Clase 2. Access.

OBJETIVO: manejar tablas (diseño e ingreso de datos), propiedades de los campos, relaciones y clave
principal.

1.- Recupere del disco A: la Base de Datos creada la clase anterior llamada “Ctas Ctes 1”.

2.- Vamos a cargar algunos registros en la tabla ctas ctes para lo cual seleccionamos la misma (debe
quedar resaltada) y utilizamos el botón Abrir. (Nota: la misma operación se puede realizar haciendo
doble-clic sobre la tabla).

3.- Utilizaremos la modalidad Hoja de datos para ingresar 2 de los siguientes registros y el último lo
haremos más adelante:

ID de Fecha Importe Nro. de Nombre del cliente Domicilio

factura factura Recibo
15 30/04/99 945,00 SERVICIOS EN SALUD AVDA. RIVADAVIA 3060
23 25/01/99 1.800,00 797 I.A.P.O.S. RIVADAVIA 3452
24 25/01/99 1.350,00 796 I.A.P.O.S. RIVADAVIA 3452
25 25/01/99 1.350,00 796 I.A.P.O.S. RIVADAVIA 3452

CUIT Localidad Logo Id de

Empresa Paciente
30-68693895-2 SANTA FE 844
30-99917935-1 SANTA FE 600
30-99917935-1 SANTA FE 599
30-99917935-1 SANTA FE 599
Vamos a ingresar los datos en cada campo y utilizaremos la tecla TAB ó ENTER para pasar al siguiente
campo.

Para desplazarnos por la hoja de datos utilizaremos las teclas de flechas, el mouse y las teclas de avance y
retroceso de página.

Para editar el contenido de un campo poodemos utilizar la tecla F2 luego de ubicarnos sobre el campo
correspondiente.

Una vez ingresados estos datos, cerramos la tabla . (con “X”’ )

Nota: Luego de ingresar algunos registros datos, detectamos que la mayoría de los clientes son de la
ciudad de Santa Fe, y podríamos modificar la propiedad de la tabla Ctas Ctes para evitar ingresar ese
datos. De igual modo decidimos facilitar el ingreso del Nro. de Cuit de los clientes colocando en ese
campo una máscara de entrada.

4.- Volvemos al diseño de la tabla y modificamos las siguientes propiedades: ( ver páginas 63-70 del libro
“Access 97 a fondo” )

Campo Localidad – Propiedad Valor Predeterminado = SANTA FE.

Campo Localidad – Propiedad Máscar de entrada = >. Muestra el valor en mayúsculas.

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Campo CUIT – Propiedad Máscara de entrada = 00\-00000000\-0.

Nota: todas las propiedades de una tabla son heredadas por los objetos que la utilizan, sean éstos
consultas, formularios ó informes.

5.- Veremos una forma más amigable de ingresar datos y muy sencilla de utilizar para lo cual
introduciremos el concepto de “Formularios” ( ver páginas .......... del libro “Access 97 a fondo” ). Los
Formularios ofrecen un diseño más cómodo de ver, modificar e introducir datos en una tabla al mismo
tiempo de ser un modo eficiente y evitar errores.

Con la tabla Ctas Ctes seleccionamos el botón Autoformulario de la barra de herramientas. Se generará
una ficha de carga y edición de datos con una barra de navegación para recorrer los registros de la tabla.

En éste podemos observar que los campos tienen diferentes longitudes y por ello el espacio para ingresar
Nro. de factura es menos extenso que aquel que permite ingresar el nombre del cliente.

Cerramos el formulario y le ponemos como nombre Ctas Ctes.

Nota: El objetivo de los formularios es mejorar la interfase de carga de datos, por tal motivo
generalmente nos vemos en la necesidad de modificar el aspecto original de los autoformularios.

6.- Trabajaremos sobre el diseño del mismo, para lo cual accedemos al botón diseño. Desde esta pantalla
podemos modificar todas las propiedaades referidas al funcionamiento y aspecto del formulario.

