caso necesario.

- Si se trata de Citostáticos, se procederá a devolverlo a la Farmacia

del H. Torrecárdenas, o a eliminarlo en contenedor rojo cuando no
sea posible devolverlo al laboratorio fabricante.

Para descontar existencias de almacén general, en Gestión

Económica el FEA Farmacia realizará la dispensación del total de
unidades caducadas a la Unidad 14.En el momento en que se
reciba el abono de algún producto debido a que se haya devuelto al
laboratorio, se procederá a devolverlo de la unidad de caducados y
devolverlo al proveedor

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5. CONTROL DE CADUCIDADES EN LAS UNIDADES

CLÍNICAS

Hasta la fecha, la última semana de cada mes siempre se ha

enviado a papel un listado, a todos los supervisores, con los
medicamentos que caducan a final de mes, que se han
recepcionado en alguna ocasión en UGC Farmacia, y que puede
que tengan existencias en sus unidades en la actualidad. Este
listado se ha devuelto firmado y fechado, para cerciorarnos de que
ha sido revisado. En farmacia se ha archivado la primera hoja del
listado firmada y fechada, y se encuentra en el despacho del FEA
responsable del control de botiquines y caducidades y
estupefacientes.

Para facilitar esta tarea se modifica la manera de actuar a lo

siguiente:
Se revisará el contenido de botiquín de planta cada 3 meses por el
supervisor, y se anotará lo que caduca en cada uno de los meses
en la hoja “Registro de Control de Caducidades por meses” (Anexo
I). Y se pegará una pegatina redonda roja en lo va a caducar en ese
período.
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La última semana de cada mes, la supervisora de planta será la

responsable de retirar del botiquín todo aquello que caduca, y lo
devolverá a UGC Farmacia, para que sea en farmacia quien
gestione las devoluciones.

Para comprobar el correcto mantenimiento de los caducados en las

diferentes UGC, el FEA Farmacia revisará como mínimo una vez al
año el botiquín de cada unidad, y comprobará que se ha rellenado
la hoja “Registro de Control de Caducidades por meses” (Anexo I), y
han sido firmadas. Estos registros se conservarán en cada una de
las unidades hasta que el FEA Farmacia realice la revisión del
botiquín, momento en que las retirará, y conservará en farmacia.
Para más detalles, ver PNT Botiquines.

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HOJA DE CONTROL DE EDICIONES

Nº DE
EDICION FECHA NATURALEZA DE LA REVISIÓN
02 31/03/2010 Emisión Inicial
02.1 07/09/2010 Añadir control de productos de laboratorio, medios
comprimidos, reenvasados, citostáticos y
medicamentos no incluidos en guía y anexo I
02.2 23/11/2010 - especial cuidado al anotar la caducidad de
un medicamento compuesto por más de 1
envase
- revisión mensual del armario de
dispensación automática
- revisión de reenvasados líquidos
- revisión total durante el inventario en
noviembre

02.3 14/09/2012 Nueva version. Cambio de sistema de control de

caducidades en Unidades clínicas (c/3 meses), y
uso sistema puntos rojos(D66701)
3 28/02/2014 Revisión del protocolo por reunión con los
supervisores del hospital

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6. ANEXOS
Anexo 1
REGISTRO DE CONTROL DE CADUCIDADES POR MESES

MES DE:
MEDICAMENTO CANTIDAD LOTE CADUCIDAD

Fecha: .................................... Firma Supervisor: ………………..

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Anexo 2.
HOJA DE COMPROBACIÓN DE REVISIÓN DE CADUCIDADES
EN UGC FARMACIA

Fecha Nombre Firma

Almacén general
Armario de dispensación
automática (Kardex)
Cajetines de Unidosis
Medicamentos no incluidos en
guía
Reenvasados y ½ comp.
Citostáticos
Fórmulas magistrales
Material de acondicionamiento
Materias primas

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ANEXO 3. HOJA DE REGISTRO MENSUAL DE REVISIÓN DE CADUCIDADES

ENERO FEBRER MARZ ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEM OCTU NOVIE DICIEM
O O BRE BRE MBRE BRE
PEDIATRÍA
TOCOGINE
CIRUGÍA
TRAUMA
M INTERNA 5
M INTERNA 6
URGENCIAS
OBSERVACIÓN
UCI
QUIRÓFANOS
H DIA
QUIRÓFANOS
S.MENTAL
PARITORIO

Mes correspondiente
X= enviado X = Recibido
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