GUÍA METODOLÓGICA PARA EL REGISTRO,

SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN

DE PROVEEDORES
GM-AB-01-000-001
08-08-2013 Versión 6.0

MACROPROCESO ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

VERSIÓN CAP. Y PÁG.

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO MOTIVO
NO. AFECTADA

1.0 04/07/2010 Versión inicial

Todo el
2.0 06/07/2010 Nueva plantilla
documento
Se realizaron ajustes sobre el seguimiento
realizado a las compras menores, teniendo en El nuevo
3.0 10/11/2010 cuenta el acceso y la disponibilidad de sistema Pág. 5
información suministrada por la nueva OW
plataforma One World.
Se unificaron criterios para evaluar contratos
y aceptaciones de ofertas de servicios.
Revisión
Se modificaron los criterios para el Todo el
4.0 12/09/2011 de la
seguimiento a las compras menores. documento
Guía
La evaluación en compras mayores aplica
apara todos los proveedores
Se actualiza el concepto de evaluación y
reevaluación de proveedores, se
Revisión
complementa vocabulario, se complementó Todo el
5.0 19/07/2012 de la
concepto de seguimiento a compras menores documento
Guía
y se incluyó descripción de procesos
contratados externamente
Se incluye el requerimiento de Gestión
Energética y el tema de garantías en las
compras menores. Se ajustó la escala y se Revisión
Todo el
6.0 08/08/2013 complementaron los criterios de reevaluación de la
documento
para compras mayores. Guía

1
 ELABORÓ/MODIFICÓ REVISÓ APROBÓ
Profesional 1 ET Profesional 1 ET
Líder Área Servicios
CARGO: Adquisición de Bienes y Adquisición de Bienes y
Logísticos
servicios servicios
NOMBRE: Jimena Jaramillo Jaramillo Jimena Jaramillo Jaramillo Carlos Alberto Mesa Ríos
FECHA: 21/05/2013 21/05/2013 08/08/2013

CHEC. Todos los derechos reservados. Se prohibe la reproducción

parcial o total de este documento sin la aprobación expresa de CHEC

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GUÍA METODOLÓGICA REGISTRO, SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO .......................................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................ 4
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 4
4. DESARROLLO DE LA GUÍA METODOLÓGICA ............................................ 5
4.1 Condiciones Generales ........................................................................... 5
4.2 Descripción para el registro, selección y evaluación de proveedores 6
4.2.1 Registro y Requisitos de Participación ........................................... 6
4.2.2 Selección de Proveedores ................................................................... 6
4.2.3 Evaluación de proveedores .............................................................. 7
4.2.4 Reevaluación compras mayores ...................................................... 7
4.2.4.1 Criterios para reevaluar contratos de suministro de bienes: .... 8
4.2.4.2 Criterios para reevaluar contratos de prestación de servicios,
obra u otros diferentes a bienes ............................................................... 9
4.2.4.3 Reporte de reevaluación ............................................................. 10
4.2.5 Evaluación compras menores ........................................................ 11
4.2.6 Procesos contratados externamente o tercerizados.................... 12
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................... 12

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

1. OBJETO

Determinar y aplicar la metodología necesaria para el registro, selección,

evaluación y reevaluación de proveedores de bienes y servicios de CHEC.

2. ALCANCE

Aplica para todos los interventores internos y externos y para todo el equipo de
trabajo de Abastecimiento de Bienes y Servicios.

3. DEFINICIONES

• Aceptación de oferta: documento contentivo de un acuerdo de

voluntades, generador de derechos y obligaciones el cual aplica cuando
la cuantía es inferior a 1000 smlmv.

• Calificación: es el resultado que obtuvo el proveedor en su proceso de

reevaluación.

• Compras mayores: son las compras de bienes y servicios por un valor

igual o superior a los 50 SMLMV antes de IVA.

• Compras menores: son las compras de bienes muebles realizadas por

un valor menor a los 50 SMLMV antes de IVA.

• Contrato: documento contentivo de un acuerdo de voluntades,

generador de derechos y obligaciones el cual aplica cuando la cuantía
es igual o superior a 1000 smlmv.

• MEM: Mercado Energético Mayorista.

• Proveedor o contratista: persona Natural o Jurídica que suministra

bienes y/o servicios.

• Selección: etapa a través de la cual se opta por un Proveedor

especifico para la compra del bien o servicio.

• Evaluación: corresponde a la verificación y análisis de las ofertas

presentadas para un proceso de contratación específico, teniendo en
cuenta los requisitos de participación definidos en los términos de

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

referencia. Los análisis realizados para cada proceso de contratación

son los siguientes: análisis contractual y legal; análisis técnico; análisis
económico y análisis financiero (cuando aplique).

