Documento Peti

G.ES.
06 Construcción del
PETI - Planeación para la
Transformación Digital
mayo de 2019
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Viceministerio de Economía Digital
Dirección de Gobierno Digital
Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Equipo de trabajo
Sylvia Cristina Constaín Rengifo – Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Jehudi Castro Sierra - Viceministro de Economía Digital
Carlos Rozo Bolaños – Director Gobierno Digital
Leydi Viviana Cristancho Cruz – Subdirectora de Estándares y Arquitectura TI
Martin Antonio Orjuela Velasco – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Nicolás Sánchez Barrera – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Janyther Guerrero Arenas – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Versión Observaciones
G.ES.06 - Guía Técnica - Estructura PETI
Versión 1
Guía técnica dirigida a las Entidades Públicas, para la estructuración del Plan Estratégico de TI – PETI
Marzo 2016
G.ES.06 - Construcción del PETI - Planeación para la Transformación Digital

Documento técnico dirigido a las Entidades Públicas del Estado Colombiano, en el que se reestructura la
Versión 2
versión anterior de la guía, se incorpora una metodología y se actualiza el contenido para la construcción del
Mayo 2019
PETI con un enfoque en la planeación para la Transformación Digital.
Comentarios, sugerencias o correcciones pueden ser enviadas al correo electrónico:

gobiernodigital@mintic.gov.co
Construcción del PETI – Planeación para la Transformación Digital
Este documento de la Dirección de Gobierno Digital se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional.
2
Tabla de Contenido
1. Introducción
2. Objetivo y alcance
Metodología
3. Cómo usar este Instrumento 14
Consideraciones antes de empezar
4. Prerrequisitos 17
Materiales para las sesiones 17
Primera Fase: Comprender
5. Sesión 1: Consolidar el grupo de transformación digital 19
Sesión 2: Involucrar a los participantes e interesados 22
Sesión 3: Comprender los servicios 24
Sesión 4: Priorización de servicios 27
Sesión 5: Comprender los servicios 29
Segunda Fase: Analizar
6. Sesión 6: Análisis interno y externo 31
Sesión 7: Análisis del entorno 34
Sesión 8: Matriz de Hallazgos 37
Sesión 9: Segmentación de clientes 40
Tercera Fase: Optimizar
7. Sesión 10: Evaluar el uso tendencias tecnológicas 42
Sesión 11: Optimizar servicios priorizados 45
Sesión 12: Consolidar iniciativas 48
Sesión 13: Priorización de iniciativas 51
Cuarta Fase: Presentar
8. Sesión 14: Construir la hoja de ruta 53
Sesión 15: Presentar 56
9. Anexos
3
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1 - Fases de la Metodología ................................................................................................................................................. 14

Ilustración 2 - Materiales para el desarrolla de las sesiones .......................................................................................................... 18
Ilustración 3 – Gráfica de priorización ................................................................................................................................................ 49
4
Lista de Tablas
Tabla 1 - Detalle de las sesiones estructuradas en cada una de las fases ...................................................................... 15
Tabla 2 - Sesiones de la fase 1 .............................................................................................................................................................. 20
Tabla 3 - Registro del grupo de transformación digital ............................................................................................................. 21
Tabla 4 - Ficha de la entidad ................................................................................................................................................................... 24
Tabla 5 – Formato para la caracterización de servicios ............................................................................................................ 26
Tabla 6 - Tabla de priorización de servicios ..................................................................................................................................... 29
Tabla 7 - Ficha del servicio ....................................................................................................................................................................... 32
Tabla 8 - Sesiones de la fase 2 .............................................................................................................................................................. 35
Tabla 9 - Matriz DOFA ............................................................................................................................................................................... 36
Tabla 10 - Formato para el registro de los factores externos ............................................................................................... 38
Tabla 11 - Matriz de brechas.................................................................................................................................................................. 45
Tabla 12 - Documentación de iniciativas .......................................................................................................................................... 46
Tabla 13 - Registro de priorización de iniciativas ......................................................................................................................... 48
Tabla 14 - Resumen de la priorización ............................................................................................................................................. 49
Tabla 15 - Plantilla de hoja de ruta ...................................................................................................................................................... 53
Tabla 16 - Tabla de normatividad ........................................................................................................................................................ 55
Tabla 17 - Ficha iniciativa ......................................................................................................................................................................... 55
5
1. Introducción
6
La Dirección de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (MinTIC) ha identificado la necesidad de crear herramientas, técnicas,
modelos y metodologías que apoyen a las entidades públicas en la construcción de sus
“Planes Estratégicos de Tecnologías de la Información” (PETI), también conocidos como
“Planes Estratégicos de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” (PETIC),
para que estos se conviertan en el punto de partida del proceso de Transformación Digital
(TD) del Estado.
Según el Marco de Referencia del MinTIC, el PETI es parte integral de la estrategia de las
instituciones y uno de los principales artefactos para expresarla, conformando su visión y
estrategias y direccionando el resultado de un adecuado ejercicio de planeación,
realizándose antes de la definición de portafolios de proyectos y de un proceso de
transformación que involucre tecnologías digitales.
Teniendo en cuenta lo anterior y conforme a los principios de “prioridad al acceso y uso de

las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” y la “masificación del Gobierno en
Línea”, ahora Gobierno Digital, consagrados respectivamente en los numerales 1° y 8° del
artículo 2 de la Ley 1341 de 20091, las entidades públicas deberán priorizar el acceso y uso
a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la producción de bienes y
servicios, así como adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo
aprovechamiento de las Tecnologías de la Información (TI) en el desarrollo de sus funciones,
con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos.
En ese mismo sentido, de acuerdo con el Decreto Único Reglamentario del Sector de
Función Pública, desde el Decreto1083 de 20152 y su modificación mediante el 1499 de
20173 y el 612 de 20184 del Departamento Administrativo de la Función Pública, los
organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder
Público deben liderar la gestión estratégica con las TIC mediante la definición,
1
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3707_documento.pdf
2
http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62866
3
4
7
implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un PETI, el cual debe estar
alineado a la estrategia y al modelo integrado de gestión de la entidad, teniendo un enfoque
en la generación de valor público para habilitar las capacidades y servicios tecnológicos
necesarios para impulsar las transformaciones, la eficiencia y la transparencia del Estado.
En este orden de ideas es importante señalar lo articulado en el Decreto 612 de 20185
donde se consideran las definiciones del Decreto Único Reglamentario del Sector de TIC
1078 de 20156, estableciendo los instrumentos para implementar la “Estrategia de
Gobierno en Línea”, ahora Política de Gobierno Digital, exigiendo la elaboración por parte de
cada entidad de un Plan Estratégico de TI, así como de un Plan de Tratamiento de Riesgos
de Seguridad y Privacidad de la Información y un Plan de Seguridad y Privacidad de la
Información.
En consecuencia, MinTIC ha trabajado incansablemente en el desarrollo del decreto 1008

