SISTEMA DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA

Emiliano Marmonti, UNLP, Argentina

ISTEC-INAOE

Taller Mesoamericano y del Caribe de

Biblioteca Digital y de Educación a Distancia

RESUMEN

El Programa SIU (Sistema de Información Universitario) es una dependencia del Ministerio

de Educación de la República Argentina co-financiado por el Banco Mundial y el Gobierno
Nacional. Su misión prioritaria es la de proveer software de gestión para la mayor parte de
las necesidades existentes en las Universidades Nacionales. Entre las áreas que han sido
cubiertas se destaca toda la gestión de alumnos desde que ingresa hasta los cursos de
postgrado tanto como el área académica de los mismos y de los docentes, gestión contable
y financiera, indicadores de funcionamiento, provisión de información consolidada al
Ministerio, gestión de recursos edilicios y otros sistemas de soporte para la toma de
decisión.

Desde 1997, el Programa SIU incorpora un módulo dedicado a las Bibliotecas. El primer
diagnóstico de las Bibliotecas Universitarias, detecta que muchas de ellas no poseen
siquiera bancos de datos referenciales que permitan conocer sus existencias. Las que lo
poseen residen en formatos bibliográficos diversos, algunos adheridos a estándares, otros
adaptaciones de los mismos, otros creaciones propias. Pocas bibliotecas han accedido a un
software de gestión integral, casi ninguna se halla usando un formato estándar a nivel
internacional como MARC y casi todas usan tecnología de acceso libre como Isis© de la
UNESCO. Pocas en proporción disponen de sus catálogos accesibles desde la web.

Basados en otras iniciativas internacionales se inicia un proceso de reunión de los datos

bibliográficos de todas las Bibliotecas Universitarias con la idea de formar un banco de
datos unificado. El mismo actualmente posee cerca de los 600.000 registros. Para
almacenar dicho banco de datos se usa un formato bibliográfico simplificado basado en
MARC el cual es acordado por los referentes de cada Biblioteca. Se estudian diferentes
estrategias para hallar duplicados en dicho banco de datos tanto como políticas para
unificar registros y obtener una base de datos bibliográfica con un primer paso de control
de calidad.

Gracias a la subvención de una Fundación local llamada Antorchas, se inicia el proceso de

conversión retrospectiva de una parte de los registros reunidos con la idea de formar un
repositorio de registros nacionales en formato MARC e incentivar así el uso de dicho
formato con el objetivo de hacer internacionalmente usable el esfuerzo de las bibliotecas. El
proceso se realiza con la organización OCLC y se obtienen casi 130.000 registros en
formato MARC, siendo que cuando son recibidos son enriquecidos con información local.
Del proceso de conversión retrospectiva, OCLC devuelve un número importante de
registros locales que no puede determinar en forma fehaciente con cual se corresponde de
su banco de datos, por lo tanto devuelve el registro original y una serie de opciones para
cada uno de ellos. El programa SIU inicia un proceso coordinado y colaborativo entre mas
de 15 Universidades Nacionales y cerca de 100 usuarios on- line basado en un software vía
web para que los catalogadores puedan “elegir” la opción correcta. Se elabora un sistema
lógico por el cual cada “elección” atraviesa una serie de barreras de verificación para
asegurar la calidad de la misma. El proceso resulta en que se solicitan alrededor de 32.000
registros mas en formato MARC para engrosar dicho banco de datos. En el camino de dicha
experiencia, gracias a los foros administrados por el mismo software se genera una
corriente de conocimiento entre los distintos participantes ubicados en áreas geográficas
totalmente dispersas.

Al mismo tiempo y gracias a esta experiencia, tres de los sistemas mas importantes de
bibliotecas Universitarias comienzan a trabajar usando el formato MARC, en algunos casos
obteniendo la información del banco de datos unificado, en otros realizando la tarea de cero
y sumando este esfuerzo al banco de datos para compartir esta información con los
restantes sistemas de bibliotecas.

La Fundación Antorchas (representante local de la Mellon Foundation) apoya nuevamente

al Programa SIU con fondos para el diseño de un curso de capacitación a distancia en
formato MARC. Dicha tarea es emprendida con un equipo multidisciplinario de
especialistas (en educación a distancia, en catalogación MARC, en informática y en diseño)
y usando como herramientas de ejercitación software local adaptado desarrollado para la
catalogación en dicho formato. Nuevamente este proyecto asocia varias Instituciones
colaborando en la mejora, obtención y difusión de este producto.

Paralelamente el Programa SIU en colaboración con otra de las Universidades comienza el

desarrollo de una herramienta que permitirá automatizar la gestión del banco de datos
bibliográfico unificado en pro de la transformación de una tarea artesanal en una tarea casi
serializada. Por otro lado se está iniciando el desarrollo de herramientas de conversión
automatizadas desde los distintos formatos hacia el MARC.

En la charla se presentará el proceso realizado, las estrategias acordadas, las herramientas

usadas, la tecnología en la que fueron basadas dichas herramientas, el positivo resultado de
una experiencia colaborativa coordinada y los objetivos para el presente año en el marco de
una realidad sumamente conflictiva desde el punto de vista económico.