Debemos modificar los siguientes aspectos para logar que el formulario se vea como el que está impreso
en el material de la primera clase:

 La etiqueta Id_factura debe ser reemplazada por “Nro. de factura”

 La etiqueta Cliente debe ser reemplazada por “Razón Social”.

 Agregamos título, color de fondo.

 Cambiamos la distribución de los campo.

 Modificamos el orden de tabulación en el ingreso de los datos para que este no sea automático.

7.- Guardar los cambios en el formulario con la “X” y si es necesario, abrirlo y cargar 2 nuevos registros
para comprobar la facilidad y velocidad de uso respecto de un formulario de carga manual (sin alterar las
propiedades de los campos). Cerrar el formulario y volver a la ficha tablas.

Nota: para crear formularios podemos utilizar el asistente y cargar datos de más de una tabla en un
mismo formulario, así como también podemos crear subformularios e invocarlos en la misma pantalla
(ver páginas 325-365 del libro “ Access 97 a fondo”).

8.- Una vez ingresados los datos detectamos que existe mucha información referida a los clientes que se
ingresa por cada factura y no se modifica. Por esta razón y con la finalidad de disminuir el esfuerzo en el
ingreso de datos y evitar inconsistencia de información debido a que la misma se encuentra duplicada

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vamos a dividir los datos de ctas ctes en 2 tablas: Tabla Clientes (contendrá los datos del cliente) y Tabla
Ctas Ctes (contendrá los datos de las facturas relacionadas con un cliente).

9.- Cerramos la Base de Datos Ctas Ctes 1 y recuperamos del disco rígido un archivo llamado Ctas Ctes
con datos. Este archivo tiene las mismas tablas que el que estábamos usando pero contiene unos cuantos
registro en la tabla Ctas Ctes.

Proponemos la división de esos datos en 2 tablas de modo tal que tengamos la siguiente estructura:

 Ctas Ctes: tabla con los datos de facturación.

 Clientes: tabla con los datos de los clientes.
 Pacientes: tabla con los datos de los pacientes.

Esta división debe plantearse en pizarra, con la tablas en modalidad vista hoja de datos e indicando con
flechas los vínculos existentes y forma de obterner la información.

Esta división nos permitirá administrar mejor la información y requiere relacionar las tablas del siguiente
modo:

Las barras sólidas

indican Integridad
Referencial.

Crearemos las relaciones utilizando el botón de la barra de herramientas para acceder a la ventana
Relaciones. En este ejemplo. Clientes es la tabla principal y Ctas Ctes la tabla relacionada.

10.- Crear las relaciones indicadas en la figura anterior. Cerrar la ventana de relaciones y guardar los
cambios.

Ambas relaciones deben exigir integridad referencial para garantizar consistencia de los datos y evitar
que se eliminen accidentalmente datos relacionados.

11.- Acceder nuevamente a la ventana de relaciones, explicar Integirdad Referencial y modificar el

diseño de las relaciones utilizando botón derecho sobre las mismas.

Se puede exigir Integridad Referencial cuando se cumplen las siguientes condiciones:

 El campo coincidente de la tabla principal es clave principal.

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 Los campos relacionedos tienen asignado elmismo tipo de datos.

 Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos.
Exigida la integridad referencial se observan las siguientes reglas:
 Cuando se agrega un registro a la tabla relacionada y especifica un valor en algún campo coincidente,
debe existir con anterioridad un registro que incluya ese valor en la tabla principal. Por ej. Cuando
agregue una factura de un cliente, deberá existir el mismo en la tabla Clientes.
 No es posible eliminar un registro de la tabla principal si en una tabla relacionada existen valores
coincidentes. Por ej. No podrá eliminar un cliente si éste tiene asignadas facturas. Esta restricción no
se aplica en el caso de utilizar la opción “ Eliminar registros en cascada”. (Para mayor información
consulte páginas 154-163 del libro “Access 97 a fondo” ).
12. Veremos las diferentes tipos de relaciones que nos permite realizar Access: 1 a 1 - 1 a n - n a n.
(Para mayor información ver páginas 149-163 del libro “Access 97 a fondo”).
Relaciones 1 a 1: cada registro de la tabla principal sólo puede asociarse a un registro de la tabla
relacionada. Las relaciones 1 a 1 entre tablas son poco frecuentes ya que, en muchos casos, la
información de ambas tablas podría combinarse en una sola.
Relaciones 1 a n: cada registro de la tabla principal puede asociarse a varios registros de la tabla
relacionada (cada valor de la clave principal puede aparecer varias veces en la tabla relacionada). Es la
relación más utilizada.
Relaciones n a n: en este tipo de relación, un registro de la tabla A puede tener varios registros
coincidentes en la tabla B, y un registro de la tabla B puede tener más de un registro coincidente en la
tabla A. Este tipo de relación es resuelta por Microsoft Access creando una tercera tabla que divida la
relación “varios a varios“ en dos relaciones “una a varios“. Esta tercera tabla incluirá las dos claves
principales de cada una de las dos tablas anteriores.
Ejemplos de relaciones 1 a 1:
A.- Suponemos que hemos creado una tabla de Auspiciante de un Congreso para hacer un seguimiento de
la participación en un “ Congreso de Salud del Litoral”. Como todos los auspiciantes del Congreso son
nuestros clientes, esta tabla tiene una relación “ uno a uno” con la tabla Clientes.
En la próxima imagen se puede observar esta relación. Debemos aclarar que no se observan todos los
clientes de la tabla clientes por falta de espacio.

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B.- Imaginemos que deseamos realizar estadísticas de aquellos pacientes con determinada patología, por
ej. Prematuréz. Podríamos crear una tabla, estadísticas, y en ella reflejar todo lo referido al citado
análisis. Esta tabla tendrá una relación “ uno a uno” con la tabla pacientes, ya que existirá un solo
registro en la tabla estadística por cada registro de la tabla paciente. (Ver este ejemplo en pizarra, los
alumnos deben armar la tabla y relación).

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Ejemplos de relaciones 1 a n:

A.- Por cada registro de la tabla cliente hay 1 a n facturas del mismo en la tabla relacionada.

Un cliente... puede tener más de una factura

Pero cada factura corresponde a un solo cliente.

B.- Una institución (Sanatorio ú Hospital) puede tener internados varios pacientes pero un paciente sólo
está internado en una Institución. (Plantear en pizarra con ayuda del alumno).

C.- Un tipo de servicio (podríamos compararlo con un producto) puede ser facturado a varios pacientes
pero un paciente sólo está recibe en un determinado instante de tiempo un solo servicio. (Plantear en
pizarra con ayuda del alumno).

D.- Un docente puede tener varias comisiones de práctica de Informática I asignadas pero una
determinada comisión tiene asignado un solo docente. (Plantear en pizarra con ayuda del alumno).

El planteo de varios ejemplos nos permite confirmar que las relaciones más utilizadas son 1 a n.

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Ejemplo de relaciones n a n:

A.- En nuestro ejemplo un cliente puede aparecer en varios pacientes y a su vez un paciente puede
requerir a lo largo de su tratamiento que los diferentes servicios se facturen a diferentes clientes. Esta
relación que se plantea como “varios a varios” genera un problema en el diseño de la Base de Datos. Esto
se resuelve con la tabla Ctas Ctes evitando duplicar información, ya sea en la tabla Clientes ó en la tabla
Pacientes.
Clave principal en la tabla Clientes

Clave principal en la tabla Pacientes

Información relacionada con el cliente y el paciente.

B.- Un actor puede trabajar en varias películas y a su vez cada películas incluye varios actores. Este
ejemplo se resuelve agregando una tabla, que podríamos llamar grabaciones, que incluya por cada
película todos los actores en diferentes registros. De esta forma existirán varios registros con el mismo
Id_película y diferentes Id_ actores así como idénticos Id_actores para diferentes Id_peliculas. (Plantear
este ejemplo en pizarra y resolver con el el alumno).