de 20187, en donde se establecen los lineamientos generales de la Política de Gobierno
Digital, considerando los diferentes CONPES, leyes y decretos relacionados con la
importancia de la ejecución y evolución del Gobierno Digital. Es por lo anterior que el
propósito de este documento está completamente alineado con dicha política y apalanca
la estrategia de Transformación Digital (TD) del Estado, buscando impactar positivamente
la calidad de vida de los ciudadanos mediante el uso y aprovechamiento de las TIC,
consolidando un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores que generen
valor público en un entorno de confianza digital.
5
6
7
8
2. Objetivo y alcance del
documento
9
2.1. Objetivo
El objetivo principal de este documento es el de orientar al Líder Estratégico de TI o quien
haga sus veces, en la elaboración de una hoja de ruta de Transformación Digital para su
entidad, sector o territorio, estableciendo los objetivos, proyectos, inversiones de TI, metas
y técnicas de evaluación de resultados dentro de un único Plan Estratégico de TI.
En ese mismo sentido la Dirección de Gobierno Digital del MinTIC dispone los recursos
esenciales para guiar a las entidades públicas en la construcción de sus PETI,
permitiéndoles avanzar en la implementación de la Política de Gobierno Digital y en el
desarrollo de procesos de transformación. En consecuencia, el presente documento se
convierte en el acercamiento a la planeación para la TD que logre habilitar, impulsar y
mejorar la provisión de servicios digitales de confianza y calidad, los procesos internos
seguros y eficientes, la toma de decisiones basadas en datos, el empoderamiento
ciudadano a través de un Estado Abierto y el desarrollo de territorios y ciudades inteligentes
para la solución de retos y problemáticas sociales8.
2.2. Alcance
El instrumento para la construcción del PETI hace parte del Marco de Referencia
(Framework) definido por MinTIC, permitiendo reunir la descripción de la metodología,
estructura, técnicas y herramientas que deben contener los Planes Estratégicos de TI,
garantizando su alineación con la Política de Gobierno Digital y convirtiéndose en la puerta
de entrada a la TD y a la Industria 4.09.
Los entregables generados como producto final del desarrollo de este documento, son un
instrumento para que los organismos y entidades públicas direccionen sus esfuerzos en la
implementación del habilitador de Arquitectura de la Política de Gobierno Digital,
promoviendo así el uso, aprovechamiento de las TIC, consolidando un Estado y ciudadanos
8
Manual de Gobierno Digital: https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-81473_recurso_1.pdf
9
Pacto por la Transformación Digital de Colombia, PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2018-2022:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Articulado-Segundo-Debate-Plan-Nacional-de-Desarrollo.pdf
10
competitivos, proactivos e innovadores que generen valor público en un entorno de
confianza digital.
Al ser un documento práctico, debe tomarse como una orientación o buena práctica mas
no como una obligatoriedad, por lo tanto, esta metodología y los entregables propuestos
pueden ser complementados y modificados de acuerdo con las necesidades, madurez
tecnológica y capacidades de cada entidad, teniendo en cuenta la segmentación de las
entidades y los criterios diferenciales definidos en el Manual de Gobierno Digital, además
del criterio profesional de los responsables de su implementación mediante el uso de
mejores prácticas en Arquitectura Empresarial, Gerencia de Proyectos de TI, Gestión y
Gobierno de TI.
También se encuentra dentro del alcance de este documento definir la equivalencia y

compatibilidad respecto a las evidencias del Marco de Referencia del MinTIC10, el
Formulario Único de Reporte de Avances a la Gestión (FURAG)11 del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG) y su autodiagnóstico12, el índice13 de la Política de Gobierno
Digital y su autodiagnóstico14, siempre enmarcados en el contexto de los planes
estratégicos o planes de transformación.
Lo que no se encuentra dentro del alcance de esta guía es el análisis detallado o desarrollo
de los dominios de una Arquitectura Empresarial, puesto que el enfoque está centrado en
explicar las herramientas, técnicas, modelos y metodología para la elaboración de un Plan
de Transformación Digital.
10
Marco de Referencia del Ministerio TIC: https://www.mintic.gov.co/marcodereferencia/
11
FURAG: http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/furag
12
Autodiagnóstico del MIPG: http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/autodiagnostico
13
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-14714.html
14
Autodiagnóstico de Gobierno Digital: https://autodiagnosticogobdigital.gov.co/
11
3. Metodología
12
La metodología propuesta tiene un enfoque basado en el desarrollo de ejercicios de
Arquitectura15 ágil e innovadora, cuyo propósito esencial está dado para que los
organismos y entidades públicas puedan construir su PETI alineado con la Política de
Gobierno Digital, de forma rápida y expedita, sin afectar negativamente la calidad del
resultado final y generando verdadero valor a los ciudadanos y el Estado.
Para lograr el objetivo de este documento es necesario que el Líder Estratégico de TI junto
con el jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quienes hagan sus veces, lideren todo el
trabajo de forma conjunta e involucren a las respectivas áreas misionales, estratégicas y
de apoyo, teniendo en cuenta que la Transformación Digital (TD) debe orientarse a impactar
positivamente la calidad de vida de los ciudadanos, generando valor público en cada una de
las interacciones digitales entre ciudadano y Estado, mejorando la provisión de servicios
digitales de confianza y calidad16, lo que supondrá cambios organizacionales, de procesos
y recursos de la entidad.
Es evidente entonces que para la construcción del PETI se debe contar con el compromiso
de todos los líderes de las áreas a fin de garantizar el apoyo de la alta dirección,
convirtiéndolos en los protagonistas durante la planeación estratégica, siendo piezas clave
en este desarrollo, el análisis actual de las entidades y la toma de decisiones a partir de la
información recolectada. Como resultado, las decisiones en el ejercicio del PETI deberán ser
tomadas de forma conjunta, garantizando que el resultado del trabajo realizado se ejecute
posteriormente de forma satisfactoria y no se convierta en un documento más de los
archivados dentro de la entidad.
3.1. Cómo usar este instrumento

Este instrumento expone unas herramientas, técnicas, un modelo y una metodología,
estructuradas dentro de cuatro (4) fases, cada una con sesiones formativas específicas. Es
importante resaltar que las sesiones deben ser ejecutadas en el orden propuesto y
15
Hace referencia al habilitador de Arquitectura de la Política de Gobierno Digital
16
Directiva Presidencial N°2 del 2 de abril de 2019:
http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DIRECTIVA%20PRESIDENCIAL%20N%C2%B0%2002%20D
EL%2002%20DE%20ABRIL%20DE%202019.pdf
13
procurando cumplir siempre con la duración definida para finalizar el trabajo en un tiempo
estimado de entre 17 a 26 horas de dedicación.
Fase 1: Comprender
Fase 2: Analizar Fase 4: Presentar
Fase 3: Optimizar
Ilustración 1 - Fases de la Metodología
Debido a que cada una de las fases se encuentra dividida en sesiones de trabajo que tienen
como objetivo generar pequeños productos o entregables, se permite consolidar
fácilmente el PETI con un foco en determinar la hoja de ruta de la TD más adecuada para la
administración pública. Con base en esto, las sesiones fueron clasificadas de la siguiente
forma:
• De presentación o de toma de decisiones : En este tipo de sesiones el

prerrequisito fundamental consiste en que los participantes deben conocer
previamente la información necesaria para su desarrollo, de forma que se facilite la
exposición de los temas y la toma de decisiones. Los asistentes podrán tener un
tiempo específico para realizar preguntas o aclarar inquietudes que surjan sobre la
información compartida. Durante la sesión los asistentes podrán realizar
discusiones y debatir las propuestas en corto tiempo, con el fin de avanzar a las
siguientes sesiones. Es recomendable que para estas sesiones se asigne el rol de
moderador para que se permita llegar fácilmente a consensos entre los asistentes;
también es importante la asignación de una persona adicional que apoye la
sistematización o documentación de toda la información resultante de la sesión de
trabajo. Este tipo de sesión se caracteriza por ser de tiempo corto, ya que su
enfoque consiste en reportar los resultados y consensuar decisiones específicas
entre los participantes.
• De entendimiento o de procesamiento de información : Aunque las sesiones de
este tipo no requieren de una revisión previa de información, si es necesario tener
preparada la documentación que servirá de insumo para la misma. En estas se tiene
que presentar el contenido y procesar la información necesaria para generar el
entregable propuesto, por lo que es importante que la sistematización o
documentación de las sesiones previas se haya realizado completamente. Este tipo
14
de sesión se caracteriza por desarrollarse en más tiempo en comparación con la
anterior.
A continuación, se detalla la estructura y distribución de las sesiones definidas para cada

