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DEFINICIÓN
Las cuentas no son otra cosa que medios contables con instrumentos de operación, mediante
los cuales podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas
características de afinidad, las cuales nos permiten graficar todos los aumentos y
disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.
Ejemplo:
Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje
ese bien y que llamaremos “caja”.
Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros
denominaremos la cuenta “Cuenta por cobrar”
Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada “Mobiliario”.
Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de datos dentro de una
empresa.
Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de
acuerdo de las transacciones).
Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de contabilidad.
Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes
donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de
procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).
CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES
Cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta características comunes:
En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que
exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.”.
En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a
registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.
En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que a
originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P.
Pérez, pagó a sueldos, etc.
En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo
o débito para la cuenta.
En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que represente
abono o crédito para la cuenta.
TITULAR: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es
decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos
titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de
nuestras cuentas en los bancos, etc.
DEBE: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la
cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le
dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar
o adeudar.
HABER: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta
entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a
mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.
SALDO: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos,
saldo deudor y saldo acreedor.
1. CUENTAS REALES
Este grupo estará representado pro los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir,
lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de
esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee,
lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso
algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las
características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un
saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance
general”.
2. CUENTAS NOMINALES
Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo
que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es
traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los
beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa
para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los
resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de
resultados.
Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las
cuentas de Orden.
CUENTAS MIXTAS
Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y
otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real
como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al
activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las
transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden
son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las
acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por
denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a
la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.
DESCRIPCIÓN DE 195 CUENTAS CONTABLES QUE CONFORMAN EL ACTIVO, EL PASIVO Y EL
CAPITAL
CAJA
FONDOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante, llamada comúnmente Caja Chica, es una cantidad de dinero
en curso legal determinado por la empresa para entender pagos menores de carácter general
o de carácter previamente determinado.
BANCOS
Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa tiene depositado en
instituciones bancarias o de crédito, siempre y cuando el mismo esté disponible.
Generalmente este monto está representado por cuentas corrientes.
Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que tenemos depositado en los bancos con los
que trabajamos, el saldo en esta cuenta puede ser deudor o cero y en muy escasas
excepciones puede tener saldo acreedor.
PLAZOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante. Período concedido por el pago de una deuda o para la
presentación al pago de determinados documentos financieros, dentro del cual no se
producen interés de demora o penalización.
COLOCACIONES
Cuenta real de activo circulante. Son todas aquellas acciones y bonos que ponen la empresa en
juego en la bolsa de valores en un período corto o prolongado para obtener mayores
beneficios.
EFECTOS POR COBRAR
Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben
nuestros clientes. Estos activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los
cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito hechos por la empresa a
terceras personas, son documentos de mucho valor jurídicos, por cuanto se pueden hacer
exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por vía judicial en una forma rápida,
en otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados por la
empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter
negociable.
Cuenta real complementaria de activo (Activo circulante). El saldo de la cuenta esta constituido
por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad
financiera. Saldo normal Acreedor
Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la
empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas
o Notas de Débitos.
Cuenta real de valuación activo (Activo circulante) Algunas de las cuentas por cobrar – cliente
se convierten en incobrables, por esta razón suele establecer una previsión que disminuye en
el acto circulante las Cuentas por Cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que se estima que en
definitiva va a ser cobrada.
Cuenta real de activo circulante. Está compuesta por préstamos, ventas o los saldos de
anticipos de gastos que no han sido reportados o relacionados.
Cuenta real de activo circulante. Está conformada por prestamos realizados, anticipos
otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados ni
relacionados.
Cuenta real de activo circulante. Está conformada por todos aquellos prestamos, adelantos,
etc. Entregados a los accionistas pendientes por cobrar a los mismos.
Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos anticipos entregados por concepto de alguna
cuenta de contrato en proceso. Por lo general se hace con la finalidad de dar comienzo al
mismo y realizar las actividades inherentes al mismo.
Cuenta real de activo circulante. Es una acreencia que la empresa tiene para que le compense
con el débito fiscal. Se genera de las compras realizadas de bienes o la recepción de servicios
por parte de una entidad y que representa un impuesto causado que debe ser declarado
mensualmente conforme a lo establecido en la ley de Impuesto al Consumo Suntuario y de
Ventas al Mayor, actualmente Iva (Impuesto al Valor Agregado)
Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta está destinada a registrar todos los desembolsos
efectuados a razón de viáticos o cualquier otro tipo de viáticos incurridos por la empresa o los
empleados, gastos que aun no han sido efectuados. Saldo deudor.
ADELANTOS DE SUELDO
Cuenta real de activo circulante. Como su nombre lo indica son anticipos que le hace la
empresa a sus empleados. Posteriormente, éstos son deducidos de su sueldo.
INVERSIONES TEMPORALES
Es también conocido como activo especulativo, están representados por acciones, bonos,
títulos diversos, que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos y convertirlos en dinero
en un lapso corto de tiempo y los cuales deben tener como característica que sean de fácil
venta.
Cuenta real de valuación de activo (activo circulante). Como se menciono anteriormente las
inversiones temporales están representadas por bonos, títulos, etc., que se adquieren para
venderlo fácil y rápidamente con la finalidad de obtener beneficios, la empresa también
estima una provisión para la fluctuación de estas inversiones debido a que las mismas pueden
variar en términos de montos, cantidades en el mercado, es decir sufre determinadas
variaciones conforme al comportamiento del mercado.
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS
Cuenta de activo circulante, es el dinero que la empresa tiene invertido en mercancías para la
venta. Son los conocidos artículos que compra la empresa, para la venta, lo constituyen los
bienes adquiridos por la empresa con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta.
Los artículos incluidos en este renglón deben estar registrados a su precio de costo, o al precio
existente para ese momento en el mercado, si es menor que el costo.
En el caso de una empresa comercial estará representada por la existencia de mercancía para
la venta en una fecha determinada, en cambio, en el caso de una empresa industrial estará
representada por el inventario de materia prima, productos en proceso e inventario de
productos terminados.
Cuenta Real de activo circulante y está representada por todos aquellos productos elaborados
totalmente ya listos para ser vendidos. Está formada por los bienes que se originan de la
transformación de materias primas y la inclusión de otros como la mano de obra directa y
costos indirectos de producción. Este tipo de inventario se origina en empresas con procesos
de manufactura o fabricación, las principales operaciones que se dan con estos activos son:
Terminación de productos.
Ventas de productos.
Materia Prima: Formado por los materiales que utiliza la fábrica en la elaboración de sus
productos, y que forman parte indispensable del producto terminado.
Mano de obra directa: Representada por el recurso humano directo en la fabricación de
productos.
Desde el punto de vista contable se debe agregar el monto de cada uno de los componentes
nombrados. Dos operaciones se distinguen con los inventarios en proceso: