Fecha: 05

Septiembre 2017
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Versión 1

1. OBJETIVO

Establecer las directrices para el control de los documentos y registros, con el fin de
garantizar que la organización cuente con la información actualizada para el desarrollo
de sus actividades.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos internos y externos y los registros definidos por los
responsables de los procesos.

3. PROCEDIMIENTO

Documentación
Responsable del
Toda la documentación en la cual se establezcan directrices a Sistema de Gestión
los funcionarios para el desarrollo del Sistema de Gestión, es SST.
publicada en el documento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Responsable del
Manejo y control de la documentación Sistema de Gestión
SST.
El encargado del Sistema de Gestión de SST, será quién
maneje y controle la documentación que se genere en el
Sistema, así mismo será quien defina la documentación
pertinente que deba estar disponible y para consulta
permanente.

El control de la documentación se realiza a través de la

versión (Estado de revisión) y fecha de aprobación de los
documentos, identificada en cada uno de éstos.

Responsable del
Fuentes de información Sistema de Gestión
SST.
El procedimiento de control de documentos y registros, se
estructura considerando dar cumplimiento a los requisitos que
en esta materia se establecen en las versiones vigentes de los
distintos referentes normativos (Legislación, certificaciones).
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Versión 1

Responsable del
Documentación específica Sistema de Gestión
SST.
En el área de Seguridad y Salud en el trabajo y contabilidad
se dispondrán carpetas para almacenar la documentación
específica para su consulta permanente.

Responsable del
Creación de documentos Sistema de Gestión
SST.
Una vez identificada la necesidad de crear un documento, el
responsable del proceso conjuntamente con el encargado del
sistema, definirán, las responsabilidades para la elaboración,
revisión y aprobación del documento.

Responsable del
Modificación de los documentos Sistema de Gestión
SST.
El responsable del proceso, determina la necesidad de
modificar o eliminar un documento propio de su gestión, sin
embargo debe remitirse al encargado del sistema SST para
determinar la pertinencia y para que se realice la
actualización correspondiente del documento.

Responsable del
Capacitación en la documentación de los procesos Sistema de Gestión
SST.
Es responsabilidad del encargado del sistema SST y
responsable del proceso, garantizar el entendimiento de la
documentación disponible y pública al personal involucrado, a
través de actividades de formación y dejar evidencia de las
mismas.

Responsable del
Registro de los cambios en la documentación Sistema de Gestión
SST.
El documento modificado queda publicado en el documento
del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los cambios realizados en los documentos se registran en la

tabla de control de cambios anexa a cada documento.
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Responsable del
Actualización Listados Maestros Sistema de Gestión
SST.
En cuanto sea creado o modificado un documento, se
realizará paralelamente la actualización del listado maestro de
documentos con el fin de mantenerlos vigentes.

Responsable del
Manejo de formatos Sistema de Gestión
SST.
Los formatos llevan versión y fecha de aprobación y son
revisados y aprobados por el responsable del proceso en
conjunto con el responsable delegado por la empresa.

Responsable del
Manejo de Anexos Sistema de Gestión
SST.
Los anexos (Tablas, Planes, Fichas Técnicas, entre otras),
llevan versión y fecha de aprobación adicional (de la
información contenida) y serán revisados y aprobados por el
responsable del sistema SST.

Responsable del
Manejo de Obsoletos Sistema de Gestión
SST.
Cuando se actualice un documento, el encargado del sistema
SST elimina la copia obsoleta y deja la actualizada.

Cuando se requieran mantener copias impresas de

documentos obsoletos, se identifican con la siguiente leyenda,
para efectos de la trazabilidad del sistema.
Documento Obsoleto

Responsable del
Impresión y distribución de documentos y copias Sistema de Gestión
SST.
El encargado del sistema SST será el responsable por la
generación de las copias impresas de los documentos,
corresponde al mismo encargado del sistema garantizar la
distribución del documento y de la recolección de las copias
obsoletas cada vez que se actualice la versión del documento.
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Cuando se genere la necesidad de entregar copias impresas

de la documentación a entidades externas, estas son
consideradas no controladas, por lo cual la organización no
aplica el control de documentos.

Responsable del
Periodicidad del Backup de información Sistema de Gestión
SST.
El backup de la información del Sistema SST se realizará
Semestral y se almacenará en la oficina de Coordinación de
contabilidad.

Responsable del
Ubicación de anexo Sistema de Gestión
SST.
Al momento de colocar un referente de anexo en una
caracterización, es obligatorio colocar: nombre completo de
como aparecería el documento publicado y la ruta donde se
encuentra publicado.

Conservación de los documentos Responsable del

Sistema de Gestión
Los siguientes documentos y registros, deben ser SST.
conservados por un período mínimo de veinte (20) años,
contados a partir del momento en que cese la relación laboral
del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de

los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes
de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en
caso que no cuente con los servicios de médico
especialista en áreas afines a la SST.

2. Los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de

egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de
monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías,
radiografías de tórax y en general, las que se realicen con
el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia
está a cargo del médico laboral.
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3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de

trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y
control de los peligros y riesgos en SST.

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y

entrenamiento en SST.

5. Registro del suministro de elementos y equipos de

protección personal.

Dentro de los documentos y registros a conservar la

organización consideran, entre otros, los siguientes:

 Información sobre la legislación en SST aplicable.

 Registros de las formaciones proporcionada a todos los
empleados (incluida la inducción y la reinducción) y la
información SST entregada a ellos.
 Registros de entrenamientos, simulacros y
simulaciones ejecutados en desarrollo del plan para la
prevención, preparación y respuesta ante emergencias
 Registros de las inspecciones realizadas.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes
de trabajo, como resultado de los programas de
vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
 Registros de no conformidades, incidentes, accidentes,
enfermedades laborales y la investigación y análisis de
estos eventos.
 Registros de los análisis de seguridad realizados a las
tareas críticas no rutinarias o trabajos de alto riesgo, los
permisos y procedimientos definidos.
 Registros de la identificación de peligros, evaluación de
riesgos y medidas de prevención y control definidas.
 Registro de entrega de elementos de protección
personal.
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud
de los trabajadores y los conceptos de los exámenes
de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
 Los resultados de los exámenes complementarios tales
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como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,

audiometrías, espirómetros, radiografías y las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposición a peligros y riesgos, cuya
reserva y custodia está a cargo de la IPS
______________ (Médico especialista en S.O
_____________) Registros relacionados con la
evaluación del desempeño de la SST.
 Registros de las revisiones por la alta dirección.
 Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.