Manual Básico de

Inventario
Control del Inventarios

El sistema EasyPOS
funciona en base a un esquema de
generación de recetas para todos los
productos comercializados en el
restaurante. Al poseer cada
producto comercializado una
asociación a una receta, es posible
realizar los rebajes de inventarios en
los insumos involucrados en la
elaboración del producto.

La ventana, tal como lo

indica la figura, muestra un
formulario donde usted deberá
ingresar el artículo nuevo a la base
de datos.

Nombre: Indica el nombre del artículo, como ejemplo se creará un artículo de nombre “Aceite Vegetal”.

Descripción: Indica la descripción del artículo, siguiendo el ejemplo “Aceite Vegetal”.

Grupo: Seleccione mediante un combo box, el grupo donde se encontrará el artículo, en este caso el grupo es
“Abarrotes”.

Bodega: Corresponde a la bodega de almacenaje del artículo. A través también de combo box.

Panel Unidades:

Compra: Indica la unidad de compra, por ejemplo; kilogramos, litros, mallas, bidón, botellas, cajas, etc.

Precio neto: Indica el valor neto del artículo.

Inventario: Este campo indica como esta inventariada o contabilizada en la bodega.

Al pasar al siguiente campo, con la tecla “TAB”, inmediatamente el sistema le hará la siguiente
pregunta ¿Cuántas [variable inventario] por [variable compra]?

Receta: Indica cuánto deberá rebajar del inventario para ocupar en la receta, es decir cuánto ocuparía del
inventario para realizar la receta. Esta variable también se selecciona a través de un combo box.

¿Cuántas “botellas “por “botellas” ?, la respuesta es un valor numérico, en este caso “1”, ya que para
la receta debe ocupar 1 botella del inventario.
Panel Stock

Inicial: Debe indicar el valor inicial de stock del artículo que está ingresando, a través de un valor numérico.
Esto se actualizará una vez realizando el cierre de periodo.

Min.: Debe indicar el valor mínimo de stock del artículo que está ingresando, a través de un valor numérico.

Max.: Debe indicar el valor máximo de stock del artículo que está ingresando, a través de un valor numérico.

Panel Impuesto

IVA: Corresponde al valor del impuesto agregado, que actualmente está fijado por el 19% legal, que justamente
viene por defecto.

Imp. Var.: Corresponde al impuesto variable, si es que está ingresando algún artículo que estime un impuesto
variable, ingréselo en este cuadro de texto.

Administración de Recetas

Acceso: BackOffice -> Administración -> Recetas

Ingresa Recetas

Para ingresar una receta debe hacer clic en el botón “Nuevo”,

posteriormente se abrirá la siguiente pantalla.

Nombre: Indica el nombre de la receta, por ejemplo; “Ensalada Mixta”.

Porciones: Valor numérico, que indicará las porciones

de la receta generalmente acá, el nombre de receta
equivale a una porción que se venda, en nuestro
ejemplo seria; “una porción de ensalada mixta”.

Precio Vta.: Valor numérico que equivale al precio de

venta (IVA incluido), en el ejemplo sería; “El valor de
venta de una porción de Ensalada Mixta”.

Lista de ingredientes: Acá se presenta una lista con 6

campos, que equivalen a los ingredientes que
necesitaremos para realizar la receta. Al costado
derecho de la lista, encontramos una barra de
herramientas simple, con dos botones, con estos
botones podremos agregar filas a la lista (botón
agregar) y eliminar filas de la lista (botón eliminar).
 Debe indicar con una “I”, si es un insumo o artículo o una “R”, si es una sub-receta, para ir cambiando de
columna, sólo basta presionar la tecla “TAB”, y en la columna “Nombre”, indicar la primera letra del insumo e
inmediatamente debe presionar la tecla “TAB”, aparecerá una lista que le permitirá seleccionar el artículo que
anda buscando o también la sub-receta, si es que hubiese seleccionado “R” en la primera columna.

En la parte inferior de la ventana encontramos una serie de cálculos en línea que realiza el sistema, que
son los siguientes: “Costo porción”, “Costo total”, “Margen” y “% costo”. Estas variables se calculan de la
siguiente manera;

Costo porción: Equivale al costo_total / variable _ porciones, en nuestro ejemplo seria costo porción = 1139.25
/ 1, cuyo resultado es 1139.25

Costo total: Equivale a la sumatoria de todos los costos de los artículos, en la grilla, sería la sumatoria de la
columna número 6, en nuestro ejemplo seria costo total = Σ (204.55; 258.00; 30.97; 275.73; 370.00) = 1139.25

Margen: Equivale a la diferencia de precio_vta_sin_IVA – costo total, es el valor que gana usted luego de su venta
de una receta.

% costo: Es el valor en porcentaje que le cuesta a usted realizar esta receta, en formula seria, % costo = 100 –
[((precio_vta_sin_IVA – costo total) * 100) / precio_vta_sin_IVA].

Asociación Receta -> Producto Venta

El siguiente paso, después de ingresar los artículos y recetas, es ligar la receta con el producto Venta.
Para esto, dirigirse a la opción BackOffice-> Punto de Venta-> Familia/Productos.

1. Ubicar el producto en la familia correspondiente, en este ejemplo el producto “Ensalada Mixta”, se

encuentra en la familia “Ensaladas”.

2. Posicionarse sobre el producto, presionar la tecla TAB hasta llegar a la grilla “Receta”, donde deberá
buscar en esta opción la receta creada, y presionar Enter. De esta manera el producto Venta quedará ligado a la
receta, rebajando cada vez el gramaje correspondiente.
Estructura de Bodegas
En este mantenedor veremos la administración de las “bodegas”, donde se almacenan los artículos,
sólo se podrán ingresar bodegas y modificar. No está permitido eliminar.

Nombre: Indica el nombre de la bodega que está creando.

Artículos: Esta opción permite buscar los artículos y Agregarlos a la bodega.

Para grabar la transacción haga clic en el botón “Grabar”. Si no desea grabar este registro, haga clic
en el botón “Cancelar”.

Ingreso de Proveedores

Acceso: BackOffice -> Administración -> Proveedores.

Para ingresar un proveedor debe hacer clic en el botón “Nuevo”, posteriormente se abrirá la
siguiente pantalla.
Ingresar Proveedor

Para grabar la transacción haga clic en el botón “Aceptar”, por el contrario si desea cancelar y
volver haga clic en el botón “Cancelar”.

Al momento de grabar la transacción o el registro, inmediatamente se abrirá una nueva ventana

para asociar artículos al proveedor que ingreso, también puede posponer esta tarea, es decir no es necesario
que asocie artículos de forma inmediata. Si desea asociar artículos la pantalla es la siguiente:

Para comenzar a asociar artículos deberá hacer clic en el botón “Asociar Artículo”, con esto el artículo
seleccionado quedará asociado al proveedor que ingreso. Aparecerá una pequeña ventana solicitando el precio
del artículo que está asociando, usted puede mantener el precio o cambiarlo.
 En el caso que este ingresando un proveedor nuevo y que también los artículos sean nuevos y no estén
en el listado de artículos, usted podrá crear los artículos nuevos asociados al proveedor haciendo clic en el botón
“Nuevo Artículo”. Este botón lo llevara de inmediato al mantenedor de artículos sin necesidad de salir de este
módulo.

Acceso: BackOffice -> Administración -> Clase Productos CFG

Las clases de productos sirven para determinar en qué impresora se va a imprimir, si es que tiene
impresora copia e impresora back up. Además, nos indicará de qué bodega se rebajarán los productos vendidos.

Precio: indica precio.

Impresora: indica en que

impresora corresponde imprimir.

Impresora copia: si necesita una

copia de impresiones, selecciónela
aquí.

Impresora backup: impresora de

respaldo.

Bodega: indicara de qué bodega

debemos rebajas los productos.
Para grabar la transacción haga clic
en el botón “Grabar”.
Modificar una clase de producto.

Para modificar un registro, seleccione la fila que desea modificar, luego haga clic en el botón
“Editar”, o también haciendo doble clic en la fila correspondiente. El sistema desplegará la ventana donde
usted podrá editar el registro, luego haga clic en el botón “Grabar”, para grabar los cambios.
Eliminar una clase de producto: Para borrar un registro, seleccione la fila que corresponda y luego haga
clic en el botón donde aparece el icono de “Basura”.
Este borrar no es igual al resto, ya que el sistema borrara el nombre de la clase, pero no los datos o
propiedades de la clase, sino que los enviara a otra clase.

Acceso: BackOffice -> Datos -> Factura -> Sin guía

En este módulo veremos las facturas sin guías de despacho. El concepto es muy similar al de las guías
de despacho sin órdenes de compra.

Ingresar Facturas (sin guía de despacho).

Para ingresar las facturas sin guías de despacho, haga clic en el botón “Nuevo”, el sistema desplegará
la siguiente ventana donde usted deberá completar el formulario adjunto.

Código: Indica el código del proveedor, si no conoce el código del proveedor, digite el nombre del proveedor en
la casilla correspondiente seguido de la tecla [TAB] y reconocerá el código de inmediato.

Nombre: Indica el nombre del proveedor. Este campo es sensible al ingreso de caracteres, es decir, si usted
digita la tecla “A” y luego presiona la tecla [TAB] el sistema desplegará una lista de proveedores que comiencen
con la letra “A”. Con este método, podemos acotar la lista de proveedores.

Rut: Indica el RUT del proveedor.

Factura Nº: El operador en este campo debe indicar el número de factura.

ID_Mov: Se generará automática el Id de movimiento.

Fecha: Indicará la fecha de la factura.

Observación: Indicará una breve descripción si es necesaria.

Fecha de Vencimiento: Fecha del pago de la factura.

Panel descuentos: Por “defecto” la opción establecida es “Ninguno”. Pero el operador puede configurar si es
un porcentaje (%), o también un valor en pesos ($) este descuento se reflejará en la grilla de artículos en cada
fila.

Panel recargo: Al igual que el panel anterior la opción por “defecto” es “Ninguno”. Pero el operador puede hacer
un recargo en porcentaje (%) o pesos ($), este recargo si se configura en este panel, se reflejará en cada fila de
la grilla de artículos.

Grilla de artículos: En esta grilla debe ingresar los artículos que venían en la guía de despacho, indicando;
código, artículo, cantidad, precio unitario, %descuento, descuento en $, recargo en $, IVA, Impuesto variable y
el sub-total lo obtiene del sistema. Para ir moviendo el cursor de columna en columna, debe hacer clic en la tecla
[TAB].
 Si no conoce el código del artículo (en la columna 1 de la grilla) puede optar a la ayuda antes mencionada
(vea los dos primeros puntos de este enunciado, que tienen que ver con “código” y “nombre” del proveedor), lo
mismo para la columna “nombre” de la grilla artículos.

Para grabar la transacción haga clic en el botón “Grabar”

Modificar facturas (sin guía de despacho): Para editar un registro, sólo marque la fila que corresponda con un
clic, luego haga clic en el botón “Editar”, el sistema abrirá la ventana de edición con los datos de la fila
seleccionada. Luego que haya hecho los cambios haga clic en el botón “Grabar”.

Eliminar facturas (sin guía de despacho): Para eliminar un registro de la lista, primero seleccione la fila donde
se encuentra el registro. Luego haga clic en el botón “Eliminar”.

