UNIDAD 2: TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

Frank Alexander Segura A. 1151965394

Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a

continuación:

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora

continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya
a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su
empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y
lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
 a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

Objetivo: El objetivo es realizar una auditoria interna a la empresa serví aseo

el roble, con el fin de verificar, que las actividades, acciones y procesos que se
llevan a cabo en el área de mercadeo se realice de manera correcta de
acuerdo a las normas y políticas administrativas y legales existentes en la
actualidad, de igual forma se verificaran la existencia de documentación que
sustente sus procesos y en caso de la existencia de los mismo observar si se
mantiene actualizados, de esta forma se realizaran observaciones,
recomendaciones de manera imparcial, ayudando a la alta gerencia en la toma
de decisiones que lleve a la mejora continua de los procesos actividades que
lleva la empresa en dicha área.

Alcance: Esta va dirigida al proceso desde la planeación de las estrategias de

mercadeo, hasta la implementación de las mismas, dando seguimiento a las
acciones o correcciones que se den en consecuencia de la implementación de
la auditoria interna para garantizar el cumplimiento de las actividades hechas
de manera correcta en el área de mercadeo con la visión a fortalecer su
sistema de gestión de calidad en dicha área.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

SEP 2019
ACCIONES
2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31
Elaborar programa de auditoria
Preparar Auditoria
Realizar reunión de apertura con
los involucrados.
Recolección de Información
pertinente en área de mercadeo
Preparar Conclusiones de la
Auditoria
Ejecutar reunión de Cierre
Informe de Auditoria
Distribuir el Informe y
Socialización
OCTUBRE 2017
Realizar Seguimiento
 c. Criterios de auditoría.

CRITERIOS ACCIONES SALIDAS

 Política Empresarial  Evidencias de
la Auditoria.
 Procedimientos
 Hallazgos
 Practicas fortuitos en los
procesos.
 Conductuales
 Acciones
Correctivas y
 Normas
Preventivas.
institucionales
Elaborar el programa de  Informes de
Auditoria Auditoria
Elaborar Planes de
Auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunión de
apertura
Recolección de la
Información
Preparar conclusiones de la
auditoria
Ejecutar reunión de cierre
Informe de Auditoria
Distribuir el Informe
Realizar Seguimiento.

d. Auditores Seleccionados por Procesos.

DETALLE NOMBRE CARGO

Elaboración Felipe Rendón Mejía Jefe de mercadeo

Revisión Cristian Sánchez Hurtado Analista de procesos

Aprobación Julián López Administrador

e. Recursos necesarios.

 Recursos humanos: Profesionales de la oficina de mercadeo para apoyo

en auditoria, Viáticos, papelería y útiles.
 Tecnológicos Hardware: Equipos de computadoras e impresoras
Software: Internet, aplicativos, Office.
  Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de mercadeo.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

VALORACION DEL
IMPACTO PROBABILIDAD
RIESGO (I+P)

MANEJO
NOMBRE DEL DESCRIPCION POSIBLES

6 Inaceptable
5 Importante
DEL MEDIDAS

4 Moderado
2 Aceptable
RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS

3 Tolerable
1 2 3 1 2 3 RIESGO

Que el
Deficiencia en el
programa de Asumir y
seguimiento a la Capacitación
Incumplimiento auditoria no X X 5 IMPORTANTE enfrentar
gestión y la constante
se cumpla en el riesgo
calidad
su totalidad.
Decisiones
Informes Equivocadas
basados en basadas en Asumir y
Capacitación
Inexactitud evidencias no informes no X X 6 INACEPTABLE enfrentar
constante
reales o ajustados a la el riesgo
alteradas. realidad de la
entidad
Prolongación
Asignación de
no deseada
recursos que
Demora en de la Asumir y
llevan a Capacitación
tiempo de auditoria que X X 5 IMPORTANTE enfrentar
ocasionar sobre constante
entrega. ocasiona el riesgo
costos
problemas en
operativos.
los procesos.
2. Diseño del plan de auditoría

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivo: Ejercer el control de gestión sobre procesos en el área de mercadeo.

Alcance: eficiencia en los procesos, actividades y tareas correspondientes al

mercadeo de la empresa Serví Aseo el roble, con la intensión de mejorar los
procesos actuales.

b. Procesos A Ser Auditados.

Procesos estratégicos:

 Planeación estratégica de marketing.

 Procesos Misionales.
 Proceso de servicio al cliente.

Procesos e apoyo:

 Proceso financiero.
 Procesos administrativos.
 Proceso de Gestión Humana.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

Elaborar el Plan de Auditoría bajo los siguientes aspectos y criterios.

 Determinación del tipo de auditoría.

 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,
preparación y entrega de informe.
  Asignación de tareas al equipo auditor.
 Determinación de recursos necesarios.

Luego se deben definir de manera clara los siguientes aspectos:

 Objetivo.
 Alcance

Por consiguiente se debe someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del

Administrador e informarle al jefe de mercadeo para su elaboración, generando
la comunicación y relaciones necesarias para la elaboración y correcta
estructuración del documento de auditoria.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de

auditoría.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices para la

Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas
prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la
siguiente:

 Preparación del Plan de Auditoría.

 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información
 Generación de hallazgos de la auditoría
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría
 Aprobación y distribución del informe de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.

Para hacer uso de la metodología deductiva en la auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

 Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito

asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,
tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las
condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y
relaciones.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución,
número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre
otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el
propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría
específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la
planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de
áreas críticas.
Conclusiones

La elaboración de un plan para la auditoria interna de una compañía, es

una tarea que se debe asumir con responsabilidad para la toma de
decisiones correctas, que le permitan a la empresa seguir haciendo un
proceso de mejora continua para sobrevivir en el mercad0, con la
elaboración propia de un plan de auditoria, pude precisar la importancia
de los aspectos de planeación que conlleva realizar una auditoría, ya que
sin una documentación de planeación, se vuelve supremamente difícil
tener un control sobre lo que se quiere hacer o los objetivos a alcanzar,
ocasionando la deficiencia de la auditoria y por ende el fracaso y pérdida
de recursos, es por eso que siempre que se quieran alcanzar los objetivos
propuestos por las organizaciones por medio de auditorías internas que
les permitan levantar diagnósticos para proponer mejoras y agilizar
procesos, se debe tener en cuenta la asignación de un equipo acorde a
las actividades que vayan a ser auditadas, para que este tenga el
conocimiento y contexto adecuado, para que el levantamiento de la
información sea lo más verídico posible y conlleve a resultados exitosos
disminuyendo la matriz de riesgo que siempre se suele asumir ante una
auditoria.

Las auditorias son un proceso que las compañías con frecuencia deben
asumir, ya que con la competitividad del mercado, lo único que les queda
es luchar de modo que no se queden atrás sus procesos internos y por
consiguiente sus servicios o productos, a raíz de este ejercicio logre
captar dicha importancia, debido a que a medida que se avanza en la
elaboración del plan se ve con claridad que lo que se busca es mejorar
mediante un diagnostico en concordancia con la alta directriz, afectando
de manera positiva la calidad de sus procesos productivos.
Bibliografía.

1. PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS.

2. ESTRUCPLAN - https://estrucplan.com.ar/producciones/norma-iso-19-
0112002-directrices-para-la-auditoria-de-los-sistemas-de-gestion-de-la-
calidad-y-o-ambiental-parte-2/