• Reevaluación: corresponde a la medición del desempeño que se le

realiza a un proveedor sobre un contrato finalizado, de acuerdo con
criterios de puntuación predefinidos.

• Registro: etapa mediante la cual el proveedor o contratista se registra

en la base de datos que posee CHEC para tal fin, la cual se constituye
en una de las fuentes de información a que hace referencia el Manual de
Contratación.

• Subsanable: indica que si el documento ha sido presentado pero posee

algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el
documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.

• Subsanable siempre y cuando sea presentado: indica que podrá

corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el
oferente.

• No subsanable: indica que no se puede corregir ni aportar el

documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal
de rechazo de la oferta.

• Términos de referencia: documento que contiene las especificaciones

mínimas requeridas para contratar la compra de un bien o servicio.

4. DESARROLLO DE LA GUÍA METODOLÓGICA

4.1 Condiciones Generales

En el caso de las compras mayores, la evaluación a proveedores se debe aplicar

para todos los proveedores de contratos o aceptaciones de oferta para el
suministro de bienes, servicios, obras y otros los cuales inciden en la operación de
los negocios y de las áreas habilitadoras. Excepto contratos de arrendamiento,
contratos de estudio, contratos que generen ingresos.

Los proveedores de suministro de energía Largo Plazo y Energia Firme del Cargo
por Confiabilidad para el agente generador no son objeto de ser reevaluados para
garantizar el cumplimiento contractual debido a que la validez lo refrenda la
regulación exigida para participar en las transacciones de energía en el MEM, a
través de registro ante el MEM como agente activo, paz y salvo ante el MEM para

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

transar energía, adicionado a las garantías que exige el MEM y que todos los
agentes deben cumplir en los tiempos exigidos.

4.2 Descripción para el registro, selección y evaluación de proveedores

4.2.1 Registro y Requisitos de Participación

• Registro base de datos proveedores y contratistas CHEC:

corresponde a una de las fuentes de información que establece el
Manual de Contratación; para poder participar en cualquier proceso de
contratación se requiere la inscripción en registro o directorio de
proponentes de las Cámaras de Comercio o en el de las Empresas
Públicas de Medellín E.S.P o el registro en la base de datos de
proveedores y contratistas de CHEC.

• Formulario de Inscripción: el prerrequisito para la inscripción en la

base de datos de CHEC es el diligenciamiento del Formulario de
Inscripción en la base de datos de proveedores, consultores y
constructores, lo cual se hace a través de la página Web de la empresa.
Una vez diligenciada la información en web el proveedor debe enviar el
formulario debidamente firmado y con la documentación allí solicitada.
Es indispensable que todo proveedor contratado este inscrito, de
acuerdo a los parámetros de la plataforma One World, para el respectivo
trámite de pago de sus facturas.

• Aceptación de la inscripción: haber recibido en CHEC la

documentación requerida, dentro de los quince días calendarios
siguientes al diligenciamiento del formulario en la página Web. Al
momento de realizarse la validación de la información, ya queda inscrito
en CHEC.

• Requisitos adicionales: de acuerdo al tipo de contrato, los solicitantes

del bien o servicio pueden establecer unos requisitos de participación
adicionales (por ejemplo: experiencia, certificaciones de calidad, otros).

4.2.2 Selección de Proveedores

De acuerdo al Manual de Contratación para la selección de proveedores se

acudirá a la solicitud única o pública de ofertas o cotizaciones.

La solicitud única de oferta permite la negociación integral de los términos

contractuales con un solo oferente, asegurando los intereses de La Empresa y el
adecuado desarrollo del contrato.

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

La solicitud pública de ofertas es la modalidad de selección en la que cualquier

persona que cumpla con los requisitos puede participar y la selección del oferente
ganador se hará con base en los criterios objetivos preestablecidos por CHEC.

La modalidad de selección operará según los eventos que se establecen en los

artículos 11 y 12 del Manual de Contratación.

4.2.3 Evaluación de proveedores

Para todo proceso de contratación, se evaluarán las ofertas recibidas de la

siguiente forma:

Análisis contractual y legal: este análisis no tiene ponderación alguna, se trata

del estudio que realizará el profesional 2 del equipo de trabajo de Adquisición de
Bienes y Servicios, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de
los términos de referencia y se efectúa sobre los documentos de contenido legal
y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables
exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continúan con el proceso de
evaluación.
Análisis financiero: se evalúa y califica la capacidad financiera del oferente para
cumplir con el objeto y alcance de la solicitud de ofertas. Aquellos que aprueben el
puntaje mínimo de solidez financiera (puntaje mayor o igual a 14 puntos)
continúan en el proceso de evaluación.