Ordenar listado de facturas: El listado de facturas (sin guías de despacho), lo puede ordenar según los
siguientes criterios; “nombre proveedor”, “fecha”, “número de factura”. Haciendo clic sobre el panel con los
radios botones disponibles.
Acceso: BackOffice -> Datos -> Transferencias

En este módulo veremos las transferencias de artículos, que tiene relación a mover artículos de una
bodega a otra. Los botones de Edición y Eliminar, están inactivos en este módulo. En consecuencia veremos el
proceso de ingresar una transferencia.

Para ingresar o crear una transferencia, primero haga clic en el botón “Nuevo”. Aparecerá una ventana
como la que muestra la siguiente ilustración:

Transferencia con una razón de merma

La opción de transferencias da la posibilidad de poder transferir un artículo de una bodega de origen a

una bodega de destino (que en este caso es la bodega de mermas). Al transferir un artículo a la bodega de
mermas, es necesario el ingreso del motivo de esta transferencia (merma), esto se realiza seleccionando una de
las opciones de las razones de merma, en la parte inferior de la pantalla.

Las opciones de razón de merma, se activará sólo en caso que la bodega de destino sea MERMA. Si la
transferencia se realiza a cualquier otra bodega esta opción de razón de merma queda desactivada.
Acceso: BackOffice -> Administración -> Configuración Razones de Merma

El mantenedor de razones de merma es aquel que permite crear diferentes motivos o causas de las mermas
ocurridas en el establecimiento. Logrando una mejor agrupación o diferencia de las causales. De esta forma es
posible mejorar el enfoque de las distintas soluciones que pudieran existir, seleccionando la más apropiada para
el caso.

En el campo “TIPO” se ingresa el tipo o título de la merma, al cual se le designará un ID de merma. Junto a él
título es posible realizar una breve descripción de la merma, explicando motivos o diferencias con otras mermas
ya ingresadas.

Una vez ingresados todos los datos se deberá hacer clic en el botón el cual almacenará la información en el
registro y actualizará la lista de opciones/causas de mermas.

Con el botón se podrá seleccionar una de las mermas y editar el tipo o descripción de la misma.

Acceso: BackOffice -> Datos -> Consumo Directo

En este módulo se detallará el “Consumo Directo”, concepto aplicado al rebaje directamente de los artículos. Es
decir lo que no dependen de una receta asociada.

Ingresar un consumo directo: Para ingresar un nuevo consumo directo, haga clic en el botón “Nuevo”. El
sistema desplegará el formulario para ingresar los datos.

Origen bodega: Indicará de que bodega debemos rebajar los artículos.

Centro ingreso: Indicará de qué centro de ingreso es nuestro consumo directo.

Grilla de artículos: Deberá indicar los artículos que ha ocupado.

Producción
Se define por producción a los artículos elaborados en los centros de producción.

En las etapas de pre-producción, el alimento permanece tal como fue entregado por el proveedor,
mientras que en las etapas de producción ya han sufrido un proceso de transformación a cada platillo y son
generalmente las que dan el frente al comedor.

Pre-elaborados; productos pre-cocidos destinados a la elaboración o ensamblado de otros platos (carnes,

pescados, verduras, salsas, guarniciones...).

Para el ejemplo de Producción, se realizará los procedimientos para elaborar “Masa”.

1) Deberá crear los artículos implicados para la elaboración de la Masa. (En este ejemplo se creó como
artículos a margarina, azúcar, harina).
2) Crear la receta de la Masa, donde el precio venta tendrá valor “0”.

Tener en cuenta el costo de esta receta para traspasar este valor al artículo elaborado.
 3) Crear el artículo Elaborado llamado “Masa 123”.

En esta creación deberá darle clic a la opción Artículo Elaborado y seleccionar la receta creada,
como en este ejemplo MASA 123. Las unidades de medida deberán ser iguales, en este ejemplo se usó
“Porción”, a su vez deberá considerar el costo de la receta en el ejemplo anterior para este artículo y aceptar.

4) Al finalizar la creación de este artículo elaborado, podrá crear las recetas.