una de las fases. Todas las sesiones son planteadas como de desarrollo obligatorio, con el
fin de generar el nivel de detalle suficiente dentro de la planeación de las entidades públicas.
Tabla 1 - Detalle de las sesiones estructuradas en cada una de las fases
Tiempo estimado
Fases Sesiones Tipo
(minutos)
Sesión 1: Consolidar el grupo de Transformación Digital 30 min
Sesión 2: Involucrar a los participantes e interesados 60 min
Fase 1: Sesión 3: Identificar y caracterizar los servicios 160 min
Comprender Sesión 4: Priorizar los servicios 90 min
120 a 160 min
Sesión 5: Comprender el servicio
por servicio
Tiempo estimado total: 9 horas
Sesión 6: Analizar los factores internos y externos 90 min
Fase 2: Sesión 7: Analizar el entorno 70 min
Analizar Sesión 8: Segmentar los usuarios 90 min
Sesión 9: Consolidar la matriz de hallazgos 120 min
Sesión 10: Evaluar las tendencias tecnológicas 90 min
100 min
Fase 3: Sesión 11: Optimizar los servicios priorizados
por servicio
Optimizar
Sesión 12: Consolidar las iniciativas 120 min
Sesión 13: Priorizar las iniciativas 90 min
Sesión 14: Construir la hoja de ruta 60 min
Fase 4:
Sesión 15: Construir el PETI 150 min
Presentar
Sesión 16: Presentar el PETI 90 min
15
4. Consideraciones antes de
iniciar
16
4.1. Prerrequisitos generales
Para desarrollar adecuadamente este documento es indispensable entender que la TD de
la administración pública tiene como fin último generar valor en cada una de las
interacciones entre el Estado y los ciudadanos. Por esta razón, se han fijado los siguientes
prerrequisitos, que equivalen a las condiciones necesarias que se deben cumplir antes de
iniciar el ejercicio de construcción del PETI:
• El principal prerrequisito consiste en contar con el apoyo de la alta dirección durante
el proceso de transformación digital de la organización.
• El Director de Tecnologías de la Información (Líder Estratégico de TI) o quien haga
sus veces, debe conocer la Política de Gobierno Digital y el manual para su
implementación, así como la alineación y articulación de esta política con el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
• El Líder Estratégico de TI y el jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga
sus veces, debe conocer los objetivos estratégicos, metas, iniciativas y demás
definiciones del Plan Estratégico Institucional que se encuentre vigente, teniendo
en cuenta que en el caso de no existir se debe al menos contar con la estrategia
territorial o sectorial correspondiente.
• El Líder Estratégico de TI debe conocer el Plan de acción institucional definido para
la última vigencia.
Adicional a lo anterior, para cada una de las sesiones se deben cumplir los prerrequisitos
adicionales que son identificados dentro del desarrollo de estas, destacados mediante el
PR
icono .
4.2. Materiales para las sesiones

Los materiales permiten que se logre con facilidad y dentro de los tiempos estimados el
objetivo de cada una de las sesiones. Se recomienda verificar que se cuenta con cada uno
de ellos:
17
Presentaciones,
Proyector, Televisor o Tablero y Marcadores (de
Lienzos de las sesiones documentos y material de
monitor diferentes colores)
apoyo
Notas adhesivas Bolígrafos Reloj o cronometro

Ilustración 2 - Materiales para el desarrolla de las sesiones
En la anterior ilustración se relacionan los materiales que se consideran necesarios para el

desarrollo de cada una de las sesiones, sin embargo, es de elección de los participantes
utilizar cualquier otro material adicional que pueda ayudar en el buen desarrollo de este
documento.
18
5. Primera fase:
Comprender
19
En esta fase los participantes comprenderán los servicios que ofrece la entidad e
identificarán las relaciones con las capacidades institucionales, el modelo de procesos de la
entidad, el esquema organizacional y los recursos que hacen posible ofrecer los servicios a
sus usuarios. También, se podrán identificar oportunidades de mejora de los servicios, las
cuales serán abordadas en detalle durante la fase 2 dejándonos solamente en este espacio
un listado de estas.
Tabla 2 - Sesiones de la fase 1
Fases Sesiones Tipo Tiempo estimado

Sesión 1: Consolidar el grupo de Transformación Digital 30 min
Sesión 2: Involucrar a los participantes e interesados 60 min
Fase 1: Sesión 3: Identificar y caracterizar los servicios 160 min
Comprender Sesión 4: Priorizar los servicios 90 min
120 a 160 min
Sesión 5: Comprender el servicio
por servicio
5.1. Sesión 1: Consolidar el grupo de

Transformación Digital
En esta sesión el Líder Estratégico de TI y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o
quienes hagan sus veces, definirán las personas que harán parte del grupo de trabajo
encargado de la construcción del PETI con un enfoque en desarrollar la Planeación para la
TD de la organización. Este grupo de trabajo deberá estar conformado por los líderes de las
áreas estratégicas, misionales y de apoyo con el objetivo de que el resultado final permita
generar verdadero valor público.
5.1.1. Desarrollo de la sesión
PR Conocer el Manual de Gobierno Digital y entender los principios,

componentes, habilitadores y propósitos de la Política de Gobierno Digital.
20
1 Diligenciar los datos de las personas que participarán por parte de las áreas
de planeación, oficina de TI, atención al ciudadano, financiera, secretaría 30 minutos
general, áreas misionales y de apoyo. Los participantes seleccionados deben
ser líderes y estar en la capacidad de tomar decisiones en la entidad, de lo
contrario, las definiciones tomadas pueden no generar el impacto deseado.
Es importante tener en cuenta que pueden existir personas de otras áreas
que complementen y aporten en la construcción del PETI.
5.1.2. Herramientas
1. Herramienta de apoyo en Anexo 1 – Sesión 1.

2. Herramienta de apoyo en Anexo 2 – Diapositiva 1.
3. Formato para el registro del grupo de transformación digital:
Tabla 3 - Registro del grupo de transformación digital
Área Nombre del participante

Jefe de Planeación: Integrante del Grupo de trabajo de
Planeación
Arquitectura Empresarial
Líder de la implementación de Gobierno Digital, Líder

Tecnologías de la
Estratégico de TI y Responsable de Seguridad y Privacidad de
Información
la Información
Líderes de las áreas funcionales y de los procesos de la

Áreas Misionales
entidad
Líderes del proceso de atención al ciudadano o de áreas de

Atención al Ciudadano
atención al ciudadano
Secretaría General
Líder del proceso de gestión financiera o del área financiera
(Financiera)
Responsable Institucional de la Política de Gobierno Digital: Es
Secretaría General
el representante legal y responsable de coordinar, hacer
(Representante legal)
seguimiento y verificación de la implementación de la Política
Oficina de control interno Líder de la oficina de control interno
21
Área Nombre
Otros Participantes
Líderes de los procesos o áreas
Área de la entidad
de la entidad
5.2. Sesión 2: Involucrar a los participantes e

interesados
En esta sesión el Líder Estratégico de TI junto con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
o quienes hagan sus veces, deben contextualizar e involucrar a los integrantes del grupo
de transformación digital en la Política de Gobierno Digital, con el objetivo de construir la
ficha de la entidad.
PR Seleccionar el espacio en donde se realizarán las sesiones de trabajo; este

lugar debe ser en lo posible una sala lo suficientemente amplia en donde
todas las personas estén cómodas. La sala deberá estar equipada en lo
posible con un proyector, televisor o pantalla en donde se puedan hacer
presentaciones y visualización de documentos.
Realizar la presentación de la sesión 2 al grupo de transformación digital
1
de la entidad. 30 minutos
2 Construir la ficha de la entidad con los participantes del ejercicio. 17
1. Nombre de la Entidad: El nombre completo de la entidad. 30 minutos
17
Entidades del estado y sus principales características: http://www.funcionpublica.gov.co/entidades-del-
estado-y-sus-principales-caracteristicas
22
2. Orden, Suborden, naturaleza jurídica, nivel, tipo de vinculación y
municipio: Los datos de caracterización de la entidad de acuerdo con
la información del Departamento Administrativo de la Función Pública.
3. Misión, visión18: Diligencie la información a partir de los ejercicios de
planeación estratégica que la entidad haya adelantado de acuerdo con
la Política de Planeación Institucional del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG).
4. Presupuesto asignado, presupuesto ejecutado19 y presupuesto
disponible para la transformación digital20: Esta información debe ser
suministrada por el líder del área financiera del grupo de
transformación digital. Los recursos disponibles equivalen al dinero
que dispone la entidad para realizar la TD.
5. Representante legal: Es el representante legal o responsable
institucional de la implementación de la Política de Gobierno Digital:
Firmar el acta de la reunión, socializarla con todos los participantes y darla

3
a conocer al representante legal de la entidad.
5.2.2. Herramientas
1. Documentación de apoyo para la sesión 2 (clic acá).21

2. Modelo Integrado de Planeación y Gestión (clic acá).22
5. Formato de acta de reunión.
6. Ficha de la Entidad:
18
Esta información puede ser tomada del Plan Estratégico de la Entidad.
19
Esta información puede ser tomada de los estados financieros
20
Corresponde al dinero total disponible para ejecutar la transformación digital en la entidad
21
Documentación sobre la implementación de la Política de Gobierno Digital:
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-81473_recurso_1.pdf
22
http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg
23
Tabla 4 - Ficha de la entidad
Ficha de la Entidad
Nombre de la
Misión
Entidad
Orden o
Visión
Suborden
Naturaleza
Objetivos y metas
Jurídica
Presupuesto ejecutado
Nivel
último año
Tipo de Presupuesto disponible
Vinculación para la TD
Municipio
5.3. Sesión 3: Identificar y caracterizar los servicios

En esta sesión el grupo de transformación digital dirigido por el Líder Estratégico de TI junto
con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quienes hagan sus veces, deberán
identificar cuáles son los servicios que la entidad ofrece, a quién se los ofrece, cuáles son
los canales y la información relevante para el desarrollo de la transformación digital.
Seleccionar la herramienta que se va a utilizar para realizar el ejercicio

PR
(Excel o lienzo). Utilice el color negro para diligenciar la herramienta 0a5
minutos
seleccionada.
Identificar los servicios que ofrece la entidad, asignándole un identificador

1
a cada uno en la columna id (Ej. S01, S02, S03) y describiendo cada servicio 30 minutos
en términos del valor que genera a los usuarios.
24
Identificar las áreas de la entidad que están involucradas en la prestación
2
del servicio; incluya las áreas de apoyo cómo talento humano, ya que 40 minutos
permite contratar las personas que atienden a los usuarios, el área de

tecnologías de la información que soporta las soluciones tecnológicas que
soportan el servicio y, el área financiera quien permite gestionar los
ingresos y egresos asociados al servicio.
3 Diligenciar el tipo de usuario al que está dirigido el servicio actualmente

(ciudadanos, empresas, entidades públicas).
20 minutos
Diligenciar las variables asociadas a los servicios con el apoyo del grupo de
4
transformación digital. Estas variables son propuestas y pueden ser 45 minutos
complementadas o ajustadas de acuerdo con las necesidades de la

entidad. También se pueden usar las variables propuestas en el paso tres
de la guía metodológica para la racionalización de trámites23 de la Política
de Racionalización de Trámites.
Área financiera: Ingresos y costos asociados a la prestación del servicio

durante el último año. Área de atención al ciudadano: # de solicitudes
último año, satisfacción del servicio, # PQR asociadas al servicio. Áreas
misionales: Nivel de complejidad actual, Área de planeación: Nivel de
criticidad actual, Nivel de impacto al ciudadano, tiempo de ciclo,
frecuencia de solicitud, nivel de riesgo de corrupción (alto, medio, bajo),
servicio en línea (si, parcialmente, no, no aplica).
5 Identificar los canales por los cuales se ofrece actualmente el servicio

(Presencial, Telefónico, Correo electrónico, sistema de información ABC, 20 minutos
portal GOV.CO) y márquelos con una X de color negro. Ej. El servicio de

apostilla está dirigido a los ciudadanos a través del Sistema Misional
SISMIS.
23
http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/2017-12-
04_Guia_metodologica_racionalizacion_tramites_ajuste.pdf/b00c472f-8872-4553-bfce-6c8f97403054
25
5.3.2. Herramientas

2. Formato para la caracterización de servicios:
Tabla 5 – Formato para la caracterización de servicios
Servicios Variables24 Canales25
Nombre Tiempo
Descripción Áreas que Tipo de
ID del Ingresos Costos # de Nivel de Nivel de Nivel de del ciclo Nivel de
del servicio participan usuario último
Canal 1
Canal 2
Servicio último solicitudes satisfacción # de PQR complejidad Nivel de valor al del riesgo de Servicio
año año último año del servicio recibidas actual criticidad ciudadano servicio corrupción en línea
S01
S02
S03
S04
24
Complemente y ajuste las variables de acuerdo con la información que la entidad cuenta y es relevante para la TD de la entidad.
25
Identifique los canales por los que se ofrecen los servicios y disponga tantas columnas como sea necesario.
26
5.4. Sesión 4: Priorizar los servicios
En esta sesión, el grupo de transformación digital en cabeza del Líder Estratégico de TI o
quien haga sus veces definirán los servicios que se van a transformar a partir de un ejercicio
de priorización de servicios. Los servicios priorizados serán aquellos que generen un mayor
impacto a los usuarios de la entidad o en el valor público, mediante el uso de las tecnologías
de la información y teniendo en cuenta también el aprovechamiento de tecnologías
emergentes.
PR Solicitar a las áreas encargadas de gestionar la información de las variables

que lleve a la sesión la medición de las variables de los servicios que ofrece
la entidad.
Presentar los servicios identificados en la tercera sesión y las variables

1
asociadas a cada servicio al grupo de transformación digital. 20 minutos
Seleccionar las variables que se van a utilizar para hacer la priorización

2
30 minutos
3 Realizar la priorización de los servicios a partir de la calificación de las

variables medidas de la siguiente forma: 40 minutos
Variables cualitativas: Asignar un valor entre 1 (uno) a 10 (diez) en donde

10 puntos significa una necesidad de prioridad alta de transformación
digital y 0 una prioridad baja.
Complejidad del servicio Calificación complejidad del servicio
Alto 0
Medio 5
Bajo 10
Variables cuantitativas Asignar al valor más alto 10 puntos, al valor más

bajo cero puntos y al resto de acuerdo con el porcentaje que representa
27
respecto al valor más alto, en donde 10 puntos significa una necesidad de
prioridad alta de transformación digital y 0 una prioridad baja:
Total de ingreso último año Calificación total ingresos
$100.000.000 10
$50.000.000 5
$30.000.000 3
5.4.2. Herramientas

2. Formato para la priorización de servicios.
28
Tabla 6 - Tabla de priorización de servicios
Servicios Calificación
Calificación Calificación Calificación Calificación Calificación Calificación
Nombre Calificación Calificación # de Nivel de Calificación nivel de Calificación nivel de Tiempo del nivel de Calificación
ID del ingresos Costos solicitudes satisfacción # de PQR complejidad nivel de valor al ciclo del riesgo de Servicio en
Servicio último año último año último año del servicio recibidas actual criticidad ciudadano servicio corrupción línea Calificación
[0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] [0-10] servicio
S01
S02
S03
S04
S05
S06
29
5.5. Sesión 5: Comprender el servicio
En esta sesión el grupo de transformación digital encabezado por el Líder Estratégico de TI
o quien haga sus veces, comprenderá cuales son los elementos que permiten ofrecer cada
uno de los servicios priorizados en la actualidad, logrando identificar oportunidades de
mejora que hasta el momento estarán solamente listadas, lo que permitirá abordadas en
detalle en la fase 2. Para cada uno de los servicios priorizados se debe realizar una sesión
de comprender el servicio.
PR Solicitar al encargado del servicio a comprender que identifique los canales

por los que se ofrece el servicio, las capacidades internas requeridas para
prestar el servicio, las actividades que se realizan, los recursos utilizados
para la prestación del servicio, los roles que participan y los
procedimientos documentados asociados al servicio.
Diligenciar la información del servicio identificada en las sesiones