C.- Ejemplo de Productos, Pedidos y Detalle de Pedidos de la Base de Datos Neptuno. (Plantear este
ejemplo en pizarra y resolver con el el alumno).

El alumno debe revisar el material propuesto a continuación y, si es necesario, realizar consultas en los
horarios de tutorías.

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Nota: Si no detectamos fácilmente cómo se debe hacer la división de los datos, en el Menú Herramientas
tenemos la opción Analizar, Tablas que posee un asistente que permite el usuario indicarle acuál es la
tabla con datos duplicados y a partir de allí Access, en forma automática ó manual (según lo que
seleccionemos) separa los datos en las tablas que sean necesarias. A continuación mostramos otro
ejemplo de división de datos .

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13.- Cerramos la Base de Datos actualmente en uso y recuperamos del disco C: la Base de Datos Detalle
de Servicios para completar el tema propiedades de los campos.

Reglas de Validación:

Las siguientes modificaciones en el diseño de la tabla Ctas Ctes estarán ya preparadas (intencionalmente)
para poder ingresar un registro y provocar un error. A partir de allí explicar: propiedad requerido, regla de
validación y texto de validación.

14.- Ingresar un registro en la tabla Ctas Ctes donde deben verificarse las siguientes propiedades en los
campos

En Ctas Ctes: Id_factura: requerido

fecha fact <= ahora(). Regla de validación.
“la fecha de factura debe ser manor ó igual a hoy”. Texto de validación.

15.- Aplicar las propiedades recientemente explicadas y recordar otras ya enseñadas modificando los
siguientes diseños:
En Clientes: Id_cliente: requerido
CUIT: requerido y máscara de entrada 00\-00000000\-0.
Localidad: SANTA FE como valor predeterminado y en mayúsculas.

En pacientes: FeFin>FeInicio con texto de validación aclaratorio.

16.- Cerrar todas las tablas y volver a la pantalla principal de la Base de Datos.

Indices:

El índice nos permite realizar búsquedas u ordenar los registros por un campo determinado en forma más
rápida que si no existiera. Microsoft Access utiliza los índices de la misma forma en que se utiliza el
índice de un libro: para buscar datos, determina primero su posición en el índice.

Para crear un índice según un solo campo debemos establecer la propiedad indexado según la siguiente
tabla:

Valor de la propiedad Indexado Significado

No No crea ningún índicesegún este campo o elimina
el índice existente.
Sí (Con duplicados) Crea un índice según este campo
Sí (Sin duplicados) Crea un índice única según este campo.
Cómo se crean los índices en memoria?:

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Explicar los índice en pizarra como vector en memoria.

Tomamos como ejemplo 3 índices creados sobre una tabla de Clientes. No explicar índices combinados,
pero tener en cuenta que existen y se pueden implementar en Microsoft Access.

Posición Id_cliente Apellido Localidad Límite crediticio

1 10 Rossi Santa Fe 400
2 20 Peralta Rosario 500
3 21 Acevedo Coronda 900
4 5 Cabrera Santa Fe 150
5 9 Ruíz Díaz Esperanza 350

INDICES
Apellido Localidad Límite Crediticio
3 3 4
4 5 5
2 2 1
1 1 2
5 4 3
Estos vectores se generan en memoria y, por supuesto, ocupan espacio.

Cuando introducimos datos en una tabla que contiene uno o más campos indexados, Microsoft Access
actualizará los índices cada vez que se agregue o modifique un registro. Por tal motivo, es probable , esta
operación pueda resultar un poco más lenta.

La tabla principal de una tabla se indexa automáticamente.

El índice sólo es conveniente cuando acelera las consultas, búsquedas y ordenaciones. Si considera que
estas operaciones son lo suficientemente rápidas, quizás no necesite índices, y siempres podrá agregar un
índice posteriormente.

Gráficamente en Acces los vemos desde el menú Ver, Indices en modo diseño de cada tabla.

Indexar las tablas por todos los Id.

Cerrar la Base de Datos y terminar la Clase 2.

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