 Al realizar producción de un artículo, se deberá ingresar al sistema la cantidad utilizada para este
artículo elaborado, siguiendo el ejemplo anterior:

1) Deberá dirigirse a --> Datos --> Producción, seleccionar la opción “Nuevo”.

2) Se desplegará la siguiente pantalla, donde deberá ingresar el artículo con la cantidad a elaborar, y
“Procesar”.

Al momento de procesarlo quedará la producción como pendiente, al finalizar la producción realizada,

deberá abrir nuevamente la opción “Producción”, y deberá indicar la cantidad real después de haber realizado
la producción.

Cantidad a Elaborar Cantidad Real a

Elaborar
 Acceso: BackOffice -> Datos -> Ajustes de Bodega

La opción ajuste de bodega, permite modificar la cantidad de un artículo. Deberá ingresar el número
de documento interno, la fecha de este ajuste y la bodega correspondiente.

Cierre de Periodo
Este proceso consiste a grosso modo en cerrar los stock de cada una de las bodegas existentes en el
local, y comenzar el periodo nuevo con el stock inicial obtenido del stock final del cierre de periodo, además de
pasar a registros históricos todo tipo de documentación, por ejemplo; facturas, guías de despacho, órdenes de
compra, etc.

Al hacer clic en el botón “Cierre periodo”, el sistema desplegará la siguiente ventana:

Esta ventana muestra los artículos existentes en la base de datos, la columna “S. Final”, corresponde
a la columna de ingreso de nivel de inventario real contabilizado en cada bodega.
 Una vez comenzado el cierre la barra de estado comenzará a llenarse de color azul, cuando termine
el sistema enviará (en la misma barra de estado) el mensaje “puede proceder a ingresar el stock final”. El ingreso
de las variables usted la debe hacer en la columna “S. Final”. Luego hacer clic en el botón “Ingresar stock final”.

Generar listado de stock

Esta acción proporcionada por el botón encerrado en rojo:

 Consiste en que el sistema generara una planilla en Excel con todos los artículos que existen en las
bodegas para que la persona encargada en bodega se encargue de llenar los stocks en Excel. Cuando ya esté
completo se podrá cargar desde el sistema, para evitar su digitación, donde tendrá que seleccionar el botón
Carga Listado Stock.

Venta Familia:

Este reporte permite obtener las ventas de productos ordenados por familias, entregando sus
participaciones de venta en el total por producto y por familia. El reporte por familia, posee los siguientes filtros:
rangos de fecha, familia, producto, centro de ingreso, operador, turno. NOTA: Los combo box, desplegaran una
lista de posibilidades para que usted seleccione de acuerdo a su criterio.

Variación Costo

Este reporte permite revisar si las recetas permanecen dentro del margen 10 % de costo o si ha
sufrido alguna variación que se estableció al momento de su creación.
Movimiento artículos

Con este reporte obtendrá los movimientos de artículos. Para obtener un movimiento de un artículo
determinado podemos filtrar el reporte, para ello podrá ocupar los siguientes filtros: por rango de fechas,
bodega, artículo, grupo mayor, subgrupo mayor, centro de ingresos y por movimiento.

Stock Actual

En este reporte el sistema nos entrega el stock actual de todos los artículos. . Para este reporte se
pueden configurar los siguientes filtros: por bodega, por artículo, por proveedor y por grupo. Los filtros
funcionan de la misma forma que en los anteriores reportes.
Reporte Gestión

Este reporte tiene como objetivo entregar algunos datos estadísticos de importancia en el análisis
de Gestión de la empresa por rangos de fechas.

Producción

Este reporte indicará los artículos elaborados (recetas) que se han producido. Cuando se crean o
producen artículos, el stock sube, pero el stock de los ingredientes baja (rebaje). Puedes filtrar el reporte por
rango de fechas, bodega y por el nombre del artículo en producción.
Contribución

Este reporte entrega la información de márgenes de contribución (en cuanto a costos y ventas) de
acuerdo al rengo de fechas seleccionado.