1
anteriores: id, nombre del servicio, descripción de servicio, áreas 0a5
minutos
involucradas en la prestación del servicio y tipo de usuario.
Diligenciar los canales por los que se ofrece el servicio en la sección

2
segmentación de usuarios por canal de acuerdo con la información 10 a 20
minutos
identificada en la sesión tres.
Diligenciar los segmentos a los que se encuentra dirigido el servicio

3
actualmente. Un servicio puede estar orientado a varios segmentos 30 a 40
minutos
(Ciudadanos digitales, ciudadanos no digitales, ciudadanos en condición de
discapacidad). Si la entidad no cuenta con esta caracterización significa
que en el segmento se debe diligenciar como “Todos los usuarios”.26
4 Cruzar los canales vs. los segmentos a los que va dirigido el servicio. Ej. El
servicio de apostilla está dirigido a los ciudadanos digitales a través del 20 minutos
26
Los servicios pueden ser ofrecidos a diferentes segmentos de usuarios. En caso de no contar con la
caracterización de usuarios, esta se realizará posteriormente en la sesión 9.
30
sistema misional SISMIS, a los ciudadanos no digitales a través del módulo
de auto servicio y a los adultos mayores a través del punto de atención
presencial. Si la entidad no cuenta con esta caracterización significa que
en el segmento se diligencia como “Todos” y, para ese segmento se cruza
contra los canales por los que se presta el servicio actualmente.
5 Diligenciar la información de la sección de interoperabilidad. La columna

“Entidad” corresponde a la entidad con la que se interopera actualmente. 35 minutos
Ej. Registraduría Nacional del Estado, Ministerio de Educación. La columna

“Información” corresponde a la información que provee dicha entidad. Ej.
Información de la Persona, Información de los colegios. La columna
“Sistema de Información” corresponde al sistema desde el cual se provee
la información. Ej. Archivo Nacional de Identificación ANI, Directorio Único
de Establecimientos DUE.
6 Diligenciar las capacidades27 que tiene la entidad para ofrecer los servicios.
Las capacidades son todo aquello que la entidad es capaz de hacer
empezando con un verbo en infinitivo. Ej. Gestionar tecnología e
información, gestionar el talento humano, gestionar la atención al
ciudadano. Las capacidades pueden ser estratégicas, misionales o de 20 a 40
minutos
apoyo y se pueden detallar con subcapacidades. Adicionalmente, se deben
identificar los recursos que permiten ofrecer el servicio, los cuales pueden
ser Sistemas de Información, Información, infraestructura.
5.5.2. Herramientas

3. Ficha del servicio:
27
Las capacidades pueden entenderse como el conjunto de habilidades necesarias dentro de una entidad u
organización para poder implementar lo planteado
31
Tabla 7 - Ficha del servicio
Ficha del Servicio

ID
Nombre del servicio
Descripción del servicio
Áreas que participan
Tipo de usuario
Segmentación de usuarios por canal
Canales Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 Segmento 4 Segmento 5
Canal 1
Canal 2
Canal 3
Telefónico
Presencial
GOV.CO
Variables
Ingresos último año Nivel de criticidad
Costos último año Nivel de valor al ciudadano

Tiempo promedio del ciclo
# de solicitudes último año del servicio
Nivel de riesgo de
Nivel de satisfacción del servicio corrupción
# de PQR recibidas Servicio en línea
Nivel de complejidad actual Costo al ciudadano
Interoperabilidad
Entidad Información Sistema Información
32
Capacidades
Capacidades Subcapacidades Recursos Roles Procedimientos
33
6. Segunda fase:
Analizar
34
En esta fase el grupo de transformación digital identificará las oportunidades de mejora de
la entidad y de los servicios que ofrece a sus usuarios. Estas oportunidades serán tenidas
en cuenta en la tercera fase.
Tabla 8 - Sesiones de la fase 2

Sesión 6: Analizar los factores internos y externos 90 min
Fase 2: Sesión 7: Analizar el entorno 70 min
Analizar Sesión 8: Segmentar los usuarios 90 min
Sesión 9: Consolidar la matriz de hallazgos 120 min
6.1. Sesión 6: Analizar los factores internos y

externos
En esta sesión el Líder Estratégico de TI o quien haga sus veces con el apoyo del Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces en la entidad, liderarán al grupo de
transformación digital para realizar el análisis de la situación actual de la entidad
identificado las fortalezas, debilidades oportunidades y amenazas.
PR Solicitar a los participantes del grupo de transformación digital que

lleven a la sesión un listado con las debilidades internas, fortalezas
internas, oportunidades externas que se pueden aprovechar y
amenazas externas asociadas a cada uno de sus procesos.
Imprimir el lienzo de trabajo para utilizarlo en la sesión
Realizar la presentación de la sesión y explicar las secciones del

1
lienzo de trabajo 10 minutos
35
Entregar las notas adhesivas a los participantes para que
2
identifiquen de forma individual las fortalezas, debilidades, 40 minutos
oportunidades y amenazas de la entidad.
3 Pegar las notas adhesivas en el lienzo validando cada una con el

grupo. 20 minutos
4 Hacer una lluvia de ideas y complementar el lienzo en caso de ser

necesario.
20 minutos
6.1.2. Herramientas

3. Matriz DOFA:
Tabla 9 - Matriz DOFA
Habilitadores Barreras
Fortalezas Debilidades
Origen Interno
¿Qué puede mejorar la entidad?

¿Cuáles son las ventajas de la entidad?
¿Qué recursos hacen falta?
¿Qué recursos tiene la entidad?
¿Qué capacidades hacen falta en la entidad?
¿Qué sabe hacer la entidad bien?
¿Qué consideran los usuarios que debemos
¿Qué reconocimiento tiene la entidad?
mejorar?
Oportunidades Amenazas
Origen Externo
¿Qué oportunidades existen para aprovechar ¿Qué cambios externos pueden afectar la
al máximo las fortalezas de la entidad? prestación de los servicios de la entidad?
¿Qué apoyo externo se podría utilizar para ¿Qué factores externos pueden generar más
mejorar los servicios que ofrece la entidad? debilidades?
36
6.2. Sesión 7: Analizar el entorno
En esta sesión el Líder Estratégico de TI con el apoyo del Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación o quienes hagan sus veces en la entidad, lideraran al grupo de transformación
digital para realizar el análisis de la situación actual de la entidad identificando las fortalezas,
debilidades oportunidades y amenazas.
PR Solicitar a los participantes del grupo de transformación digital que

lleven a la sesión un listado de factores externos que afectan
positiva y negativamente la entidad. Los factores pueden ser
tendencias tecnológicas y sociales, normas, cambios de gobierno,
temas financieros.
Realizar la presentación de la sesión a los participantes.