Análisis técnico: se verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas

mínimas exigidas en los términos de referencia. No serán objeto de evaluación
económica las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos.

Análisis económico: se realiza una comparación de las ofertas de acuerdo al

valor estimado. Independiente de los análisis anteriores, según el objeto
contractual se pueden adicionar en los términos de referencia otros criterios de
evaluación.

4.2.4 Reevaluación compras mayores

Para las compras mayores el interventor será el responsable de reevaluar al

proveedor una vez finalice la ejecución del contrato o aceptación de oferta (en
caso de que el contrato sea renovado, se deberá reevaluar al proveedor sobre la
ejecución de la vigencia que se terminó y realizar una nueva reevaluación cuando
termine el período de la renovación), a través del formato Reevaluación de
Proveedores, que se encuentra en el SGI en el macroproceso Abastecimiento de
Bienes y Servicios, proceso Adquisición de Bienes y Servicios, teniendo en cuenta
los siguientes criterios:

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

4.2.4.1 Criterios para reevaluar contratos de suministro de bienes:

• Condiciones comerciales

Puntaje Criterio
3 Cumplimiento total en los tiempos y cantidades
pactadas
2 Cumplimiento parcial en los tiempos y cantidades
pactadas
1 Incumplimiento total en los tiempos y cantidades
pactadas

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

• Calidad: Se mide de 1 a 3, teniendo en cuenta el cumplimiento de las

especificaciones técnicas descritas en el contrato, las cuales deben ser
verificadas por el interventor. En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe
justificar el resultado.

Puntaje Criterio
El bien cumplió con todas las especificaciones técnicas
3 solicitadas (incluido el empaque y embalaje) y/o pasó todas las
pruebas de inspección de la interventoría en sitio
El bien cumplió parcialmente con las especificaciones técnicas
2
(incluido el empaque y embalaje)
El bien no cumplió con ninguna de las especificaciones técnicas
1
(incluido el empaque y embalaje)

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

• Comunicación clara y oportuna: Se mide de 1 a 3, teniendo en cuenta

los siguientes criterios:

Puntaje Criterio
La documentación e información recibida por parte del
3 proveedor siempre fue acorde a lo solicitado y en el tiempo
requerido por el interventor
La documentación e información recibida por parte del
2 proveedor algunas veces fue acorde a lo solicitado, y/o algunas
veces se recibió por fuera del tiempo requerido por el interventor

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

La documentación e información recibida por parte del

1 proveedor NO fue acorde a lo solicitado, ni se recibió en el
tiempo requerido por el interventor

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

• Atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos: Se mide de 1 a 3,
teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Puntaje Criterio
Siempre respondió oportunamente y dió solución a las
3 peticiones, quejas o reclamos reportados o no existieron
peticiones, quejas o reclamos para resolver
Algunas veces respondió y dió solución a las peticiones, quejas
2 o reclamos reportados y/o algunas veces respondió por fuera del
tiempo la peticiones, quejas o reclamos reportados
Nunca respondió ni dió solución a las peticiones, quejas o
1
reclamos reportados

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

Ponderación reevaluación compras mayores para contratos de bienes:

Los criterios mencionados anteriormente tienen un peso para la calificación final

dada al proveedor:

Condiciones Comerciales 40%

Calidad 40%
Comunicación clara y oportuna 10%
Atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos 10%
Total 100%

4.2.4.2 Criterios para reevaluar contratos de prestación de servicios, obra u

otros diferentes a bienes

• Oportunidad

Puntaje Criterio
3 Cumplimiento total en los tiempos pactados para la prestación
del servicio u obra u otros
2 Cumplimiento parcial en los tiempos pactados para la prestación
del servicio u obra u otros
1 Incumplimiento total en los tiempos pactados para la prestación
del servicio u obra u otros

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

• Calidad del servicio: Se mide de 1 a 3, teniendo en cuenta el cumplimiento

de las especificaciones técnicas o requerimientos pactados en el contrato,
las cuales deben ser verificadas por el interventor. En caso de tener un
puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

Puntaje Criterio

El servicio no cumplió con ninguna de las especificaciones

1
técnicas o requerimientos pactados
El servicio cumplió parcialmente con las especificaciones
2
técnicas o requerimientos pactados
El servicio cumplió con todas las especificaciones técnicas o
3
requerimientos pactados

En caso de tener un puntaje de 1 o 2 se debe justificar el resultado.

Los criterios de comunicación clara y oportuna y de atención de peticiones,

quejas y reclamos se manejan igual que para los bienes.