1
0a5
minutos
Revisar los factores externos identificados en la sesión 6 y

2
clasificarlos en las columnas correspondientes de la tabla de 20 minutos
factores externos.
Entregar las notas adhesivas a cada participante para que

3
complementen los factores externos que pueden incidir en la 45 minutos
prestación de los servicios. Los factores se deben relacionar con la

normatividad asociada en caso de existir.
6.2.2. Herramientas

2. Formato para el registro de los factores externos:
37
Tabla 10 - Formato para el registro de los factores externos
FACTORES EXTERNOS
Políticos Económicos Sociales Tecnológicos
6.3. Sesión 8: Segmentar los usuarios

En esta sesión el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces con el
apoyo del Director de Tecnología e Información o quien haga sus veces y el grupo de
transformación digital realizarán la caracterización de ciudadanos, usuarios e interesados
de los servicios que presta la entidad utilizando la metodología de la Política de Planeación
Institucional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión para mejorar sus servicios de
acuerdo con la Política de Gobierno Digital.
PR Revisar previamente la Guía de caracterización de ciudadanos,

usuarios e interesados del DNP
Priorice las variables propuestas y seleccionar las que van a
2
utilizadas para realizar la segmentación de usuarios. En la tabla 30 minutos
adjunta se proponen variables que pueden ser ajustadas y

complementadas de acuerdo con las características de los servicios.
3 Identifique las fuentes que se utilizarán para medir las variables

seleccionadas. 20 minutos
38
4 Recolectar la información y definir los segmentos de usuarios de los
servicios con características similares. Se debe incluir un segmento 40 minutos
de ciudadano o empresa digital.
6.3.2. Herramientas

2. Guía de Caracterización de ciudadanos, usuarios e interesados del DNP.28
6.4. Sesión 9: Consolidar la matriz de hallazgos

En esta sesión el grupo de transformación digital en cabeza del Líder Estratégico de TI y el
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quienes hagan sus veces, listarán las
oportunidades de mejora en una matriz que se denominará matriz de hallazgos, los cuales
serán gestionados en la tercera fase.
Revisar con el grupo de transformación digital la matriz DOFA

1
construida en la sesión seis para identificar los hallazgos asociados 20 minutos
a cada servicio.
Revisar con los participantes la tabla de caracterización de servicios

2
construida en la sesión tres para identificar las oportunidades de 30 minutos
mejora de cada uno.
Revisar las fichas de servicio construidas para identificar las

3
oportunidades de mejora de cada uno. 40 minutos
28
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio%20al%20Ciudadano/Guia%
20de%20Caracterizaci%C3%B3n%20de%20Ciudadanos.pdf
39
4 Definir el impacto de cada una de las oportunidades identificadas de
la siguiente forma: 30 minutos
Alto: La oportunidad de mejora afecta la operación de la entidad y

puede llegar a generar multas, afectación en la calidad del servicio o
genera una demora significativamente la ejecución de las
actividades relacionadas a la prestación del servicio. También se
identifican en alto aquellas oportunidades normativas que son
obligatorias Ej. La infraestructura tecnológica que soporta los
sistemas de información asociada al servicio no es compatible con
IPV6.
Medio: La oportunidad de mejora afecta levemente la operación de

la entidad y puede llegar a afectar la calidad de los servicios que
presta la entidad. En algunos casos se afectan las actividades
relacionadas con la prestación del servicio. EJ. Actualmente el
cálculo de las cuentas por pagar se hace en hojas de cálculo y se
requiere un sistema para agilizarla atención.
Bajo: La oportunidad de mejora no afecta las actividades que

permiten ofrecer el servicio. Ej. Los ciudadanos requieren por
consultar sus documentos por la aplicación móvil de la entidad.
6.4.2. Herramientas
Id del
Id Servicio Descripción del hallazgo Impacto
H01
H02
H03
H04
H05
H06
H07
40
7. Tercera fase:
Optimizar
41
En esta fase el grupo de transformación digital definirá las acciones (eliminar, modificar,
mantener o crear) que se deben ejecutar al interior de la entidad para mejorar los servicios,
partiendo de la gestión de los hallazgos identificados en la segunda fase.

Sesión 10: Evaluar tendencias tecnológicas 90 min
100 minutos
Fase 3: Sesión 11: Optimizar los servicios priorizados
por servicio
Optimizar
Sesión 12: Consolidar las iniciativas 120 minutos
Sesión 13: Priorizar las iniciativas 90 minutos
7.1. Sesión 10: Evaluar las tendencias tecnologías

En esta sesión el Líder Estratégico de TI y el jefe de la Oficina Asesora de Planeación o
quienes hagan sus veces, liderarán al grupo de transformación digital en la revisión de las
tendencias tecnologías y cómo éstas pueden ser utilizadas para solucionar los hallazgos
identificados, así como apalancar las oportunidades de mejora en procesos o modelos que
deban cambiarse radicalmente, con el fin de llevar a cabo una verdadera transformación y
el logro de resultados de impacto.
Los participantes del grupo de transformación digital deben llevar a

PR
la sesión un listado de tendencias tecnológicas o tecnologías
emergentes que permitan ofrecer mejores servicios y resolver
problemáticas similares a las que tiene la entidad. Estas tendencias
serán un insumo durante la sesión.
Desarrollar el contenido de la herramienta de apoyo del Anexo 1 –
2
Sesión 1, en donde se hace una breve orientación sobre tendencias 30 minutos
tecnológicas o tecnologías emergentes. Complementar con el

análisis hecho por los participantes antes de la reunión.
42
3 Realizar la evaluación de las tendencias tecnológicas para cada uno
de los servicios que ofrece la entidad utilizando la tabla de 20 minutos
evaluación de tendencias tecnológicas propuesta en la sección de

herramientas.
4 Identificar aquellos servicios que pueden ser mejorados utilizando

las tecnologías emergentes y llevar el resultado de la evaluación a 40 minutos
la sesión 11.
7.1.2. Herramientas

2. Tabla de evaluación de tendencias tecnológicas.
7.2. Sesión 11: Optimizar los servicios priorizados

En esta sesión el grupo de TD optimizará cada uno de los servicios priorizados utilizando
como insumo las oportunidades de mejora identificadas en la segunda fase y la evaluación
de tendencias tecnológicas de la sesión anterior. Los cambios que se identifiquen para cada
uno de los servicios serán consolidados en una matriz de brechas.
Seleccionar la ficha del servicio que se va a optimizar de acuerdo con

1
la priorización realizada y llevarla en un lienzo a la sesión. 0a5
minutos
Presentar la lista de hallazgos asociados a cada servicio. Revise

2
como puede solucionar cada uno de los hallazgos de los servicios 30 minutos
priorizados siguiendo los pasos 3, 4 y 5 descritos a continuación.
Identificar los elementos que se deben agregar en color verde.

3
Empiece desde el inicio de la ficha del servicio y baje hasta la sección 45 minutos
de capacidades del servicio. Ej. El servicio de cambio de nombre
43
estará orientado un nuevo segmento llamado ciudadano digital y
para esto se debe crear un nuevo canal que será una aplicación
móvil. Adicionalmente se debe crear la interoperabilidad con la
entidad ABC para consultar los nombres de la persona con el
sistema de nombres de dicha entidad. Se debe crear la capacidad de
gestionar canales digitales y se debe crear un nuevo rol llamado
administrador de canal digital para apoyar dicha capacidad.
4 Identificar los elementos que se deben eliminar en color rojo.

Empiece desde el inicio de la ficha del servicio y baje hasta la sección 20 minutos
de capacidades. Ej. El canal presencial para el servicio de cambio de

nombre se debe eliminar y se debe eliminar el antiguo sistema de
datos de usuario utilizado en el canal presencial.
5 Identificar los elementos que se deben modificar en color azul. Se

debe empezar desde el inicio de la ficha del servicio e ir bajando
hasta la sección de capacidades. Ej. El procedimiento de cambios de
nombres será modificado y se debe modificar el sistema de gestión
de usuarios actual para permitir el cambio de nombres desde la
aplicación móvil; Adicionalmente la infraestructura tecnológica que
soporta el servicio debe ser modificada para soportar IPV6.
6 Para cada uno de los cambios identificados crear una brecha en la

tabla identificando el nombre del elemento afectado, la acción que
se debe efectuar, la descripción y justificación de la acción, el tiempo
estimado para ejecutar la acción, el costo total estimado de
inversión, y el costo estimado anual de operación del elemento. Ej:
El elemento aplicación móvil tendrá la acción crear, el tiempo
estimado de diseño, desarrollo e implementación es de seis meses,
el costo estimado de inversión es de $100.000.000 y el costo
estimado de operación anual es de $5.000.000.
7.2.2. Herramientas
44
2. Fichas de servicios de la sesión 5 (cinco).
3. Matriz de brechas:
Tabla 11 - Matriz de brechas
Acción Costo Costo

[Crear, estimado estimado Proyecto
ID Nombre eliminar, Tiempo inversión operación en
ID Servicio elemento modificar] Descripción estimado total anual ejecución
B001
B002
B003
B004
7.3. Sesión 12: Consolidar las iniciativas

En esta sesión el grupo de transformación digital liderado por el Director de Tecnología e
Información, o quien haga sus veces en la entidad, deberán consolidar las iniciativas que
cierran las brechas identificadas. Los proyectos en ejecución serán consolidados y serán un
insumo dentro de la priorización.
PR
Presente al grupo de transformación digital las brechas
identificadas para cada uno de los servicios relacionados en la 30 minutos
sesión anterior.
Agrupe las brechas con características y objetivos similares. EJ.
1
Todas las brechas de actualización de infraestructura tecnológica, 30 minutos
todas las brechas del servicio de pago, todas las brechas del servicio
de automatización de cambio de nombres.
2 Calcule el tiempo total de cada una de las iniciativas utilizando el

tiempo de las brechas que componen la iniciativa. El tiempo total 20 minutos
deberá estar compuesto por el tiempo de diseño, planeación,
45
ejecución y cierre; se deben realizar las actividades de gestión del
cambio.
3 Identifique el área líder de la iniciativa y las áreas que participaran.

En área líder siempre deberá estar acompañando la Dirección de 10 minutos
Tecnología e Información de la entidad cuando existan cambios en

componentes de TI.
4 Calcule el costo total de inversión y operación de cada una de las

iniciativas utilizando los costos identificados para cada una de las 30 minutos
brechas que componen la iniciativa.
7.3.2. Herramientas

2. Documentación de iniciativas:
Tabla 12 - Documentación de iniciativas
Costo Costo
Tiempo estimado estimado
Nombre Área Áreas total inversión operación ID
ID Iniciativa Descripción Líder Involucradas estimado total anual Brechas
I001
I002
I003
I004
7.4. Sesión 13: Priorizar las iniciativas

En esta sesión el grupo de transformación digital asignará la prioridad a cada una de las
iniciativas definidas, la cual será definida de forma consensuada teniendo en cuenta que los
recursos del área de TI no son ilimitados. Al final de la sesión se espera que el grupo de TD
esté de acuerdo en el orden en que se deberían ejecutar las iniciativas.
46
1 Presentar las iniciativas identificadas en la sesión anterior y resolver

las dudas de los participantes. 10 minutos
Revisar las variables con el grupo de transformación digital y

2
resolver las dudas del grupo de transformación digital. Las variables 20 minutos
son propuestas y pueden ser ajustadas de acuerdo con las

características de cada entidad.
3 Calificar las iniciativas en un único artefacto. La priorización no

puede ser un promedio, tiene que ser una decisión consensuada 30 minutos
entre todos los líderes de las áreas. En caso de haber diferencias,

estas deben ser resueltas durante la sesión.
4 Calcular el promedio de costo, complejidad y valor público de cada

una de las iniciativas. 10 minutos
5 Diligenciar la tabla de resumen de priorización de iniciativas

10 minutos
6 Diligenciar la gráfica de priorización de iniciativas utilizando la tabla

de resumen de priorización. En el eje x se recomienda dejar la 10 minutos
complejidad, en el eje y el costo y el tamaño de los puntos el valor

público que genera la iniciativa.
7.4.2. Herramientas

2. Registro de priorización de iniciativas:
47
Tabla 13 - Registro de priorización de iniciativas
ID INICIATIVA I001 I002
NOMBRE Nombre iniciativa 1 Nombre iniciativa 2
Habilita servicios digitales y de confianza SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0

Permite lograr procesos internos seguros y
SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
eficientes
Permite tomar de decisiones a partir de
SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
datos
Permite empoderar a los ciudadanos a
SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
traves de un Estado abierto
Valor público
Impulsa el desarrollo de territorios y

SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
ciudades inteligentes
Número de usuarios beneficiados
Mayor = 10; Menor = 0 Mayor = 10; Menor = 0
anualmente
Es normativo y de obligatorio cumplimiento SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Alineación con la estrategia de la entidad SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Mejora en la imagen institucional SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Alineado a los objetivos de desarrollo
SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
sostenible (ODS)
Es autosostenible SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Promedio valor público
Existe un riesgo financiero SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Existe un riesgo operativo SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Duración estimada Mayor = 10; Menor = 0 Mayor = 10; Menor = 0

Complejidad
Dependencia con otros proyectos SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0

Dependencia de sistemas actuales SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Interoperabilidad con otras entidades SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Existen las capacidades internas para
SI = 0; NO = 10 SI = 0; NO = 10
ejecutar
Existe una alta resistencia al cambio SI = 10; NO = 0 SI = 10; NO = 0
Promedio complejidad
Costo
Costo estimado de inversión total Mayor = 10; Menor = 0 Mayor = 10; Menor = 0
Costo estimado de operación anual Mayor = 10; Menor = 0 Mayor = 10; Menor = 0
Promedio costo
48
3. Resumen de la priorización:
Tabla 14 - Resumen de la priorización
Iniciativas Complejidad Valor público Costo

I001 Nombre iniciativa 1 2 1 8
4. Gráfica de priorización:
Ilustración 3 – Gráfica de priorización
49
8. Cuarta fase:
Presentar
50
En esta fase el Líder Estratégico de TI o quien haga sus veces construirá el Plan Estratégico
de TI para presentarlo a la junta directiva de la entidad, al comité de gestión y desempeño
y al grupo de transformación digital utilizando como insumos los productos generados en
las sesiones anteriores.

Sesión 14: Construir la hoja de ruta 60 min
Fase 4:
Sesión 15: Construir el PETI 150 min
Presentar
Sesión 16: Presentar el PETI 90 min
8.1. Sesión 14: Construir la hoja de ruta

En esta sesión el Líder Estratégico de TI construirá la hoja de ruta para la transformación
digital de la entidad utilizando como insumo las iniciativas priorizadas en la sesión 12,
realizando la respectiva validación con el grupo de transformación digital.
1 Utilizar la plantilla de mapa de ruta para ubicar las iniciativas en la

columna proyecto y clasificarlas por área líder. Las columnas con 10 minutos
mayor costo, mayor complejidad y menor valor público y debe ser

revisadas mientras que las iniciativas con menor costo, menor
complejidad y mayor valor público deben ser las victorias tempranas
de la entidad.
Ubicar las iniciativas planeadas más prioritarias en la parte superior
2
y las menos prioritarias en la parte inferior. Adicionalmente se deben 10 minutos
ubicar los proyectos que ya se encuentran en ejecución y

diferenciarlos con otro color.
3 Identificar la duración total del proyecto utilizando el insumo de

duración estimada y ubicarlos en los meses correspondientes de 20 minutos
51
acuerdo con la capacidad del área de tecnología. Marcar las casillas
correspondientes a los meses en los que se ejecutará el proyecto.
4 Identificar el valor total del proyecto utilizando el insumo de costo

total de inversión y costo estimado anual (x 4 años de gobierno) y 20 minutos
colocarlo sobre las casillas marcadas en la actividad tres.
52
8.1.2. Herramientas