Ponderación reevaluación Compras Mayores para contratos de prestación

de servicios, obra u otros:

Los criterios mencionados anteriormente tienen un peso para la calificación final

dada al proveedor:

Oportunidad 40%
Calidad del servicio 40%
Comunicación clara y oportuna 10%
Atención de peticiones, quejas y 10%
reclamos
Total 100%

4.2.4.3 Reporte de reevaluación

El interventor deberá enviarle una copia de la Reevaluación de Proveedores al

Profesional 3 del equipo de trabajo de Adquisición de Bienes y Servicios, quien a
su vez le informará al Proveedor los resultados obtenidos. Es importante que si
existen deficiencias u observaciones necesarias para comunicar al proveedor, el

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

interventor las informe al Profesional 3 para que este las comunique con el fin de
que el proveedor tome las acciones respectivas para la mejora de su desempeño.

El proveedor será clasificado dentro de los siguientes criterios:

Desempeño Satisfactorio (2,4 – 3,0)

Desempeño Aceptable (1,7 – 2,3)
Desempeño No Satisfactorio (1,0 – 1,6)

En caso de que resulte No Satisfactorio, se le solicitará establecer las acciones

que se requieran para la mejora de su desempeño. Igualmente se analizará la
conveniencia de que en un próximo proceso de contratación se descuente del
puntaje obtenido determinados puntos por las penalizaciones, deducciones o
sanciones que hayan sido impuestas en determinado contrato.

4.2.5 Evaluación compras menores

La evaluación de las compras menores se soporta en el seguimiento que los

Asistentes 1 del equipo de trabajo de Adquisición de Bienes y Servicios realiza a
las órdenes de compra, el cual se encuentra soportado en el procedimiento de
seguimiento a las órdenes de compra, que se encuentra en el SGI en el
macroproceso Abastecimiento de bienes y servicios, proceso Adquisición de
bienes y servicios.

En caso que un oferente incumpla con la oferta(s) presentada(s), salvo motivos de

fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificados, no podrá volver a presentar
ofertas durante un plazo de treinta (30) días calendario, contados a partir de la
fecha en que el oferente manifieste que no sostiene su oferta o sea notificado por
el incumplimiento, bien sea a nivel técnico o económico, por no cumplir con los
tiempos de entrega, por no cumplir con la garantía ofrecida para el bien o servicio
o en cualquier aspecto de la misma.

En caso tal que habiendo incumplido presente ofertas durante el plazo

mencionado, su oferta no será tenida en cuenta.

Igualmente cuando se cancele la orden de compra se podrá proceder a adjudicar

al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad en el
proceso de contratación, cuya orden de compra se cancela; en caso tal que el
segundo no acepte la adjudicación, se podrá agotar dicha opción con el tercero, y
así sucesivamente en su orden. Sin embargo de no encontrarse viable por los
costos o especificaciones técnicas, se hará un nuevo proceso de cotización.

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EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓNDE PROVEEDORES GM-AB-01-000-001 V 6.0

Si el proveedor estando suspendido reincide en el incumplimiento de otra orden de

compra, la suspensión se postergará 10 días calendario por cada orden de
compra que no cumpla. Si una vez termine el período de suspensión vuelve a
incumplir se le aplicará nuevamente el tiempo estipulado por 30 días.

NOTA IMPORTANTE: Teniendo en cuenta que el área solicitante es quien

directamente requiere del bien, cuando se identifique incumplimiento por parte del
proveedor y analizado el caso particular, el asistente 1 del equipo de trabajo de
adquisición de bienes y servicios solicitará al profesional 1 o coordinador del
equipo de trabajo correspondiente su autorización expresa y justificada para
continuar con la compra o aplicar la suspensión al proveedor.

El tiempo máximo permitido para que el proveedor se atrase en la entrega es de 3

días calendario.

4.2.6 Procesos contratados externamente o tercerizados

Los procesos contratados externamente por la empresa o tercerizados son

identificados desde el formato Ficha técnica del contrato o aceptación de
oferta, que se encuentra en el SGI en el macroproceso Abastecimiento de
Bienes y Servicios, proceso Adquisición de Bienes y Servicios. El tipo de
control para estos procesos es la interventoría que se ejerce sobre ellos. El
grado de control se determina teniendo en cuenta las condiciones estipuladas
en los términos de referencia y en el manual de interventoría.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Manual Contratación
- NTC GP 1000:2004
- NTC ISO 9001:2008
- Manual de Interventoría
- Manual de reglas de negocio y procedimientos del proceso de Adquisición
de Bienes y Servicios
- Procedimiento de seguimiento a ordenes de compra.

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