2. Plantilla de hoja de ruta:
Tabla 15 - Plantilla de hoja de ruta
Área Nombre de 2019 2020 2021 2022

Líder ID proyecto J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
I008 $ 42 M
I002 $100 M
I001 $20 M
I007 $1,000 M
I003 $500 M
I005 $20 M
I004 $17,5 M
I006 $300 M
En ejecución
Planeada
53
8.2. Sesión 15: Construir el PETI
En esta sesión el Líder Estratégico de TI o quien haga sus veces en la entidad, construirá el
PETI con el enfoque en la planeación para la TD utilizando los productos generados en las
sesiones de las fases uno, dos y tres.
1 Construir la introducción, el alcance y el objetivo del PETI en el

primer capítulo del documento. La introducción deberá describir el 20 minutos
trabajo que se ha realizado durante los últimos años en el

habilitador de arquitectura, los PETI anteriores y el trabajo futuro
por ejecutar. El alcance del documento deberá describir los
elementos que contiene. El objetivo deberá definir que el PETI
define los pasos a seguir para lograr los objetivos de los
componentes y propósitos de la Política de Gobierno Digital
utilizando los habilitadores de arquitectura, seguridad y privacidad y
servicios ciudadanos digitales.
Construir un marco normativo utilizando como plantilla la tabla de
2
normatividad propuesta en herramientas en el segundo capítulo del 20 minutos
documento. Se puede utilizar como insumo la normatividad

identificada en la sesión siete. Se deberá identificar el decreto 1008
de 2018 en esta sección.
3 Presentar la hoja de ruta construida en la sesión 14 y describir cada

una de las iniciativas y proyectos en ejecución utilizando la ficha de 20 minutos
iniciativa propuesta en herramientas en el tercer capítulo del

documento.
4 Describir la situación actual de la entidad en el quinto capítulo del

documento utilizando las fichas de servicio construidas en la quinta 30 minutos
sesión. Como introducción a este capítulo se puede utilizar la tabla

de caracterización de servicios construida en la tercera sesión.
54
5 Dar a conocer el entendimiento estratégico utilizando los análisis
construidos en la sesión seis, siete y ocho. 30 minutos
6 Describir la optimización de servicios utilizando la tabla de brechas

construida en la sesión 11. 30 minutos
8.2.2. Herramientas

2. Tabla de normatividad:
Tabla 16 - Tabla de normatividad
ID NÚMERO AÑO DESCRIPCIÓN ÁREA
3. Ficha iniciativa:
Tabla 17 - Ficha iniciativa
Nombre
Descripción
Alineación Objetivos Estratégicos
Recursos
Costo estimado total
Tiempo estimado
Área líder
55
8.3. Sesión 16: Presentar el PETI
En esta sesión el Director de Tecnología e Información, o quien haga sus veces construirá
y ejecutará el plan de comunicaciones del PETI. Adicionalmente deberá solicitar la
aprobación del PETI en la instancia del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con
el fin de asegurar la participación y difusión de este en todas las áreas de la entidad.
1 Identificar los interesados del PETI utilizando la tabla de

caracterización de interesados propuesta en herramienta 10 minutos
Definir los mecanismos que se van a utilizar para comunicar el PETI

2
a cada interesado. Los mecanismos pueden ser por correo 10 minutos
electrónico, sitio web, presentación, boletín o sitio web.
3 Preparar la presentación del plan de transformación digital a los

líderes de las áreas misionales, al jefe de la Oficina Asesoría de 20 minutos
Planeación, a la Alta Dirección y al jefe de la Oficina de Control

Interno.
4 Presentar el PETI en la instancia del comité de gestión y

desempeño. 50 minutos
5 Solicitar la publicación del PETI en la sección de transparencia del

portal web de la entidad.
8.3.2. Herramientas

2. Tabla de caracterización de interesados.
3. Ficha del plan de comunicación del PETI.
56
Anexos
57
Documentos
Anexo 1. Herramienta para la construcción del PETI.xlsx
Anexo 2. Presentación Lienzo.pptx
58
59

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G.ES.

Martin Antonio Orjuela Velasco – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

G.ES.06 - Construcción del PETI - Planeación para la Transformación Digital

Comentarios, sugerencias o correcciones pueden ser enviadas al correo electrónico:

Construcción del PETI – Planeación para la Transformación Digital

Ilustración 1 - Fases de la Metodología ................................................................................................................................................. 14

Teniendo en cuenta lo anterior y conforme a los principios de “prioridad al acceso y uso de

En consecuencia, MinTIC ha trabajado incansablemente en el desarrollo del decreto 1008

También se encuentra dentro del alcance de este documento definir la equivalencia y

3.1. Cómo usar este instrumento

Ilustración 1 - Fases de la Metodología

• De presentación o de toma de decisiones : En este tipo de sesiones el

A continuación, se detalla la estructura y distribución de las sesiones definidas para cada

Tabla 1 - Detalle de las sesiones estructuradas en cada una de las fases

4.2. Materiales para las sesiones

Notas adhesivas Bolígrafos Reloj o cronometro

En la anterior ilustración se relacionan los materiales que se consideran necesarios para el

Tabla 2 - Sesiones de la fase 1

Fases Sesiones Tipo Tiempo estimado

5.1. Sesión 1: Consolidar el grupo de

5.1.1. Desarrollo de la sesión

PR Conocer el Manual de Gobierno Digital y entender los principios,

1. Herramienta de apoyo en Anexo 1 – Sesión 1.

Tabla 3 - Registro del grupo de transformación digital

Área Nombre del participante

Líder de la implementación de Gobierno Digital, Líder

Líderes de las áreas funcionales y de los procesos de la

Líderes del proceso de atención al ciudadano o de áreas de

Oficina de control interno Líder de la oficina de control interno

5.2. Sesión 2: Involucrar a los participantes e

5.2.1. Desarrollo de la sesión

PR Seleccionar el espacio en donde se realizarán las sesiones de trabajo; este

2 Construir la ficha de la entidad con los participantes del ejercicio. 17

1. Nombre de la Entidad: El nombre completo de la entidad. 30 minutos

Firmar el acta de la reunión, socializarla con todos los participantes y darla

1. Documentación de apoyo para la sesión 2 (clic acá).21

5.3. Sesión 3: Identificar y caracterizar los servicios

5.3.1. Desarrollo de la sesión

Seleccionar la herramienta que se va a utilizar para realizar el ejercicio

Identificar los servicios que ofrece la entidad, asignándole un identificador

en términos del valor que genera a los usuarios.

permite contratar las personas que atienden a los usuarios, el área de

3 Diligenciar el tipo de usuario al que está dirigido el servicio actualmente

complementadas o ajustadas de acuerdo con las necesidades de la

Área financiera: Ingresos y costos asociados a la prestación del servicio

5 Identificar los canales por los cuales se ofrece actualmente el servicio

portal GOV.CO) y márquelos con una X de color negro. Ej. El servicio de

1. Herramienta de apoyo en Anexo 1 – Sesión 3.

Servicios Variables24 Canales25

5.4.1. Desarrollo de la sesión

PR Solicitar a las áreas encargadas de gestionar la información de las variables

Presentar los servicios identificados en la tercera sesión y las variables

Seleccionar las variables que se van a utilizar para hacer la priorización

3 Realizar la priorización de los servicios a partir de la calificación de las

Variables cualitativas: Asignar un valor entre 1 (uno) a 10 (diez) en donde

Complejidad del servicio Calificación complejidad del servicio

Variables cuantitativas Asignar al valor más alto 10 puntos, al valor más

Total de ingreso último año Calificación total ingresos

1. Herramienta de apoyo en Anexo 1 – Sesión 4.

5.5.1. Desarrollo de la sesión

PR Solicitar al encargado del servicio a comprender que identifique los canales

Diligenciar la información del servicio identificada en las sesiones

Diligenciar los canales por los que se ofrece el servicio en la sección